Excel高手技巧Word下载.docx
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“班”——Enter
注:
MID（A2,4，1）表示从A2单元格的字符串中的第四位开始，截取一个字符。
&
为连接运算符，可以将两个文本字符串连接在一起。
10、【数据的分类汇总】
通过分类汇总功能求出每个班各科的平均成绩，并将每组结果分页显示。
①对班级进行数据排序。
②分类汇总：
③
11、【创建图表】
以分类汇总结果为基础，创建一个族状柱形图，对每个班各科平均成绩进行比较，并将该图表放置在一个名为“柱状分析图”新工作表中。
①
②
002
1、计算一二季度销售总额。
——ENTER
2、【PANK函数的应用】
在不改变原有数据顺序的情况下，按一二季度销售总额给出销售额排名。
在E2单元格中输入:
=RANK（D2,$D$2:
$D$21,0）——Enter
RANK是排位函数，
“=RANK（D2,$D$2:
$D$21,0）”是指求取D2单元格中的数值在单元格区域D2:
D21中的降序排列。
3、【数据透视表的建立】
✓选择产品销售汇总图表内A1:
E21单元格区域内容，建立数据透视表，行标签为产品型号，列标签为产品类别代码，求和计算一二季度销售额的总计，将表置于现工作表G1为起点的单元格区域内。
4、【数据导入法之<
自网站>
导入】
将网页“第五次全国人口普查”中的数据导入导入excel中。
5、【合并计算功能】
将两个工作表内容合并，合并后的工作表放置在新工作表“比较数据”中（自A1单元格开始），且保持最左列仍为地区名称、A1单元格中的列标题为“地区”。
以“地区”为关键字对工作表“比较数据”进行升序排列。
●A1中输入【地区】。
●数据——数据工具——合并计算
●开始——单元格——格式——行高——列宽
●开始——排序和筛选——排序——自定义排序——地区、数值、升序
6、在合并的工作表“比较数据”中的数据区域最右边依次增加“人口增长数”和“比重变化”，计算这两列的值，并设置合适的格式。
其中人口增长数=2010年人口数-2000年人口数；
比重变化=2010年比重-2000年比重。
●F2单元格中输入=B2-D2ENTER
●G2单元格中输入=C2-E2ENTER
003
1、【日期格式的设定】
●设置单元格格式——数字——自定义——输入“yyyy年m月d日aaaa”。
2、【IF函数和WEEKDAY函数的用法】
如果日期列中的日期为星期六或星期日，则在“是否加班”列的单元格中显示“是”，否则显示“否”。
●在H3单元格中输入：
=IF（WEEKDAY（A3,2）>
5,"
是"
"
否"
ENTER
3、【left函数的应用】
使用公式统计每个活动地点所在的省份或直辖市，并将其填写在“地区”列所对的单元格中。
●在D3单元格中输入：
=LEFT（C3,3）,表示取当前文字左侧前三个字符。
4、【SUMIFS函数的应用】
在差旅成本分析报告工作表B3单元格中，统计2013年第二季度发生在北京市的差旅费用总金额。
①
SUMIFS函数的语法为：
SUMIFS（求和区域，条件区域1，条件1，[条件区域2，条件2]，…）
SUMIFS函数为多条件求和函数。
例二：
在差旅成本分析报告中，统计2013年员工钱顺卓报销的火车票费用总额。
5、【SUMIF函数和SUM函数的组合用法】
在差旅成本分析报告工作表中，统计2013年差旅费用中，飞机票费用占所有报销费用的比例，保留2位小数。
●在B5中输入：
=SUMIF（费用报销管理！
F3:
F401,"
飞机票"
费用报销管理！
G3:
G401）/SUM（费用报销管理！
G401）
●Enter
004
1、序号的连续输入：
先输入前2行，然后拖动鼠标。
2、单元格的命名：
鼠标右键——定义名称。
3、运用公式计算工作表“销售情况”中F列的销售额，在平均单价表中查找相关商品的单价，并在公式中引用所定义的名称为“商品均价”。
●在F4单元格中输入：
=VLOOKUP（D4,商品均价，2，0）*E4enter
005
1、连续序号的输入：
在第一个空格处填入1，然后按住ctrl键向下拉。
2、【IF函数的应用】
参考“工资薪金所得税率”，利用IF函数计算“应交个人所得税”列。
（应交个人所得税=应纳税所得额*对应税率-对应速算扣除数）
●在L3中输入：
=IF（K3<
=1500,K3*3/100,IF（K3<
=4500,K3*10/100-105,IF（K3<
=9000,K3*20/100-555,IF（K3<
=35000,K3*25%-1005,IF（K3<
=55000,K3*30%-2755,IF（K3<
=80000,K3*35%-5505,IF（K3>
80000,K3*45%-13505）））））））
3、分类汇总时，应该先排序。
一般选择升序。
006
1、总分数：
公式：
=SUM（D3:
L3）
平均分：
=AVERAGE（M3/9）
年级排名：
=RANK（M3,M$3:
M$102,0）
2、【班级序号的填写】
根据公式将班级填入：
=IF（MID（B3,3,2）="
01"
法律一班"
IF（MID（B3,3,2）="
02"
法律二班"
03"
法律三班"
法律四班"
）））
007
1、颜色重复类排列至顶端：
2、【书的月销售量与汇总】:
=SUMIFS（表1[销量（本）],表1[图书名称],[@图书名称],表1[日期],"
>
=2013-1-1"
表1[日期],"
<
2013-2-1"
）
公式——自动求和
3、【迷你图的使用】
●插入——迷你图——折线图
●
●高低值的显示
4、【数据透视表的设置】
数据透视表的存储：
选项——操作——移动数据操作表
在数据透视表中显示2012年期间各书店每季度的销量情况。
●分组——将所选内容分组
008
1、学号和姓名位于同一单元格内，如何拆分?
●将光标至于学号和姓名中间。
●选中A列——数据——数据工具——分列——固定宽度。
●套用表格格式——表包含标题
●设计——属性——更名为档案
2、【依次判断性别、出生日期和年龄】，其中身份证号的倒数第二位用于判断性别，奇数为男性，偶数为女性；
身份证号第7~14位代表出生年月日；
年龄需要按周岁计算，满1年才计1岁。
“男”or“女”=IF（MOD（MID（C2,17,1）,2）=1,"
男"
女"
出生日期=MID（C2,7,4）&
"
年"
MID（C2,11,2）&
月"
MID（C2,13,2）&
日"
年龄=INT（（TODAY（）-E2）/365）
3、按照平时、期中、期末成绩各占30%、30%、40%的比例计算每个学生的“学期成绩”并填入相应单元格中。
●在E2单元格中填入：
=SUM（C2*30%）+（D2*30%）+（E3*40%）
4、按成绩由高到低的顺序统计每个学生的“学期成绩”排名并按“第N名”的形式填入“班级名次”列中。
●在排名2处输入="
第"
RANK（F2,$F$2:
$F$45）&
名"
●期末总评：
=IF（F2>
=102,"
优秀"
IF（F2>
=84,"
良好"
=72,"
及格"
72,"
不及格"
））））
009
1、【COUNTIFS函数的应用】
利用“成绩单”、“小分统计”和“分值表”工作表中的数据，完成”按班级汇总”和“按学校汇总”工作表中相应空白列的数值计算。
●考试学生数=COUNTIFS（成绩单！
$A$2:
$A$950,按班级汇总！
$A2,成绩单！
$B$2:
$B$950,按班级汇总！
$B2）
●最高分
=MAX（（成绩单!
$A$950=按班级汇总!
$A2）*（成绩单!
$B$950=按班级汇总!
$B2）*成绩单!
$D$2:
$D$950）
●最低分：
公式=MIN（IF（（成绩单!
$B2）,成绩单!
$D$950））
●平均分公式=AVERAGEIF（成绩单！
$D$950,成绩单！
1、快速输入大量含小数点的数字
如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方
法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字
时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。
不过如果需要输入若干个带有小数点的数字
时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工
作量会变大，输入效率会降低。
其实，我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功
能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。
在使用小数点自动定位功
能时，我们可以先在ExcelXP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编
辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编
辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。
以后我们再输入带有小数点的数字
时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。
例如，我们要在某单元格中
键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中
输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？
2、快速录入文本文件中的内容
现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成
ExcelXP的工作表，那该怎么办呢？
重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样
做；
将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。
没关系！
您只要
在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需
要不断复制、粘贴的巨大工作量了。
使用该功能时，您只要在ExcelXP编辑区中，依次
用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会
话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导
对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的
格式了。
3、快速输入大量相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一
个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。
你可以通过下面的操作
方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：
首先同时选中
需要填充数据的单元格。
若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左
键，逐个选中；
其次输入要填充的某个数据。
按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选
中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表
就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以
用以下方法实现自动切换：
首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法
菜单中选择一个合适的中文输入法；
接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”
标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；
然后再选中输入数字的单元格区
域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭
（英文模式）；
最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元
格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删
除，但这样做操作量非常大，很不方便。
那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量
呢？
您可以使用下面的操作方法来进行删除：
首先打开要删除空行的工作表，在打开的
工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而
插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；
然后根据其他任何一列将表中的行排序，使
所有空行都集中到表的底部。
删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去
Ｘ列。
按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用ExcelXP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的
字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中
的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。
如果依次对这些
单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。
其实，您可以采用下面的方法来减轻
字号调整的工作量：
首先新建或打开一个工作簿，并选中需要ExcelXP根据单元格的宽
度调整字号的单元格区域；
其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/
“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮
；
此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，
ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元
格中。
如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应
新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用ExcelXP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无
疑工作量是巨大的。
现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重
复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮
上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。
使用宏功能时，我们可以按照以下
步骤进行操作:
首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；
接着再用鼠标
单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随
后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；
设定好宏后，我们就可以对指定的单元
格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，
在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，
如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打
开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样
的操作呢？
您可采用以下方法：
首先按住“Shift"
键或“Ctrl"
键并配以鼠标操作，在
工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批
量处理；
接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表
的操作；
然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同
的页面模式；
再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替
换、定位操作；
通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元
格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；
接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的
视窗样式和单元格编辑属性；
最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完
成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
高效办公Excel排序方法"
集中营"
排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名
次）和数据重排两类。
本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel2000/XP的数据
排序方法。
一、数值排序
1.RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:
RANK（number，ref，
order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则
以降序方式给出结果，反之按升序方式）。
例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:
$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。
再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。
如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，
$E$2:
$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:
相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续
数字的序数空缺。
假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名
分别是3、3和1（降序时）。
2.COUNTIF函数
COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF
（range，criteria）。
其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。
其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:
$E$4，"
E2）
+1”。
计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。
此公式的计算过程是这样的:
首先根据E2单元格内的数值，在连接符&
的作用下产生
一个逻辑表达式，即“>
176.7”、“>
167.3”等。
COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。
很显然，利用上述方法得到的
是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。
3.IF函数
Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。
如果将它与IF函
数结合，可以计算出没有空缺的排名。
以图1中E2、E3、E4单元格的产值排序为例，具
体做法是:
选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为
自然数）的排名。
可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF
（E3=E2，G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产
值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。
如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法:
选中排序关键字所在列
（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，
再单击其中的“选项”按钮。
选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框
（图2）。
如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题
行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排
序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。
这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:
首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。
选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。
如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。
无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可
升级会员 