电子文件管理办法Word下载.docx

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本办法首次发布于2012年3月。

1范围

本办法规定了华电新疆发电有限公司昌吉热电厂（以下简称为我厂）电子文件的管理职能、管理内容与要求，检查与考核。

本办法适用于我厂电子文件的归档与管理。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法，然而，鼓励根据本办法达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本办法。

DA/T22-2008《电子文件归档与管理规范》

DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》

《中国华电集团公司电子文件管理办法》

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准：

3.1电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

4管理内容与要求

4.1总则

4.1.1制定本办法的目的是加强对公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的管理。

4.1.2电子文件形成部门时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4.1.3电子文件形成部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4.1.4具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，电子文件形成部门必须制成纸质文件。

归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本。

4.1.5我厂电子文件管理应在执行《中国华电集团公司电子文件管理办法》的基础上，严格执行我厂的《电子文件管理办法》。

4.2电子文件的真实性、完整性和有效性保证

4.2.1电子文件形成部门应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范

4.2.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如审核者、签发者等）。

4.2.1.2登记处理过程中的各类操作者（收文者、存储管理者等）。

4.2.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名等）。

4.2.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性

4.2.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

4.2.2.2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

4.2.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

4.2.2.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

4.2.3电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：

网络设备安全保证；

数据安全保证；

操作安全保证；

身份识别方法等。

4.3电子文件的收集与积累

4.3.1收集积累要求

4.3.1.1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

4.3.1.2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，电子文件形成部门应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4.3.1.3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，电子文件形成部门应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.3.1.4对用文字处理技术形成的文本电子文件，电子文件形成部门收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。

文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

4.3.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，电子文件形成部门收集时应将其转换成通用格式。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

4.3.1.6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，电子文件形成部门收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.3.1.7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，电子文件形成部门应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

4.3.1.8对用音频设备获得的声音文件，电子文件形成部门应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.3.1.9对通用软件产生的电子文件，电子文件形成部门应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

4.3.1.10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

4.3.1.11电子文件形成部门应制作电子文件的备份。

4.3.2电子文件的登记

4.3.2.1电子文件稿本代码：

M—草稿性电子文件；

U—非正式电子文件；

F—正式电子文件。

4.3.2.2电子文件类别代码：

Ｔ—文本文件；

Ｉ—图像文件；

Ｇ—图形文件；

Ｖ—影像文件；

A—声音文件；

O—超媒体链结文件;

Ｐ—程序文件；

Ｄ—数据文件。

4.4电子文件的归档

4.4.1归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

4.4.2鉴定

4.4.2.1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

4.4.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附件1所示）。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2.3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4.4.2.4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。

电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

4.4.3归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

4.4.4检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：

硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

4.4.5归档

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。

电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档

4.4.5.1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

4.4.5.2物理归档

4.4.5.2.1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

4.4.5.2.2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

4.4.5.2.3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：

只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

4.4.5.2.4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

4.4.5.2.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

4.5归档电子文件的整理

4.5.1归档电子文件的整理按DA/T22-2008《电子文件归档与管理规范》规定的要求进行。

4.5.2归档电子文件以件为单位整理。

4.5.3同一全宗内的电子文件按照年度—机构（问题）或保管期限—机构（问题）等分类方案进行分类。

4.5.4将著录结果制成机读目录和纸质目录。

4.6归档电子文件的移交、接收与保管

4.6.1移交、接收与保管要求

对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。

在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。

在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

4.6.2移交、接收检验

4.6.2.1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

4.6.2.2检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

4.6.2.3档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。

对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

4.6.3移交手续

档案保管部门验收合格，完成登记环节。

电子文件登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

电子文件登记表详见附件2所示。

4.6.4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件:

a）归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层；

b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；

d）环境温度选定范围：

17℃～20℃；

相对湿度选定范围：

35%～45%。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

4.6.5有效性保证

4.6.5.1归档电子文件的形成单位和档案保管部门均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；

如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

4.6.5.2对光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

4.6.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。

原载体同时保留时间不少于4年。

4.6.6利用

4.6.6.1归档电子文件的封存载体不应外借。

未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

4.6.6.2利用时应使用拷贝件。

4.6.6.3利用时应遵守保密规定。

对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

4.6.6.4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

4.6.7归档电子文件的鉴定销毁

4.6.7.1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

4.6.7.2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

4.6.8统计

档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

4.7附件

4.7.1附件1：

归档电子文件移交、接收检验登记表。

4.7.2附件2：

电子文件登记表。

5检查与考核

5.1厂长办公室对全厂电子文件的管理工作实施日常监督和不定期检查。

5.2对违反规定的部门根据具体情况，给予50—200元的考核。

5.3对给企业造成损失的责任部门（或责任人），厂长办公室提出考核意见报厂领导批准后实施考核。

附件1:

表1归档电子文件移交、接收检验登记表

检验项目

单位名称

移交单位：

接收单位：

载体外观检验

病毒检验

完整性检验

技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验

填表人（签名）

年月日

审核人（签名）

单位（印章）

年月日

附件2:

表2电子文件登记表

第页

文件

编号

题名

形成

时间

文件稿

本代码

文件类

别代码

载体

保管

期限

备注

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