财务付款制度Word下载.docx
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4.允许借用现金的项目：
①差旅费（借款时需提供经批准的《出差申请书》及《差旅费申请表》）
②劳务费（需注明承担费用的部门名称和用途）
③护照签证费
④备用金、周转金（经批准的有特定用途的事项可借用）
⑤支票结算起点以下的其他零星支出
5．填写借款单应注意：
借款单一式两联，第一联为“会计记账联”，第二联为“借款人存查”联，即报销人核销联。
借款单的格式及填写如下：
结算方式：
年月日
收款单位
付款单位
账号
人民币（大写）
千
百
十
万
元
角
分
用途：
借款人：
编号：
财务总：
总经理：
部门负责人：
会计员：
说明：
结算方式包括现金、支票、汇票、汇款（电汇、信汇）等,借款人根据自己的需要选择并填写。
如为汇款、汇票的需在“收款单位及账号”栏填写单位名称、账号、开户行。
③借款人应详细写明借款用途，并与实际用途一致。
限额借款业务员在填写借款单时，应在大写金额前加上“限”字。
取得限额支票后，应按支票限额用款；
当支票交给收款方时，应要求对方当面填写实际金额。
借款单必须用签字笔或钢笔填写。
6.借用支票应注意
①借用支票时首先应在支票登记本上逐项填写并签名；
②所有签发的支票必须填写当天日期，财务部不签发、不收取远期支票；
③签发的支票用途必须填写清楚，与借款单用途一致，不能挪做他用；
④签发支票原则上都应写清收款单位名称，避免万一丢失给公司造成更大损失；
⑤不了解确切金额的款项，可以签发限额支票，但超过2万元的借款不得签发限额借款；
⑥支票仅限于本地结算，用支票结算的业务只能用当地发票报销。
7．关于清理个人借款的有关规定
原则:
个人借款仅限于因公借款。
①凡以现金借款结算的票据（不包括差旅费），应在借款后一周内报销；
②差旅费票据应在抵达永康后三个工作日内报销，并交清尾款；
③凡借用的支票应在支票的有效期内（10天）使用，并应在取得支票之日起两周内报销；
④未使用的支票应在支票有效期内退还财务部；
⑤借用汇票或汇款，应在30日内报销；
⑥个人借款超过一个月的一律不予报销；
特殊情况需经总经理批准。
第三节报销制度
原则：
1.所有报销单据必须填写清晰、准确,内容不得涂改，金额前须有人民币符号（￥）封头。
2.报销单各栏目要填写完整,报销单必须注明结算方式、日期、报销单位、用途及后附单据的的张数。
3.报销单后附有效的原始单据，原始单据的有效性规定如下：
●必须是国家承认的有效发票、有效的国家行政事业性单位的收费凭据，非国家行政事业性单位开出的收据及其它单据无效；
●发票上注明的日期至报销审核日之间超过60天的发票视为无效发票，不能报销。
4.报销时必须将所有发票及有效凭单用胶水粘贴整齐，附在报销单后，不准用钉书机装订或用胶棒粘贴。
5.单据的填写只能用蓝、黑色签字笔填写，不得用圆珠笔填写。
6.同类费用，同次报销，只准填写一张报销单，报销单后可附多张清单。
（分次出差的差旅费除外）
7.所有报销单据必须经会计审核并签章后方可报销。
8.出纳应在员工以办完报销手续的报销单或差旅费报销单上加盖“现金付讫、银行付讫或转账付讫”章
丢失原始单据的处理规定
丢失原始单据原则上不予报销；
如能取得原出票单位提供的复印件，并重新加盖财务专用章或发票专用章的，可以报销；
如属出差费用的单据丢失，不能提供车票、机票、住宿费发票复印件（仅限上述三项费用内容），经公司总经理及财务经理批准，可给予报销所丢失票据面额的70%，个人承担30%；
但丢失增值税发票的，其损失的进项税应由所在部门承担，当事人应承担一定的经济责任，由所在单位第一负责人提出处理意见。
常用费用报销规定
交通费
1.员工因公务外出，原则上应坐公共汽车或地铁前往，如因路程或时间等需乘坐出租车时，须填写《公事外出打车申请单》，经部门负责人或主管签字批准。
并且应选用每公里车价最低车型。
2.报销前由各部门负责人负责审核交通费的合理性，单张出租车票金额超过五十元或每天均额超过五十元时，须报请总经理审核同意后方可报销。
3.所有出差人员报销交通费（含市内交通费）时，应采用贴票报销方式报销，并在车票背面注明业务线路，否则不予报销。
禁止跨省区域打的。
电话补贴
各级别电话补贴标准按照下标准执行
级别
标准（元）
备注
总经理级
400
副总经理级
300
经理级
100-200
按照不同岗位性质确定
业务经理
业务员
200
采购
150
司机
业务跟单员
50
伙食补贴
1、误餐费为公司给予员工加班的一种福利性补贴，只有因公加班食堂又不能供应午餐时的餐费才允许列入。
2、出差期间伙食费按标准承包核销，不再另外报销餐费。
若有发生招待费用，应在招待发票上注明，该餐的餐费原则上应予以扣除。
3、出差伙食补贴的天数计算方法为出差往返总天数减半天。
4、出差当天往返的（半天以上），伙食补贴减半核销。
出差半天往返，未发生误餐的，取消伙食补贴，有发生误餐的伙食费减半核销。
办公所在地区域内发生的误餐费报销另有规定，不分级别职务每人每餐限报五元。
5、外出组装人员指由生产部门派出的跟车送货或外出组装人员。
期间若有公司派员安排进餐的，组装人员不得再报销伙食补贴。
公司负责安排的人员，必须按照伙食定额标准安排。
特殊情况，须事前报上级主管批准。
住宿费
1、住宿费按实际住宿天数核销。
若夜间乘坐火车或长途汽车，未发生住宿，则该夜不予报销住宿费用。
2、出差到本市区域内原则上不予报销住宿费，特殊情况需住宿时，须事前报上级主管批准。
3、相同级别、相同性别两人以上一起出差时，住宿费用按标准的70%报销。
不同级别的人员一起出差，若因工作需要，需在同一酒店住宿时，住宿费原则上参照级别较高人员标准报销。
4、特殊业务需要，住宿费用可能超标的，事前应向部门负责人或总经理申请。
报销时，部门负责人应签注超标原因，否则，超标部分不予报销。
5、报销住宿费用时除须附上住宿发票外，还须附上酒店结账单，结账单上含有电话的，电话费应单独列账。
未附结账单的，或未附住宿发票的，不予报销住宿费。
差旅费
1.员工出差前必须填写《出差申请单》并经部门负责人签字确认，申请表各项目必须填写齐全，出差人员可根据确认后的申请表申请出差借款，借款后申请表存于财务部审核人员处存档，以备出差结束报销差旅费时核对。
2.出差结束后，出差人员应填写《差旅费报销单》，报销单各项目填写齐全，报请部门负责人签字同意后到财务审核，财务将报销单据与出差前填写的申请表核对后才同意报销，无出差申请表的，财务不予审核。
3.财务审核后的报销单经集团王总签字后方可到财务出纳处报销。
4.一次出差的所有费用只能填写一张《差旅费报销单》，包括所有出差期间发生的正常费用开支。
（招待费除外）差旅费报销单只适用于职工因公出差到永康以外的地区所发生的交通费、住宿费等的报销，职工在出差期间发生的招待费应填写“报销单”，而不填入“差旅费报销单”。
5.出差各项费用的报销标准如下：
乘坐车、船（不包括豪华快速船）、飞机以及住宿的等级标准，按下表规定执行。
特殊地区指永康、北京、上海、珠海、厦门、汕头等经济特区、海南省。
出差地点
级别
总经理
总监
副总级
经理
主管
跟单员
维修工
特殊城市
北京、上海、永康
住宿费
360
250
220
140
60
40
25
当地交通费
100
80
50
20
合计
500
420
350
320
290
230
105
省会城市
240
180
160
70
15
280
75
一般城市
（非以上两类国内其他城市）
120
90
30
35
45
10
285
255
235
190
55
往返交通工具
飞机
飞机/火车
火车
6、区域经理出差原则上出差乘坐火车，如机票为五折和以下或特殊情况报批后可搭乘飞机。
主管、业务出差原则上应乘坐火车前往，特殊情况经总经理批准方可乘坐飞机。
7、外派服务人员或维修人员出差必须持“外派服务质量记录表”，将外派工作情况实际记录并经客户签字，交与部门负责人，作为本次外派服务完成证明方可办理报销事宜。
7．出差日期应以火车、机票上注明的日期为准，出差天数应为返深日期减离深日期再加一天。
8．金额：
飞机票：
此栏只填写机票票面金额，如机票打折，则应当为机票票面金额减去折扣后的金额，保险费、机场建设费、订票费在“其他”一栏单列。
火车票：
此栏只填写火车票票面金额，其空调费、订票费在“其他”一栏单列。
长途汽车：
此栏只填写长途汽车车票票面金额、保险费、过路费等在“其他”一栏单列。
招待费
1.招待费报销前应先填写《招待费支出审批清单》（作为报销单的附件），清单的各项目应填写齐全，不论金额大小皆先报请部门负责人审查，交财务经理复审后,由财务经理统一交集团公司王总签批后方可报销。
2．招待费报销标准为：
五人以下300元，五至七人400元，八至十人500元，十人以上可参照50元/人标准执行，如遇特殊客人需超标时应先征得总经理的同意。
3．招待费须填写《报销单》，并写明就餐人员名单和事由，每张报销单后可附有多张清单。
4．招待费报销必须附结算清单或点菜单方可报销。
劳务费
1.劳务费是指公司因临时需要而聘请人员的劳务费支出。
聘请临时工前，须由部门负责人就聘请临时工的原因、人数、新酬标准写出申请，报总经理审批后交行政部执行聘请。
2.行政部聘请临时劳务人员时应先与对方讲明劳务报酬收入是不含税劳务报酬收入还是含税劳务报酬收入。
含税劳务报酬收入：
是指未扣缴个人所得税前的劳务报酬收入。
不含税劳务报酬收入：
是指已扣缴个人所得税后的劳务报酬收入。
3.申请支付劳务费时由行政部相关人员负责填写《公司劳务费支出凭单》，支出凭单按不同工作分别填写。
当某项工作由多人提供劳务服务时，支出凭单上填写的应为支付的多人的劳务费用总额，报销时应在劳务费支出凭单后附有详细的清单，清单上应分别注明提供劳务人员的姓名、身份证号码、工作内容、劳务费金额、领款人签字等内容。
为避免日后纠纷，清单上领款人签字栏应由提供劳务者本人签字。
4.劳务费支出时，按国家法律规定，公司应代扣代缴劳务者收入的个人所得税，因不同金额的劳务费所应代扣的所得税计算较复杂，相关人员在报销前可只在清单上列明应付的费的明细及总额，代扣代缴的个人所得税可要求财务人员协助计算，即：
报销前可不必须填写支出凭单上的金额一栏，待财务计算后再填写，支出凭单上所有项目填写齐全后再由业务员报部门负责人签字批准。
邮寄费
1.除出差在异地及市场部办理邮购业务，公司的邮寄业务一律由公司指定的投递公司承办，除急件和重要物件外，原则上应采取普通信件方式。
2.财务只与指定的投递公司按月结算投递费用，其他个人发生的投递费用如需申请报销，必须写出详细的书面申请并报请部门负责人同意。
第四节货币资金、印章及票据的管理
一、现金管理规范
1.现金管理原则
◆收付合法原则
收付现金时必须符合国家的有关规定
◆钱账分工原则
经管现金的出纳人员不得监管收入、支出、债权债务账簿的登记工作、稽核工作和会计档案的保管工作
◆收付两清原则
对收付的现金要当面点清，并进行复核
◆日清月结原则
对每天发生的现金收付业务，要记入现金日记账，结出当日余额，并进行账实核对；
现金日记账每月至少结一次账。
2.现金使用范围规定
◆职工工资、津贴
◆个人劳务报酬
◆根据国家规定颁发给个人的科技、文化艺术、体育等各种奖金
◆各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出
◆向个人收购农副产品和其他物资的价款
◆出差人员必须随身携带的差旅费
◆零星支出
◆规定可以支付现金的其他支出
3.库存现金限额的规定
根据实际情况，确定库存现金限额为5万元人民币。
有特殊情况需要加大库存现金准备量时，应先征得财务经理批准。
4.现金借款或报销的方法及时限见第一、二节
5．库存现金盘点制度
会计人员应每月至少一次抽查库存现金实有情况，并作出书面结论上报财务经理。
二、银行存款管理规范
1.银行结算纪律
◆按《票据法》和《银行结算办法》的规定进行日常操作
◆出纳人员应随时掌握银行存款余额，不得超支付款，开出空头支票
◆不准违反规定私自开立和使用账户
2.银行存款管理方法
日常操作规范：
◆加强支票的日常管理，票据和印章应分别由出纳和会计员保管。
◆当我方为收款方时，在遇到银行退票情况下，应及时通知有关人员进行催换，从财务部取走退票必须办理签收手续，出纳人员负责及时催收，对退票后一个月内仍未收款的，及时上报财务经理。
◆按月编制“银行存款余额调节表”，会计人员按月审核银行对账单与“银行存款余额调节表”，并将结果上报财务经理
三、其他货币资金管理规范
◆信用卡管理规范
详见《信用卡管理办法》（暂略）
四、支付款项后，出纳应在相应单据上加盖“现金付讫、银行付讫”章
五、印章的管理办法
1、财务部保管财务专用章、和人名章各一枚，其中：
人名章由出纳保管，财务专用章和发票专用由会计或财务经理保管。
2、未经财务经理同意，保管人不得私自使用印章。
3、印章禁止外借。
六、票据的管理
发票、支票和收据由出纳负责领购、保管、登记和填开，会计人员负责审核和签章。
财务经理（或委托会计）负责定期抽查其存根及相关的登记。
第五节销售和应收账款管理
一、应收账款生成及坏账准备的计提规定：
1．根据公司业务特点及其销售政策，只允许在下列情况下生成应收账款
◆货款在途，确实已经收到付款单位汇款凭证的传真件时
◆发货时我方代垫的运杂费，日后应向对方收回时
◆在财务预算核定的欠款额度内，根据销售合同（合同中应注明有关欠款销售结算方式、结算时间、罚则等条款）需办理欠款销售时
2．办理欠款销售的业务，必须在发货时填写“欠款结算单”，单据上必须有部门负责人签字确认后，连同销售合同交会计审核和批准。
3．会计应于每月结账后10日内向销售部门提供应收款金额明细表，以便及时催收欠款。
4．坏账准备的计提：
财务核算采用应收账款余额百分比法记提坏账准备。
一、收入确认的原则
◆企业已将商品的所有权上的主要风险和报酬转移给购货方
◆企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施控制
◆与交易相关的经济利益能够流入企业
◆相关的收入和成本能够可靠地计量
二、劳务收入的确认原则
◆不跨年度的劳务收入在完成时确认
◆跨年度的劳务收入于年底时按完成进度确认
三、签订销售合同及回收货款的规定
1、所有销售合同都必须加盖永康*******公司的合同专用章，合同上的单位地址、开户银行及账号都必须是永康********有限公司的。
2、业务人员应要求客户按合同上的单位地址、开户银行及账号汇款。
四、各种销售方式的办理规范
1.现款销售
◆业务人员填写“销售单”后到财务部找会计审核
◆出纳人员根据“销售单”开具发票交给购货人
◆业务人员（购货人）提货
2.欠款销售
◆欠款销售是指在客户未付货款的前提下，先将产品销售给客户的销售方式。
◆因欠款销售业务对公司来说具有一定的风险，所以公司必须与客户签销售合同，并加盖双方单位的公章，合同原件在财务备案。
◆欠款销售业务需填写的单据、其中
A.销售单（一式五联）
B.欠款销售结算单（一式四联）
六、销售单填写说明：
（1）销售单一式五联复写；
（2）购货单位名称：
必须填写全称；
（3）结算方式：
在“欠款”处划勾；
（4）发票类型：
要注明购货方所需发票的类型，若开增值税发票需提供相应的开票信息；
（5）金额（不含税）、税率、税额等都要填写清楚，大小写金额必须一致，不允许涂改。
（6）销售部门、批准人（部门负责人审批，若特殊情况需总经理批）、开票人及业务员均要求填写齐全。
七、欠款销售结算单的填写说明：
（1）欠款销售单一式四联复写；
（2）付款单位、金额、等项应与销售单内容一致；
（3）销售部门、销售人、经办人、预计还款日期、批准人签字均应填写清楚。
*******有限公司
付款单位：
日期：
结算内容
金额
拾
1．赊销货款
2．增值税金（17%）
结算金额小写合计
大写金额：
仟佰拾万仟佰拾元角分
销售部门
销售人
预计还款日期
批准人签字
收款人员签章
欠款方经手人签字
证件号码
联系电话
欠款收回日期
欠款销售核销人签字
说明：
（1）业务员将上述单据填写完毕后，应找出纳审核其是否正确，审核无误后出纳签字盖章，然后留下销售单第一联及欠款结算单第一、二联，业务员将销售单第二、三、四联交到库房用来发货，欠款结算单第三联用来核销欠款，销售单第五联及欠款结算单第四联作为存查。
（2）业务人员持其余联次销售单到库房提货，库房留存“保管联”，将其余两联加盖“货已付讫”章及保管员签字后传至财务部，财务根据其“核对联”与“收款联”对应，开据相应发票此笔销售成立，做相应的账务处理：
3.预收款销售
◆预收货款是指在未购货的情况下，先将货款汇入公司的业务。
◆预收货款分为三类：
预收现金、预收支票（汇票）、预收汇款。
◆预收现金：
出纳收到业务员交来的现金时，需经验钞机检验。
收妥现金后，开具收据，业务员在交款人处签字，第二联财务作账，第三联业务员留存备查。
◆预收支票（汇票）：
业务员交预收支票（汇票）时，出纳须检查支票台头是否填写正确，是否在有效期内，用途是否填写清楚，大小写金额有无错误，原则上拒绝收延期支票。
审核无误后，业务员须在支票（汇票）登记本上登记。
◆预收汇款：
出纳将汇款单取回后，及时与业务员沟通，以便及时给客户发货或核销欠款。
对于客户直接将款项汇入公司账号的，出纳人员应在收款当日通知相关业务人员，不明用途的收款，也应及时查明原因。
4．欠款核销
核销欠款业务是指所收到的货款用来核销前期已发生的欠款销货业务。
业务员在核销欠款时，须将货款（现金、支票、汇款）与对应的欠款结算单的第三联一同交与财务。
交现金及支票的处理方式与办理预收款业务相同。
出纳应复核签发支票的单位名称是否与销售单的名称一致。
支票交存银行后，进账单应与欠款结算单第一联一一对应交会计做账务处理，同时将第三联传递给商务部账务主管，核销欠款。
账务处理：
5．出纳应在销售单上相应的加盖“现金收讫、银行收讫，转账收讫”章
八、销售费用账的管理
销售费用分成两部分：
1、公共部分，主要指为宣传公司产品而发生的广告费，宣传费等。
2、责任分摊部分，主要指每个业务人员在执行业务过程中所发生的各项费用。
相应地，销售费用也应按公共部分、每个业务成员建立明细账。
九、销售折扣折让（返点）、业务提成的规定
详见营销部有关销售政策
十、销售退货、换货的规定
1、退货：
产品因质量等原因，客户与业务员联系要求退货时，业务员应先与客户服务部联系核实退货原因，之后再与代理商协商退货时间，并通知库房保管员，在货物到达的当日填制好销售单（用红字填写）并经部门负责人批准后，到出纳处办理退货结算手续，办理时必须提供原购货发票或退货证明，同时提供原销售单“存查联”，以确保退货价格
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