综合管理文件整理归档要求Word文档下载推荐.docx

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试验室资质批复文件，测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书、阶段性检测结果，工程质量事故报告，施工质量责任卡、施工日志等文件。

建设单位或监理单位关于质量方面的巡查通报、通知及回执、监理工作指令、停工、返工、复工令。

3、安全及文明施工文件材料的收集范围：

包括安全生产组织机构、安全生产制度、安全生产操作规程，文明施工，防汛工作，文明施工巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。

4、进度控制文件材料的收集范围：

包括开工令、总体开工报告及批复文件、施工组织设计、施工单位上报的年、阶段、月计划或调整计划、进度计划保证措施，施工月报。

关于进度控制的巡查通报、通知、监理工作指令、停工、复工令。

5、费用支付文件材料的收集范围：

包括工程计量证书、支付报表、工程量清单台帐及工程数量批复单、分项工程计量台帐、索赔文件等。

6、合同管理文件材料的收集范围：

包括材料供应、机械租赁、指令性分包分割合同或协议、合同变更等。

7、设计变更文件材料的收集范围：

包括施工过程中形成的设计变更、费用变更及支付等。

8、交工验收文件材料的收集范围：

合同段质量检验评定表，合同段交工验收文件材料等。

9、照片及音像文件材料的收集范围：

包括反映建设过程重大活动、原地形地貌、不良地质条件、施工工序、重大事故、工程竣工照片、录音、录像材料等。

（二）监理单位综合管理文件材料的收集、整理。

收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。

1、综合管理文件材料的收集范围：

监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作总结等监理工作的规章制度、机构、人员设置、安全生产、文明施工、会议文件、声像材料、监理工作月报、年报。

2、质量控制文件材料的收集范围：

（1）包括路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、交通安全设施、环保、机电、房屋建筑、连接线、过境线、引线、改河、改线工程等的监理抽检、试验记录；

旁站记录；

交工验收报告及合同段、单位、分部、分项工程质量检验评定表等监理现场抽检文件材料。

（2）原材料料源、配合比报批文件材料、原材料抽检试验记录、报告。

（3）监理日志。

（4）质量技术管理文件。

主要收集内容包括：

图纸审查；

导线点、水准点、断面复测；

施工方案的报批文件；

测量、试验仪器、拌合楼检定证书；

张拉机具校验证书、阶段性检测结果；

工程质量事故报告；

监理指令、停工、返工、复工令、质量巡查通知及回执、施工质量卡等文件材料。

3、进度控制文件材料的收集范围：

（1）包括年、月计划及计划完成情况的报表等文件材料。

（2）合同段、单位、分部、分项工程开工通知书。

（3）其它有关进度的文件材料。

4、费用控制及支付文件材料的收集范围：

（1）有关索赔费用的文件材料。

（2）有关计日工问题的文件材料。

（3）有关单价调整及国家物价调整引起的工程费用变动的文件材料。

（4）有关暂定金额使用情况的文件材料。

（5）计量证书、支付报表、工程量清单台帐以及分项工程计量台帐、工程数量批复单。

（6）其它和工程费用有关的文件材料。

（7）工程单价分析等文件材料。

（8）监理支付月报表归档为监理费用支付报表。

5、工程设计变更文件材料的收集范围：

包括设计变更、工程量变更及费用问题的报批文件材料、图表等。

6、工程验收

（1）监理工作报告及监理总结等文件材料。

（2）有关工程验收的文件材料。

四、案卷的编制

案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）。

（一）封面的编写

卷盒封面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。

案卷内封面的项目包括：

档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。

1、档号

整理过程中可用铅笔填写归档号。

2、案卷题名

案卷题名拟写要求既全面又精炼，既能反映出一个案卷内所有文件材料的内容，又要文字准确，言简意赅，字数一般控制在六十字以内。

管理性文件材料的案卷题名包括责任者、内容（事由）、文种。

一个案卷内若责任者较多，可选择有代表性的两至三个单位即可，但责任者包括立档单位的不能省略。

内容应包括卷内文件的内容。

一个案卷中若文件材料内容、事由较多，写出文件的关键词即可；

文种也写出主要的三种即可。

3、立卷单位

组卷的单位或部门。

4、起止日期

卷内文件形成的最早和最晚的时间：

年、月、日。

例2010.3.14～2010.6.19。

5、保管期限

填写划定的保管期限，分别为永久、30年、10年。

（二）卷内目录的编写

卷内目录包括：

序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等。

1、序号：

填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

2、文件编号：

填写原文件材料的文号（包括发文机关代字和文件编号）或原始编号或图号。

3、责任者：

责任者填写文件的形成单位或主要形成单位。

填写时一般应写全称或通用简称。

4、文件题名：

填写文件材料标题的全称。

一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；

文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟定题名，并加［］；

如有些会议通知文件标题只有“通知”两字，没有反映文件内容，就需要补充为[关于召开×

×

会议的]通知。

有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（）。

例如有这样一个文件：

《建设集团公司关于印发〈高速公路竣工文件编制办法〉的通知》，正文中只有实施意见，而需要在工作中贯彻执行的主要内容是作为附件的《办法》，这时，就要在正文题名后抄录附件的题名，外加（）。

5、日期：

填写文件材料形成的最终日期，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补0，如：

2006年1月8日可标注为20060108。

6、页次：

填写每件文件材料的首页上标注的页号，卷内最后一份文件填写首页和尾页号；

属已装订成册的文件材料，在页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

7、备注：

填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

需要说明的情况较多时，要在备注栏标“*”，将具体内容填入备考表中。

提供电子版作为文件级目录，并交档案室。

卷内目录除卷内的纸质目录外，还需归档1份电子目录。

（三）备考表的编写

1、互见号

填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

2、说明

填写卷内文件材料需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损、复印件归档的原因及原件归档号指向）等。

3、立卷人

案卷组卷人员签名并填写日期。

4、检查人

部门或项目负责人签名并填写日期。

（四）文件材料页号的编写

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

单面书写的文件材料在其右下角编写页号；

双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。

大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的编写页号。

成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；

和其他文件材料组成一卷的，排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写目录，不必重新编写页号。

卷内目录和卷内备考表不编页号。

在最终成册前，页码可用铅笔标注在装订线侧下角，确认准确无误后再用打号机或签字笔编号。

（五）卷内文件材料排列

管理性文件按照问题结合单位、分部、分项工程组卷，同一类别内的文件材料可按事由、时间排列。

同一事由的相关文件应该排列在一起。

这里的事由可以指一件具体的事情，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。

例如：

某个标段路基挖方工程量需要变更，施工单位拟文上报驻地监理办请求批复，驻地办根据自己的职责权限直接批复或上报总监办，总监办根据自己的职责权限直接批复或上报管理处批复，这一过程中形成的文件材料就作为一个事由必须排列在一起。

一件文件材料正文在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

转发文在前，被转发文在后；

文字材料在前，图样在后；

公文处理单排在该文件最前面。

同一事由的文件材料，批复在前、请示在后。

针对一个批复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其后附批复所针对的请示文件，其次是依次上报的请示文件。

相近事由文件按文件形成时间的先后顺序排列，不同事由的文件可按文件形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，即将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。

一个案卷内不同事由的文件材料应分别集中排列在一起，例如，管理处行政管理性文件的一个案卷，就可将管理制度的相关材料排在前面，然后再排内部组织机构、人员的变动、劳动竞赛等其他文件材料。

五、文件收集整理中应当注意的问题

1、建设单位的发文，归档时要求一式两份原件，重要的可增加归档份数。

其中一份根据归档范围和保管期限的规定，按文件材料所反映内容、问题分类、整理归档，另一份按年度、文号顺序排列，装订成册。

另外还要注意，归档的两份文件若有附件，都必须收集齐全、完整。

2、各部门要注意收集、整理、归档本单位管理工作中产生的和没有以文件形式上报的重要材料，例如：

调研报告、统计报表、会议记录、电话记录等。

3、归档的本单位日常工作中形成的文件材料必须是原件。

有关人员签名和签署意见都应为本人手签，不得使用手签章。

4、归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备。

需永久、长期保管的文件不使用已褪色的书写材料书写、绘制。

大小不一的纸统一折叠或粘贴在A4纸上，注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

凡为易褪色材料，如复写纸、热敏纸等形成的并需要永久和长期保管的文件，应附一份复印件。

6、录音、录像文件应保证载体的有效性。

长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘

7、除成册文件材料和蓝图外，按三孔一线方式装订。

案卷装订前应去除金属物及塑胶等易老化腐蚀的材料。

8、下列文件可不归档：

普发性不需要本单位办理的文件材料、任免、奖惩非本单位人员的文件材料；

无查考利用价值的事务性、临时性文件，如会议通知，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料；

同级不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

六、几点要求

根据交通部交办发[2010]382号《关于印发<

公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>

的通知》附件1：

公路建设项目文件材料收集归档单位的有关要求，对综合管理文件的归档单位（向建设单位归档）提出以下建议，以避免文件材料重复归档。

（1）工程质量、安全、进度、费用控制管理性文件：

项目法人普发的文件由项目法人归档；

针对性的，由相关单位归档；

监理单位和项目法人的来往文件由监理单位归档；

施工单位和项目法人、监理单位的来往文件由施工单位归档。

（2）设计变更文件材料：

由批复单位、执行单位归档。

（3）会议文件：

会议文件均由会议组织单位归档。

（4）合同段开工申请、批准文件，图纸会审纪要、技术交底，单位、分部、分项工程开工文件材料由施工单位归档。

（5）施工单位在施工过程中形成的各种检测、试验、报验文件材料均由施工单位归档（料源、配合比、标准击实报批文件对应原材料试验报告整理）。

（6）支付报表（包括中间交验证书、台帐等）由监理单位归档。

（7）批准的新技术使用资料由项目法人归档。

（8）交工验收后的试运行记录、成果报告、缺陷整改文件由项目法人归档。