机电系规范与操作说明Word格式文档下载.docx
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5插图格式与生成4
6表格格式与生成6
7公式格式与生成6
8页码格式与生成8
9页眉格式与生成9
9文档格式编辑建议9
1文档基本要求
所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。
所有标题与正文段落首行都必须空两格。
所有公式都必须使用公式编辑器编辑。
所有正文必须字体为宋体;
字号为小四;
行距1.5。
正文段落首行空两格,其余行必须顶格。
2文章名称(或篇名)格式
文章名称一般应在文档的第一行,2号字,居中,加粗。
副标题应小一号字,居中,不加粗。
假若文章有单独封面的要求,则文章名称不应再在内页出现。
封面则按相关规定处理。
3目录格式与生成
目录为单独页,目录一般为三级目录(本节说明为三级目录格式示例)。
3.1目录制作
3.1.1目录标题生成
当文章存在目录时,“目录”二字居中;
二号;
宋体;
加粗。
“目录”二字间应加两个空格。
3.1.2目录自动生成
目录条目从标题中自动转出(标题的设置,参考“4标题格式与生成”),不要用手工写入。
其操作如下:
一、目录制作时选择菜单“插入\引用\索引和目录”。
目录制作选择菜单如图3.1所示。
图3.1目录制作选择菜单
二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。
通常“目录”选项卡上显示三级目录。
若没有特殊的需要,一般不要在此改动格式。
选择“目录”选项卡后如图3.2所示。
图3.2选择“目录”选项卡
三、点击“确定”生成目录。
然后再修改成所需格式,目录的条目格式应遵从正文格式。
3.2目录修改
当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时,应刷新目录域。
具体操作如下:
一、选中目录域,右击鼠标,在快捷菜单中选“更新域”。
弹出的“更新目录”对话框如图3.3所示。
图3.3“更新目录”对话框
二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。
若只因为正文的修改只变动了页码,可以选择“只更新页码”。
4标题格式与生成
一般文章设三级标题,标题序号与文字间应有一空格(如:
“4标题格式与生成”)。
标题的格式一般不用手工设置,直接调用Word中的现成标题格式,如本文中“4标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。
标题的设置操作如表4.1所示。
表4.1标题的设置操作表
级
标题序号形式
设置操作
一级标题
1(或“第1章”)
在工具栏的样式下拉框中选择“标题1”,如图4.1所示。
居中。
二级标题
1.1
在工具栏的样式下拉框中选择“标题2”。
空两格。
三级标题
1.1.1
在工具栏的样式下拉框中选择“标题3”。
空两格
其余次级标题次序
一、
(一)
(1)
1)
……
格式同“正文”。
空两格。
标题序号形式为建议形式,也可简略。
但不得用1、2……,以免造成标题序号混乱。
图4.1一级标题设置操作
标题应与正文同在一页,不能孤立成为页面的最后一行。
出现这种情况时应加空行,应将标题移入下一页。
5插图格式与生成
Word文档中可插入各种格式的图片。
一般建议为*.jpg或*.bmp图片。
这些可在“画图”工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。
在Word文档中进行缩放时,图形不能变形、模糊。
对于工程图形,建议用AutoCAD绘制图形,为便于修改,一般图形建议保存为2004版本的*.dwg图形。
粘贴到Word文档中时要注意图线的表达,不能全是细线。
插图位置一般应“居中”,设置为“上下型”(位置如插图4.1所示)。
具体操作是右击插图,在快捷菜单中选择“设置图片格式”,快捷菜单如图5.1所示。
在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡,水平对齐方式选择“居中”。
“版式”选项卡如图5.2所示。
点击“高级”按钮。
在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项卡,选择“上下型”,“确定”退出。
“高级版式”对话框如图5.3所示。
注意图形的大小与位置应适当,不得进入页边。
图5.1快捷菜单图5.2“版式”选项卡
图5.3“高级版式”对话框
插图编号一般按每章的顺序编号。
如第5章的插图依次编为:
图5.1、图5.2……。
对于较短文章,插图可全文统一编号,如图1、图2……。
插图编号与插图名应写在插图的下方,必须与插图在同一页。
文字居中,5号字,插图编号与图名之间应留一空格。
假若插图中有标号说明时,标号说明应放置于插图与插图名称之间,标号说明为5号字,居中(标号说明多于一行写不下时可断开,不要有折行,)。
带有标号说明的图例如图5.3所示。
1方形2圆形3椭圆形
图5.3带有标号说明的图例
一般插图结构要三者呼应:
①正文中写明图示,如“带有标号说明的图例如图5.3所示”:
②靠近正文处插入图片;
③插图下方居中放置插图编号与插图名,如“图5.3带有标号说明的图例”。
若插图在文字中间(如:
、
),插图版式应选择“嵌入型”。
6表格格式与生成
Word文档中有各种表格模板供调用,若便于统计计算也可插入Excel表格。
表格放置应居中。
表格宽度应适当,不得进入页边。
表格编号一般按每章的顺序编号。
如第4章的表格依次编为:
表4.1、表4.2……。
对于较短文章,表格可全文统一编号,如表1、表2……。
表格编号与表格名应写在表格的左上方,5号字,表格编号与表格之间应留一空格。
表格插入结构要三者呼应:
①正文中写明,如“标题的设置操作如表4.1所示”:
②靠近正文处插入表格;
③表格上方放置表格编号与表格名,如“表4.1标题的设置操作表”。
表格的标题行应居中,加粗。
表格内字号一般为5号。
表格内文字格式编排时不要行距太大。
表格跨页时各页均应有标题行(参考表4.1标题的设置操作表)。
7公式格式与生成
公式编辑使用Office软件中自带的工具“Microsoft公式3.0”。
调用时选择
菜单“插入\对象”,菜单选择如图7.1所示。
图7.1菜单选择
在打开的对话框中选择“Microsoft公式3.0”。
公式编辑器调用如图7.2所示。
图7.2公式编辑器调用
调用的公式编辑器的编辑界面如图7.3所示。
图7.3公式编辑器的编辑界面
编辑后的公式以插图形式插入在文档中,格式一般设置为“嵌入型”。
字号与正文应一致,不要随意拖动图框变化大小,防止产生畸变。
当公式为单独行居中放置时,公式行的最右端应有公式编号,如图7.4所示。
(1)
图7.4公式居中与公式编号示例
8页码格式与生成
页码一般在页面的右下角,页码插入时选择菜单“插入\页码”,弹出“页码”对话框,“页码”对话框如图8.1所示。
一般不要进行设定,直接“确定”便可。
若首页不显示页码,也可去除“首页显示页码”。
若正反打印,页码对齐方式可选“居中”。
图8.1“页码”对话框
问题是当我们文章很长又要求有封面,有目录时(如毕业设计、课程设计、课程总结汇报等),往往最好页码从正文开始,这时应在目录后分节。
选择菜单“插入\分隔符”。
分节符对话框如图8.2所示。
在弹出的对话框中的分节符类型中选择“下一页”,“确定”退出。
图8.2分节符对话框图8.3页码格式设置
若看不到分节符号,可按下常用工具栏上的按钮“
”。
这时在分好的页中再设置页码,按页码对话框(图8.1)中“格式”按钮,在页码格式对话框中的页码编排项写入“起始页码”为“1”。
页码格式设置如图8.3所示。
9页眉格式与生成
文章一般不需要设置页眉,若确需设置,则操作时选择菜单“视图\页眉和页角”,写入内容。
字号小五,一般“右对齐”。
若要求首页不作页眉,选择菜单“文件\页面设置”,在弹出的对话框中选择“版式”选项卡,勾选“首页不同”复选框。
版式设置如图8.2所示。
图8.2版式设置
9文档格式编辑建议
前面各节讨论了文档的编辑处理方法,实际进行编辑操作时建议按以下顺序进行:
一、写文章。
用5号字、单倍行距写文章,将所要表述的内容进行完整表述,同时插图、表格作为文章内容都顺序插入完成(图表应在文章编写时就设置好格式),文章修改无误。
这样做的主要理由是当完全根据文档格式编排要求写文章时,一页中显示的文字内容可能较少,修改时翻页多,文章内容显示不集中,可能影响内容表达的思路。
故在内容完成后进行格式处理,有利于前期集中精力于文章内容表达。
二、修改正文格式。
将除图表外的所有文字修改成正文格式。
三、修改标题。
将三级标题全部用规定样式处理。
四、做目录。
同时修改目录条目至所需格式。
然后仔细核对标题是否正确,有无遗漏。
五、逐页检查文章的格式编辑。
检查是否有编辑遗漏的段落或文字,特别是图表位置是否移动,图表名称是否与图同在一页,表格是否分页显示等。
六、若认为全部修改完成,则重新刷新目录。
完成全部文档编辑工作。
七、页码与页眉可随时处理,不一定要到最后。
若有封面,页码与页眉不要出现在封面上,封面也不要编入页码。