档案局馆内部控制规定Word下载.docx

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3万元以上公用经费、5万元以上零星基建项目和8万元以上专项经费的使用，应当由局（馆）长办公会议集体研究决定。

第八条建立健全内部控制关键岗位责任制，明确岗位职责及分工，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。

内部控制关键岗位主要包括预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理以及内部监督经济活动的关键岗位。

建立内部控制管理信息系统，功能覆盖主要业务控制及流程。

第九条内部控制关键岗位工作人员应当具备与其工作岗位相适应的资格和能力。

加强内部控制关键岗位工作人员业务培训和职业道德教育，不断提升其业务水平和综合素质。

第十条局办公室承担财务会计管理职责，配备具有相应资格和能力的会计人员，并根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时进行账务处理、编制财务会计报告，确保财务信息真实、完整，财务会计报告实行每月一报。

第三章业务层面内部控制

第一节预算管理控制

第十一条局（馆）预算是局（馆）根据其职责和工作任务编制的年度财务收支计划。

局（馆）实行部门预算制度，其预算由收入预算、支出预算组成。

第十二条区财政对局（馆）收支统一管理，根据预算安排和时间进度拨款，实行超支不补、结余留用、二年收回的预算管理办法。

第十三条　局（馆）的各项收入和支出应当全部纳入预算统一管理，统筹安排使用。

第十四条　局（馆）应当按照下列规定，加强预算管理，提高预算执行水平：

（一）严格执行《中华人民共和国预算法》规定，客观实际地编制预算。

财务人员应按照预算编制要求，认真做好预算草案的编制工作，报局（馆）长审核，并提请局（馆）长办公会议研究决定，报请区财政局审批。

区财政局《预算批准书》下达后，应及时向局（馆）领导班子通报，并对预算进行内部分解至各相关科室；

（二）严格按照区财政局批准的预算和财务收支计划使用各项经费，不得随意变更和调整，确需调整的，应履行相关程序，报批后方可进行预算调整。

年终在完成结算的同时，客观公正地对预算执行结果作出评价，为下一年度更好地开展预算管理工作奠定基础；

（三）预算中明确的专项资金应做到专款专用，严格遵守区政府有关财产使用和购置规定，切实增强政府采购观念；

（四）要按照以下要求，加强各科室预算编制的管理和指导：

１、各科室应遵循厉行节约、量入为出的原则，提出年度科室预算经费建议，经局（馆）长办公会议研究确定后纳入局（馆）年度预算。

２、各科室必须按照年度预算安排和经费使用额度执行。

第十五条　局（馆）应当严格执行预算，在区财政局规定的收支范围内做到预算收支平衡，合理安排各项资金，不得超预算安排支出。

第二节收支管理控制

第十六条　收入是指局（馆）依法取得的非偿还性资金，包括财政预算拨款收入，预算外资金收入、事业收入、上级补助收入以及其他合法收入。

支出是指局（馆）为开展业务活动所发生的资金耗费。

局（馆）支出包括基本支出和项目支出。

基本支出是指局（馆）为维持正常运转和完成日常工作任务发生的支出。

项目支出，是指局（馆）按具体开展的业务工作分类核算的支出。

第十七条局（馆）实行局（馆）长“一支笔”审批的原则。

各项支出由办公室按照批准的预算和内部财务管理制度的有关规定审核办理，防止多头审批和无计划开支。

重大支出项目，应当集体讨论决定。

各项资金的安排使用情况，应当按照区财政部门的要求分别反映。

第十八条局（馆）的业务支出和专项支出，应当在预算批准的相应额度内进行使用。

其中专项支出，应当按照批准项目和用途使用。

第十九条局（馆）结余包括经常性结余和专项结余，结余一般可转下一年度使用，若两年未使用完，上缴区财政。

第三节政府采购管理控制

第二十条根据《中华人民共和国政府采购法》、《上海市政府采购管理办法》和区政府采购管理办公室的要求，严格程序，推进政府采购电子平台的应用，加强政府采购控制。

第二十一条凡是使用财政性资金采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，均应纳入政府采购范围。

第二十二条实行政府采购的项目，要区分不同情况，严格按照《中华人民共和国政府采购法》、《上海市政府采购管理办法》所规定的公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等政府采购程序进行。

各科室凡是需购买政府采购范围内的货物和服务，应履行下列程序和手续：

（一）科室采购政府采购范围内的货物和服务，一般应在编制下一年度财政预算时提出资金预算和采购计划。

虽未列入年初预算或采购计划，又确需采购的，应提前15天申请；

（二）申请科室应填写《区档案局（馆）政府采购项目计划申请表》，并按要求提供设备或物品的名称、品牌、型号、规格、报价、产地等情况；

服务类的报服务项目、数量和预算额，经办公室核实后，报局（馆）长审批，交办公室办理采购手续；

（三）政府采购机构根据要求进行招投标，一般情况由办公室派员参加招标洽谈;

有专业要求的，可由相关科室派员参与招标洽谈；

（四）除通过政府采购平台集市采购自动形成合同外，招标程序完成后，由相关科室负责合同的订立、履行和监督；

（五）货物采购中，送货到位后，由申请采购的科室及办公室资产管理人员当场验收，并按程序签批发票，交办公室付款供货单位；

（六）服务采购项目完成后，由申请采购的科室按照合同要求进行验收，并形成验收报告，并按程序签批发票，交办公室付款服务单位。

第二十三条严格执行政府采购目录规定，政府采购的项目，具体以区政府采购管理办公室公布的当年采购目录为准。

第二十四条区政府采购管理办公室公布的集中采购目录以外、预算金额未达到限额标准的项目属于非政府采购项目。

非政府采购项目金额达到8万元以上的，采购一般采取比价的方法选择供应商，其中项目系延续状态的除外；

经常性项目可按照一次比价三年有效执行。

比价应当按照以下程序进行：

（一）明确采购需求。

由相关采购科室提出采购项目的内容、数量、质量等需求报局（馆）分管领导批准；

（二）确定比价的供应商名单。

由相关采购科室确定不少于3家符合相应资格条件的供应商，并向其发出比价通知书让其报价；

（三）确定成交供应商。

收到供应商报价书后，提交局（馆）长办公会议审议，根据符合采购需求、质量和服务等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参与报价的供应商。

第四节资产管理控制

第二十五条局（馆）要切实加强资产管理，确保国有资产的完整性和安全性。

第二十六条局办公室具体负责局（馆）资产监管，有权对局（馆）各科室资产管理和使用情况进行监督检查。

第二十七条局（馆）办公室设立固定资产总账，同时建立实物帐和管理卡。

第二十八条固定资产计算标准：

一般设备单价在1000元以上、专用设备单价在1500元以上，并使用期限在一年以上的；

或单价虽未达到标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资应作为固定资产管理。

自制、调入、捐赠的资产符合上述条件的均列为固定资产。

第二十九条资产购置实行局（馆）长“一支笔”审批。

科室购置固定资产，应以书面形式报请同意。

重大采购项目应按规定履行“三重一大”审核手续。

第三十条凡是更新且属于固定资产的设备，按照先报废后采购的原则，应事先提交原设备的报废申请报告，经办公室资产管理人员核实，报局（馆）长审批同意，方可办理申购手续。

第三十一条所购物品应交办公室或保管使用人验收，同时由办公室登记入账建卡。

产品说明书及保修卡原件由办公室档案人员存档，产品说明书、保修卡及发票复印件交保管使用人签收。

发票须由经办人员和办公室人员签名，再送局（馆）长审批签字，交财务报销入账。

第三十二条机关办公用品和设备添置，由办公室根据政府采购的规定，统一购买置办。

有特殊需要，一次性领取数量较大或添置金额较高的办公用品，需报局（馆）长审批后，由办公室按有关规定履行采购手续。

第三十三条跨部门调拨固定资产由办公室填写《资产调拨单》，报请局（馆）长批准，办理相应的调拨手续，并做好相应的账卡调整工作。

第三十四条固定资产在局（馆）内部迁移，应先征得办公室同意，并办理相应的账卡调整手续。

第三十五条固定资产报废处置应由办公室现场验证确认后方可办理报废手续，并填写《资产报废单》，报请局（馆）长审核批准。

报废后的财产由办公室统一处置，任何部门未经许可无权变卖或无偿送人。

贵重物品报废应由专业部门进行评估，变卖应事先组织市场询价，两人以上经办。

报废物品变卖残值必须如实入账。

第三十六条管理人员岗位变动时，应按规定做好管理和使用物品的移交。

移交前应依据资产登记内容进行全面清点和核对，做到账物、账账相符后，编制移交清册一式三份，二份分别由交接双方保存，一份归档，移交清册上必须有交接双方及监交人签字。

第三十七条工作调动或退休，必须先办理公物归还手续,办公室人事干部方可办理供给关系转移和退休手续。

第三十八条办公室对固定资产原则上每年清查盘点一次，做到账物、帐帐相符。

固定资产的盘盈盘亏应查明原因，报请局（馆）长批准后方可进行账面调整。

第三十九条各科室负责人为资产管理责任人，对本部门固定资产安全负总责；

保管或使用人为固定资产安全的具体落实人，对所管或所用资产安全负责。

各科室应明确专人负责资产管理，认真落实安全保管措施，确保资产安全完好。

第四十条个人因公借用物品，应妥善保管，合理使用，无故损坏或遗失，应照价赔偿。

由于管理不到位，措施不落实，导致国有资产损失，除按质赔偿外，视情节追究管理部门和保管人责任。

第五节财务管理控制

第四十一条根据财务管理法律法规，建立健全财务管理制度，加强财务管理内部控制。

严肃财经纪律，强化财务监督,规范、合理、有效、节俭的使用资金，为档案管理和利用提供有力支持和保障。

第四十二条局（馆）财务管理的基本原则是执行国家有关法律、法规和财务规章制度，按照“规范管理、量入为出、确保重点、兼顾一般”的要求，厉行节约，制止奢侈浪费，保证档案事业重点工作经费投入，注重资金使用效益，努力提高档案安全保护的专项支出比重。

第四十三条健全组织架构，明确工作职责，加强局（馆）财务工作领导。

具体做到：

（一）局（馆）财务在局（馆）长领导下，对局（馆）的财务工作负有统一管理与会计监督的职责。

财会人员和经办人员应分责把关，确保资金依法、安全、均衡、合理、有效的使用；

（二）局（馆）党建、行政经费使用由局（馆）长审批，工会经费使用由工会主席审批，并各自承担审计责任；

（三）局（馆）不对外拆借资金；

不对外进行经济担保。

第四十四条局（馆）财务管理的主要职责和任务：

（一）合理编制局（馆）预算，统筹安排、节约使用各项资金，保障局（馆）正常运转的资金需要；

（二）每月编制财务报告，如实反映局（馆）预算执行情况,进行财务活动分析；

（三）建立健全内部财务管理制度，对局（馆）财务活动进行控制和监督。

第四十五条局（馆）长对局（馆）的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。

局（馆）根据区人事部门规定在办公室内设立财务人员。

办公室主任兼财务负责人，并设置主管会计和出纳，以及固定资产管理等工作岗位。

第四十六条不得以任何形式到基层部门报销各种费用；

不得私设小金库。

一经查实，从严惩处。

第四十七条加强内部监督检查，确保财务内控规范有效执行。

做到：

（一）坚持预算编制、预算执行和决算评价集体把关的原则。

预算发生调整，必须经局（馆）长办公会议讨论通过，形成预算调整意见，报有关部门备案；

决算完成后，应向局（馆）长办公会议报告预算总体执行情况；

（二）坚持预算执行情况和财务活动分析报告制度。

局（馆）财务每月15日前必须向局（馆）长报告上一个月的预算执行情况；

每半年向局（馆）内部控制工作领导小组和局（馆）长办公会议报告一次预算执行情况；

（三）建立健全财务人员岗位责任制和财务内部稽核制度，依法进行会计核算，实行会计监督；

（四）加强财经纪律和财务制度监督检查。

凡违反财经纪律和财务制度的问题，一经查实依照具体情节和相关法规及制度予以处理。

第四十八条按照以下规定，严格财务报销制度，确保报销凭证真实、完整和规范：

（一）报销的收据、发票等凭证必须规范，内容填写要齐全（应有购物单位、日期、名称、数量、单价、发票出具单位盖章等要素），金额大小写要一致，在票据背面用水笔写明活动内容。

所有原始凭证的报销，必须由经办人、科室负责人或分管领导和局（馆）长签字后，由财务人员审核报销；

（二）经费报销不得拆整为零或积零为整；

超出专项经费范围和金额的；

或发现有奖发票刮开覆盖层的，财务有权拒报；

（三）严格执行公务卡管理规定。

原则上采购经费支出均通过公务卡结算，除支付个人或无法使用公务卡情形列外。

第六节建设项目控制

第四十九条建立健全建设项目内部管理制度。

合理设置岗位，明确内部相关部门和岗位的职责权限，确保项目建议和可行性研究与项目决策、概预算编制与审核、项目实施与价款支付、竣工决算与竣工审计等不相容岗位相互分离。

第五十条建立与建设项目相关的议事决策机制，严禁任何个人单独决策或者擅自改变集体决策意见。

决策过程及各方面意见应当形成书面文件，与相关资料一同妥善归档保管。

第五十一条局（馆）应当建立与建设项目相关的审核机制。

项目建议书、可行性研究报告、概预算、竣工决算报告等应当由单位内部的档案业务、信息技术、财会、法律等相关工作人员或者根据国家有关规定委托具有相应资质的中介机构进行审核，出具评审意见。

第五十二条依据国家有关规定组织建设项目招标工作，并接受有关部门的监督。

应当釆取签订保密协议、限制接触等必要措施，确保标底编制、评标等工作在严格保密的情况下进行。

第五十三条按照审批单位下达的投资计划和预算对建设项目资金实行专款专用，严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。

财务人员应当加强与建设项目承建单位的沟通，准确掌握建设进度，加强价款支付审核，按照规定办理价款结算。

实行国库集中支付的建设项目，应当按照财政国库管理制度相关规定支付资金。

第五十四条加强对建设项目档案的管理。

做好相关文件、材料的收集、整理、归档和保管工作。

第五十五条经批准的投资概算是工程投资的最高限额，如有调整，应当按照国家有关规定报经批准。

建设项目工程洽商和设计变更应当按照有关规定履行相应的审批程序。

第五十六条建设项目竣工后，按照规定的时限及时办理竣工决算，组织竣工决算审计，并根据批复的竣工决算和有关规定办理建设项目档案和资产移交等工作。

建设项目已实际投入使用但超时限未办理竣工决算的，应当根据对建设项目的实际投资暂估入账，转作相关资产管理。

第七节合同管理控制

第五十七条建立健全合同内部管理制度。

合理设置岗位，明确合同的授权审批和签署权限，严禁XX擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

局（馆）应当对合同实施归口管理，建立财务人员与合同归口管理人员的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

第五十八条加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。

对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织档案业务、法律、信息技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。

第五十九条对合同履行情况实施有效监控。

合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取应对措施。

建立合同履行监督审查制度。

对合同履行中签订补充合同，或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。

第六十条财务人员应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。

未按照合同条款履约的，财务部门应当在付款之前向单位有关负责人报告。

第六十一条合同管理人员应当加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理。

与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。

加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

第六十二条加强对合同纠纷的管理。

合同发生纠纷的，应当在规定时效内与对方协商谈判。

合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议；

合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第四章内部控制监督制度

第六十三条建立健全内部监督制度，明确各相关部门或岗位在内部监督中的职责权限，规定内部监督的程序和要求，对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。

内部监督应当与内部控制的建立和实施保持相对独立。

第六十四条内部控制工作领导小组应当不定期检查单位内部管理制度和机制的建立与执行情况，以及内部控制关键岗位及人员的设置情况等，及时发现内部控制存在的问题并提出改进建议，并加强内部控制专题培训。

第六十四条根据本单位实际情况确定内部监督检查的方法、范围和频率。

指定专门部门或专人负责对单位内部控制的有效性进行评价。

第六十五条上级部门对本单位内部控制实施情况进行的监督检查以及提出的检查意见和建议，应督促有关部门认真整改。

第五章附则

第六十六条本规定的具体应用问题，由局（馆）办公室负责解释。

第六十七条本规定自印发之日起实施。