公文处理基础知识讲课提纲Word格式.docx

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二是核对发文通知单编号是否相连，以及文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象等，如发现问题要及时与来文单位或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法。

3.登记。

收文单位要配置专门的收文登记本（网上办公要有可靠程序），对收到的来文最好能分门别类及时、准确、完整地进行登记，包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、密级、份数、阅读范围等等。

4.拟办。

收文单位要印制专门的“收文处理单”，负责公文处理的秘书人员就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在“收文处理单”上，连同文件一并报分管领导和主管领导审定。

如：

上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件、本机关所属部门或下级机关机关主送本机关的请示件、平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件，还有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，但要提出阅读或分发意见。

已固定或文件中已明确分发范围和处理办法的文件，按原规定或惯例办理，不需另提出拟办意见。

5.呈批、传阅。

公文处理人员提出拟办意见并经分管领导审批后，就要按拟办方案或主管领导批示意见，呈送有关领导同志审阅审批。

还有一些阅知性文件份数不够时，相关领导同志看文件就需要传阅。

传阅文件要使用文件夹和文件传阅单，阅文单上要写明阅文对象的姓名、文件字号、阅文时间和领导批示栏目，阅文单末位要注明联系单位和电话。

阅件一般先送主要领导、分管领导，再送其他领导。

对需要办理的文件，一般先送分管领导，再送相关领导、主要领导。

特殊情况下可按实际需要调整传阅顺序。

文件送阅切忌横传，即阅文对象之间互相传阅。

呈送、传阅文件要做好有关记录（传阅过程、领导批示情况等），以免遗忘，最好当天下班前进行一次清点回收，密件、重要件要入保险柜。

6.交办转办。

领导同志有批示的呈批、传阅件，公文处理人员要根据拟办方案和领导批示意见及时进行交办转办，同时做好有关记录备查考。

7.办复。

办复也叫答复。

请示性公文必须进行办复处理，有些平级来文来函需要回复的，要认真做好办复工作。

办复有3种方式：

一是函复，二是复印领导批示，三是电话答复。

8.归档。

处理完毕的文件，根据档案部门要求要及时进行立卷归档工作。

（二）发文处理

发文处理（办理）即文件从拟稿（翻印、复印）到发出的整个运行过程，就叫发文处理。

发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。

发文处理和收文处理一样，也是办公室工作的重要组成部分，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策，具体实施领导的重要方式。

发文是办公室（厅）向外发出的包括本机关制发和翻印、复印转发的公务文件和材料。

收文经承办之后的复文，也系发文，从这个层面讲，收文处理的最终结果也是发文。

发文主要包括8个方面：

一是向下发的指导性文件；

二是向上级的请示性文件；

三是请示件办理结果的答复函；

四是向上级机关反映本地或本部门工作的情况报告（工作汇报）；

五是对上级机关交办事项的回复；

六是对平行机关或不相隶属机关商洽工作的回函；

七是代上级机关翻印或转发的文件；

八是本机关编印的刊物、简报等。

发文处理包括：

拟稿、审核会签、送审签发、编号登记、印制、施印、分装、投送、归档等环节。

1.拟稿。

拟稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、讨论和审阅。

一个机关或部门要制发文件有两情形：

一是被动制文，这是针对本机关收文办理结果形成的文件，如贯彻落实上级文件精神和工作部署及报告情况、对下级请示事项的答复、对平级或不相隶属的机关来文来函商洽工作和询问事项的复函等，这也可视为收文处理的继续；

二是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，如向上级的请示、报告，向下级部署工作的通知、决定、意见、命令等，向平级机关商洽、询问事项的公函，还有会议纪要等等。

拟稿时要注意的问题：

1.在文稿前边要加本单位公文函头纸，公文格式要写清楚，如标题、主送单位、版记（主题词、抄送单位、印发单位和时间、份数）等；

2.文件发文范围要写得明确、具体，如主送单位是一个或几个（约定束成名称）、所各地区各部门。

3.拟稿人要把形成文稿的有关依据和背景资料附在文稿后面供领导审定时参考；

4.转发或批转文件，要在拟好的转发或批转稿件（报告、意见、规定等）的同时代拟好批语一并送领导机关审核；

5.主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及相关单位问题的要与相关单位协调或进行会签。

2.审核、会签。

文件审核即公文处理人员对需要发文的文稿进行审核办理的过程。

它包括文稿接收、初审、征求意见、调研论证、文字把关等。

凡要求以党委政府或党委政府办名义行文的代拟稿，我们在接收代拟稿时应弄清以下情况并请来文单位提供有关文件资料：

一是是否有要求行文和函；

二是是否有行文依据，如文稿起草背景、起草部门意图和党委政府领导批示精神；

三是上级机关有关文件精神及部署要求或对同类工作或处理同类问题是否行过文；

四是是否有相关会议纪要；

五是有无所需背景材料；

六要留下联系人姓名和电话。

经审阅确实需要行文的代拟稿，应抓紧办理；

不宜行文的应提出退文建议，如：

拟发文件与有关已发文件内容相似，不具有普遍指导作用，或上级有关文件已发至拟受文范围；

文件内容属职能部门业务范围，不需以党委发文；

未与相关部门协商达成共识等。

文件正文是文件的主体，也是我们审核工作的重点，具体注意从以下几个方面：

一是文件主题；

二是文件的层次结构；

三是语言表述；

四是语病和错别字；

五是标点符号；

六是人名、职务、地名、时间、引文；

七是数字。

文稿审核总的要求是：

文稿中涉及的所有法律法规、政策必须认真查对原文，做到表述准确，引文一致；

语言文字规范；

人名地名、计量单位、数字、标点符号等符合国家统一标准。

政策性文件一定要在文稿审核时征求相关单位的意见，也就是我们常说的文件会签（特别是涉及经费、机构、人员编制之类的文件）。

征求意见一般采用送初审后的定稿件或文件清样正式征求意见的方式，按程序报主管领导批准后发送相关单位（规定反馈时间），相关单位反馈的意见要加盖单位公章或单位领导签批意见。

如有必要也可采用召开座谈会形式征求意见，重要政策性文件或分歧较大的经请示有关领导同意后，可采用座谈或书面方式，约请有关专家学者对拟发文稿进行深入研究论证。

对政策性、规范性等涉及面比较广、执行时间较长、文件审核人员又不熟悉情况的文件，应进行论证调研。

对需要调研论证的文件，应提出拟办意见报主管领导审定后实施。

论证调研要拟定好调研方案，精选调研单位，确定调研方式（与主管部门联合、单独进行均可，视情况而定）。

论证调研要深入实际，深入基层，深入群众，采取召开座谈会、个别访谈访问等形式，认真进行调研，论证政策、措施的正确性和可行性，作好记录，及时修改文稿，确保文件质量。

基本合格的文稿按公文处理规定进行审核，对文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否具备科学性和可行性，对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门认可，文稿结构是否合理，语言文字、文种、格式、密级、印发传达范围、主题词等等是否准确规范。

对不符合要求行文的，要撰写拟办意见，提出不宜行文的理由，报有关领导批准后退稿，同时做好协调工作。

3.签发。

文稿审核完毕便进入文件送审签发环节。

文件正式《送审稿》形成后，经办人员对文件办理过程要提出拟办意见，以便于领导决策时参考。

签发是指机关或部门领导人对拟以机关或本部门名义发出的文件“送审稿”签署核准的意见，它是文件形成的最后一个关键环节，文件经领导核准签发后即生效，领导签发时间就是成文日期。

文件法定签发人一般视文件内容重要情况而定，有的由主要领导人签发（全局重要工作），有的由分管领导人签发（某一方面工作），有的还需要由多位相关领导人审签。

党委政府或两办联合行文须经两家或两办主管负责人分别签发，秘书长、办公室主任任何文件都应审签。

两办文件或函件原则上可由办公厅（室）主任或秘书长签发，重要文件应报机关分管领导，甚至主要领导签发。

签发的程序是先审后签，重点看是否需要行文，该以谁的名义行文；

内容是否符合国家的法律法规（地方法规），是否有与上级机关同类文件不协调或相抵触的地方；

看是否经主管部门负责人先行审核，是否需与有关单位、地区协调协商会签等。

签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期。

现在许多文件审核人员一般对文件审核后直接写上了领导姓名呈报领导人签发，领导只要写上核准意见和日期并在姓名上画圈即可，也有领导这方面意思强在批示意见后还写上姓名的。

也有的机关是核稿后领导直接在文件上签发的。

我们主张由核稿人员按文件格式呈报签发（直观效果好）。

如发现领导同志签发文件时没有落款或日期，公文处理人员要及时提醒领导，不然不好处理成文时间和文件签发责任。

4.印制、发送。

公文领导签发后，即进入公文印制和发送环节。

公文印制一般按机关特定版式进行，并按要求发送。

5．归档。

文书档案是一个机关在其职能活动中形成的各类纸质文件，能真实反映党委和党委办历史沿革和面貌，具有长期利用和保存价值。

公文办理完毕，必须做好文件的立卷归档工作。

（三）公文格式

公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可或缺的重要组成部分。

它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。

公文格式一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式三部分组成。

目前党政机关通用公文的格式大体相同，文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发文（报）序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。

1.版头（报头）。

它是发文机关的标识，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共×

×

市委文件”；

“中国共产党员×

县委员会（通知）”等。

行政机关的发文机关标识主要有3种：

一是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“湖南省人民政府文件”；

二是由发文机关名称加“令”字组成；

三是由发文机关名称加武文线组成。

报头（电报头），电报是一种快速传输、发布公文的有效形式，一般由报头文字和两条横隔线组成，常用报头有两种：

一是特定报头；

二是通用报头（内部传真电报、密码电报）。

2.份号。

就是公文印制分数的顺序号。

在党政机关，用特定版头印发的秘密级以上公文均应标注份号，不用特定版头的有条件也应标注份号。

份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页的左上角。

3.密级及保密期限。

公文密级一般分为绝密、机密、秘密3个等级。

党的机关的公文，密级标注在首页左上角的份号下方，两字之间空1字；

行政机关公文，密级标注在公文首页右上角。

同时标注秘密等级与保密期限的，党政机关都标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★3年”。

4.发往地址。

用于标注电报发送地点或单位，有的简化为“发往”。

“发往地址”栏设在报头下方左侧，如公文有主送机关可标注为“见主送机关”。

没有主送机关的应写明发往地址或发往单位。

报头左下方设有“发往地址”栏，有的简化为“发往”（电报发送地点和单位）。

公文有主送机关的也可简化为“见主送机关”。

没有主送机关的应写明发往地址或发送单位。

5.紧急程度（等级）。

是对公文送达和办理的时限要求。

用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，印发紧急公文应标注“特急”、“加急”于公文首页的右上角。

用电报方式发布的公文办理时间要求叫等级（特提、特急、加急、平急）。

行政机关的紧急公文标“特急、急件”。

6.发文字号（部委号）。

用特定版头印制的公文叫“发文字号”，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报头制发的电报叫“部委号”。

发文字号是公文的代号，通常称“文号”，它由发文机关（行政区地方）代字、发文年度和发文顺序号3部分组成，主要便于登记、管理和使用。

发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度要全称标注在六角括号内，例如：

湘发〔2008〕6号、湘办发〔2010〕9号、湘政发〔2005〕10号、湘政办函〔2010〕15号等等。

党委政府联合行文编注党委发文字号，几个单位联合行文一般只标注主办机关“字号”，必要时可并用各联署机关的发文字号。

发文顺序号自当年发出的第1件公文起依次编排，不能随意跳号、空号。

发文字号的确定要遵循公文文种特点，不能随意编写，如向上级机关呈报请示或报告工作就不能用“函”发文字号。

用特定版头印制的公文，发文字号标注于版头与红色横隔线之间偏下位置。

下行文、平行文居中标注；

上行文标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。

用特定报头印制的电报，其发文字号标注在“密级”栏之后；

用通用报头印制的电报，标注在“部委号”栏内；

联合行文的电报，只标注主办机关的发文字号。

7.签发人。

签发人由“签发人”加冒号与签发人姓名三字组成。

上报公文应标注签发人姓名。

“签发人”栏设在发文字号右侧，与发文字号对称。

电报的签发人姓名标注在“签批”栏内或在“发往地址”栏右侧加设“签发人”栏目。

8.收发报序号。

是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号，它设置在报头部分两条横隔线的最右端，由机要部门按年度、分类别依次编号。

9.标题。

标题一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于版头红色横隔线下方居中排印。

回行时要注意词意的完整，间距恰当，排列对称。

公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。

联合行文时各联署机关名称均应列出。

复合性文种应尽量简化标题。

标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

10.主送机关。

即公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。

它位于标题下方正文上方左侧顶格排印，后面加冒号。

在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；

决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；

通报可标注也可不标注主送机关。

普发性公文，主送机关名称应规范、稳定。

11.正文。

正文是公文的主体，位于主送机关下方；

不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。

正文中的阿拉伯数字和年份不能回行。

正文中的结构层次序数的使用：

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”；

第四层为“

（1）”。

正文层次不多时，也可以第一级用“一、”，第二级用“1.”（不能用“

（1）”）。

公文应尽量避免采用多层次结构。

12.附件及附件名称。

附件是公文的组成部分，是主件正文的说明、注释、补充、证实、参考等文字材料或图表，置于主件之后，另起页排印，并与主件装订在一起。

公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件的名称。

目前党的机关的公文附件不空行，行政机关的公文附件空一行排列。

多附件应用阿拉伯数字标注附件序号，如“附件1：

”“附件2：

”。

被批转、转发、印发的公文不属附件。

13.发文机关署名。

发文机关署名应用机关全称或规范化简称，位于正文的右下方。

党的机关公文，一般与正文的末行空两行排印。

联合行文时，各联署机关名称一般应纵向排列。

不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。

县级和基层党的机关，因公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；

对于不需署名的文种可采取变通形式，即在正文之后署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期的下一行排印。

行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文应署名。

14.成文日期。

成文日期一般以领导人最后签发的日期为准；

经会议讨论通过的决议、决定及干部任免文件等，以会议通过的日期为准；

联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；

电报以发出日期为准。

成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

目前党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关的公文成文日期是用汉字标注的。

有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名低两个字右下方排列；

不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题之下居中位置。

县级及基层党的机关发文，不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

15.印章。

党的机关（省市州）公文，除会议纪要和有特定版头的普发性公文及特定报头印制的电报之外，其他公文均应加盖发文机关公章。

县市区党的机关和基层党组织的公文均应加盖发文机关印章。

联合上报的公文，联署机关都应加盖公章。

行政机关公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，其他均应加盖发文机关的印章。

联合上报公文由主办机关加盖印章；

联合下发的公文，联署机关都应加盖印章。

印章用红色，用印端正清晰，位置在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。

若遇公文排版较满无用印位置时，应采取调整行距、字距加以解决，不能采取标识“此页无正文”的方法处理。

特定报头的普发性电报一般不再加盖发文机关印章，但上行文和非普发性的下行文、平行文的电报应加盖发文机关印章。

如使用通用报头的电报一律要加盖发文机关印章。

紧急情况下可标注签发人及其姓名，不再加盖发文机关印章。

县市区党的机关和基层党组织制发的公文，如无主送机关的文种，应先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。

16.印发传达范围（附注）。

公文印发传达范围（行政机关叫附注）一般用于普发性公文，它标注在成文日期的下一行，居左空2字加圆括号，如“（此件发至县）”、“（此件发至乡镇）”等。

有主送机关的公文，如对印发传达范围另有要求的，可在此处加以说明；

“请示”公文可在此处注明联系人和联系电话。

17.主题词。

公文主题词一般按主题词法标注，党的机关按中办秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注；

行政机关按公文主题词分类标引法标注（国办词表）。

主题词位于公文末页下端“抄送机关”或“印制版记”上方。

一篇公文最多不超过10个主题词，行政机关原则上不超过5个主题词。

主题词的每个词目之间空1字排列，一行排不完时另行与第一个主题词第一个字对齐。

18.抄送机关。

指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关，使用全称或规范化简称和统称。

特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词的下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字加冒号左顶格。

抄送机关名称排列按机构排序依次排列，中间用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号，回行时与冒号后的机关名称对齐。

如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。

19.印制版记。

版记是印制公文的标记，它由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码的上方，与公文页码不空行。

党的机关公文，两条横线之间的左右侧各空半个字（4号），分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个字（宋体5号）并加圆括号标注印制份数，即“（共印×

份）。

行政机关公文只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体。

印发时间均用阿拉伯数字，均以付印时期为准，年份不能简写，如“2010年10月9日印发”。

印发时期必须在成文日期之后或与成文日期同一天；

用电报传送的公文，印发日期必须与成文日期是同一天。

（四）公文用纸格式

目前党的机关的公文普遍用纸幅面规格为16开型（长260毫米，宽184毫米），也有采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的，因新的党政公文处理条例还未出台。

行政机关许多部门都已采用国标A4型纸幅面。

（五）公文排印、装订格式

党的机关公文处理条例规定：

“公文的汉字从左至右横排；

少数民族文字按其书写习惯排印。

”用汉字排印的公文，除版头（报头）用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。

国家行政机关公文处理办法规定：

“文字从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

”行政机关公文字体除机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、主题词（3字）用黑体字，份数序号用（2号）黑正体字外，其余文字均用3号仿宋字体。

公文用16开型纸排印，正文用3号仿宋字体，一般每页排21行，每行排25个字，特殊情况下可作适当调整。

公文要求双面印刷，页码套正，误差不超过2MM。

页码编号用阿拉伯数字标注。

公文装订与公文排印一致，并考虑人们的阅读习惯。

根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订。

二、行文规则

（一）行文关系

行文就是指公文制发单位印发公文给受文单位。

受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。

这种发文单位与受文单位之间的公文往来关系，就叫行文关系。

它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。

正确处理行文关系，是一切机关工作人员特别是从事公文把关的人员必须具备的基