如何做好会议主持人.docx
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如何做好会议主持人
如何做好会议主持人
会议主持是一门学问,一门艺术,会议主持人应了解和具备基本会议主持礼仪,会议主持人的礼仪主要有以下几种:
1、做好会前的准备工作
开会前要明确会议目的,确定议题、程序和开会的方法方式;选定出席的人员;确定会议的时间、地点。
要把会议目的、议题、时间、地点、要求事先通知参加者,请他们做好准备。
会前应收集意见,准备必要的有关资料,做好会场的准备,搞好卫生,桌椅的排列方法要适于会议的特点。
做了充分准备,会议就开得顺利、紧凑,效果就会好。
2、控制出席人数
国外群体心理学家研究表明,会议参加者超过10人以上,就容易出现不思考问题和滥竽充数的人。
有的单位规定与会者一般不超过12人。
据研究表明,参加会议的人数与人们之间沟通的渠道数量和难度成正比,如下式所表明:
mn=1=n×(n-1)
式中,——总和符号;
m——需要沟通的渠道数量;
n——与会者人数。
如果3个人的会议,就会出现6条(即3×(3-1)=6)沟通渠道,而14个人的会议就会出现12条沟通渠道。
与会者越多,能够充分利用个人才智的可能性就越少,主持者也就越难于有效地控制会议进程。
3、严肃会议作风
一要准时到会,不能迟到。
二不准私下交谈,不允许做私活、早退席。
三是发言不能信口开河,不能离题胡扯。
四要集中时间和精力解决主要问题。
五要发扬民主,不搞一言堂。
与会者只有自由地说出自己的意见,才能更好地集思广益。
主要结论应当场确认,会而有议,议而有决,决而必行。
4、保持自然大方的主持姿态
主持人主持会议时,从走向主持位置到落座等环节都应符合身份,其仪态姿势都应自然、大方。
(1)走姿
主持人在步入主持位置时,步伐要刚强、有力,表现出胸有成竹、沉稳自信的风度和气概,要视会议内容掌握步伐的频率和幅度。
主持庄严隆重的会议,步频要适中,以每秒约2步为宜,步幅要显得从容;主持热烈、欢快类型的会议,步频要快,每秒至少约2—2.5步之间,步幅略大;主持纪念、悼念类会议,步频要放慢,每秒约1-2步之间,步幅要小,以表达缅怀、悲痛之情;平常主持工作会议,可根据会议内容等具体情况决定步频、步幅。
一般性会议,步频适中、步幅自然;紧急会议、重要会议,可以适当加快步频。
行进中要挺胸抬头,目视前方,振臂自然。
重要会议开始前,在步入主持位置的过程中,不要与熟人打招呼。
一般性工作会议,如果时间未到,落座后可适当与邻座寒暄,与距离远的人微笑点头示意。
行进中步速不能过快,不能跨大步,以免显得紧张、不安。
如果特殊情况因故来迟,不要破门而入,跑步到位、大喘粗气。
应该以手轻轻推门,进门后快步到位,放下文件袋、落座,先向等候者道歉,并简要说明原因,求得大家谅解,立即主持会议。
(2)坐姿
主持人主持会议多为坐姿。
坐立应端正,腰要挺直,颈项伸直,面对前方,虚视全场,双臂前伸,两肘轻按会议桌沿,对称,呈“外八字”。
不能前倾或后仰,主持中不能出现用手抓头、揉眼、搔脸、拄脸、不住地喝水、抽烟等多余动作,以免显得紧张,不够沉稳。
(3)站姿
在一些集会典礼中,主持人以站立姿势主持。
站立主持时,要双腿并拢,腰背挺直,右手持稿底部中间。
有风的天气,要双手持稿,与胸等高,与身体呈45度。
脱稿主持人应两手五指平伸,自然下垂,身体不能晃动,腰背挺直,目视前方。
两腿不能叉开,不能抖动,两手不能上抬、晃动、抓握话筒等。
(4)手势
主持人与一般讲话者不同,一般不需要手势。
在一些小型会议进行总结概括时,可以加入适当手势,但是动作不能过大。
5、运用丰富幽默的主持语言
主持会议要通过语言表述来进行。
因此,主持人应特别注意语言的礼仪规范。
(1)所有言谈都要服从会议的内容和气氛的要求,或庄重,或幽默。
(2)口齿清楚,思维敏捷,积极启发,活跃气氛。
主持人一定要明确开会的目的,比如:
主持记者招待会,主持人、发言人要对记者提出的问题,反应敏锐,流利回答,不能支支吾吾;开座谈会、讨论会等,主持人要阐明会议宗旨和要解决的问题,切实把握会议进程和会议主题,勿使讨论或发言离题太远,而应引导大家就问题的焦点畅所欲言;同时,要切实掌握会议的时间,不使会议拖得太长。
(3)会议进行过程中,主持人对持不同观点、认识的人,应允许其做充分解释,会议出现僵局时要善于引导,出现空场、冷场时应及时补白。
要处处尊重别人的发言和提问,不能以任何动作、表情或语言来阻止别人,或表示不满。
要用平静的语言、缓和的口气、准确的事实来阐述正确主张,使人心服口服。
6、引导会议内容
遇到冷场,要善于启发,或选择思想敏锐、外向型的同志率先发言。
有时可以提出有趣的话题或事例,活跃一下气氛,以引起与会者的兴趣,使之乐于发言。
遇有离题情况,可根据具体情况,接过议论中的某一句话,或插上一句话做转接,巧妙柔和地使议论顺势回到议题上来。
当发生争执时,如果因事实不清,可让与会者补充事实,如事实仍不甚清,可暂停该问题的争执。
主持者应设法缓和冲突,而不能激化矛盾,更不能直接参加无休止的争吵。
主持者要善于观察与会者的性格、气质、素质和特点,并根据各类人员特点,区别对待,因势利导,牢牢掌握会议进程。
7、减少会议时间
准时开会,不准拖延时间。
国外有的公司有如下经验:
在办公时间不准开会,凡二级主管会议,大都在下午6点以后举行,并不得超过60分钟,否则将由主席负责,轻者扣薪,重则解聘。
严格限制会议时间,站着开会,这可以抓住问题的核心。
有的公司把一般会议安排在午餐前,这时,与会者饥肠辘辘,无心闲谈碎扯,会议很快抓住中心。
限制发言时间,举世瞩目的南北首脑的坎昆会议,每个发言者只有25分钟的时间。
日本一个公司让职工学会开会的方法,教他们在一分钟内阐明符合议题的意见,避免讲那些与议题无关的废话。
有人主张在会议室挂一时钟,像球类比赛那样随时显示出还剩多少时间,这会提醒与会者抓紧时间。
8、掌握会议进程
主持人应随时掌握会议进程。
在工作性会议中,主持人就像交响乐团的指挥,随时控制、掌握会议进程。
为此,应做好下述几点:
(1)事先准备好一份会议议程表,并按照议程进行。
(2)提请与会者注意本次会议的目的,并使会议始终不离宗旨,以保证会议顺利进行,并达到预期目的。
(3)规定会议的开始时间,并对结束时间作出限制。
要准时开始,按时结束。
另外,在工作会议的进行过程中,有时会碰到需要裁决的问题。
“少数服从多数”的民主集中制原则固然必须遵守,但对少数人的意见也应给予尊重,并把它交付给全体与会人员反复推敲。
会议的气氛是否融洽、顺利,与会议主持人角色扮演得好坏有很大的影响。
会议主持人是宣布开会、散会、休息及主持会议进行者,主持会议应公平、公正,客观地行使其职权。
会议主持人在会议中,应做到以下几点:
(1)应明确介绍所有来宾及参与开会的人士。
(2)如有许多贵宾,无须请贵宾一一致词,请一位代表即可。
(3)如同时有两人以上请求发言,这时若没有其他补充或都尚未发言时,可请距离主持人较远者先发言。
(4)维持会场秩序,并遵守会议规则。
(5)不可在发言人尚未发言完毕时随便插嘴,但有权控制发言人的发言时间。
(6)请人发言时,态度要诚恳,用语应有礼貌。
(7)有人发言时,应看着发言人,仔细聆听。
9、重视会议效率
列宁曾专门为人民委员会倡导和制定了开会的纪律。
其内容:
(1)只请与讨论问题有关的人参加。
(2)不许迟到,无故迟到半小时罚款五卢布,半小时以上罚十卢布。
(3)开会有事只许递纸条,禁止说小话。
(4)给报告人的时间是十分钟。
(5)给发言人的时间,第一次是五分钟,第二次是三分钟。
(6)发言不得多于两次。
(7)对议程赞成或反对的每次表决,占一分钟。
(8)例外情况按人民委员会的特别决议处理。
从上述规定中,可以看出列宁是多么珍惜时间和重视纪律,他反对讲废话,反对办事拖拉的官僚主义作风。