视频会议系统操作手册admin资料Word格式.docx

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3.1.1主动邀请10

3.2进入会议室10

3.2.1基本结构10

3.2.2会议成员信息11

3.3会议权限11

3.3.1成员权限管理（主持人）11

3.3.2权限申请12

3.4会议室控制13

3.4.1在线消息13

3.4.2邀请成员14

3.4.3会议权限（仅主持人）14

3.4.4调整会议室布局15

3.4.5综合设置15

3.4.6结束会议（仅主持人）16

3.4.7帮助16

3.5电子白板17

3.5.1新建电子白板17

3.5.2上传演示文件17

3.5.3工具栏17

3.5.4保存白板18

3.5.5白板浏览18

3.6会议资料共享18

3.6.1上传文件18

3.6.2共享文件下载19

3.7视频显示调节19

3.8其它19

3.8.1会议时长19

第一章视频会议系统的使用环境

1.1使用的网络环境

视频会议系统是一款在线使用的SaaS软件，在互联网环境下，用户可以随时登录使用。

【视频会议系统产品参数】

操作系统

Win7、Xp、2000、vista、98

浏览器

支持IE、火狐等多种主流浏览器

网络

无限制

插件

无

第二章视频会议的基础设置及管理

2.1用户登录

2.1.1WEB登录

在浏览器输入网址:

，输入用户名与密码，成功登录后进入右上角“我的企业”，切换到择“视频会议”即可。

图1“我的企业”页面截图

2.2申请会议

2.2.1会议信息填写

图6会议申请界面

将会议信息填写完整就可以提交会议了，带*号的为必填项，其中会议主题、会议主持默认为会议申请人，申请人可以进行修改；

设置会议成员请点击

按钮，在人员选择窗口选择成员，可以输入姓名可以快速检索成员，人员选择框如下图5所示：

.

图5人员选择窗口

会议初始默认为“自由发言模式”，“自由模式下”允许所有与会成员能使用语音、上传下载、电子白板等权限，而“主持控制模式”则必须经由主持人开放；

会议留言中可以填写会议事项、准备工作等信息，如果有需使用的文件也可以使用“上传文档”提前上传，在会议中可以直接使用。

如果需要邀请访客参会，则需要勾选“公开”一项，将会议设置为公开模式，在会议申请后可以通过会议地址邀请访客。

最后确认会议信息填写完全后就可以提交申请了，会议提交后，所有与会成员会在客户端收到会议提醒。

2.2.2修改会议

只有未召开的会议才能修改，在“查看会议”中查看“未召开”的会议，点击“修改”就可以进入修改会议页面，仅会议主持和会议成员可以更改，可以发表留言或继续上传会议文件。

2.3查看会议

2.3.1未召开的会议

在“查看会议”中查看“未召开”的会议列表，可以查看会议信息，发表留言与成员讨论进行讨论，上传会议文件。

会议申请人还可以点击“修改”进入修改页面，修改会议主持、会议成员等。

2.3.2进行中的会议

在“查看会议”中查看“进行中”的会议列表，点击“进入”可以直接进入相应的会议室中。

2.4.3已结束的会议

已结束的历史会议都显示在已结束列表中，可以查看会议记录、会议文档、会议录音等信息，会议中的缺席人员会标注红色字的[缺席]，已结束的会议仍然可以在留言板中讨论。

该会议的主持人可以将已结束的会议分享给其它企业成员，让他们也可以查看该会议，操作方法是:

点击

在弹出的人员选择框中选定要分享的成员，确定即可。

图7已结束会议的查看页面

2.4.4已取消的会议

取消的会议只能查看会议信息及留言，普通用户不能删除。

2.4.5下属会议

已设置了下属的用户，可以查看到自己下属参加的所有会议。

2.4管理会议（管理员）

拥有管理会议权限的是视频会议的应用管理员，企业的行政管理员以及超级管理员将自己设置为应用管理员后，同样拥有管理会议的权限，普通企业成员的视频会议菜单中不会出现此项。

在查看会议列表中，可以通过会议状态、会议主题、主持人、会议编号等多种条件的搜索方式快速查找会议。

2.5.1主持人移交

管理员可以删除任意会议，删除后无法恢复，请谨慎操作，未召开的会议可以更改主持人，点击[移交]在弹出的主持人选择框中，点击成员姓名，被选中的用户会出现一个绿色的勾，确定之后该成员就成为新的主持人。

图8管理全部会议列表

2.4.5会议设置

会议设置有两项设置，即是否允许上级查看自己下属的会议，设置之后点击”保存”；

同步数据是指更新企业的成员数据，如有新增员工或是员工离职等变化时，视频会议系统的人员读取可能会有读取延时的现象，点击“同步数据”系统会立即更新企业的相关数据。

图9会议设置

第三章视频会议室的功能及应用

3.1.1主动邀请

会议类型设置为“公开”的会议，可以在“查看会议”中查看“未召开”的会议，进入该会议室中，点击右上角的“邀请”按钮，选中“邀请访客”，在弹出的地址栏中的复制会议地址，就可以将会议地址发给要邀请的访客了。

图8邀请访客功能

3.2进入会议室

3.2.1基本结构

进入到视频会议室里，如果是主持控制模式的会议，已到场的与会成员不能使用会议室的公共交流功能，需要等主持人到场后申请。

会议室一共有成员信息区、协作区、视频显示区、文字交流区四大区域，用户点击小三角型的图标将区域隐藏，再次点击则会重新展开，注：

协作区不能隐藏。

图10视频会议室全景

3.2.2会议成员信息

在左侧的成员信息区，显示用户自己的视频，下方是用户自己的会议权限，在成员列表中显示的是已到场的用户列表，会议主持会排在列表第一位，并且是红色的话筒图标

。

主持可以在成员列表中直接对会议成员进行会议权限的管理，会议权限的管理见之后“3.2会议权限”。

图11成员列表

3.3会议权限

3.3.1成员权限管理（主持人）

将鼠标移动在成员的姓名上，会展开权限选择栏，如下图12所示，依次为：

视频显示

、电子白板

、资料上传

、资料下载

的使用权。

图12成员列表

点击相应的图会弹出权限分配的确任框，如果想要分配多个权限，可以在框中勾选就可以，确定后该成员会接收到权限开放的信息。

当成员主动向主持人申请权限时，主持人在成员列表会见到该成员的头像在闪动，并且收到权限申请信息。

图13会议权限管理功能

3.3.2权限申请

如果用户希望主动向主持人申请会议操作权限，点击自己的权限显示图标，在弹出的权限申请框中勾选需要申请的权限图标，方法与“3.3.1成员权限管理”的操作相同，确认之后，等待主持人的同意即可。

图14主持回馈（申请成功）

3.4会议室控制

会议室右上角为用户提供了快捷的会议室管理操作，包括在线消息、退出、会议室布局设置以及帮助，主持人还拥有邀请和统一关闭/授予成员权限的快捷操作。

图15主持人的会议室快捷控制

3.4.1在线消息

点击在线消息可以快速打开文字交流窗口，如果已经展开文字交流区，则会在打开文字交流窗口的同时，隐藏文字交流区，再次点击在线消息按钮，会关闭文字交流窗口。

文字交流窗口和文字交流区功能是一致的，可以公开或是私聊，默认情况是公开，即对所有人发言，如果要私聊点击人员选择列表即“所有人”后的

图标，点下拉的成员名单中进行选择,就可以立即切换到与对方的私聊模式。

图16文字交流窗口

3.4.2邀请成员

在会议进行的过程中，主持人仍然可以通过邀请成员即本企业成员以及邀请访客，来随时增加会议人员，选择“邀请成员”则该成员的CC客户端会立即收到会议邀请，选择“邀请访客”则会弹出会议地址复制栏。

（注意：

非公开会议不能邀请访客，不会出现会议地址）

图17两种邀请会议成员的方式

3.4.3会议权限（仅主持人）

将鼠标移动到“操作”按钮上，会出现延展操作，通过下拉操作可以允许/禁所有成员的指定会议权限。

图18两种邀请会议成员的方式

3.4.4调整会议室布局

在“设置”的操作下提供了多种会议室布局的选择，不同的布局有不同的侧重方式，用户可以根据自己的需要快速调整会议室布局。

图19会议室设置

3.4.5综合设置

点击“设置”操作中的“综合设置”，用户可以根本自己的网络环境，对使用视频会议的一些参数进行设置，保证会议的顺利进行。

图20视频设置

图21音频设置

图22带宽设置

3.4.6结束会议（仅主持人）

会议成员可以随时通过“系统”按钮退出关闭会议室，主持人还拥有结束会议的操作，主持人如果结束会议而所有成员都会退出会议室。

图23带宽设置

3.4.7帮助

可以查看视频会议系统的基础信息，并快速访问用户帮助手册。

3.5电子白板

可以创建多个电子白板，为了会议中更好的进行电子白板演示，建设对电子白板的操作授权进行限制，避免因过多成员同时操作白板而影响正常演示。

图24电子白板

3.5.1新建电子白板

点击右上角的新建图标

就可以新增电子白板，如果要关闭电子白板可切换至当前电子白板，在白板标签的右侧会出现关闭图标

3.5.2上传演示文件

点击右上角的上传按钮

，会弹出文件选择框，浏览并确定要进行演示的文件，文件会自动转换并且新建一个电子白板

3.5.3工具栏

为让用户更好的进行白板演示，电子白板提供有多种白板工具，工具栏依次为

移动工具：

可以移动当前的显示位置；

双箭头工具：

在白板中绘出双箭头图形；

单箭头工具：

在白板中绘出单箭头图形；

铅笔工具：

可以用鼠标任意书写或涂绘；

文本工具：

在文本框中输入文字；

直线工具：

在白板中绘出直线；

图形工具：

在白板中绘出圆形；

矩形工具：

在白板中绘出矩形；

橡皮擦工具：

擦去白板的涂绘内容

边框颜色工具：

设置绘出的图形的边框颜色

填充颜色工具：

设置绘出的图形的填充颜色

清空工具：

清空当前白板的涂抹及文字内容

（清空之后无法恢复，请慎重执行此操作，上传的演示文件不会清空）

撤销：

撤销上一步操作

恢复：

恢复上一步操作

3.5.4保存白板

在电子白板的右上端，为用户提供了保存为PNG

和保存为JPG

两种方式，点击图标就可以将白板上的显示的内容保存成相应格式的图片。

3.5.5白板浏览

点击右上角工具栏中的放大

缩小

图标，可以将当前白板的显示比例进行调整，或者手动在右上角直接输入比例值

如果上传的文件需要分页显示，可以通过上一页

以及下一页

来进行翻页操作，或者手动在右上角直接输入页码进行跳转

3.6会议资料共享

3.6.1上传文件

点击上传文件图标

，在弹出的文件浏览框里选择要上传的文件，文件会添加到上传列表中，要上传多个文件可多次添加，添加完成后，点击上传图标

，上传列表中的文件将统一上传，通过上传进度条可以看到实时的上传进度，完成上传的文件显示上传进度为100%。

3.6.2共享文件下载

所有会议成员上传的文件都会显示在共享列表中，列表会显示文件名称、文件格式、文件大小、提交人信息。

拥有下载权限的用户可以下载文件，有下载的文件会显示下载进度以及已下载数据。

图25共享文件列表

3.7视频显示调节

将鼠标移动到视频上，会自动浮现多个视频调节操作，调节音量后会放大或减少该成员的语音音量，相应的也可以显示或取消对方的视频或语音，点击右侧的小方框

可以将视频放大至满屏。

图26视频窗口

3.8其它

3.8.1会议时长

系统允许的最长会议时间为8小时，在会议开始后八小时，为证会议的顺利结束，建议用户将会议控制在8小时之内，超过最长时限系统会自动关闭当前会议。