二级三级制度管理制度.docx

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二级三级制度管理制度

二级、三级制度管理制度

1.0

目的

根据《制度管理纲要》的要求制定，为规范公司重要的流程/制度（以下

简称二级制度）、工作指引类制度（以下简称三级制度）的全生命周期管理工作，保证受控下发各级制度的有效执行，特制定本制度。

2.0

3.0

4.0

4.1

范围

公司需要受控下发的各级制度（适用于管理制度，质量体系文件除外）。

适用部门

全公司各部门。

职责

制度审批权限表

编制人

初审人

审查人

审核人

批准人

二级制度

主管及以上

部门负责人

运营总监

分管领导

董事长/总经理

三级制度

员工、主管

部门负责人

运营总监

/

分管领导

4.2

编制人：

制度解释岗位，是流程/制度/工作指引涉及事项的主要担当者或

组织者。

根据制度起草要求及模板编制要求编写，使流程/制度/工作指引具操作性、合理性、科学性等。

由编制部门负责人指定。

4.3

初审人：

制度编制部门负责人。

决定流程/制度/工作指引是否可以发起会

签，对制度内容的操作性、合理性、科学性负责。

4.4

审查人：

运营总监。

（董办助理协助审查）判定制度等级，审查制度是否

符合公司制度建设的要求，是否与其他制度冲突或重复。

4.5

4.6

4.7

审核人：

评估制度是否具备操作性、合理性和科学性等。

批准人：

对制度的方向性提出建议，不负责具体制度内容的符合性。

制度编制部门为制度责任部门。

4.7.1负责制度的起草、沟通、会签，修改及报批全过程。

4.7.2

主导制度的宣导工作，包括在月度会宣导、辅导相关部门对制度在部门

内部进行宣导，负责对相关部门就制度宣导情况的督促、检查、通报。

4.7.3定期对制度执行的有效性进行评价，并负责在制度不适用时的及时修订、

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废止等工作。

4.8

董办为公司流程/制度/工作指引的统筹管理部门。

4.8.1负责公司二级制度的识别、判定；

4.8.2

负责公司所有受控的二级制度的执行情况的定期/不定期检查/抽查、通

报及督促修订；

4.8.3负责公司所有受控制度格式、编号等的审查、台账管理、受控原件存档。

4.8.4负责公司所有受控制度在OA和公共盘中的及时更新，对制度的可获取性负责。

4.9

5.0

5.1

各部门负责人负责在部门内宣导与本部门相关的受控制度，并组织签收。

内容

需求识别

5.1.1二级制度需求识别

a）董办根据公司管理和运作的需要，识别并确定需要建立的重要的流程/制度，并提请相关部门建立。

b）相关部门负有自行识别并提报与本部门相关的重要的流程/制度建设需求的责任。

5.1.2三级制度需求识别

a）各部门根据自己管理和运作的需要，识别并确定需要建立的工作指引类制度。

确定对工作指引类制度的需求主要来自两个方面：

为支持某项重要的流程/制度的活动的有效运行，对某项具体支撑工作进行规范和要求；实际管理和运作的需要等。

b）在确定对工作指引类制度的需要时，应考虑的原则如下：

没有此项制度，将会影响工作的效率和质量时，应建立相应的工作指引类制度；按照“一事一文”或者某一具体岗位需要完成的某一事项的操作确定相应的工作指引类制度及其内容范围。

5.2

制度编写

5.2.1编号规则如下：

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SX--XX--2--XXX

XX

制度编号（按部门制度建设顺序，自01、02…顺序编号）

部门代号

2代表二级制度

3代表三级制度

圣湘简拼大写

部门代号规则如下：

部门名称

部门代码

部门名称

部门代码

部门名称

部门代码

销售部

XS

生产部

SC

法律事务部

FW

市场部

SC（Y）

质管部

ZG

财务部

CW

技术支持部

JS

物料部

WL

人力资源部

HR

营销管理部

YX

采购部

CG

综合办

ZH

国际贸易部

GM

生化产品部

SH

董办

DB

研发部

YF

战略发展部

ZL

举例：

董办制定的第1份二级制度，编号为SX-DB-2-01

5.2.2制度的版本标识

制度的版本按V00、V01、V02……次序换版，并在制度的右上角标注（详见制度模版）。

5.2.3制度出现以下情况，为“变更制度”，应换版：

a）制度内容有40%以上修改过；

b）有重大或较多修改，制度审查者认为需要时；

5.2.4制度附件表单升级、或制度非关键点修改且内容不超过40%，为“优化调整制度”，不换版。

5.2.5制度模板见支撑记录《XX管理制度模板》

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5.3

制度会签、评审要点

5.3.1制度是否必要和可行，以及具备可操作性；

5.3.2是否符合公司相关制度、规定等，是否与公司其他制度、规定相冲突；5.3.3是否符合内控要求和“GMP”相关规定；是否符合审批程序和权限；5.3.4制度内容是否规范、科学、准确、恰当等。

5.4

制度讨论会签

5.4.1制度会签人员：

适用部门负责人及其主管领导、质管部负责人、制度审查人员。

5.4.2制度编制部门在OA上发起《制度讨论会签表》（OA上有两个模板：

制度需各部门会签的会签表，及制度只需相关部门会签的会签表，依需要选择），详细填写“新增/变更/废止原因”和“新增/变更内容”，并按以下制度类型执行：

a）制度新增：

上传制度，并简要说明。

b）制度优化、调整：

上传制度，用不同颜色标识出优化及调整条款。

c）制度变更：

列出变更前及变更后的对比说明，并旁注变更原因。

d）制度作废：

重点讲述作废原因（或以哪份制度代替）。

5.4.3会签人员需认真细读制度内容，并将意见或建议详细填写在OA《制度讨论会签表》内；讨论会签需在2个工作日内完成。

5.4.4

长期驻外人员及出差人员通过电子邮件等形式会签意见。

2个工作日内

无回复则视同认可该制度，在制度执行时不得有任何异议。

5.4.5制度编制人收集整理各会签人提出的意见或建议，并与提出人沟通讨论，在讨论会签OA流程结束后2个工作日内对制度进行合理调整。

5.4.6修改到位后，连同《制度讨论会签表》交至董办审查。

5.5

现场评审（适用于二级制度，视情况由审查部门与编制部门共同确定）

5.5.1

范围：

公司关键业务相关的制度、与员工权益和公司利益相关的制度，

召开制度评审会，制度会签人员、制度审查人员、质管部负责人必须参加。

5.5.2

意见。

由制度编制部门负责人负责组织及主持制度评审会，形成现场评审会签

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5.5.3

评审现场各会签人员有序发言，对制度内容展开充分讨论，编制部门负

责回复或讲解。

5.5.4评审会纪律

a）所有与会人员无特殊情况（如出差、病假、会议相冲突等）一律不得请假；b）请代理人参会的，代理人全权行使其被代理人职责，提出意见或建议一律视同有效；

c）未参会也未授权代理人参会的，一律按“缺席”处理，视同对制度内容认可或无异议。

5.5.5无特殊情况缺席者，按公司的《会议管理制度》执行。

5.6

制度审查、修改

5.6.1制度会签/评审会现场达成一致的制度，编制部门需在会签/评审结束后1个工作日内及时将制度、《制度讨论会签表》和相关附件提交给董办做最终审查。

5.6.2制度会签/评审会现场未达成一致的制度，编制部门需在会签/评审结束后1个工作日内将制度、《制度讨论会签表》及双方主要分歧点提交董办做最终审查。

董办无法判定时，提交董事长/总经理裁决。

5.6.3编制部门根据审查/批示意见修改制度，并在2个工作日内（根据制度修改难易程度由编制部门与董办共同确认完成时限）再次提交董办进行制度审查，确认是否按要求修改到位。

5.6.4审查通过，提交批准人审批。

审查未通过，需在1个工作日内修改到位。

5.7

制度批准

5.7.1审批未通过：

回退给制度编制部门，对制度方向性、职能等进行了大调整，则从本制度5.3开始重新确认，反之极少数条款的调整或细化职责，则从本制度5.6.3开始重新确认。

5.7.2审批通过：

直接批准，由董办在2个工作日内完成受控下发、OA更新。

5.8

制度培训

5.8.1

制度编制部门主导制度的培训宣导工作，包括辅导、督促、检查、通报

相关部门对制度的学习培训工作。

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5.8.2

与本部门相关的制度受控下发5个工作日内，由部门负责人将制度相关

条款有针对性地培训本部门相关人员，生产部在一个月内向一线员工宣导到位。

5.8.3各部门的制度受控后，需利用最近的公司月度/周例会进行要点宣导说明。

5.9

制度执行、评价及改进

5.9.1各部门应通过指导、检查、激励等方法促进本部门制度在公司范围内的有效实施。

5.9.2编制部门根据制度执行情况，对制度的执行符合性、执行效果进行定期评估、并修订改进，发起相关部门会签。

5.9.3修订改进后的制度若为“变更制度”，提交批准人审批，若为“优化调整制度”审查后即可受控下发。

5.9.3董办定期/不定期对二级制度执行情况进行检查/抽查，有权根据制度执行情况（是否适宜、是否有效、是否有效率），提醒、督促、跟进制度编制部门对不适用制度进行修订改进。

5.9.4

各部门负责人于每年5月份组织一次本部门制度的适用性、可操作性和

有效性的评审，确定改善的需求，形成《××部门制度评审报告》并适时完成修订。

5.10

制度废止

5.10.1对原制度进行修订受控后，原制度废止。

5.10.2对不能适应现实状况要求的制度进行废止，按如下流程进行：

制度编制部门（制度责任部门）提出制度废止书面申请，董办审查后废止，重要制度的废止提交公司会议审定后，决定是否废止。

5.10.3董办负责制度废止申请的存档，并及时从OA/公共盘上撤除。

5.11

受控制度台账及存档管理

5.11.1董办行政秘书负责在制度受控下发的两天内，将OA/公共盘中的制度及制度台账更新到位，确保OA/公共盘中的制度齐全、版本正确、查找便捷。

5.11.2董办行政秘书负责将所有受控制度及《制度讨论会签表》原件分部门存档。

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5.12

制度绩效考核

5.12.1各部门自管的二级制度的执行效果，及对相关部门二级制度的配合情况，作为部门绩效考核公共指标项（管理类指标），纳入各部门绩效目标责任书，分值配置由人资部与董办共同商讨确定。

6.0

6.1

关键控制点

各部门负责人于每年5月份组织一次本部门制度的适用性、可操作性和有

效性的评审，确定改善的需求，形成《××部门制度评审报告》并适时完成修订。

7.0

支撑制度

7.1《会议管理制度》7.2《制度管理纲要》

8.0

支撑记录

8.1《制度讨论会签表》（OA中模板）

8.2《制度现场评审会签意见》（格式同《制度讨论会签表》）8.3《××部门制度评审报告》

8.4《XX管理制度模板》

9.0

流程图

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董事长/分管领导

开始

Y

05.沟通达

成共识

N

Y

06.审查

09.审核

Y

N

10.审批

N

Y

结束

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支撑记录：

××部门制度评审报告

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支撑记录：

XX管理制度模板

制度名称

XX管理制度

编号

版本

编制

审查