第八章会展服务与现场管理方案案例.docx

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第八章会展服务与现场管理方案案例

第八章-会展服务与现场管理方案案例

1997年APEC在加拿大温哥华举行，加拿大总统克雷蒂安送给出席者每人一件特别的牛皮夹克。

1996年APEC在菲律宾苏比克举行，菲律宾总统拉莫斯曾送每位领导人一件巴隆〔菲国服〕。

三、会展开幕方案

1、会展现场布置〔1〕展馆外布置好展会背板、门楼或展览会横幅，并在背板上写上展会名称、开放时间、展会的主办、承办、支持单位等办展机构的名称。

布置好现场飘空气球或其他广告牌等表演场地的安排

三、会展开幕方案

1、会展现场布置〔2〕展馆序幕大厅布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣扬推广报道牌、展会相关活动告示牌等三、会展开幕方案

1、会展现场布置〔3〕各展馆除参展商展位以外，还必须布置各展馆〔展区〕的主要展览内容显示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点显示牌、至其他展馆〔展区〕的路线显示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等

三、会展开幕方案

1、会展现场布置〔4〕其他设置展会嘉宾休息室或会客室，配备茶水、咖啡、小点心等外，还可放置展会的介绍资料，或配备专门的服务人员或者翻译联系咨询服务中心及各展区的联系咨询服务点，安排专门人员负责接待和联系客户，现场处理和回答客户的有关问题

三、会展开幕方案

2、媒体接待与管理〔1〕新闻公布会〔2〕新闻中心配备电脑、机、写字台、纸笔等设施外，珲要配备供记者小憩的茶水、咖啡以及小点心等放置展会介绍资料以备媒体人员参照仅供媒体有关人员使用，除非被邀请

三、会展开幕方案

2、媒体接待与管理

〔3〕相关事项发放统一制作的“新闻袋〞，包括会展开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一些小礼品等；安排对会展状况非常熟悉的人员负责新闻记者的接待和联系工作；有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，依据专业媒体或大众媒体的不同必须求提供不同的展会材料；及时收集整理各种采访报道三、会展开幕方案

3、会展开幕〔1〕开幕时间和地点时间不宜太早，继续时间不宜太长地点一般可安排在展馆广场上适当合计相关表演活动的场所和时间

三、会展开幕方案

3、会展开幕〔2〕出席开幕式的主要嘉宾包括行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代表及有关人员落实名单并多方沟通，告知准确时间地点专人负责接待，准备签到薄事先安排嘉宾在开幕式上的位置排序

三、会展开幕方案

3、会展开幕〔3〕开幕式讲话稿和新闻通稿开幕式讲话稿新闻通稿

选题定位要适当，特别展会的时代主题明确列出本展会的特点和亮点列出全面详实的数据附加背景资料，如嘉宾名单、展会行业背景和展会有关图片等等

三、会展开幕方案

3、会展开幕〔4〕开幕式确实定方式

鸣放礼炮：

事先布置礼炮的地点和时机领导讲话：

讲话先后顺序，备好讲话稿嘉宾剪彩：

哪些领导？

礼仪小姐？

彩绸剪刀等

三、会展开幕方案

3、会展开幕〔4〕开幕式确实定程序

引领嘉宾就位主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾主持人请有关领导讲话相关开幕表演开始重要领导人宣布展会正式开幕主持人宣布开幕式结束并请嘉宾和观众进场参观2009•中国〔江西〕红色旅游博览会开幕式

1.时间：

2009年11月13日上午8：

302.地点：

南昌八一广场3.内容：

开幕式分为垫场文艺演出“红歌大合唱〞及开幕仪式二个阶段，时间控制在40分钟左右。

（一）2009·中国（江西）红色旅游博览会开幕式

•第一阶段：

垫场文艺演出“红歌大合唱〞（8：

30—9：

00）

•按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏区方队、安源工人方队、赣东北红军方队，并组成导游员方队（每个方队200人），六大方队寓意欢庆新中国成立60周年。

由省电视台选调六位“红歌会〞优秀歌手为六大方队领唱红歌。

大合唱开始前，由一位优秀红歌手演唱红博会主题歌《红色的美丽》。

之后，在省电视台节目主持人的调度下，六大方队之间进行拉歌，每个方队分别合唱两首红歌（一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌）。

拉歌结束后，六大方阵与全场观众齐声合唱《歌唱祖国》。

在雄壮的歌声中，举行开幕仪式。

拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江西人民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。

•第二阶段：

开幕仪式（9：

00—9：

15）

•拟邀请国家有关部委领导、省四套班子领导、兄弟省市有关领导出席。

特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责人、部分全国百强旅行社负责人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅游机构代表。

开幕仪式由省领导主持，组委会领导致辞并宣布开幕。

三、会展开幕方案

4、开幕酒会

〔1〕作用联系感情，强化沟通〔2〕操作地点选择：

合计酒店档次、接待能力、便利程度、安全因素时间选择：

一般为晚上，不宜太早也不有宜太迟酒会方式：

自助餐或围餐，开始前的小酒会，致欢迎词，领导的简短讲话，播放音乐或安排表演出席人员：

全面兼顾，邀请跟踪，完备计划

四、专业观众登记方案

1、展会参观指南与观众登记表〔1〕参观指南用来指引观众参观展会的一种册子，包括展会的基本状况、展会的简短介绍、展区和展位的划分、有关图表等内容。

〔2〕观众登记表用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，是进入展馆参观的“专业观众证〞包括问卷调查问题和联系办法，问题涉及观众所在单位的业务性质、观众感兴趣的产品、参会目的、在产品购买中的角色、了解展会途径

四、专业观众登记方案

2、会展证件与门票〔1〕参展商证展会期间供参展商进出展馆使用〔2〕筹〔撤〕展证在展会布展撤展时的相关工作人员使用〔3〕专业观众证填写“专业观众登记表〞后获得

四、专业观众登记方案

2、会展证件与门票〔4〕贵宾证〔5〕媒体证〔6〕工作人员证〔7〕车证〔8〕门票

四、专业观众登记方案

3、会刊的编印与发放〔1〕会刊信息内容单位名称、地址、联系人、联系办法、单位及产品简介、产品面向市场范围、参展商的展位、展区展位平面图、广告夹页等〔2〕会刊编印要求要求参展商在规按时间内，及时提供具体、全面、准备信息，仔细核对〔3〕会展发放方式免费赠送：

行业协会和商会、参展商或部分专业观众定价出售：

主要是出售给展会的专业观众

四、专业观众登记方案

4、观众登记及应注意的问题〔1〕专业观众登记柜台可设置于序幕大厅或专门的观众进馆大厅，同时设有观众登记通道可分为“持有邀请函观众登记台〞和“无邀请函观众登记台〞。

分类好处：

减少观众登记现场工作量，提升登记效率观众不必长时间排队等候登记领证展会录入观众资料更容易、更准备，方便客户关系管理

观众邀请函的客户编号专业观众证上的条形码

四、专业观众登记方案

4、观众登记及应注意的问题〔2〕观众登记时注意事项专人负责，坚持秩序井然提交资料尽量完整准确现场录入主要信息，其他信息展后录入提交资料妥善保管，以备校核现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较深了解

五、会展现场工作方案

1、布展管理〔1〕展位画线工作从纸上线条到现场线条，保证承诺面积位置〔2〕展馆地毯铺设公共区域、标准展位，紧贴地面，美观有用〔3〕参展商报到和进场付清款项，领取证件，办理入场手续〔4〕展位搭建协调工作按要求搭建，协调处理相关问题〔5〕现场施工管理和验收监督现场施工，控制用电、用火、噪声、材料等五、会展现场工作方案

1、布展管理〔6〕海关现场办公陪同海关人员现场查验展品〔7〕展位楣板制作安装和核对检查单位名称、标志、商标以及展位号等〔8〕现场全全保卫物品安全、人员安全等〔9〕消防和安全检查布置完毕后，陪同消防和安保部门的系统检查〔10〕现场清洁和垃圾处理

五、会展现场工作方案

2、展览期间现场工作〔1〕参展商现场联系和服务办展机构高层人物亲往拜访各参展商，座谈了解状况〔2〕观众登记和服务〔3〕公关和重要接待活动邀请重要领导参观和视察展会等，扩展影响力〔4〕媒体接待与采访〔5〕展会相关活动的协调管理〔6〕现场安全保卫

五、会展现场工作方案

2、展览期间现场工作〔7〕知识产权保护工作设立专门的“知识产权保护办公室〞，如侵犯知识产权，应禁止展出，展会不负责任〔8〕现场清洁〔9〕有关信息的收集整理对参展商和观众的调查问卷〔10〕与场地部门结算工作〔11〕与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜〔12〕为下一届展会招展预订展位

五、会展现场工作方案

3、撤展管理〔1〕展位拆掉谁搭建谁拆掉，强化监管〔2〕参展商租用展具退还办展机构协调处理参展商与承建商间的问题〔3〕参展商展品的处理和回运出售、赠送、销毁和回运〔4〕展品出馆控制“放行条〞控制〔5〕展场清洁〔6〕撤展安全保卫

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所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。

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