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4.2“报告”中不得带请示事项。
4.3行文统一使用《签报单》并付上公文,给各级领导批示。
5.公文立卷、归档及销毁
5.1公文收、发完毕后,各部门应及时将公文整理立卷,以便日后查阅。
5.2没有归档和存查价值的公文,经过主管领导批准,可以定期销毁。
第二章请示报告制度
目的:
为建立良好的工作秩序,进一步规范公司的办事程序,提高工作和办事效率,特制定本制度。
1请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则,非特殊情况,不得越级请示或报告工作。
2请示工作可采取发送《签报单》及口头请示两种形式进行,重大、重要工作的请示,必须报送《签报单》。
3《签报单》的报送,需经本部门及有关职能部门审核后,再报主管领导、总经理审批。
审批时间一般不超过3个工作日,紧急工作事宜,需及时签署审核、审批意见。
4请示的工作事项办毕后,承办部门负责人(承办人)应及时向有关领导汇报办理情况,便于领导统筹安排下一步工作。
5涉及费用支出的事项,未经请示不得擅自决定,否则,其费用由有关责任人自理。
6本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。
第三章资料管理
1.目的
明确公司资料管理原则,建立完善准确的资料系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。
2.定义
资料是指公司在经营活动中形成的,具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。
3.原则
3.1部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理,项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。
3.2各部门上交资料,需填写移交表。
3.3行政人事部按规定格式填写案卷目录。
3.4公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。
3.5公司所有资料实行统一管理、分级查阅(即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制)、网络化管理。
4.需要保管的档案资料及其分类
4.1文书类:
营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件;
工作计划、总结、会议记要、重要文件;
公司领导的重要讲话、批示;
人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。
4.2财务类:
各种会计凭证(单证、记账、汇总)、会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐等)、会计报表等由财务部负责保管。
4.3物业类:
施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管,项目完工后移交给行政人事部。
4.4策划类:
市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管,项目完成后统一移交给行政人事部。
4.5销售类:
客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管,项目完成后统一移交给行政人事部资料室。
4.6图书资料:
公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部,存放于阅览室,员工需要用时需办理借阅手续。
5.有关注意事项
5.1各部门须指定专人进行文件资料管理,并做好整理、分类、立卷、归档工作。
5.2各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。
对借出资料必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等;
更不能随便乱放,以免遗失。
6.档案目录制定
所有档案的前二级目录(公司名+部门名)由行政人事部统一制定,第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。
7.处理条例
有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1)毁损、丢失或擅自销毁公司资料;
2)擅自向外界提供、抄摘公司资料;
3)涂改、伪造资料;
4)未及时归还;
5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(资料管理者同罚)
第四章门禁管理规定
1.总则:
为维护公司安全及使人员、车辆、物品出入的管理有所遵循,特订定本规则。
2.适用范围:
人员、车辆、物品出入公司门口时,应遵守本规定,由保安负责管理。
3.人员出入管理:
4.1本公司人员:
总经理以下员工(周六除外),应按规定穿着工装。
4.2非本公司人员:
如因公需入公司者,前台文员应登记并联系相关人员接待,离开时登记出公司时间,同时须注意是否有物品出入。
4.3参观人员:
3.3.1政府机关或本公司人员亲友等如有必要入公司参观,须先经得行政人事负责人同意。
入公司时前台文员应于登记并签注入公司时间,参观完毕出公司时签注出公司时间,翌日送行政人事部门存查。
3.3.2本公司经理级以上人员陪伴宾客参观事前免办申请手续,但应于当日内补填登记,送保安签注入出公司时间后送行政人事部门存查
3.3.3参观时间以上班时间内为限。
未经行政人事部同意,不允许来访人员拍照或摄影。
4.大件物品出入管理:
4.1外来物品:
携带大件物品入公司应在来访人员登记时备注,出公司时核查。
4.2公司物品:
公司大件物品要搬出公司,须提供相关部门提供的证明,由前台文员/保安电话向行政人事部汇报,得到肯定答复后予以放行。
第十一章名片管理
1.公司员工的名片经行政人事部审核后统一印制,个人不得私自印制。
2.名片上须注明公司传真、办公电话、公司邮箱及公司网站名称。
3.印制名片要提前三天填写《名片印刷申请表》,由部门负责人签字后送行政人事部。
4.新印制名片要在行政人事部备案,已备案的名片,在增印时可不再备案。
5.员工离职时,应将名片交回行政人事部。
第十二章通讯管理
1.公司办公楼电话总机由行政人事部负责安排人员转接。
2.部门的电话机、传真机及其它办公设备的购买、维修,由行政人事部统一负责。
3.手机由员工个人购买。
4.手机话费限额标准:
公司根据员工的职责及级别实行限额包干,超出部分自付,具体每月限额如下:
(1)执行董事:
全报;
(2)总经理:
(3)副总理:
120元;
(4)总助:
100元;
(5)经理:
80元;
(6)副经理:
60元;
(7)主管:
50元;
(8)司机:
0-200元;
(9)其他职员通讯标准按“行政人事”、“财务”双签执行;
注:
1、没有设置手机费定额因工作需要手机费的岗位,或者是已设置定额因工作需要超标的岗位,由部门负责人申请,经行政人事负责人、主管领导审核后,报总经理批准生效;
2、以上已设置定额的岗位,但实际工作中不需要,或者是定额高于实际工作需要的,由各部门负责人提出,经行政人事负责人、主管领导批准报行政人事部备案生效。
5.第四条所定的岗位话费标准只是一个原则性参考标准,所有在职员工及新入职员工必须经过批准,财务部才可在员工工资中予以发放。
6.话费实施凭发票报销,享有话费补贴员工的手机必须24小时开机。
7.手机号码由员工自行购买,为了节省费用要选择话费优惠号码及尽量使用固定电话。
因工作需要需在公司直线拨打长途电话时,应在行政人事文员处做好登记。
8.公司固定电话费行政人事部文员每月5号以前要及时到电信局缴交,否则造成欠费停机一次,将对责任人进行一定的经济处罚。
第十三章会议管理办法
1.职责/权限:
行政人事部:
公司会议室的日常管理,会议室的统一安排。
会议的接待工作。
会议室的日常清洁。
行政人事文员:
公司例会的接待与会后的台面整理工作。
部门文员:
部门会议的接待与会后的台面整理工作。
2.会议的组织:
2.1公司例会由行政人事部负责组织,行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
2.2部门会议由各部门自行组织,部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
2.3会议准备:
会议都必须有目的、有计划和有组织地进行,对会议应做出事先安排与准备,是实现会议目的的首要条件。
2.4拟定会议内容:
决定会议目的,归纳会议事项与要点。
2.5确定参会者。
2.6决定会议方式。
2.7选择开会时间、地点。
2.8拟定议事日程。
2.9会场布置:
会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。
2.10会议通知:
通知内容包括:
会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。
2.11会前审核:
会议的一切准备工作就绪后,必须做好最后审核,以免出现重大的疏漏。
2.12会场准备:
扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。
2.13会中事务:
签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。
2.14会议记录。
2.15会后工作:
撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。
3.会议室使用:
会议室使用须向行政人事部统一提出申请,由行政人事部统一安排。
4.会议纪律:
4.1实行会议签到制,不得无故缺席,有事不能出席者必须事先向召集人请假。
4.2按时到会,不准迟到和早退。
4.3会议期间不得接听电话和接待客人,关掉或消音所有个人通讯工具。
4.4会议室内严禁大声喧哗与来回走动。
4.5会议室禁止吸烟。
5.会议要领:
要严格遵守会议的开始时间。
要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
6.注意事项:
6.1发言内容不得偏离议题。
6.2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。
6.3个人发言时不可长篇大论,滔滔不绝或过于冗长。
6.4不可取用不正确的资料。
6.5不要尽谈些期待性的预测。
6.6发言不可不懂装懂,胡言乱语。
6.7尽量不要谈到抽象论或观念论。
6.8发言的内容应该朝着结论推进。
6.9主持人应当引导在预定时间内做出结论。
6.10讨论会议发言者不可过于集中于某些人。
6.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。
6.12全体会议人员都应专心聆听发言。
6.13不可打断他人的发言。
6.14不可对发言者吹毛求疵。
6.15在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间。
6.16应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
6.17应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
7.其他:
主持会议须知:
注意开会时间。
了解会议目的。
善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。
参加会议须知:
研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。
会议中提问方法:
间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。
8.附公司会议名录:
略。
第十四章办公用品管理办法
1.目的:
提高办公人员的工作效率,减少办公室的经费开支,增加经济效益。
2.职责/权限:
物业部:
负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。
权限内办公用品申购的批准。
部门负责人:
部门办公用品的申请的审核,指导部门员工避免浪费,节约资源。
3.规定内容:
3.1为了统一所有办公用品的上下限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由行政人事部统一负责。
3.2申购手续:
3.6.1公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用办公用品。
3.6.2如平时耗量过大,每周一可补申购一次,其余时间一概不予办理。
3.6.3各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平,结合日常需求量,确定最终申购量。
3.6.4各部门根据最终申购量填写《物品申购表》,须清楚写明品名、规格、单价、数量、金额、用途及需用日期等。
3.6.5报经相关权限人审批。
获批后的《物品申购表》交行政人事部办公用品管理人员分类汇总采购。
3.3采购:
3.6.1行政人事部严格追踪到货时间。
3.6.2行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量,确保无误。
3.6.3行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签,并登记到货日期、数量等。
3.6.4行政人事部协助供应商持签收的送货单,凭发票到公司财务部结算货款。
如手续不符,财务部应不予结款。
3.4用品分发:
3.6.1办公用品不得重复领取,行政人事部统一建立《办公用品部门领用登记表》和《办公用品个人领用登记表》。
3.6.2部门/个人领用物品均须登录领用登记表。
部门用品需由部门负责人签收,个人用品由本人签收。
3.6.3重复领用物品(包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶)必须以旧换新。
3.6.4负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写《办公用品领用登记表》详细记录,作为发放与盘点依据。
3.5库存用品保管:
3.6.1所有入库的办公用品,都必须一一填写台账,做好进出库管记录,建立基本库存标准。
3.6.2办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况,单品小于基本库存时须进行申购。
3.6.3库存品切实履行先进先出原则。
3.6.4经常整理与清扫用品仓库,必要时要实行防虫防鼠等保全措施。
3.6办公用品盘存:
3.6.1办公用品每月25日盘点库存。
盘点工作由行政人事部负责。
3.6.2盘点工作务必做到账物一致,如果不一致必须查出原因,然后调整账目,使两者一致。
物品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。
3.7价值在100元以上的办公用品发生故障,须报行政人事部联系进行维修。
3.8离职回收:
3.8.1员工调职/离职时需按《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接,交回物品经查损坏的按原价赔偿,未交回物品按原价赔偿。
3.8.2部门负责人调职/离职时需按照《办公用品部门领用登记表》、《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接,交回物品经查损坏的按原价的扣款,未交回物品按原价扣款。
第十五章钥匙管理办法
1.为管理办公场所物品的整洁及安全,特定本办法。
2.公司钥匙由行政人事部统筹管理、复制,部门钥匙由部门负责人管理。
3.如因公需使用钥匙,得向保管人说明使用目的,用毕后应立即归还。
4.部门负责人负责管理钥匙的使用,不得任意复制或允许同仁借予他人使用,否则负连带赔偿责任。
5.钥匙保管人应遵守下列条件,否则所受损失由保管人负担责任,并视情节轻重论处或依法查办。
6.1离职时应将钥匙缴交行政人事部负责人。
6.2钥匙遗失时,应立即向行政人事部报备。
6.3非经物业部同意不得复制。
6.4不能任意借予外人使用。
第十六章印章管理办法
1.印章的种类:
1.1印鉴:
公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
1.2职章:
刻有公司法定代表人的印章。
1.3部门章:
刻有公司部门名称的印章。
其不对外单位的部门章可加注"
对内专用"
1.4职衔签字章:
刻有部门负责人以上职衔及签名的印章。
2.印章的使用规定:
2.1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文,盖公司公章。
2.2以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件,及各类规章典范的核决等由总经理署名,盖公司公章。
2.3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由部门负责人签章,盖公司公章。
2.4各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时,盖部门章。
2.5涉及公司对外业务、经济类协议、合同,盖公司合同章。
3.印章的监印:
3.1法定代表人章及特定业务专用章得由财务部核定监印人员。
3.2公司公章、公司合同章由行政人事部核定监印人员。
3.3其它印章由相关部门主管领导级以上人员或指定监印人员。
4.印章盖用:
4.1文件需用印时,应先填写"
用印申请单"
,经部门负责人核准后,连同经审核的文件文稿等交监印人用印。
4.2监印人除于文件、文稿上用印外,并应于"
上加盖使用的印章存档。
5.各种印章由监印人负责保管,如有遗失或误用情事,由监印人全权负责。
6.监印人对未经判行文件,不得擅自用印,违者受处。
7.印章遗失时除立即向上级报备外,并应依法公告作废。
第十七章保密制度
1.总则:
为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。
公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
公司保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。
对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
2.保密范围和密级确定:
2.1公司秘密包括:
2.1.1公司重大决策中的秘密事项。
2.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
2.1.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
2.1.4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
2.1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
2.1.6公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。
2.1.7其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
2.2公司秘密的密级分为"
绝密"
、"
机密"
秘密"
三级。
绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;
机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;
秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
2.3公司秘级的确定:
2.3.1公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、总工程师及总经理移动硬盘为绝密级;
2.3.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、行政人事及财务人员移动硬盘为机密级;
2.3.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
属于公司秘密的文件、资料,应当依据本制度的规定标明密级,并确定保密期限。
保密期限届满,自行解密。
3.保密措施:
3.1属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理委托专人执行;
采用电脑技术存取、处理、传递的秘密由行政人事部负责保密。
3.2对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:
3.2.1非总经理批准,不得复制和摘抄;
3.2.2收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;
3.2.3在设备完善的保险装置中保存。
3.3属于公司秘密的设备或者产品的运输、使用、保存、维修和销毁,由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。
3.4在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。
3.5具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:
3.5.1选择具备保密条件的会议场所;
3.5.2根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;
3.5.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
3.5.4确定会议内容是否传达及传达范围。
3.6不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。
3.7公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告行政人事部;
行政人事部接到报告,应立即做出处理。
4.责任与处罚:
4.1出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资2000元以上10000元以下:
4.1.1泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;
4.1.2违反本制度规定的秘密内容的;
4.1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。
4.2出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失。
4.2.1故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;
4.2.2违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;
4.2.3利用职权强制他人违反保密规定的。
5.附则:
本制度规定的泄密是指下列行为之一:
(一)使公司秘密被不应知悉的;
(二)使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。