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1）当天是光棍节学校里面活动很多，如何让协会会员在众多的活动中选择这次活动。

2）这次活动是在两个协会之间举行，如何实现协会间信息的交流与沟通，活动后的经费如何分摊。

3）策划书的讨论与书写，前期如何宣传，活动现场如何组织

4）以怎样的形式才能达到促进协会交流与合作的目的

二、项目总目标的确定

1、加结强两大协会沟通与合作，促进协会的繁荣与进步。

2、促进协会内部团与交流，新成员早日融入新集体。

3、锻炼协会内部部门新进干事的实际操作能力与团队合作能力。

4、提高协会的影响力与知名度。

三、项目的组织管理

因两协会原固有的事以会长为中心的金字塔形管理，这次活动就没临时成立项目组，而是在原有基础上的在此组合，两协会的组织形式如下（图A）：

图A

1.项目组织的特点:

1）职能式组织结构比较适用于规模较小、复杂程度低,时间性不强,偏重于技术的项目，而不适应于项目的环境变化较大的项目。

2）项目式组织结构在对付不稳定的环境时,显示出了目标单一,决策快,结构灵活的长处。

当包括许多项目或项目的规模比较大,技术复杂时,才应选择项目式的组织结构。

3）矩阵式组织结构同前两种组织结构相比,在充分利用企业资源上无疑显示出了巨大的优越性，由于其融合了两种结构的优点,这种组织形式在进行技术复杂,规模大的项目管理时,呈现出了明显的优势。

2.项目实施的特点:

一方面时间紧迫，是在性质不同的协会间举办活动，其中很多地方需要双方相互了解；

另一方面涉及部门较多，计划的实施可能找不到负责人。

3.项目组织的确定:

基于上述特点，此外结合两协会原有的职能型组织的现状,为了保证项目的顺利进行,所以采用强矩阵组织结构的形（如图A）。

四、项目的里程碑计划

根据讨论的结果，各项工作完成的时间安排如图B

图B

五、项目的工作分解结构

图C

1.由金融协会项目组负责人与书画协会负责人商定活动主题与活动相关细则（即活动细则中所包括的内容），决定活动中的游戏内容，并将商定结果移交给各自协会中负责策划书的部门。

2.由金融协会实践部与书画协会策划组，教学组负责编写这一次活动的策划书。

协会各负责部门需将本协会的策划书在星期三下午之前汇总整理完成。

并于周三晚上9点组织总策划书的讨论与编写，完成总策划书。

3.由金融协会办公室与书画协会的宣传部各派2名干事进行所需物品采购（详见活动责任分配图D），统一结算开支并上报各自部门，并在周五五点之前将物品运至会场。

4.金融协会宣传部与书画协会组织组，教学组负责会场布置。

会场布置分两块：

一:

布置活动现场（包括黑板或横幅的宣传，教室的装饰，零食与饮料的摆放以及桌椅的安排等等）

二:

准备并安装好所需物品（包括各阶段的背景音乐，两协会的会歌，麦克风，音响等实际用具）（布置会场人员应在周五五点到达会场进行布置）

5.金融协会办公室与书画协会的组织部（除采购人员外）负责通知各自协会的成员时间地点，联系主持人并邀请嘉宾（如老师，辅导员，各部门领导）参加本次联谊。

6.由金融协会实践部复印游戏规则与晚会流程的宣传单。

7.由金融协会实践部与书画协会策划组，教学组设立游戏中的一些小奖项，优胜者可获得一些小礼品，由双方会长颁发。

六、项目的责任分配矩阵

图D

七、项目工作先后关系的确认

本次活动各项任务是按照时间的先后顺序安排如下（如图E）：

图E

八、项目的进度安排

按照策划书上的内容，项目的进度安排（如图F）

图F

下图（图G）是对活动当天下午计划的细节部分：

图G

九、项目的资源计划

本次活动的参与者是书法协会及经融协会的所有成员，组织者是以会长为首的两协会的全体干事（具体安排见图H），而活动的经费来源是会员入会时所缴纳的会费。

图H

十、项目的费用计划

经费预算（单位:

元）

所需道具：

一次性杯子6*5=30气球2袋2*15=30签字笔3*2=6

透明胶1*2=2双面胶1*2=22副纸牌2*2=42把剪刀2*2=4

食物类：

饮料15*6=90丽丽薯片6*5.5=33瓜子6*5=30苏打饼6*2=12

瑞士卷6*5.5=33鱼皮花生2*2.5=5铜锣烧2*3=6香蕉片2*3=6

枣2*4=8好吃点腰果饼2*3=6橘子2*3=615瓶大饮料15*7=105

预算总经费：

439元

十一、项目的风险分析

项目风险分析

召开项目组会议，采用头脑风暴法，进行风险识别

分析及评估风险可能产生的后果：

1、成本；

2、进度；

3、质量；

4、其它

分析风险发生的概率和量化的影响程度，得出危险等级：

1、高（H）；

2、中（M）；

3、低（L）

制订风险应对计划

确立风险主体和责任分配

制订风险应对措施：

1、减轻；

2、预防；

3、转移；

4、回避；

5、自留；

6、缓和

在项目的费用估算中，预留5%的风险金

风险监控计划

确立风险随机应变措施的原则

制订提出变更请求的流程

制订实施纠正行动的程序

制订风险应对计划的批准程序

根据项目管理的以上内容，我们在活动是进行了风险的分析：

1）计划是70个人的联谊活动，如果达不到这个数目，可能导致活动现场很冷清，而达不到预期的效果。

应对措施：

前期对会员的通知要多次，争取每个会员都能知道本次活动，如果当晚认真的很少的话，就减少分组，准备一些适用于少数人的游戏。

2）活动的经费超过预算额。

总目标是,让协会之间的联谊活动取得成功，让大家玩得开心，如果超过预算额，费用由两个协会共同承担。

3）策划书及相关的前期准备活动不到位。

在周三中午不许把策划书的初稿写出来，当天下午对不足之处进行优化、修改；

在周五中午，对需要买的道具、零食等进行清点，如果少了或之前没想到的，在当天下午补上并且在活动现场具实际情况派相关人员负责。

4）为预防意外情况的出现，实现安排好两位部长对活动过程中意外情况的处理工作。

十二、项目的控制过程

本项目的控制主要由两协会的会长及各部门部长根据活动进程中出现的各种问题及时有效的进行处理，如遇重大的问题召集协会干事开会讨论（如：

前期于11-7日中午进行了本次活动方案的讨论，11-9对策划书进行修改……）

十三、总结报告

本次活动在两协会的的共同努力下于2011-11-11晚圆满结束，当晚活动气氛活跃，两协会的会员积极参与，活动结束后大家一起清理会场更突显协会的团结互助精神……总而言之，本次活动达到预期的效果。

但在活动的准备工程中也出现了许多的问题，可作为以后举办活动的借鉴：

1）时间不够，从讨论开始到结束只有五天的时间，活动有点仓促。

2）因没考虑到我们专业的不同，并且都要上课、课余时间有限，导致策划书没能在预定的时间内完成。

3）活动是两个在两个协会间举行，协会见信息的交流不够，甚至于导致有些任务分配下去了但实施不到位的情况，如前期零食的购买，道具的准备。

4）未考虑到活动会场布置是五点就开始了，很多的会员当晚都没吃饭，因这个原因有些会员提前离开。

5）经费预计是439元，但活动结束后总的费用达636.5元，数额比较大，究其原因是：

零食预算太少，有些东西（如：

气球）实际价格与预算相差较大，最重要的是活动后因考虑很多的人没吃晚饭，所有干事去吃了一顿饭……

案例分析

针对天强石化的信息化烂尾这个项目，总体上看，本项目不成功的。

首先，项目实施时间从预计的4个月拖成了一年零4个月，何时能够真正上线仍是个未知数;

其次，实施方提交的软件功能不完整，系统无法正常运行;

还有实施方多次更换项目经理，系统反复上线等等，都是一些致命的问题；

再则，天强石化对自己的需求不明确，多次更改需求，致使上海浩辰多次更改系统，改好了这个，又变了那个，项目难以完成。

导致天强石化的信息化烂尾项目的不成功，我觉得有其中有天强石化的因素，还有上海浩辰的原因：

一、天强石化方面的因素：

①决策的问题，这个项目预定的实施周期只有三个月多一点，这么短时间内要上一个综合调度平台系统，前提条件是要有一个成熟的解决方案，以及一个经验丰富的服务商，实施方法应该是根据客户业务需求，启用软件中响应的功能，再加上少量的个性化开发以及接口开发，但是实际情况并非如此。

现在市场竞争激烈，有些服务商为了拿到项目，不顾项目的风险，一味采取低价格策略，甚至不惜血本，这个项目很可能就是浩辰资讯在招标中利用价格优势取胜的。

②项目需求的不明确化，天强石化的需求不明确，使上海浩辰在进行系统安装时，改好了这个，又变了那个，牵一发而动全身，不利于项目的实施。

二、上海浩辰的原因：

①行业经验不足，上海浩辰由于其现有解决方案不能满足客户需求，在项目实施中采用了“需求调研-系统开发-现场安装调试”的项目开发方法，但是由于他们对甲方的业务理解不透、对需求认识不充分，在投标的没有足够的风险意识，为项目进度的严重失控埋下的祸根。

②对客户缺乏认真负责的态度，此项目历经波折，期间上海浩辰换了四次项目经理，并且是在不通知用户的情况下更换；

上海浩辰几乎每次的承诺都不能兑现，说谎跟敷衍用户成了家常便饭。

③没有与客户进行多层次的交流，上海浩辰的实施人员在现场实施的时间非常少，项目经理来一次顶多待两天就走；

上海浩辰的实施人员包括项目经理同时兼做多个项目，致使项目质量无法保障。

④需求控制不到位，上海浩辰的员工有一个习惯，喜欢对需求来者不拒，基本照单全收，加之开发和实施是分开的模式，这样可能会提高开发的效率，但同时带来一个更严重的问题，那就是实施人员完全不去考虑需求的可行性和开发的实现难度。

⑤风险意识淡薄，天强石化多次油品业务上线的不成功，原因主要是由于有几个关键的流程节点走不通，经多次催促、联系，上海浩辰终于于5月底派第三任项目经理陈伟到现场调研，然而上海浩辰的员工之间互相推卸责任，使客户大大的丧失了信心。

⑥软件成熟度不高，对于软件开发，我们知道任何一个软件产品都会经历功能不断丰富、性能逐步稳定的过程，但是该项目中上海浩辰几乎将天强石化当作了实验基地，不断地提交功能不完善、运行不稳定的版本是十分不可取的。

软件供应商在开发一个新功能、新模块的时候，应该在充分地理解客户需求的基础上，按照规范的流程在进行开发和测试。

另外，在产品设计、开发、测试过程中，最好聘请有行业经验的业务的人员全程参与。

在此次的合作中，损失最多的还是天强石化，那要怎样规避这样的风险呢？

首先需要记住，合理的投入时必须的，不能过度追求低价格，否则服务商无力做好项目，也无能力做好产品的维护和升级。

同时，由于信息化项目的目标、任务、功能、性能等，很难在招标文件中描述清楚，并通过合同条文界定清楚，所以在有条件的情况下，一定要选择有行业经验的服务商以及成熟度高的软件产品。

在这个项目中的最后，由于双方经过交流和协调，意识到守着一个信息化烂尾项目，对双方都是一种损失：

天强石化为此组织了专门的3人团队来配合这个项目，而上海浩辰也先后派来了4任项目经理——耗时、损财，不容置疑，表示会站在尊重客户的角度，尽快解决问题，争取系统早日上线。