外贸函电写作原则文档格式.docx
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小标题—如果内容可以有效地划分成几部分，那么请大胆地使用小标题。
列表—同样，如果一个段落包括一些想法，可以有效地以列表的形式表现出来，使用列表表示，还可以通过项目编号和符号加以突出。
间距—几乎所有的商务书信都采用单倍行距，段落之间采用双倍行距。
但是一些机构对于非常短的信函（比如说10行）愿意采用双倍行距和更宽的边界。
收信人的地址（还有寄信人的地址，如果不是印制好的）一般都采用单倍行距。
●结尾
信的结束语可以重复一下刚刚说的事情，发信人要做或希望收信人做的事，也可说套话，位置在正文结束之后，需另起一段。
如：
1．“Wishtohearfromyousoon”“希望不久收到你们的消息”；
2．“Ifyouneedfurtherinformation，pleasetellus”“如果需要更多信息，请告知我们”。
●商业书信开头和结束常用句式：
开头用语：
●WereceivedyourletterofMay15inwhichyouinquiredaboutrecenttrainingprogrammeconductedforourofficepersonnel.
我们收到了你们5月15号的来信，信中你们询问我们办公室人员最近的培训计划。
●WewanttowelcomeyoutotheHobbySuppliesfamilyofsatisfiedcustomers.
我们想欢迎你们成为我们HobbySupplies满意客户的一员。
●ThankyouverymuchforyourorderofMarch17,#209,whicharrivedtoday.
我们今天收到了你们3月17号的209号订单，非常感谢。
●WewerehappytoreceiveyourrequesttostockourPrecisionWatchLine.
我们很高兴收到你们对我们系列‘精确手表’的垂询。
●Weweresorrytohearthatour#209bicycledidnotmeetyourexpectations.
很抱歉听说我们209号自行车没有令你们满意。
●I’mthemanagerof…We’reoneofthelargestchainsintheretailfoodindustrywith432storesand45,000associates.
我是某某公司的经理。
我们是最大的连锁零售食品店之一，拥有432个商店和45，000名雇员。
●Iamwritingtoaskforyourhelpwithanexpensiveproblemfacedbythiscompany:
…
我写信想要求你们帮忙解决我们公司面临的一个重要问题：
●Aclientofyours,XXXsuggestedthatIcontactyoutorequestafavor.
你们的一个客户，XXX建议我和你们联系请求帮助。
●Iamgladtoconfirmthat…
我很高兴确认…
●Furthertoourtelephoneconversation…
关于我们的电话谈话…
结尾用语：
●Yourpromptreplyiseagerlyawaited.
急切等待您的回音。
●Welookforwardtohearingfromyou.
期盼很快能得到您的回音。
●Weshouldappreciateyourearlyreply.
我们希望早日收到你们的回信。
●Thankyouforyourkindcooperationinthematter.
谢谢你方对此做出的善意的合作。
●Weassureyouofourcarefulattentiontoyourinterestsatalltimes.
我方保证随时对你方利益给以足够的重视。
●Wehopetohearfromyousoon.
希望不久收到你们的消息。
●Callmeifyouhavequestions.
如果有问题，请给我打电话。
●Thankyouforansweringourquestionsassoonaspossible.
感谢你们对我们问题的尽快回复。
●Bestwishesforthesuccessofyourbook.
祝你的书卖得好。
●Ifyouwishanyfurtherinformationinthisarea,Ishallbehappytocooperatewithyou.
如果你在这方面有任何需要，我将很高兴与你合作。
第二章PrinciplesofBusinessLetters商务信函的写作原则
第一节Clarity清楚
直接、简单的写作容易懂。
有效的沟通给读者/听众，提供容易理解的、清楚的、具体的信息。
清楚的表达包括：
选择简单、非正式的词汇，句子正确，写简单的句子结构和段落。
可以通过下列方法达到清楚：
●使用日常语汇。
熟悉的词容易懂。
如果你能用‘bigcity’（大城市）表示，就不要用‘metropolitan’（大都市）；
如果你的意思是‘give’（给）,就不用‘render’（赐予）。
通过使用日常用语，你可以帮助读者很快理解你的意思。
例如：
Theintroductoryoperationwasprotracted,pedestrianandvacuous…
Thefirstspeechwaslong,dullandempty…
（开头的讲话又长、又枯燥、又空洞…）
可以被替代的长词有：
长词短词
accomplishdo
applicationuse
approximatelyabout
finalizefinish
demonstrateshow
objectivegoal,aim
subsequentlylater,since
obligationduty
utilizeuse
visualizesee
●尽量使用简短的句子。
短句子使读者容易读出来。
试着把长句子分成几个短句子。
短句子并不会使文章简单，但却会使文章容易读。
●段落不要太长。
一段只说明一个意思。
如果说不清楚，就分成几段写，用过渡词或短语连接起来。
●少用术语。
术语就是某一领域内的技术用语或专门用语。
术语使业内人士更简单地理解复杂的信息，但是对外部人士来说，没有任何意义。
某个公司的人士不很容易理解‘cafeteriaplan’（自助餐计划，一种福利计划），但是我们大多数人会想到自助餐。
只有在确信读者能理解它们的时候才用这些词。
●用视觉帮助。
一个图片值千言万语。
在多数情况下，图片来代替说或写的语言。
图片可以很广泛地理解，包括：
线状图、地图、照片等。
图表可以很快地被理解，并帮助简化复杂的信息。
他们还可以吸引读者或听众的注意，激发他们行动，并留下很深的印象。
●口语化的语言。
一般而言，我们所写的英文笔调往往过于僵硬，因为我们所学的英文大多是书面用语。
笔调偏硬的文章并非全然不可取，但如果没有考虑到书信内容和对象，一律采用正式的笔调写作，就会发生问题。
但这并不是说写作时要想闲聊。
而是说你既要听起来专业化，还不要做作。
要避免使用术语或书面语。
商业信息要听起来热情、友好、口语化——而不是生硬、过于正式。
为使语言口语化，可以用一些缩写，如“can’t”，“doesn’t”。
但是要避免使用读者不熟悉的缩写，如“PLS”，（=please）。
口语化的语言可以用在任何商务写作上——除了非常正式的商务报告。
第二节Conciseness简洁
一个简洁的沟通节省了信息发送者和接收者的时间和费用。
简洁是用最少的语言表达你想说的话，但也不是牺牲其它的写作原则。
简洁重在强调主要内容。
通过去掉不必要的词，你应把最重要的内容呈现给读者。
为了达到简洁，要：
●去掉啰嗦的表达方式。
在不改变意思的情况下，能用一个词，不要用词组。
●去掉老套的、不必要的表达方式（cliché
），如“allowmetosay”，“inreplyIwishtostate”，“pleasebeadvised”，“taketheliberty”，代替“pleasefindenclosed”，你可以说“enclosedis”。
经常用来表示inform之意的advise、表示about之意的pertainingto等，
●尽可能去掉“which”和“that”从句。
口语中常省略关系代词that和which，如‘Hesaidthathewascoming’（他说他会来）和‘Iam（I’m）sorrythatIhavetocanceltheorder’（抱歉我必须取消订货）中的that（作为连接词），或‘Ihaveenclosedtheinformationwhichyourequested’（附寄了你要的信息）中的which（宾语关系代词）。
因为‘Hesaidhewascoming.’比‘Hesaidthathewascoming.’简洁、顺畅、生动。
●避免用“therebe”、“Itis（was）”句型开头。
啰嗦：
ItwasknownbyMr.Smiththatwemustreduce…
简洁：
Mr.Smithknewwemustreduce…
（史密斯先生知道我们必须减少…）
Therearefourrulesthatshouldbeobserved.
Fourrulesshouldbeobserved.
（应该注意四个原则）
●只包括相关的信息
有效简洁的信息不仅应去掉不必要的啰嗦的表达方式，还要去掉不相关的材料。
例如：
AtthistimeIwaswritingtoyoutoenclosethepostpaidappointmentcardforthepurposeofarrangingaconvenienttimewhenwemightgettogetherforapersonalinterview.（30个字）
Willyoupleasereturntheenclosedcardandnameaconvenienttimeforaninterview?
（15个字）
（你能寄回附寄的卡片，并选一个方便的时候面谈吗？
）
Weherebywishtoletyouknowthatwefullyappreciatetheconfidenceyouhavereposedinus.（18个字）
Weappreciateyourconfidenceinus.（6个字）
（感谢你们对我们的信心。
●避免不必要的重复
有时为了强调可以重复。
但是如果没有理由地说几遍同一件事的话，就显得啰嗦、枯燥。
比如“unexpectedsurprise”的意思就像“surprisesurprise”，因为“unexpected”就是“surprise”的意思。
应避免的重复用法有：
advancewarningexactlyidenticalperfectlyclearfewinnumber
personalopiniongratefulthankscontributingfactorpasthistory
truefactnewchangeslastandfinalreferback
●用动词代替名词短语
一些作者很喜欢名词，如用‘wemakearecommendation’代替‘werecommend’。
这个坏习惯增加了句子长度、使读者阅读速度减慢、使文章思路不清。
注意下面清楚、有效、有力的动词和名词短语的对比，你觉得那种更好？
第三节Concreteness具体
●用具体的词汇。
只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以使你的写作更具体、生动。
通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇，作者和读者可能会有不同的理解。
例如，有多快，多大，多小？
有些词会引起误解、迷惑。
afew,high,low,more,quick,soon,early,long,many,most,slow,tall。
当然，有时这些词汇也是允许的。
比如没有具体数字时，你不想说明时，或者想让读者自己猜测时。
精确的词汇可以使读者更感兴趣。
尽可能多用精确的词汇。
当然，这需要你不断扩大你的词汇量。
第四节ActiveinsteadofPassive用主动语态代替被动语态
●用主动语态，不用被动语态。
使用主动句来避免冗长：
主动句通常较短，因为它们使用的词比较少
主动：
短
Peterdecided.（彼得决定了）。
被动：
长
ItwasdecidedbyPeter.
●使用主动句来避免过于正式，主动句通常听上去不那么正式
不太正式
Peter’sevidentbiasmadeithardforhimtodecidefairly.
（彼得明显的偏见使他很难作出公正的抉择。
较为正式
AfairdecisionwasrendereddifficultbyPeter’sevidentbias.
●采用主动句来显现谁的责任。
主动句读者较为容易判断是谁完成这项任务的。
很清楚是谁决定的
Peterdecidedtoundertakeaspecialstudy.（彼得决定进行一次特殊的研究。
不清楚是谁决定的
Ithasbeendecidedthataspecialstudybeundertaken.（已经决定要进行一次特殊的研究。
●使用主动句来节省读者的时间。
最为重要的是，调查显示在某种程度上由于主动句短而清楚，读者可以用比阅读被动句更快的速度阅读完主动句。
在以下被动句例子中，读者必须作暂时的停顿以判断是谁做出了陈述。
读者了解较慢
Itisstatedthat…（……认为……）
读者了解较快
TheTaxCodestates…（纳税条文上说……）
请比较下列每对句子，看看那一个更好？
Confirmationofthedatewillbereceivedfromthepresident.
Thepresidentwillconfirmthedate.
（总统将收到日期确认）
Excessivetravelwaslistedbyemployeesastheirprimaryreasonforresigning.
Employeeslistedexcessivetravelastheirprimaryreasonforresigning.
（员工们把过于频繁的出差列为辞职的首选理由。
第五节Courtesy客气
客套指在你写信或便函时要自然地使用客气的语句，如‘Thankyou’，‘Iamsorry’，‘Iamdelighted’。
但也不要过度使用。
这些表达会告诉读者你是礼貌的、你很在意他们。
维持客套的语气不仅仅是不要粗鲁，还要避免使用苛求的或说教的语言。
像‘youshould,youmust,youhaveto’这样的表达方式容易使人自动地产生反感。
可以换成‘Willyouplease…’。
请看下面的例子：
即使你很生气，记住发脾气或讥讽并不会帮助你达到沟通的目的。
当你很生气、沮丧、或烦恼时，保持冷静，试图缓和情况。
找出主要问题所在，你该做些什么来解决。
切忌使用粗鲁的语言，这会给你和你公司的形象带来不可挽回的损失。
第六节Consideration体谅他人
在描述有效写作的时候，美国一位有名的作家说，要写好就必须表现出对读者有好处，使你的信息满足读者的需要，也就是站在读者的角度考虑问题；
也就是分析读者怎么理解信息，然后试图给读者提供他们所需要的；
解决读者的问题；
节省他们的钱；
或者体谅他们的感受和处境。
再有，熟练的沟通者会自然地用第二人称代词‘you/your’，而不是第一人称代词‘I/we/us/our’。
不管你的目的是提供信息、说服别人、还是增进友谊，最打动人的词就是‘you/your’。
请对比下边的例子：
第七节Positive肯定
一些否定的词汇会有副作用，因为否定的语气给人一种否定的印象，或者还有指责读者的意思。
给客户写信开头写‘Yourclaimthat’表明你不信任客户。
还有一些词汇也可能是你陷入麻烦，如‘complaint’，‘criticism’，‘defective’，‘failed’，‘mistake’，‘neglect’。
通常作者不会意识到这些词汇的效果。
但是他们却是会引起读者不满。
为了避免影响沟通效果，限制否定词汇的使用，用肯定的语言表达自己。
你告诉读者他们能做什么而不是不要做什么，就给读者提供了更多的选择。
第八节Coherence连贯
一个意思有逻辑地与下一个意思连接时，段落是连贯的。
使用过渡词、过渡句可以增加段落的连贯性。
这些词是指示读者和听众的路标。
它们使读者期待下面发生的事，减少怀疑、加速理解。
过渡词能够强调思想、表示时间或顺序、表示因果关系、比较、对比。
所以过渡词可以满足不同目的。
表示进一步说明的过渡词有：
additionally,again,also,likewise,moreover,further,furthermore,and,i.e.
表示时间或顺序的有：
after,before,earlier,finally,first,meanwhile,next,now,when,until,i.e.
表示澄清、举例的有：
forexample,forinstance,Imean,thatis,thismeans,thus,toputitanotherway,inotherwords,thatmeans,namely,i.e.
表示因果关系的有：
accordingly,asaresult,consequently,forthisreason,so,therefore,thus,underthecircumstances,because,i.e.
表示矛盾的有：
actually,but,however,infact,instead,rather,still,though,i.e.
表示对比的有：
asopposedto,atthesametime,bycontrast,conversely,onthecontrary,ontheotherhand,i.e.
表示总结的有：
inconclusion,tosumup,finally,lastly,toconclude,inshort,inbrief,i.e.
表示强调的有：
inparticular,especially,i.e.
表示让步的有：
anyway,atanyrate,i.e.
表示一般性的有：
generallyspeaking,ingeneral,normally,asarule,usually,i.e.
第九节Unity一致
一致指信函的每个段落都只有一个中心意思，不管这个意思说明还是没说明。
写得好的段落只讨论一个主题。
它们在一个主要的句子里反映段落的主题。
其它的句子都是支持或描写主题句的，他们通常用有逻辑性的过渡词语连接在一起。
每个段落应该只有一个中心意思。
多个段落是对一个题目的展开，而且段落要一致。
每个句子、每个段落、每一部分必须是和你想达到的目的相关的，如果不是，就要舍弃。
主题句Asocialauditisareportontheperformanceofacompany.
（社会审计是对一个公司表现的报告）
支撑句Suchreportsmaybeconductedbythecompanyitselforbyoutsiders.Manycompaniespublishtheresultsoftheirsocialauditsintheirannualreport.Moreover,thereportdescribesworkplacesafety,employmentequality,a
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