全国高等教育自考《公文写作与处理》串讲资料背诵版文档格式.docx
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下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。
比如，党中央给各个省、自治区、直辖市党委，国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件就是下行文。
下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。
下行文是上级机关对下级机关、上级业务主管部门对下级业务部门实施领导与业务指导责任的重要工具。
对下级机关与业务部门来说，是重要的收来文件。
一些面向群众的公告、通告、通知等文件，也是下行文。
一些下级机关为业务问题向上行文时，不按业务归口原则行文，以为只要找政府机关就能迅速解决问题，实际上这些请示送政府机关后，仍然要转到各业务主管部门研究，由业务主管部门提出意见，或作出处理决定。
这种不合规范的行文，不仅未能达到请示单位的目的、愿望，反而形成大量公文倒流现象，严重影响工作效率。
因此，工作人员应注意，一定要按业务归口原则请示或商洽工作。
造成上述这种现象的主要原因，是由于有些工作人员对“隶属关系”的概念理解比较狭窄，一提“隶属关系”就只从行政上理解，因而在为有些业务部门或机构拟制文件时，以行政机关的名义向上级行政机关行文。
事实上，各级业务部门和机构，除了在行政上与各级所属机关具有隶属关系外，它们还在全国范围内组成了一个由上而下的垂直领导结构，建立了自上而下的业务指导关系，这种业务指导关系也是隶属关系。
重点难点
一、从不同的角度对公文进行分类
由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。
这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。
常见的、基本的公文的分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。
1.从公文的来源来划分，可将一个机关的公文分为三个部分：
对外文件、收来文件和内部文件。
（1）对外文件。
是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。
（2）收来文件。
简称收文，是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。
（3）内部文件。
是指制发和使用都限于机关内部的文件。
2.从公文的行文关系上来划分，可将机关公文划分为上行文、平行文和下行文三类。
课后练习
一、单项选择题（本大题共30小题，每小题1分，共30分）在每小题列出的四个选项中只有一个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。
1.向同级业务主管部门请求批准时，应使用的文种是____.
A.请示
B.报告
C.议案
D.公函
2.签署是指____.
A.机关领导人在定稿上亲笔签名
B.机关领导人在公文正本上亲笔签名
C.机关领导人对收文的办理签注批示意见
D.文件的承办人在文件处理单上亲笔签名
3.主送机关指____.
A.收文机关
B.办理或答复收文的机关
C.需要了解收文内容的机关
D.必须送达的机关
4.拟办，指____.
A.拟稿
B.对发文审核把关
C.对来文办理做出批示
D.对来文办理提出建议性意见
5.用于注明卷内文件与立卷状况的是______.
A.卷末备考表
B.文件分类表
C.卷内文件目录
D.案卷目录
6.撰写请示，要求_____.
A.主送一个主管的上级机关
B.主送上级机关的领导人
C.受双重领导的机关主送两个上级机关
D.主送主管的与有关的上级机关
7.撰写批复，开头应写明_____.
A.上级机关的指示
B.国家的有关法规
C.下级机关的工作情况
D.所针对的请示的日期与标题
8.一般文件的成文日期，指_____.
A.领导人签发的日期B.文件用印日期C.文件发出日期D.领导人签署文件正本日期
9.联合行文的作者，应为______.
A.具有隶属关系的机关
B.同级或级别相近的机关
C.同一组织系统中的上下级机关
D.具有业务指导关系的机关
10.转发与批转公文时用______.
A.通报
B.通知
C.公函
D.批复
11.发文字号是指
A.文件代号
B.机关代字
C.发文年度
D.发文顺序号
12.注办是指
A.对来文进行分送
B.对来文办理提出初步方案或建议
C.对来文阅读、执行与办复
D.对来文办毕签注承办经过和结果
13.______文件，不能用签发形式生效。
A.指导类
B.会议类
C.报请类
D.知照类
14.清退指将办完清理出的文书交给_______.
A.发文机关或指定的专门部门
B.档案部门
C.文件销毁部门
D.秘书部门
15.签署是指
A.机关领导人在公文定稿上亲笔签名
C.机关领导人在收文的办理签注上批示意见
D.机关领导人文件处理单上签亲笔签名
16.以机关名义对外签发公文，必须遵循_____.
A.集体会商的原则
B.先核后签的原则
C.正职签发的原则
D.规范签发的原则
17.盖印章时，应做到
A.上压正文，下不压成文日期
B.既压正文，又压成文日期
C.上不压正文，下压成文日期
D.上不压正文，下不压成文日期
18.注发是指
A.在定稿上注明办理情况
B.在定稿上批注缮印要求
C.在定稿上批注发文要求
D.在定稿上落款处签署
19.最有效的催办方式是
A.电话催办
B.文字催办
C.登门催办
D.会议催办
20.立卷是指
A.将办理完毕文件进行整理
B.将办理完毕文件组成案卷
C.将办理完毕文件组成组合体
D.将办理完毕文件进行编目
21.国家主席依照有关法律公布行政法规和规章，应当用
A.令
B.决定
C.通知
D.公告
22.国家主席依照有关法律宣布施行重大强制性行政措施应当用
23.国家主席依照有关法律嘉奖有关单位及人员应当用
24.根据《办法》，“议案”的作者指
A.各级人民政府
B.各级人民代会大会代表
C.群众
D.国家领导人
25.下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定”
A.关于严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排
B.关于大兴安岭森林特大火灾事故的处理
C.关于授予×
×
全国劳动模范的称号的嘉奖
D.关于在太平洋×
地区试验运载火箭使过往船只周知
26.“公告”根据《办法》适用于
A.向国内外宣布重要事项或者法定事项
B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项
C.对重要事项或者重大行动做出安排
D.宣布施行重大强制性行政措施
27.“通告”根据《办法》适用于
A.向国内外宣布重要事项或者法定事项
C.对重要事项或者重大行动做出安排
28.传达有关单位周知或者执行的事项，使用
A.公告
B.通告
D.通报
29.转发上级机关和不相隶属机关的公文，使用
A.决定
30.传达重要精神或者情况，使用
二、多项选择题（本大题共10小题，每小题2分，共20分）在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。
多选、少选、错选均无分。
31.向不相隶属的机关发文请求事项，不能用___________.
A.请示B.报告C.公函D.通知E.通报
32.收文的办理包括的环节有___________.
A.拟办B.批办C.承办D.注办E.催办
33.不需要立卷的范围是___________.
A.重份文件B.无查考利用价值的事务性、临时性文件C.未经审阅签发的不生效文件和一般修改稿
D.与本单位工作无关的参考文件E.无保存价值的人民来信和无特殊保存价值的信封
34.“有关×
机床厂第七届职代会的通知、报告和决议”不是按照__________特征组卷的。
A.作者B.问题C.时间D.文种E.通讯者
35.《×
省卫生系统1999年工作总结》
A.文件式标题B.文章式标题C.双标题D.单标题
36.总结的文章式标题，可以是
A.概括主要内容B.概括基本观点C.时限和内容D.单位名称
37.述职报告的结尾的内容一般包括
A.自我批评B.努力方向C.表示决心D.总结工作
38.常用的调查报告有
A.经验调查报告B.情况调查报告C.问题调查报告D.专题调查报告
39.不适用于按文件名称立卷的有（）
A.司法文件B.人事文件C.教学文件D.统计文件E.会计文件
40.不能作为批复结束语的是（）
A.上述批复如无不妥，请参照执行B.上述批复如有不妥，请予回函。
C.特此批复。
D.此致敬礼。
E.此复在执行中若有新问题，必须立即上报。
答案
1D2B3B4D5A6A7D8A9B10B11A12D13B14A15B16B17C18B19C20B21A22A23A24A25D26A27B28C29C30D31ABDE32ABCDE33ABCDE34CDE35AD36AB37ABC38ABC39ABC40ABD
三、简答题（本大题共4小题，每小题3分，共12分）
41.什么是公文？
怎样理解其基本含义？
1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
2）公文形成的条件是行使职权和实施管理。
3）公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。
4）公文是办理公务的重要工具之一。
42.简述批复的含义和特点。
批复的特点是具有针对性和指导性。
针对性是指针对“请示”而言，一定要有请示才答复，并且请示什么问题就答复什么问题；
指导性是指领导针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
43.总结有什么特点？
总结的特点是具有回顾性和经验性。
所谓回顾性是指总结的内容是回顾已经做过的工作。
在总结的时间段内，要实事求是，不能夸大或缩小事实，更不能虚构；
所谓经验性是指总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，还在于把感性的认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。
44.分析下面这段话是否正确并说明原因：
×
市×
区职工大学是受区政府和市成人教育局双重领导的单位。
该职工大学就1994年需增加教育经费一事，特向两个上级机关请示。
错误。
请示只能够有一个主送机关；
若是双重领导机关，则需要向处理该事务的机关请示，另一机关应为抄报机关。
四、论述题（本大题共2小题，每小题8分，共16分）
45.国务院最新发布《国家行政机关公文处理办法》规定了公文包括那些文种？
公文的名称就是公文的文种。
中华人民共和国成立以来，国家对统一公文的名称非常重视，先后颁布了一系列有关文件。
最新的由国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》将公文文种调整为现行的13种：
1）命令（令）。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；
宣布实行重大强制性行政措施；
嘉奖有关单位及人员。
2）决定。
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4）通告。
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5）通知。
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6）通报。
适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。
7）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8）报告。
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
10）批复。
适用于答复下级机关的请示事项。
11）意见。
适用于对于重要问题提出见解和处理办法。
12）函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13）会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
46.请你从不同的角度对公文进行分类。
2.从公文的行文关系上来划分，可将机关公文划分为上行文、平行文和下行文三类。
是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。
是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。
是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。
3.从公文的秘密程度和阅读范围来划分，又可将公文划分为秘密文件、普通文件和公布文件。
（1）秘密文件。
是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。
《国家行政机关公文处理办法》将公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
（2）普通文件。
是相对秘密文件而言的，其阅读的范围比较宽。
但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。
（3）公布文件。
是指向人民群众和国内外公开发布的文件。
通常可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。
4.从公文制发机关的性质和公文作用来划分，可以将公文分为法规文件、行政文件和党的文件。
（1）法规文件。
是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。
法规文件一般分为三种：
法律文件、法令文件、行政法规与规章文件。
（2）行政文件。
是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。
具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。
（3）党的文件。
是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。
其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。
5.从公文内容的性质和特点来划分，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报情性公文、知照性公文、记录性公文等。
（1）指挥性公文。
是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。
它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。
（2）规范性公文。
是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性。
（3）报请性公文。
是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。
（4）知照性公文。
是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。
（5）纪录性公文。
是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。
常见的公文的分类还有：
从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；
从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；
从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件；
从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。
五、作文（22分）
指出下列公文文稿的错误之处，并根据公文写作与处理的要求，改写为一份正确的公文。
请示
因工作需要，我县急需购买小轿车一辆，请批准调拨经费×
元。
另：
我县尚缺专业对口技术人员×
名，请在制定明年人员编制时一并考虑。
上述意见与要求如无不妥，请批复。
请示
另：
我县尚缺专业对口技术人员×
上述意见与要求如无不妥，请批复。
此致
敬礼！
县人民政府
县财政局
99年6月
答：
文稿错误之处有：
（1）违反行文规则。
一是根据《办法》，请示内容必须“一文一事”，而文中有两件事情。
二是落款处，表示联合行文，县政府与县财政局是上下级，违反联合行文应当是同级单位的规定。
（2）文种选用不准确。
根据该文内容，其请求事项应报给有关主管部门，不适宜报给上级政府，所以其文种适宜用函。
（3）文件格式不正确：
无主送单位、缺少发文字号、成文日期应当用汉字全称。
（4）尾语罗嗦：
“此致”和“敬礼”由于上面已经有了期复性尾语，故无必要写。
（5）因无主送单位，请求事项无法办理。
此外所叙购车理由不充分。
有关“人员编制”问题，应另行行文，届时再办。
该病文改写，应为不同的三篇公文。
一篇请求购车拨款、一篇请求批准购车、一篇请求增加人事编制。
修改如下：
县人民政府办公室文件
县办发〔2000〕×
号
关于申请购置轿车的函
地区政府物资控购办公室：
我县是方圆200多公里的大县，外出办公事宜很多，县政府原有的两辆小轿车是十年前添置的，现在经常出故障，已近乎报废，严重影响我县外出办公。
所以，特申请购置一辆小轿车，恳请批准为盼。
附：
《购置轿车申报表》一份。
县人民政府办公室
二○○○年×
月×
日
关于拨款购置轿车的函
县财政局：
我县是方圆200多公里的大县，外出办公事宜很多，县政府原有的两辆小轿车是十年前添置的，现在经常出故障，已近乎报废，严重影响我县领导外出办公。
但因年初未做预算，现又急迫需要，请县财政局拨付经费×
元，以便政府机关购置×
牌小轿车一辆。
恳请速办理为盼。
县人事局文件
县人发〔2000〕×
号 签发人：
关于请求增加技术人员编制的请示
地区人事局：
近年来我县办企业的规模与农业生产的发展速度均较快。
为了进一步提高我县工农业生产的水平，确保稳定发展，根据我县政府指示，与基层各单位上报人员情况，统计出我县还缺专业对口技术人员×
名，据此，特请地区人事局批准我县增加2001年人员编制，共计×
名。
附件：
增加人员编制申请表
县人事局
注：
县人事局在行政上归县政府管理，在业务上受上级人事管理部门管理。
故行文用请示，而不用函。
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