费用支出管理办法分解Word格式文档下载.docx

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为了有效地降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，控制不合理费用开支，强化全员成本费用意识，并提高报销效率以确保员工更好地开展工作；

同时使财务管理工作更趋程序化、规范化、精细化和预算化，以提高管理和经济效益，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于东莞勤上光电股份有限公司所属所有各级单位。

3.费用支出管理的原则

3.1公司费用支出管理遵循“成本效益、监督制约、依法合规”的整体原则。

3.2成本效益原则：

各责任单位都应树立成本观念和成本意识，在物资采购、基础建设、行政管理、后勤服务等涉及资金支出方面，必须充分考虑“投入产出”平衡，避免盲目支出、重复建设、不计成本、不重效益的随意行为。

3.3监督制约原则：

各责任单位应根据预算管理的要求，通过预算分解、计划使用、严格审批、财务监控的手段，达到监督制约的效果。

各责任单位的审批权限人要对本单位的成本费用进行监督管理。

3.4依法合规原则：

各责任单位的各项经济活动必须依据和遵照现行法律、法规和公司规章制度办事，在促进工作正常开展的同时首先要合法且合规。

4.费用支出管理责任

4.1经办人对经济业务报销事项的真实性、合法性、合规性承担责任，负责提交符合规定的各项原始单据及相关证明和审批资料。

4.2经办单位各级负责人对经济业务报销事项按审核和批准权限承担相应的审核和批准责任，负责对费用内容发生的真实性进行复核，对合理性与必要性进行审核；

对所管辖单位的费用在预算额度内进行控制和监管，对责任单位超预算支出承担责任。

4.3主管副总（总经理）对经济业务报销事项按审核和批准权限承担相应的审核和批准责任，负责对所管辖单位内的所有预算与支出进行审批与控制，对异常单据的合理性与必要性进行复核并签署审批意见，对所管辖单位内的超预算支出承担责任。

4.4总经理和董事长负责对公司整体预算进行最终审批，以及对各分管副总及以上人员的费用支出和公司其他特殊支出进行审核与批准。

4.5财务部对经济业务报销事项的单据、资料及审批程序承担最终复核的责任，负责审核费用开支是否有预算、是否超额度、是否经权限人批准、是否符合公司规定标准、是否符合财务制度、票据是否合法有效、需特批项目是否获预先批准等。

财务总监负责对公司整体预算执行情况和支出性项目进行整体平衡与审批。

5.审批

5.1审批流程

5.1.1预算内费用审批：

按公司《费用报销审批权限表》及相关流程执行。

5.1.2超预算及预算外费用审批：

责任单位经办人员→责任单位负责人→财务部预算会计→预算主管→责任单位主管副总（总经理）→审计稽核部经理→财务部副总监→执行董事（温琦）。

5.2审批权限：

详见附录E.《费用报销审批权限表》。

5.3授权

5.3.1长期授权：

审批人如因工作性质等原因长期不能及时完成审批工作的，为了不影响审批进度，可视审批事项的重要性与紧急程度经过正式公布后授权其他人员在一定期限内和一定审批权限内及时完成审批工作。

5.3.2临时授权：

审批人如因特殊原因临时不能及时完成审批工作的，为了不影响审批进度，可临时授权其他人员对所审批的事项进行审核并告知审批事项的经办人，报备财务部，但事后必须进行审批确认，否则审批事项在此流程环节无效，授权人对此造成的延误承担责任。

5.3.3授权人对被授权人所审批的事项承担审批责任。

被授权人应站在授权人立场对审批事项及时认真地审核，发现异常及时向授权人或相关部门负责人反馈，避免审批事项的延误，并对所审批的事项承担连带审批责任。

5.3.4公司建立授信评级制度，按制度要求设立、调整授信审批权限。

6.具体要求

6.1单据要求

6.1.1对原始票据的要求：

报销费用必须以合理、合法、真实、有效的凭证为依据。

票据的取得者有义务对票据的真伪进行辨别，取得的原始票据必须是本地税务机关认可的正式票据，票据种类与费用支出类别须相符，时间、单位名称、服务项目、发票印章等关键项目完整、清晰，原始票据不得臆造、涂改，不得使用伪造发票。

6.1.2对报销单据书写的要求：

报销单据书写要清楚、规范，不得涂改、刮擦、挖补。

报销单据要按规定用蓝色或黑色墨水笔填写，文字简明扼要，字迹清楚，易于辨认。

大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得连笔，在合计金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，角分位写“00”，有角无分的，分位写“0”。

大写金额用汉字零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖正楷或行书字体书写，大写金额最高位前用一个“”封顶。

6.1.3对报销单据填制的要求：

报销费用必须按公司规定分类的报销单据填写，不得随意填写也不得不同类别合并填写。

单据所列项目必须按预算管理规定的项目逐项填写齐全，不得遗漏和省略，并注明附件张数。

费用归属部门需按当前正式公布的组织架构填写，单位细化至最末级。

所附原始票据应完整并整齐地粘贴在报销单据后，原始票据较多且较小的另附纸张粘贴。

粘贴纸不得使用带有公司经济业务信息及带有公司关联企业名称的二手纸。

原始单据金额超出实际发生金额的，需在原始单据上注明实报金额。

6.1.4对于手续或填写不符要求的单据将退回修改、补全手续、重新填写，即使有关负责人已经签字确认，也应作废重填；

对于报销内容超出费用标准的，退回按费用标准重新填写，超限额部分不予报销；

对于不得报支的费用项目，退回不予支付；

对于超期申报的费用，按规定进行报支；

对于报销过程发现弄虚作假、拆分浪费，或使用虚假发票，退回且该项费用内容将不予以其他形式报销，并按公司有关规定对责任人进行相应处罚。

6.1.5费用发生后应及时取得符合规定的发票并妥善保管，如因票据丢失或未取得发票用其他票据替代的，需书面申请并进行审批，获准后按费用发生金额的80%予以报销，按全额计入责任单位费用。

6.1.6各种补贴类费用需提供符合公司规定的同类别支出的发票，不能提供的自行承担个人所得税，在当次报销金额中由公司代扣并代缴。

6.1.7水电费、燃料与物资采购支出必须开具增值税专用发票。

其中物资采购需尽可能与具有一般纳税人资质的供应商合作，开具17%增值税专用发票，对普通发票、增值税普通发票及3%税率的增值税专用发票原则上不予接受，或以17%税率计算扣除税款差额造成的损失后予以报销支付。

6.1.8公司各类物品的采购由采购中心统一实施，各部门如因特殊原因需要自行购买的应提前进行申请。

报销时除了提供符合公司规定的增值税专用发票外，还必须附所购物品在ERP系统中的入库单与出库单，未经出入库的不予以报销。

6.1.9对已实行营转增税制改革地区的往来单位开具的服务业增值税普通发票原则上不予接受，或以相应税率计算扣除税款差额造成的损失后予以报销支付。

6.2时限要求

6.2.1除销售部门外，各种费用必须在发生后及时按审批流程进行审批报销。

除特殊情况外，当月费用应当月报销，各级领导应及时审批，避免造成费用入账逾期现象。

销售部门按附录A.《销售部门报销流程图》相关规定及时进行审批报销。

由某部门统一管理的某项业务产生的费用必须于每月28日之前提交上月26日至当月25日的单据至财务部进行报销与费用分摊。

6.2.2销售人员需每月15日之前将上月（以自然月为一月度，即自每月1日起）费用单据完成前端的审批工作，一次性提交至财务部，同一人员的差旅费单据不得拆分报销。

6.2.3为保证财务核算的正确性与及时性，当月发生费用应当月报销，因出差等原因，超过报销期限的须写明合理原因，并经责任单位负责人签字认可，否则按费用发生的全额计入责任单位费用，并按下列报销标准执行（没有合理原因的均按此标准执行）：

费用发生后，超过一个月未交单报账的按费用总额90%报销；

超过两个月按费用总额80%报销；

超过三个月按费用总额70%报销；

超过三个月不再进行报销。

时限以提交符合规定的完整单据至财务部为准。

6.2.4先从公司临时借款支付的，在费用发生后应及时取得发票进行销账，借款到期未能及时交单销账又不能及时归还借支的须书面提出申请，否则按下列标准执行：

借款到期后超过一个月既未交单报账又未归还借支的按借支金额的20%从当月发放的工资中或报销金额中扣除，超过两个月再次按借支金额的20%扣除，超过三个月再次按借支金额的30%扣除，超过四个月从当月发放的工资中扣除借支金额剩余的30%并不再进行报销。

当月发放工资不够扣除的下月继续扣除，下月仍旧不够扣除的部分由责任单位负责人承担。

时限以提交符合规定的完整单据至财务为准。

前借款未还清之前不得再借新款。

6.3其它

6.3.1各责任单位的各项费用均应在批准的月度预算额度内支出，并确保不超过年度预算使用额度。

6.3.2除统一由某一部门经办、费用进行分摊的费用外，费用归属单位与经办人所在单位不一致的，须按费用归属单位的审批流程进行审批。

6.3.3各项费用支出应尽量避免现金支付或通过先现金借支后报销的方式。

除员工个人的报销外，无特殊原因一律通过支票支付或银行转账的方式支付到对方公司账户。

7.部分费用项目报销标准及具体要求

7.1差旅费

7.1.1地区与人员级别解释（根据最新公布的排除房价影响因素后城市消费指数排名设置地区类别）：

7.1.1.1A类地区：

上海、北京、深圳、广州、厦门、杭州、宁波、青岛

7.1.1.2B类地区：

除A类地区以外的省会城市、直辖市，以及温州、佛山、大连、中山、（东莞）、珠海、泉州、苏州、汕头、无锡、郴州、惠州、台州、嘉兴、绍兴、湖州、金华、舟山等经济发达地区或旅游城市

7.1.1.3C类地区：

除A类、B类地区以外的其他地、县级城市等

7.1.1.4人员级别分类详见附录D.《层级岗位表》。

7.1.2差旅费开支标准

人员级别

项目类别

EX级人员

温琦执行董事审批

A级人员

（最高标准）

B-D级人员

E-F级人员

住宿费

A类地区

实报实销

300元/宿

200元/宿

150元/宿

B类地区

240元/宿

160元/宿

120元/宿

C类地区

100元/宿

80元/宿

餐补

30元/餐（午餐/晚餐）

25元/餐（午餐/晚餐）

20元/餐（午餐/晚餐）

15元/餐（午餐/晚餐）

误餐费

交通费

飞机

经济舱

提前申请

轮船

二等舱

三等舱

火车

硬座（动车二等软座），乘车时间超过10小时或夜间超过5小时的可乘硬卧。

达到可乘坐硬卧标准却乘坐硬座，差额按硬卧中铺标准予以补贴。

夜间乘车时间指21：

00至次日6：

00。

市内公共交通

出租车

7.1.3住宿费报销办法

7.1.3.1出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，标准内实报实销，超标部分个人承担。

7.1.3.2员工出差外地或外出办事，当日可返回的不得无故在外拖延，由此产生的住宿费不予报销。

7.1.3.3员工出差由接待单位免费接待或住在亲友家的，不予报销住宿费。

外地员工出差到总部或分公司，在总部或分公司可安排住宿的情况下，不予报销住宿费。

7.1.3.4公司负责人的住宿费原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响到公司整体形象的特殊业务情况，在温琦执行董事批准的前提下，可按实报销。

7.1.3.5住宿费标准一般指每宿每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支。

7.1.3.6不同级别且差距较大的员工同时出差，交通工具及住宿标准在征得一同出差的上级领导同意后，可享受上级的标准一同使用。

7.1.3.7住宿费发票后面需填写该酒店（旅馆）的联系电话（区号+电话号码），以备核实，如未按要求列出，该住宿费不予报销。

7.1.4出租车费报销办法

7.1.4.1外出办事或出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：

7.1.4.1.1携有巨款或重要文件须确保安全的；

7.1.4.1.2收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；

7.1.4.1.3陪同重要客人外出，公司又未能配车的；

7.1.4.1.4因办公事所到目的地偏远，没有公共交通工具到达，或需多次换乘才可到达，严重影响办事效率的；

7.1.4.1.5出差到达新目的地当天，因对当地环境陌生且旅途辛苦的；

7.1.4.1.6执行特殊业务或夜间办事不方便的；

7.1.4.1.7其他特殊情况或紧急情况需要乘坐出租车，且有正当理由的（报销时须详细说明原因）。

7.1.4.2报销出租车费时应凭合法出租车票报销，并注明乘坐时间、起讫地点、事由，否则不予报销。

7.1.4.3乘坐出租车，需经A级以上领导同意方可；

审批人员在审核出租车费时，应对报销人所申请的出租车费的真实性和必要性作出判断，无正当理由不准报销。

财务人员对所报费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核，如有疑义，当事人不能作出合理解释的，财务部有权拒付。

7.1.5交通费报销办法

7.1.5.1出差人员的交通费实行在标准内凭据报销的办法，标准内实报实销，超标部分由个人承担。

7.1.5.2乘坐火车从晚9时至次日晨6时之间，且在火车上过夜5小时以上或连续乘车时间超过10小时的，可按规定标准购卧铺票。

达到乘卧铺的条件却乘坐硬座的以硬卧中铺的价格给予补贴（需提供交通费用发票）。

7.1.5.3公司各级人员出差乘坐飞机均应按程序提前申请。

员工出差，一般情况下不得乘坐飞机，如因事情紧急或其他特殊情况需乘坐飞机，应提前按程序申请，由EX级领导批准，未经批准乘坐飞机者，按标准报支。

如有足够证据证明乘飞机的综合花费（包括市内交通费、住宿费与差旅补助等）不仅小于乘坐其他交通工具又可大量节省工作时间的由A级领导批准。

除EX级之外人员乘坐高铁视同乘坐飞机需按流程申请。

7.1.5.4交通工具的选择应以经济、方便、快捷为原则。

只有在下一等级的交通工具不能经济、及时、方便地到达目的地时方可选择上一等级的交通工具。

7.1.5.5员工出差应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。

如出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用由个人自理，期间按事假考勤。

7.1.5.6交通费必须明确填写所属日期及业务内容，写明出差地点、时间、乘坐线路和车费金额，对于统一票价的车票，需写明实报金额。

车票要与起止时间、地点一致，号码连续的要注明原因。

7.1.6餐补报销办法

7.1.6.1误餐补贴仅限于在所属单位行政区内（含镇区）因公出差而不能回公司就餐的生产与职能部门人员，不包括各地办事处人员。

7.1.6.2到市外出差，按相应差旅餐补标准报销。

7.1.6.3有接待单位招待的及招待客户用餐的不再报销餐补。

7.1.6.4司机出车餐补费用归属用车单位。

7.1.7其他事项

7.1.7.1同责任单位出差人员超过一人的，只能由级别最高的一人一并办理报销手续，并需同行人员在单据上签名确认。

一同出差但费用归属于不同单位的，需分别报销。

除业务人员外，外出办事报销费用，须附手续完备的“员工放行条”或“出差申请”。

7.1.7.2外出参加各类会议或培训须提前申请，经EX级领导批准。

报销差旅费时需附有审批意见的相关通知或邀请函。

未经提前申请和许可而自行参加的会议与培训的各类相关费用不予报销，期间按事假考勤。

7.1.7.3出差超过两天（含两天）的差旅费报销单须附【差旅费用明细表】。

7.1.7.4按实际情况填写差旅费报销单，如发现存在虚报费用，一经核实，该项费用全部不予报销，并按多报金额的10倍处以罚款和记大过一次并在全公司通报。

（例如报销住宿费时，实际住宿100元/宿，而报销时写150元，则此次所有住宿费用都不予报销，并处罚款50元*10倍＝500元），罚款金额在本次报销中扣除，如不够扣除，剩余部分在下次报销或当月发放工资中扣除。

7.1.7.5非销售人员非外出培训学习的短期出差，提供差旅费类发票按15元/天给予出差补助。

出差超过15天的需另行申请，每月不得超过400元。

7.2车辆费

7.2.1车辆费是因公司经营需要而产生的车辆使用费用，包括油费、维修保养费、停车费、审验费用等。

不包含公司高层管理人员的油补。

所有车辆罚款不予以报销，由司机个人承担。

7.2.2私家车油费补贴由人力资源部负责提供人员名单与标准（具体按审批后的额度为准）。

市内用车补贴部分，市内出勤天数少于12天的按1/2补贴，市内出勤天数少于6天的当月不计发该项补贴；

享受补贴人员每月8日之前将上月费用填写【费用报销单】并附符合规定的原始票据一次性提交至财务部，以工资形式发放；

未按时提交单据的视同当月放弃补贴，不再补发。

市外用车部分，车辆所有使用费用以实际发生按1元/公里的标准在剩余额度内以差旅费形式报销（未出差不享受此项补贴），报销上限为使用公共交通工具的1.5倍，流程同无油费补贴人员使用私家车外出（细则见7.2.8）。

如因特殊原因当月市外用车费用超出限额，需注明原因并经EX级领导与执行董事温琦审批。

7.2.3业务人员自己有车向公司申请油补获准的，向人力资源部提供购车证明并登记后每月可按标准享受油费补贴，受补贴者不再报销任何市内交通费。

市内出勤天数少于12天的按1/2补贴，市内出勤天数少于6天的当月不计发该项补贴。

7.2.4公司汽车外出加油全部使用加油卡在指定油站加油，暂记行政部费用。

除特殊情况经提前申请获准之外不允许使用现金加油进行报销。

7.2.5车辆外出如无必要不允许上高速公路行驶，也不允许无故绕远路行驶。

7.2.6司机凭【用车申请单】出车，【用车申请单】上需记录当次汽车行驶里程。

包括司机的补助，当次出车产生的所有车辆使用费用均需在报销单上一一列明，费用归属用车单位。

7.2.7司机每次出车均须做【行车记录月报表】，出车返回后，用车单位须在表上签字确认。

每月28日之前行政部车队统一提交上月26日至当月25日的【行车记录月报表】

（需附剩余没有产生费用报销的【用车申请单】）至财务部，根据车辆月度用油量进行油费的分摊，入用车单位的车辆费用并冲减行政部的车辆费。

无符合规定的【行车记录月报表】与【用车申请单】的出车费用归属于行政部，承担预算相关权责。

7.2.8无油费补贴人员因公外出市外应尽量使用公司车辆，若因特殊原因需使用私家车的视同使用公司车辆须提前使用【用车申请单】向车队负责人提出申请，并于返回后详细填列各项后由车队负责人核定路线里程，按1元/公里（含路桥费、停车费等其他费用）报销。

报销上限为使用公共交通工具的1.5倍。

报销人应如实填报，不得虚报多报，不得无必要而上高速公路行驶，不得无故绕远路行驶；

车队负责人需对费用核定尽到职责。

如发现存在虚报费用，一经核实，该项费用全部不予报销，并处以10倍多报金额的罚款和记大过一次并在全公司通报；

车队负责人承担失职责任一并通报。

7.2.9行政部车队应加强对司机的培训，爱护使用公司车辆。

每年6月与12月中旬向财务部提交公司每部车辆的半年度维修保养计划与费用预算。

除特殊情况经过批准外，车辆维修须在定点维修单位进行维修并在预算额度内支出。

7.2.10行政部车队负责公司车辆的审验与车辆保险投保工作，及时审验与投保，确保公司车辆能够顺利出行。

因延误办理造成的一切后果由行政部相关责任人承担。

7.3业务招待费

7.3.1业务招待费是指为业务经营的合理需要而支付的招待费用。

业务招待费仅限于与生产、经营活动有关的招待支出，包括赠送客户的礼品支出；

与生产、经营活动无关的员工福利、员工奖励、为销售商品而产生的佣金等支出不作为招待费开支。

7.3.2业务招待费的开支，只能用于开展与经营有关的业务活动，不得用于非公司业务之外的招待。

各种招待活动要做到简朴、得体，各责任单位应本着勤俭节约、反对铺张浪费的原则，力求花少钱办好事。

各责任单位负责人要把好业务招待费开支关，并以身作则。

严禁借招待之机，利用公款大吃大喝，否则追究有关人员的责任。

7.3.3业务招待费标准要在税法规定的标准内进行预算管理，总额按国家标准控制在当年收入净额的3‰之内。

职能与生产部门的业务招待费按当年分配的额度使用，业务部门的业务招待费按批准的年度预算额度与销售收入配比使用。

7.3.4各级别责任单位负责人根据工作需要，确需招待业务的，每次开支应按级别控制在标准之内，并提前进行申请【业务招待申请表】经A级及以上人员签批并报财务部备案；

预计超出标准的还须经EX级人员特别批准。

7.3.5招待客人时，EX类B级人员招待客人，费用应控制在人均200元以内；

A级人员招待客人，费用应控制在人均100元以内；

B级人员招待客人，费用应控制在人均80元以内；

C级人员招待客人，费用应控制在人均50元以内；

陪同人员一般不应超过3人。

7.3.6报销招待费，需提供符合规定的餐饮费发票及【业务招待申请表】，报销单据上要有时间、就餐地点、就餐人数、客人人数、单位与职务等信息，并须提供与发票单位一致的电脑销售小票。

7.3.7各责任单位组织员工开展健康向上的员工关爱活动，可在人力资源部核定的人员编制范围内，按不超过120元/人/年的标准，一次性凭人力资源部审核的符合财务要求的有效凭据作为职工福利费据实报销文体活动经费，超出限额的的不予报销。

其余任何情况均不允许各单位以业务招待费的形式报销内部员工聚餐等活动费用。

如发现有违返规定借用招待之名公款吃喝的，报销单据不予受理并处以双倍报销金额罚款从责任单位负责人当月工资中扣除。

7.4办事处相关费用

7.4.1各办事处负责人负责办事处设立的各项工作，包括选址、租赁费用的谈判等；

销售部、总经办负责审核合同条款的严谨性、合法性及是否符合公司的各项相关政策与规定。

合同签定后原件必须交总经办统一管理，并交财务部与销售部备案。

7.4.2各办事处负责人须对各项费用的支出做好管理与控制，对超预算承担主要责任。

7.4.3租赁费用（包括物业管理费）务必开具