如何树立良好的秘书形象Word文件下载.docx

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关键词：

秘书秘书形象职业风采

Abstract

Intoday'

ssociety,withtherapiddevelopmentofscienceandtechnology,globaleconomicintegrationaccelerate,moreandmorecommunicationfromcountrytocountry,secretaryoftheworkers,moreandmore,thesocietyisbecomingmoreandmorehightotherequirementofthesecretarypersonnel,secretaryoftheroleofchangefromthesimpletouniversal,howtosetupgoodsecretaryimage,makeoneselfinanimpregnableposition,isaworthespeciallysecretarypersonnelthinkbig.Establishingtheimageofagoodsecretary,askedthesecretarypersonnelshouldnotonlyhavesolidprofessionalability,andgoodprofessionalethics,aswellasoutsidetheshow,andwisdom.Fromexternalimageportraythemselvesandmakeinnerandgoodimage.Theorganiccombinationofexternalandinternal,topromotethecoordinateddevelopment.Onlyinthisway,tostandout,createaperfectprofessionalimage,showingtheirowncareer,becometheindustryleader,standoutinacrowd.

Keywords:

secretarysecretaryprofessionalimage

前言

形象一直是中华民族乃至世界各族人民共同关注的大事，良好的形象给人以美的感觉，给人以深刻的印象，能够让人刮目相看。

良好的秘书形象是秘书人员自身的形象，在一定程度上也可以说是企业的形象，是单位的形象。

作为一个将来准备从事秘书工作的人来说，有必要知道树立良好秘书形象的重要性，也有必要认真学习，贯彻落实相关礼仪。

关于秘书学的这一研究，国内外研究人员很多。

秘书学的研究对象包括两大方面：

一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构等；

另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎么有机地结合。

我国有着几千年的秘书工作历史，但是把秘书学作为一个独立的整体加以研究，并建立起科学的体系，还是最近20年的事。

所以，很多人不懂得什么是秘书形象，很多秘书从业人员想要有一个良好的秘书形象，却不知从何做起。

现在本文就从介绍秘书的基本含义、秘书形象的含义、树立良好秘书形象的意义和到底如何才能树立良好的秘书形象四个方面来阐释秘书形象，希望秘书和秘书以外的人员都能从中受到启发，展现良好的形象。

秘书的含义

关于秘书，社会上有很多种说法。

从字面上来说，是秘密文书工作者，也有很多人说秘书室领导的参谋和助手，在公司中处于一人之下万人之上的地位。

秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位，它是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

国际职业秘书协会对秘书下的定义是：

秘书是具有熟练的办公室工作能力、不需要上级敦促即能主动负责、积极进取、干练、果断，并在授权范围内做出正确决定的经理助手。

秘书的含义从古代到现代，经历了一系列变化，达到了现在趋于统一的含义表述

3级标题，小4号黑体，段前12磅，段后6磅，左缩进2个字符，行距固定值20磅

。

比如在古代社会，秘书既有专指皇宫里秘密珍藏的图书资料，也有指机构、指人。

后代历朝都沿袭直到清代。

辛亥革命之后，国民政府上至中央，下至县级机关，都设置了秘书长及秘书，秘书是管理和处理日常行政事务的重要人员，是行政首长的得力助手。

外国秘书含义和我国有异曲同工之意。

秘书的英文名词是Secretary，它有两种中文译义:

大写S为辅臣，小写s为帮助上司处理文书和事务的人员。

通常有大小秘书的说法。

大秘书原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的文职大臣。

后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。

如欧美国家的国务秘书可译为国务大臣，沙特阿拉伯的石油秘书也叫石油部长，印度、巴基斯坦有外交秘书，实际就是外交部常务副部长。

日本有个内阁官房长官，亦可译为内阁首席秘书。

综观中外古代到现代，秘书从单纯指物到指人、指机构，从管理秘密资料到成为领导的一把手，秘书含义随着时间的推进、历史的进步而不断增多、日渐丰富。

何为秘书形象

在我们的日常生活中，几乎所有的人都很在乎自己在朋友、同学、亲戚或者其他人心目中的印象，都说第一印象很重要，我们所说的这些，就是一般意义上的形象。

那么，究竟什么是形象呢？

具体来说，形象有外在形象和内在形象之分。

外在形象是指人的外观感觉，一个人的着装打扮、仪容、仪表通常反映他的外在形象。

穿着整洁、得体、大方的人，即使穿的不是名牌精品，给人的第一印象也会比较好，往往让人觉得这个人有品味，让人有愿意和他继续交往下去的想法。

而如果出门不梳头，穿着邋遢，拖拖拉拉会让人感觉讨厌。

这些体现的都是外在形象。

而内在形象，实指人的内在素养，主要包括道德情操、理想追求、心理状态、文化知识、身心健康、审美情趣等。

它是通过外在言行举止，穿着打扮体现出来的，内在形象在一定程度上可以说是在外在形象的基础上建立起来的。

外在形象是内在素养的外化。

因此，良好的个人形象是应是内外和谐美的统一。

我们这里讲的秘书形象，是秘书这一从业人员整体体现的形象，是秘书从业人员体现出的职业形象。

秘书职业形象是指秘书从业者的仪容、仪表、仪态及言谈举止在公众面前的印象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出来的专业态度、知识、技能等。

它也是包括外在形象和内在形象两个方面。

说到秘书这一形象，很多门外汉会有根深蒂固的偏见，尤其是对于女秘书，他们通常会认为秘书就是领导的小蜜，二奶，秘书是花瓶，对于女秘书，只要说从事这一行业，他们会以一种异样的眼光看你，看看人长得漂亮不漂亮，私底下议论也许就是被潜规则了，才天天跟在领导屁股后面，才拥有除辅助权外的包括决策权在内的一手遮天的权利。

深刻剖析这些偏见的产生的原因，它既与中华民族古往今来根深蒂固的封建残余和偏见有关，也与媒体影视剧特意传播个别秘书不良形象有很大关系，政府不完善政策（男领导配备女秘书），缺乏对秘书的不正确理解更加深了外界对秘书形象的错误认识。

此外，也有少数秘书人员不注意个人日常形象、职业形象等也是造成误区的很大原因，我认为这还是很重要的一个原因。

所以要改变秘书尤其是女秘书“小三”形象在大众心目中的形象，重新树立良好的秘书形象。

这对秘书人员，公司形象，乃至国家都无疑是历史性的转折，起着至关重要的作用。

因为秘书形象不仅是秘书个人的形象，还代表了组织，公司的整个形象，甚至是一个国家的对外形象。

良好秘书外在形象是秘书人员外在衣着打扮、言行举止表现出的气质，而良好秘书内在形象则应该具有埋头苦干、求真务实、公道正派、基础扎实、品格高尚的品质。

这些可以从毛泽东的秘书田家英身上看出。

田家英自从当上毛泽东的秘书后，在房间的墙壁上挂了横幅，把王国维的《人间词话》三种境界作为他的人生信条。

第一种境界是“昨夜西风凋碧树，独上高楼，望尽天涯路”，第二种境界是“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，第三种境界则是“众里寻他千XX，蓦然回首，那人却在灯火阑珊处”。

他用这三种境界时刻告诫自己做事不仅要讲究办法，还要下一番真功夫、苦功夫。

他确实做到了，他参加新中国第一部宪法起草的时候，就夜以继日的工作，直到完成任务，其中还因为劳累过度而吐血。

毛泽东很欣赏田家英埋头苦干的精神，曾多次给予很高的评价。

秘书应说老实话、办老实事、做老实人，始终为领导提供真实情况，弄虚作假、欺上瞒下无异于犯罪。

田家英有一方端砚，上面刻着“守其白，辨其黑，洁若玉，坚若铁”的铭文，是托物言志的象征。

他曾对友人讲到他的人生座右铭是苟利国家生死以，岂因祸福避趋之。

他会将真理坚持到最后，直到停止呼吸，他也绝对不会出卖自己的灵魂，也绝对不会向错误屈服。

”1962年3月，田家英带领工作组到湖南农村调查，调查结束后他回到北京，以秘书的身份向毛泽东进言包产到户的主张。

毛泽东问：

“是你个人的意见，还是有其他人的意见？

”他明明知道可能会受到批评，但是他依旧回答是他自己的意见。

在北戴河会议上果然受到了严厉批评。

后来，邓力群在纪念田家英的文章中讲道：

“当党内斗争出现错误偏向的时候，在最关键的时刻，家英同志为了维护党的团结，保护同志，不惜牺牲自己，把责任全部承担下来。

家英同志的好品质，显得难能可贵。

”因为有良好的秘书内在形象做指导，田家英对毛泽东个人及其工作都起到了至关重要的作用。

相反，如果不注意加强自身形象和修养建设，很容易受诱惑而走向歧途。

原上海市委书记陈良宇秘书、上海市宝山区区长秦裕受贿680万元，在长春市法院最后判处秦裕无期徒刑一案就是一个例证。

法院工作人员告诉记者，秦裕受贿的680万元的，主要包括三处房产。

这三处房产都是秦裕通过以差换好、以小换大等方式从行贿人处获得。

这是秦裕的内在形象不够硬所造成的。

由此可见，加强秘书自身思想、组织、作风修养，加强自身工作能力建设，思想道德建设，知识结构培养，树立良好的外在形象兼具内在形象，对于个人，组织和国家都具有非常重要的作用。

那么树立良好的秘书形象到底有什么重大作用呢？

秘书形象的作用

当今社会发展迅速，地区间的联系不断加强，国家间的交流也越来越密切，经济全球化已成为一种激流勇进的趋势，区域竞争，国家综合国力的竞争处于白热化。

个人希望给别人展现自己自信美好的一面，国家也希望通过政府人员的综合素质展示这个国家的精神风貌，这种展示便是形象的展示。

秘书作为领导助手，也是一个中枢系统，做好秘书工作，树立良好的秘书形象，无论于企业，于国家都是有益无害的。

现在小到中小企业、事业单位，大到政府机关，秘书工作人员越来越多，担任的职务、承担的责任也越来越多、扮演的角色也越来越丰富多样。

随着这种趋势发展，相信秘书领域会形成一个更大的专业群体，未来秘书起的作用会更大。

树立良好的秘书形象，究竟有什么作用？

对个人来说，作为一个单纯的生命个体，在生活中，与人交往的过程中，我们都希望给别人留下最美好最让人欣赏一面的印象，形象就是我们的头等大事。

有句广告词叫“脚下的面子是穿出来的”，名人效应、广告效应也都淋漓尽致的表明个人形象在中国人心目中的地位举足轻重，向别人呈现一个干干净净、清清白白、文明善良、讲礼貌的个人形象，能够提升个人的品牌价值，不但自己无形中会更有勇气和信心去交流沟通展现自己，而且会让更多人愿意和你做朋友，愿意相信你。

取得身边朋友的信任，获得周围同事的喜欢，赢得上司领导的认可与赞赏，进而有可能获得更大的晋升机会，何乐而不为？

个人严格要求自己，树立良好的秘书形象，也能够指引社会对包括自己在内的秘书从业人员刮目相看，改变以往的秘书不良形象印象。

对组织和集体来说：

当今社会是一个经济社会，社会分工极其重要，企业急需大批训练有素能力卓著的职业秘书，企业的老板和职业经理人，意识到只有依靠秘书的协助，自己才能更有效地从事经营和管理。

所以作为一种备受人们关注的职业，秘书毫无疑问是职业规范的表率，其形象不仅代表个人形象，也代表着领导形象，更代表着企业对内对外形象，同时也对工作环境的人事产生重要的影响。

从一位秘书的表现就能感觉得出其所在企业的品质特征，以及其上司的品质特征。

在企业对外的窗口的作用中，秘书形象的好坏直接关系着整个企业形象的好坏，影响着企业的利益。

一个良好的秘书形象，起着典范带头作用，带领团队共同为公司效力，共同为公司创造价值；

一个良好的企业形象，社会的认同率高，可以招来更多的精英为公司效力，招来更多的公司和企业合作，企业的项目上去了，业绩也上去了。

另外，秘书的工作能力越来越强，有利于辅助领导作出正确决定，带动整个公司的持续健康快速发展。

对于国家来说:

中华民族有着上下五千多年的璀璨历史文化，自古就提倡礼仪兴邦。

良好的秘书形象虽是个人的形象，落叶知秋，反映到国家上来，个人形象也是国家对外的形象，讲究礼仪，提倡礼仪，对社会将会起到模范带头作用，有利于传承中华民族的优秀传统文化，有利于实现构建社会主义和谐社会这一伟大目标，甚至有利于促进世界和谐一体。

良好的秘书形象作用巨大，影响深远，那么，究竟该如何树立良好的秘书形象呢？

内外兼修是正道。

既要培养深厚的理论修养，又要培养最优化的知识结构，还要打造整洁干练的外表。

首先，打造整洁干练的外表。

秘书要打造整洁干练的外在形象，可以从着装、言行举止和表情等方面着手。

（一）简单得体的着装

服装是人的形体的外延，包括衣服、裤子、裙子、鞋子、袜子、手套、帽子等各类修饰人体的物品，它们不仅御寒，而且具有美化人体的作用。

有句俗话说的好：

“人靠衣装，佛靠金装”，搭配一套和自己气质相符的服装，能更好更完整的表现自身的个性和魅力。

服装的选择一定程度上反映着一个人的兴趣爱好、心情、职业职位、文化素养以及审美趣味。

人们把服饰当做传递思想、情感的“非语言信息”。

服装的搭配要考虑年龄、肤色、场合等因素。

应该遵循三个主要原则，即TPO原则、因人而异原则、整体性和整洁性原则。

TPO原则，是选择服饰最基本的原则。

T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。

它是集时间、地点、目的于一体的原则，这个原则的基本含义是人们在穿衣打扮、佩戴首饰时要将时间、地点和目的协调一致。

与时间相适应，通常有三重意思：

服饰与时代变化相适应、服饰与四季变化相适应和服饰与早中晚变化同步。

与地点相适应。

穿着应该考虑该国家、该地区所处的地理位置、自然条件乃至国家的开放程度，也就是与所处的环境相适应，使服装打扮具有一种“现场感”。

与目的相适应，则是秘书人员的服装打扮应根据自己所办事务的目的而有所变化。

着装时要考虑是为了工作还是为了休闲，是为了祝贺还是慰问、志哀，是为了引人注目还是不被注意。

比如说参加一个私人晚会，就适宜穿休闲而不失礼仪的晚礼服，有助于宴会轻松愉悦的进行下去，此时如果穿正装就给人一种拘谨的感觉。

而在工作场合，就应该穿整洁、大方又不失高雅的正装。

因人而异原则，就是指一个人的服饰打扮要和他的年龄、形体、职业、肤色相吻合，要表现出和谐和美感。

不同年龄阶段、不同体型和肤色的人在选择服饰时各有不同。

年轻人如果比较白适合穿鲜艳活泼的衣服，比如说红色黄色和橙色类的衣服，肤色偏黑者最好不要穿深色服装，否则肤色会显得更加暗淡无光。

而中老年人因为性格成熟稳重，穿衣也应该注意庄重整洁。

体型矮胖的人，适宜穿竖条纹或上衣略短的深色套装，身材高瘦的人则适宜穿宽格条纹衣服。

很多时候我们评价一个五官不是很精致的人，都会觉得他虽然不精致，但是还是显得比较美，这就是美的和谐规律，美不是要求每个部分都非常完善，而是整体和谐。

服装也是，不要求每件衣服特别好，而应该在服装的色彩、图案、款式、质料和风格上要和谐统一，服装的饰品在这些方面与服装和谐统一。

因为单个的美如果随便组合起来，不但没有美感，而且会显得杂乱无章，这就是服装的整体性原则，而整洁性原则，就是服装要保持清洁并且熨烫平整。

秘书有男秘书和女秘书之分，在大体上两者有相似之处，但是在细节上有不同的要求。

比如穿西装礼仪，在选择颜色时一般都是色调淡雅、清晰、庄重，男性在系纽扣时比较讲究，而女性一般是西装套裙，不仅衣扣要到位，内衣的选择也很重要，必须内穿一件款式及领口适宜、不透明的衬衫，内衣的领口一定要内隐在衬衫的领口内，还要注意衬裙的配穿，鞋袜的搭配，穿西装套裙时宜穿黑色或者白色的高跟或半高跟的皮鞋，并配以肉色的丝袜。

（二）大方得体的言行

言，言谈；

行，行为。

有走姿、坐姿和站姿等。

古语说得好，坐要有坐相，站要有站相。

正确站姿的基本要领是腰直、挺胸、收腹、收臀。

坐姿的注意事项:

入座时，动作要轻盈舒缓，从容自若。

落座时声音要轻，落座后应保持上身平直，不要含胸驼背，不要半躺半坐或者翘二郎腿，坐姿要求端庄大方，舒坦自然。

走姿具有动态美，走路时不低头，面带笑容，步伐均匀走直线，展示有气质有涵养、积极向上的精神风貌。

秘书应该身体力行，把每个细节都做好。

细节决定成败。

要想让人赞同你，在细节上也应该养成良好的习惯。

不积跬步，无以至千里；

不积小流，无以成江海。

从小事做起，从日常生活的方方面面做起。

与人见面是我们日常生活中经常遇到的事情，在很多人看来这太平常，只是小事一桩，往往不把它放在眼里，认为只要见面时和人家打声招呼就可以了，这只是看到了礼仪中的冰山一角，就算你知道见面时该和人家打招呼，但是具体落实到细节上，你知道该怎么做吗？

这是一个大学问。

中华民族除了讲究礼仪，还是一个讲究熟人的民族。

我们见到熟人时，不管他是官是民，不管是男是女，我们经常的做法是他还在不远处或者到达我们在的地方时，我们坐在原地翘着二郎腿叫一声就算打过招呼了，这其实是不懂礼仪，很不礼貌的做法。

通常正确地做法应该是当双方距离较近时，我们可以采用一般性致意和点头致意，可以和人家说一句你来了或者你好，可以停下手中的事情和他们稍作寒暄或者行点头礼，当距离较远时，可以招手致意，当别人给你介绍时，如果你坐着，就应该面带微笑站起来或者欠身致意。

若需要握手时，要特别注意讲究顺序，一般来说，男士、晚辈、学生、下级、客人见到女士、长辈、老师、上级，主人时，应先行问候，待后者伸出手来之后，再趋前握手。

如果一个人需要同许多人握手，那应该先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级，不能平白无故的拒绝他人友好善意的握手，这是失礼而又缺乏教养的表现。

握手时，伸出右手，把握好分寸，不能用力过重或者过轻，要面带微笑，自然大方，腰板挺直，头要稍微低一些，要和颜悦色的看着对方的眼睛以表示尊重。

（三）微笑是最好的通行证

在做到得体的言行时，微笑很重要，“微笑是最好的名片”它是充分表现我们自身的利器。

法国作家雨果说过：

有一种东西，比我们的面貌更像我们，那便是我们的表情；

还有另外一种东西，比表情更像我们，那便是我们的微笑。

当我们真正微笑时，才展示了最真实的自己。

微笑不仅能够给人亲切和蔼的感觉，不可磨灭的印象，还可以融洽气氛，缩短人与人之间的距离。

著名作家狄更斯也说：

只有在你的微笑里，我才有呼吸。

是的，微笑就像是一缕和煦的暖阳，普照进每个人的心田，微笑能够应付一切表情，包括冷漠、热情、嘲讽、仇视、关怀、成功、失败……确实,微笑可以使一切困难问题迎刃而解,微笑能让快乐的人更快乐，同时微笑也是激励人走向成功的一种力量。

要想成功，微笑必不可少，以微笑待人处事，在我们生活中，工作时，能收到事半功倍的效果。

微笑富有魅力,招人喜爱，微笑意味着成功，微笑被人誉为“解语之花,忘忧之草”。

微笑给希尔顿公司带来巨大成功，不仅率先度过难关，而且成为当今全球有名的企业。

希尔顿公司十分注重员工的文明礼仪教育，倡导员工的微笑服务。

在三十年代美国经济最萧条的一年，全美国的旅馆倒闭了一大半，希尔顿的旅馆也一度亏损负债，但是希尔顿并没有灰心，而是叮嘱员工不能忘记礼仪，要常挂微笑在脸上。

由于希尔顿微笑的经营理念，希尔顿旅馆在经济萧条后，迅速进入了黄金时代，直到现在，希尔顿公司发展成全球知名企业。

所以，秘书也要特别注意将微笑常挂脸上，用微笑来与人沟通，才能更好地解决难题。

　　其次，秘书要培养最优化的知识结构。

秘书工作有对外联络、内部协调等内容，是一项具有辅助性、综合性、机密性、服务性的职业，秘书不仅具有助手参谋作用，还起着沟通协调各方面关系的作用，秘书还有信息枢纽作用，秘书为上司和整个机关、公司提供信息，反馈信息和传递信息，企业秘书人员应该帮助上司密切和融洽与股东、职工、顾客等上下内外关系，树立维护单位和上司的良好形象。

所以秘书人员不仅需要树立良好的外部形象，还应该从知识结构、理论修养等内部方面树立良好的秘书形象。

秘书工作多而繁琐，只有具备扎实的专业基础，才能够更加轻松的应付要求多且高的工作。

秘书应该具有四方面知识的纵横结构，包括基础知识、专业知识、行业知识和相关知识。

基础知识分为两个方面：

一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识；

专业知识是指所有秘书人员都应该具有的秘书业务知识，包括：

公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，公共关系知识等等。

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如政府机关工作人员必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具备企业管理知识、市场营销知识，医疗行业的秘书人员一定要有药理方面知识。

秘书人员的相关知识是秘书人员为更好适应时代需要，更好做好公司工作的重要条件。

　在当前市场经济条件下，各项改革措施不断深化，秘书要整体掌握必要的基础知识、专业知识、行业知识和相关知识。

首先，