借支预支管理规定及办理流程Word格式.docx
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第六条、费用报销的规定
（一）费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。
经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及盖有财政监制章的收据一律不予报销。
（二）报销费用时必须认真填写“费用报销单”，所有单据要按性质《如差旅费、招待费、办公费用》分类、分次、分页粘贴填制;
差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。
所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。
（三）按规定的审批程序报批，报销500元以上需提前一天通知财务部以便备款。
（四）原始凭证的审核（各部门经理须对其审签的各项原始凭证负责）
4.1原始凭证应具备的内容：
4.1.1凭证名称;
4.1.2填制凭证的日期;
4.1.3填制凭证单位的名称或填制人的姓名;
4.1.4经办人的签名;
4.1.5发票内容，各种杜撰必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定;
4.1.6数量、单价和金额;
4.2原始凭证的技术必要求：
4.2.1凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。
4.2.2支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字、审批人签字及付款的依据。
4.2.3员工的借款借据需由出纳附在记账凭证上，员工归还借款时由财务另开收据，其原始借款借据不再退还。
预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。
4.2.4属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。
有委托他人代领的，由代领人签名;
由一人代领多人的，须逐个签字，不得通档划大括号签一个章。
费用报销的一般流程
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单（办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单）―部门经理审核签字―财务部门复核―总经理审批―到财务部报销。
差旅费报销制度及流程
（一）费用标准：
详见《沈阳艾米创意文化传媒公出管理制度》
（二）费用标准及补充说明：
1.特殊安排出差由总经理会同有关负责人制定，差旅费实行包干制，报销时必须提供住宿和餐饮发票，实际发生未达到标准金额，不予补偿;
超出标准部分由员工自行承担。
2.实际出差天数的计算以所乘坐交通工具时间到返还时间为准，以小时计算，超过3小时不满6小时计半天，超过6小时计1天。
3.出差所发生的车旅费用，按发票进行报销，但需在发票背面注明日期、出发地点、到达地点等详细信息。
4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。
5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
（三）报销流程：
1.出差申请：
拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细说明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
2借支差旅费：
出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3.购票：
出差人员持审批过的出差申请表复印件，到行政人事部申请订票。
4.返回报销：
出差人员应在出差任务完成后及时办理报销事宜，流程同日常报销。
电话费报销制度
（一）费用标准
1.移动通讯费：
依照通讯费补贴办法执行。
2.固定电话费：
由行政从事部指定专人每月20——23日前查清费用，按日常费用申请程序审批后交财务部处理，处理完后程序办理相关手续。
若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
（二）报销流程
1.人事部制定执行标准交财务部，财务部每月中旬（23日前）统一按标准和报销流程集中报销通讯费用。
2.固定电话费由行政人事部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续。
交通费报销制度及流程
（一）资费标准：
员工因公办事或者加班，可凭公交车票据报销交通费;
加班至晚上10：
00以后或因特殊原因由主管经理批准后乘出租车，公司可报销出租车费。
1.员工整理交通车票，按规定填好《交通费报销单》（须填写坐车起始站点）
2.审批：
按日常费用审批程序审批。
3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定：
为了合理控制费用支出，此类费用由会所行政人事部统一管理，集中购置并指定专人负责。
1.购置申请：
公司行政人事部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，填写购置申请单报分管领导后购置。
2.报销程序：
经办人凭借款手续进行报销。
不需入库的物资，需凭使用人或物资接收人的签字办理报销。
3.费用归集：
财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
招待费及其他费用报销制度及流程
1.招待费：
为了规范招待费的支出招待费应事前征得分管领导的同意。
2.其他费用：
根据实际需要据实办理。
（二）报销流程：
1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及按一般流程办理报销手续。
2.其他费用报销参照报销制度及流程办理。
工薪福利及相关费用同以上制度及流程
第十三条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
第十四条工薪福利支付流程
（一）工资支付：
考勤数据汇总财务部制作工资表
行政文员处统计财务经理审核各级领导进行审批发薪日
造表、行政经理审核
每月10日每月12日每月13日每月15日
每月发薪日前由财务部统一发放上月工资发，遇节日提前发放。
鞍山会所20日发薪。
（二）临时工资支付流程同工资支付流程。
（见专项支出财务报销制度及流程）
第十五条专项支出主要包括软件及固定资产购置、经营活动材料购置、咨询费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十六条固定资产购置报销财务制度及流程
（一）填写购置申请：
按会所《资产管理制度》相关规定填写《请购单》并报批，并通知财务部备款。
（二）报销标准：
相关的合同协议及批准生效的购置申请。
（三）结账报销：
1、资产验收无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单（后附入库单）。
2、按资金支出规定审批程序审批。
3、财务部根据审批后的报销单付款。
第十七条其他专项支出报销制度及流程
（一）费用范围：
其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询、广告、及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
（二）费用标准：
此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请求审批。
（三）财务报销流程
1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2.签订合同：
由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由会所行政人事部审核，合同应注明付款方式等）
3.付款流程：
（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）;
（2）按审批程序审批：
主管部门经理审核签字――财务复核总经理审批;
（3）财务部根据审批的报销单金额付款。
报销时间的具体规定
第十八条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，公司财务部每周四集中处理费用及员工报销事务。
第十九条从本制度执行之日起，做如下规范：
（1）公司各小组活动结束一周内，必须核销本次活动费用。
每超一日由本次活动提成中扣款人民币100元。
（2）各采购员采购商品（物料）自入库之日起，一周内进行核销。
每超一日由当月工资扣款50元。
（3）各部门人员非活动出差，返回单位三日内报销差旅费，（以返程车票日期为准）超一日由当月工资扣款50元
（4）对票据不完善，不规范，不能说明出处、原因、经由地的财务部有权拒绝报销。
（5）考勤每月10日前报到财务，有关当月各部门汇总报表必须于次月5日前报到财务，超一日扣制表人当月工资50元。
（6）各组请款单后附请款明细单，（财务掌握活动内容，核销时备查。
）结款时要提供正规发票，没有正规发票必须有经手人及收款人本人签字。
（7）公司所有费用核销必须由经手人整理，粘贴，相关人员签字后报到财务核销。
附则
第十九条本制度解释权归公司财务部。
第二十条本制度自签发之日起生效。
沈阳######管理有限公司
2012-1-4
盘点工作管理制度及操作流程
为确保公司库存物料盘点的正确性，达到仓库物料有效管理和公司财产有效管理的目的，特制订以下管理流程：
一、盘点工作的范围：
包含公司（会所）所有固定资产、装饰品、仓库库存物料、便利店商品、餐厅及后厨原材料、餐具、消耗品在内的所有公司物品和器具。
二、盘点工作的组织
盘点工作由总公司财务部负责，各公司（会所）配合执行。
盘点以不影响会所的日常工作为目的，由总公司财务部与各公司（会所）总经理协商确定盘点的具体时间和参与人员。
各公司的盘点工作应在总公司财务部人员的参与下方能生效，否则会所自行盘点视同无效。
三、盘点工作的实施
盘点采取实盘制，即按照货品的实际数量进行盘点。
由总公司财务部人员及各分公司（会所）指派人员参与盘点工作，现场整理出数据后与账面数量进行比对，由库管做出盘亏盘盈表，各部门负责人对盘点表进行复核签字，对盘亏盘盈情况予以书面说明后，经各公司（会所）总经理签字确认后上报总公司财务，予以后续的处理工作。
四、盘点时间
一、月末盘点;
仓库平均每月组织一次盘点，盘点时间一般在每月的月底;
具体盘点时间由总公司财务与运营总监根据实际工作情况安排。
二、年终盘点：
仓库每年进行一次大盘点，盘点时间一般在年终放假前的销售淡季。
五、盘点方法及注意事项
1盘点采用实盘实点方式，禁止目测数量、估计数量;
2盘点时注意商品物料的摆放，盘点后需要对商品物料进行整理，保持原来的或合理的摆放顺序;
3所负责区域内商品物料需要全部盘点完毕并按要求做相应记录;
4参照初盘、复盘、查核、稽核时需要注意的事项;
5盘点过程中注意保管好“盘点表”，避免遗失，造成严重后果;
六、盘点计划
1、月底盘点由财务部根据工作情况组织进行，年终盘点需要征得总经理的同意;
2、开始准备盘点一周前需要制作好“盘点计划书”，计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、帐务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划。
七、时间安排
1初盘时间：
确定初步的盘点结果数据;
初盘时间计划在一天内完成;
2复盘时间：
验证初盘结果数据的准确性;
复盘时间根据情况安排在第一天完成或在第二天进行;
3查核时间：
验证初盘、复盘数据的正确性;
查核时间安排在初盘、复盘过程中或复盘完成后由仓库内部指定人员操作;
4稽核时间：
稽核初盘、复盘的盘点数据，发现问题，指正错误;
稽核时间根据稽核人员的安排而定，在初盘、复盘的过程中或结束后都可以进行，一般在复盘结束后进行;
5盘点开始时间和盘点计划共用时间根据当月销售情况、工作任务情况来确定，总体原则是保证盘点质量和不严重影响便利店、餐厅、仓库正常工作任务;
八、人员安排
人员分工;
1初盘人：
负责盘点过程中物料的确认和点数、正确记录盘点表，将盘点数据记录在“盘点数量”一栏;
2复查人：
初盘完成后，由复盘人负责对初盘人负责区域内的物料进行复盘， 将正确结果记录在“复盘数量”一栏;
3数据录入员：
负责盘点查核后的盘点数据录入电子档的“盘点表”中;
4根据以上人员分工设置、财务部需要对盘点区域进行分析进行人员责任安排;
九、盘点工作准备
1、盘点前需要准备a4夹板、笔、透明胶、盘点清单;
2、盘点一周前开始追回借料，在盘点前一天将借料全部追回，未追回的要求其补相关单据;
因时间关系未追回也未补单据的，借料数量作为库存盘点，并在盘点表上注明，借料单作为依据;
3、盘点前需要将所有能入库归位的物料全部归位入库登帐，不能归位入库或未登帐的进行特殊标示注明不参加本次盘点;
4、将仓库所有物料进行整理标示，同一储位物料不能放超过2米远的距离，且同一货架的物料不能放在另一货架上。
5、盘点前仓库帐务需要全部处理完毕;
6、帐务处理完毕后需要制作“仓库盘点表”，表的格式请参照附件;
并将完成后的电子档发邮件给对应财务人员（有单项金额）;
7、在盘点计划时间只有一天的情况下，需要组织人员先对库存物料进行初盘;
8、仓库盘点前需要组织相关参加人员召开会议，以便落实盘点各项事宜，包括盘点人员及分工安排、异常事项如何处理、时间安排等;
十、盘点工作的实施
1、在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点;
2、盘点过程中严禁弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗;
复盘人不按要求对初盘异常数据进行复盘，“偷工减料”;
不按盘点作业流程作业等（特殊情况需要领导批准）;
3、根据“盘点计划”的安排对所负责区域内进行盘点;
4、商品物料点数完成确定无误后，根据储位和“盘点表”中找出对应的物料行，并在表中“商品物料盘点数量”一栏记录盘点数量;
5、盘点人完成查核工作后在“盘点表”上签字并将“盘点表”交由“数据录入员”进行数据录入工作;
6、录入工作应仔细认真保证无丝毫错误，录入过程发现问题应及时找相应人员解决。
录入完成后将电子档“盘点表”发邮件给总经理审核，同时抄送运营总监、成本部 ;
7、由仓库保管员确认及查明盘点差异原因，在盘点表上标注，交财务部审核，仓库保管员将物料金额纳入核算，最终将“盘点差异（含商品物料和金额差异）表”呈交总经理审核签字;
8、财务部根据盘点差异情况对责任人进行考核，对“盘点表、稽核盘点表、盘点差异表“进行存档;
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