配送部岗位说明手册文档格式.docx
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3.提高托运服务质量,降低托运成本;
4.培养配送专业人才;
5.树立服务品牌。
关键流程
配送管理流程、托运管理流程
岗位
职责
1.加强配送业务管理,节约配送成本,优化配送流程:
(1)贯彻落实公司相关的规章制度,全面负责配送部的管理;
(2)加强与其他部门的沟通,协调内外关系,保证部门日常工作正常开展;
(3)强化装车现场控制,降低因装车问题而导致的差错和破损,提高装载率;
(4)对各种操作错误及客户投诉进行原因调查,落实责任,监督处理;
(5)组织制定部门管理制度、管理标准和操作流程,建立并完善本部门管理体系;
(6)向部门员工宣传退货规定,监督配送岗按照公司的规定办理退货;
(7)负责处理配送过程中的突发事件;
(8)督促配送岗应收账款的催收工作;
(9)完善配送交接手续,降低公司经营风险。
2.加强部门内部管理,培养配送专业人才:
(1)负责配送部岗工的日常管理、绩效考核工作,负责配送人才的培训与培养;
(2)负责配送部财物、设施、设备的日常管理和维护工作;
(3)负责配送部费用的核实,审批工作。
岗位权限
内部费用审批权、部门员工管理权
关键考核指标
1.配送、托运的及时性与准确性2.配送/托运货物的安全性3.配送服务质量4.配送成本
表三:
职位关系
职位
转换条件
可晋升岗位
营销部经理
具有规划营销部工作任务、工作重点并推动落实的能力,有较强的客户开拓、管理和终端市场管理、运作、评估经验。
可由何岗转升至本岗
托运组组长、配送协调岗、营销部经理助理、仓储部部长
熟悉配送部的业务流程,有一定的管理经验和能力,良好的沟通技巧和协调能力
可转换岗位
营销部片区经理、运输部部长
具有规划片区工作任务、工作重点并推动落实的能力,有较强的客户开拓、管理和终端市场管理、运作、评估经验。
具有运输车队管理经验。
可兼任岗位
无
表四:
协作关系
内部协作
报告工作对象
监督对象
配送部所有员工
工作合作对象
仓储部、运输部、营销部、市场部、电子商务部、质管部、中药部、医疗器械部
外部合作
生产厂家、物流公司、客户
表五:
工作条件
办公场所
室内70%室外30%
工作时间
正常
工作均衡性
均衡
工作环境
温度
湿度
光线
粉尘
噪音
异味
通风
安全性
安全
设备工具
电脑、电话、传真机、打印机、复印机、公文包、计算机、验钞机
信息资料
资料名称
客户资料
获取途径
配送岗、营销部
物流公司的资料
托运组
保密资料
保密对象
外部客户与竞争对手
托运价格
托运公司
表六:
任职资格
基本条件
性别
男
年龄
25岁以上
外貌
五官端正
脑力
思维敏捷
体能
充沛
视力
矫正视力正常
性格
开朗、有亲和力
气质
一般
兴趣爱好
无特殊要求
学历及专业要求
最低学历
大专
期望学历
本科
专业要求
物流、营销类专业
所需知识与技能
知识
地理知识、配送业务知识、物流管理知识、合同法知识、药品法规知识、药品质量管理知识
技能
公文写作、办公软件、
所需能力与经验
能力(1-5分,5分最高)
决策
能力
计划
组织
控制
协调
沟通
观察
解决问题的能力
创新
其他
5
应变能力5
经验
物流行业1年以上从业经验
职业素养
(1-5分,5分最高)
职业形象
职业道德
忠诚度
责任感
敬业精神
团队意识
廉洁
诚实正直
所需资格与培训
资格
有物流师资格优先
培训
备注:
(2)兼职管理岗岗位说明书
兼职管理岗
监督与执行
协助配送部部长的日常管理工作,确保人事、培训、绩效、制度流程等管理顺利进行。
配送管理流程、托运管理流程、内训计划流程、制度流程管理办法
1.负责配送部人员调动调配的协调工作,及时进行HR维护。
2.负责部门的考勤管理,如实登记考勤异动情况并上报企管部。
3.负责本部门培训的计划、组织及资料整理。
4.参与配送部的考核方案修订,负责日常考核资料的收集与整理。
5.处理暂存区管理岗递交的暂存区超期货物信息,并加入配送员月度考核。
6.负责配送部制度流程的起草、修订、培训、监督。
7.协助配送部部长组织开展企业文化活动,及时上交员工心得故事与金点子。
8.上级交办的其他事务。
1.制度修订的建议权2.考核方案修订的建议权3.培训计划的建议权
4.部门文化活动的申报权
1.考核数据及时、准确2.相关协助性工作的完成质量及效率
配送协调员、托运组组长
1-3年岗位工作经验,对配送区域路线以及业务流程熟悉,有一定的管理经验和能力,良好的沟通技巧和协调能力
仓储部管理组、配送员
有一定的文字功底、统计分析能力、协调能力
其他部门兼职管理岗
熟悉相关部门工作流程
企管部、仓储部、营销部、市场部、中药部、医疗器械部、质管部、财务部
物流公司、客户
室内80%室外20%
电脑、电话、传真机、打印机、复印机、计算机、财务票据
制度流程文件
办公室
配送部绩效资料
绩效考核结果
除配送部部长、企管部以外的人员
人事档案
不限
物流、管理类专业
地理知识、配送业务知识、物流管理知识、合同法知识、药品法规知识
公文写作、办公软件
决策能力
计划能力
组织能力
控制能力
协调能力
沟通能力
观察能力
创新能力
3
4
应变能力4
3个月以上管理类培训
(3)配送协调岗岗位说明书
配送协调岗
4人
无
更好地为配送岗服务,协调好各部门的关系,保证配送工作的顺利开展。
配送流程,出库流程,配送转托运流程
1.与营销部开票岗、业务岗联系客户订单的需求情况,从系统中查看商品出库情况,与仓储部协调出库优先次序。
2.整合配送资源,根据区域商品数量与运输部协调安排车辆,跟进装车及合车情况,提高装载率。
3.登记客户带货的货物情况,打印《配送装车单》保证客户货物的齐全。
4.装车完毕后的货物清理,对于漏装、错装等情况及时处理。
5.装车完毕后的单据整理,对配送装车单上对应客户的全套票据进行审核,审核完毕将装车单放入对应车辆的单据袋中,确认无误后将所有单据资料放置对应车辆。
6.礼品交接,将礼品明细单与实际一一对应,并将礼品放置对应的区域,对于大件礼品则直接搬至对应车辆,同时将与促销岗交接单据。
7.协调送货时间,跟踪送货情况。
8.跟踪配送岗回车情况,督促配送岗及时回款,并定期核对帐目。
9.配送转托运的处理与安排,实习人员跟车实习的安排。
10.配送岗工作量的统计工作及工作日志反馈内容的协调处理。
装车顺序审核权,装车单审核权,新员工实习安排权。
1.配送装载率2.工作差错3.客户投书处理的及时性和有效性4.沟通协调和服务能力
配送部副部长,部长
本岗位1-2年的工作经验,熟悉本岗位的业务技能,熟悉流程,具有一定的管理经验和沟通协调能力。
配送岗,业务岗
熟悉本岗位的工作流程,对配送区域路线以及业务流程熟悉,具备一定的沟通协调能力。
业务岗
业务流程熟悉,能妥善处理相关问题,有一定沟通协调和处理问题的能力。
配送岗、装车复核岗
营销部、市场部、运输部、仓储部、质管部、财务部
室内50%、室外50%
均衡
电脑、传真机、打印机、电话、复印机、标签、记号笔、钉书机、胶带、计算器、笔、笔记本、文件袋
车辆资料(车型,车辆装载率)
运输部
配送装车单
营销部
汇总单交接回执
仓储部
对外保密
25-40岁
端正
中等
外向
大方
高中/中专
大专及以上
物流管理专业优先
物流知识、地理知识
具备一定的沟通协调能力
5
4
4
5
物流行业配送岗位2年以上工作经验
配送流程培训、基本业务流程培训、开票流程与相关知识培训
(4)配送岗岗位说明书
配送岗
执行
40人
配送协调员
1.保证货物准确及时送到客户手中,提升配送服务质量和品牌形象;
2.做好配送服务,促进销售业务增长。
配送管理流程
1.根据LMIS系统配送模块,排定货物装车顺序。
2.出发前核对票据、货物是否齐全。
3.跟车送货,负责货物在途安全,将货物安全、准确、及时的送达客户,并做好纸箱回收。
4.将货物按客户要求摆放整齐并与客户当面清点货物,做好货款交接手续,并将客户签收单带回交给配送协调岗。
5.按公司规定收取货款并做好记录,与信用管理部结算岗对账交款,与业务岗核对授信客户欠款。
6.做好客户服务工作,对客户反馈的货物差错问题及时找客服调查,并将调查结果反馈给客户。
7.按照《退货管理办法》的规定接受所负责区域的客户退货,与退货组办理退回商品交接手续。
8.协助业务岗做好客户维护、欠款催收、客户证照资料及相关业务信息收集工作。
9.协助业务岗完成市场开发工作。
10.做好促销信息、促销政策的宣传以及新产品推广工作,发放DM并请客户签收,交配送部协调员。
11.及时向配送部长与协调员反馈客户需求信息。
装车先后顺序的决定权,送货路线的决定权
1.配送工作量2.销售完成率3.配送服务质量4.工作差错5.现款单位回款情况
配送协调岗、营销部业务岗、开票岗
本岗位业务能力出色,熟悉药品品规、价格、生产厂家等,熟悉公司业务流程,沟通表达能力强
仓储部复核岗、收货岗、拣货岗、司机、发货岗
熟悉药品知识,有一定的表达沟通能力,精力旺盛,能够承受高强度的工作和较大的压力
托运岗
熟悉托运流程,沟通谈判能力强
配送部部长、配送协调岗
外复核、装车岗、促销岗(礼品发放)
本部门各岗位,运输部、仓储部、营销部、市场部、财务部、质管部
客户
20%室内80%室外
小推车、计算器、写字板、笔、小型验钞机、毛巾
销售汇总单
理单组
销售明细单、商品税票、进口药品报告单
药品价格信息
客户之间及竞争对手
40岁以下
开朗,细致
中专
药学、市场营销等相关专业
地理知识尤其是武汉市区的区域分布,药品知识及法规,一定的财务知识
识别方向及路线的技能,识别真假币的技能
物流企业1年以上配送经验
药品知识的培训,财务知识的培训、服务意识及技巧的培训、沟通技巧培训
(5)装车复核岗岗位说明书
装车复核岗
5人
1.控制较低的复核差错率;
2.保证商品出库的及时性和准确性;
3.保证配送业务的顺利完成。
装车流程
1.根据装车单按照配送方向顺序指导装车岗装车,装车完毕之后签字确认。
2.指导与协助装车员按照装车规范将商品码放到车上,装车时要遵循重不压轻、整不压零的原则,保证码放在车上的商品标签对外。
3.根据打印出的《装车单》上的客户家数、整件明细、拼箱数、特殊品库药品袋数、计生器械数和总件数进行复核确认。
4.复核中发现实际数量或品规与装车单不相符时,向外复核组组长报告,核实后调查原因并及时进行处理。
5.装车结束后及时清理月台,保证无遗留、无错漏。
装车员督导权
1.复核差错2.货物码放质量3.工作量(家数、件数、车数)
外复核管理岗、配送岗、业务岗、开
票岗、托运岗
熟悉各岗位工作流程及计算机操作系统,对药
品知识熟悉,具备一定的沟通、协调能力
拣货岗、装车岗
工作细心,责任感较强,熟悉药品知识
外复核岗
对相关岗位流程及LMIS系统相关模块熟悉
装车岗
配送部、运输部、仓储部
90%室内10%室外
18:
00-工作结束
电脑、笔、标签、塑料袋、封签、打印纸
平和,细致
初中
不限,药学为佳
装车流程,药品知识
一般电脑操作
2
装车流程与规范培训
(6)文员岗位说明书
文员
1.做好配送部的内勤管理工作;
2.如实登记客户投诉情况。
费用报销流程
1.将托运单据录入电脑,以备查询。
2.负责接听客户来电,将客户反映的问题如实登记,并传达给部长。
3.负责托运费用报销的统计汇总和费用报表编制。
4.负责部门的办公用品管理。
5.部门新进员工的统计和资料备案。
6.负责部门各种文件的存档以及托运原始单据、货运公司资料和外请整车托运司机证照复印件的收集和保存。
7.负责配送部的档案管理,包括各项原始资料与其他文件。
8.托运投诉的记录与反馈。
9.配送岗费用(如电话费、误餐费、住宿费及配送代收的缴款费用等)报销。
10.上级交办的其他事务。
费用报销的审核权
1.单据录入准确性2.报表制作的准确性、及时性3.各种文档的完整性
4.投诉处理的及时性5.费用报销的准确性
行政管理岗、助理类岗位
2年以上本岗位工作经验,具备较强的统计分析能力与时间管理能力
仓储部管理组、结算岗、税票岗
有一定的文字功底、统计技能、协调能力
其他部门文员
配送部各岗位
货运公司、客户
室内90%室外10%