项目二日记账管理系统的建立Word下载.docx

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（2）1月3日，将库存现金40000元存人银行。

（3）1月6日，收到银行转来的资金汇划补充凭证，金额200000元，为购货单位电汇来的货款。

（4）1月7日，向外地供货单位电汇商品及增值税款8l900元。

（5）1月10日，购买银行转账支票等结算凭证，支付200元。

（6）1月15日，开出转账支票（6370#），将46200元转账用于补缴税款。

（7）1月20日，开出现金支票（9559#）一张，提取现金5000元备用。

（8）1月21日，拟到外地采购特向银行申请签发银行汇票100000元，银行给予签发（银行汇票743#）并收取全额保证金。

（9）1月23日，因生产经营需要向银行贷款500000元，根据借款合同，银行将款项划转到账。

（10）1月28日，收到银行特种委托收款的付款通知（7543#）及电信收费单据，支付电话费5340元。

[资料4]2008年2月3日收到银行发来的1月份银行对账单，如表所示。

XX银行对账单

客户名称：

2008年1月

月

日

摘要

借方

贷方

余额

1

3

上月结存

现支9558#

现缴

6

汇划

7

电汇

277000.00

10

结算凭证

276800.00

16

转支6370#

230600.00

20

现支9559#

225600.00

21

银汇6743#

125600.00

23

贷款

625600.00

28

特委7543#

620260.00

31

汇划进账

626300.00

特委8742#

611100.00

栏上的【合并及居中】按钮，再右键—设置单元格格式，打开【设置单元格格式】对话框，单击【字体】选项卡，将“字体”设置为“楷体”，将“字号”设置为“18”，将“下划线”设置为“双下划线”，将“颜色”设置为“绿色”。

单击【确定】按钮。

（3）在单元格B3中输入：

“2016年”，选择单元格B3：

C3，单击工具栏的【合并及居中】按钮。

（4）在单元格B4、C4中分别输入“月”、“日”。

（5）在单元格D4、E4、F4、G4、H4、I4中分别录入“凭证编号”、“类别”、“摘要”、“借方”、“贷方”和“余额”。

（6）分别选择单元格区域D3：

D4、E3：

E4、F3：

F4、G3：

G4、H3：

H4、I3：

I4，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，结果如图所示。

（7）选中第3、4行，右键打开【设置单元格格式】对话框，单击【对齐】选项卡，设置“水平对齐”、“垂直对齐”居中（如图所示）；

单击【字体】选项卡，将“字体”设置为“宋体”，将“字形”设置成“加粗”，将“字号”设置为“12”，将“颜色”设置为“绿色”（如图所示），单击【确定】按钮。

（8）选择单元格区域B3：

I70，单击菜单【格式】一【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，单击【边框】选项卡，设置“线条颜色”为“绿色”，设置“线条样式”为“粗实线”，单击“上边框”和“下边框”；

设置“线条样式”为”细实线”，单击“内部边框”（如图所示）；

（9）选择单元格区域B3：

I4，打开【设置单元格格式】对话框，单击【边框】选项卡，设置“线条颜色”为“绿色”，设置“线条样式”为“粗实线”，单击“下边框”；

（10）适当调整各列宽度。

完成现金日记账的结构设计。

项目活动二设置数据有效性

为了提高输入数据的效率，可以对一些单元格设置数据有效性。

下面介绍现金日记账“类别”这一列的数据有效性设置，其具体步骤如下：

（1）打开工作簿“项目二”，选择工作表“现金类别定义”。

（2）在列A输入如右图所示的文字。

（3）返回“现金日记账”表单，选择“类别”所在的E列，单击【数据】菜单中的【数据有效性】命令，打开【数据有效性】对话框；

设置“允许”为“序列”（如图）；

将光标移到“来源”位置，输入“=现金类别定义!

$A$1:

$A$10”，再单击【确定】按钮退出【数据有效性】对话框。

（4）选择单元格E5，在E5单元格的右面便会出现一个下拉箭头，单击下拉箭头，便可选择相应的类别。

给“类别”列设置了有效性以后．可以省去打字的麻烦，同时也避免了录入错误。

同样，我们也可以给“银行存款日记账”的“类别”设置有效性检查。

在表单“银行存款类别定义”的A列输人如图所示内容。

项目活动三设置条件格式

我们可以通过添加条件格式的方法，给特定单元格设置醒目的格式，以方便用户查阅。

具体步骤如下：

（1）在“现金日记账”表单选择单元格F5，单击开始选项卡中的【条件格式】命令，打开【新建格式规则】对话框。

规则类型选择【使用公式确定要设置格式的单元格】，在公式编辑栏输入条件公式“=OR（$F5="

本日合计"

$F5="

本月累计"

期初余额"

）”

（2）打开【设置单元格格式】对话框，选择字体颜色为“红色”。

（4）设置“线条样式”为“细实线”，设置“线条颜色”为“红色”，然后选择“下边框”。

（5）单击【常用】工具栏上的【格式刷】

按钮，然后选择要设置格式的单元格区域B5：

I70。

设置了上述条件格式以后，当在“摘要”栏（F列）输入“期初余额”、“本日合计”、“本月累计”字样的时候，字体颜色自动设置成醒目的红色，并且该行的下边框也变成红色，而其他的地方保持不变。

项目活动四余额自动计算

本活动将学习余额的自动计算，每笔业务发生后，应将上次的余额加上本次的借方金额，减去贷方金额，得到本次的余额。

（1）输入期初余额和本月发生的第一笔现金业务。

（2）在单元格I6输入公式“=IF（AND（G6="

"

H6="

）,"

I5+G6-H6）”，按回车自动计算出余额。

（5）依次输入背景资料中1月3日发生的现金业务，形成现金日记账。

项目活动五计算本日合计和本月累计

每日营业终了，需要计算当日的合计数和本月的累计数。

按项目活动四的例子，计算本日合计和本月合计的详细步骤如下：

（1）在单元格F14输入“本日合计”，在单元格G14输入“=SUM（G6：

G13）”，并将公式填充到H14，形成本日合计的结果。

（2）单元格F15输入“本月累计”，在单元格G15输入“=sum（G6:

G13）”，并并将公式填充到H15，形成本月累计的结果。

（3）从图中可以直观看出，本月合计和本月累计行的余额显然是错误的。

错误原因在于余额列的计算公式为“=if（and（G14=””,h14=””），””,I13+G14-H14）”和“=if（and（G15=””,h15=””），””,I14+G15-H15）”，合计和累计本来不该继续计算的，它们也进行了一次计算，而实际上它们的值应该等于I13单元格的值。

所有我们应该对公式进行一定的修改。

选中I6单元格，把公式改为“=IF（AND（G6="

IF（OR（F6="

F6="

本年累计"

）,I5,I5+G6-H6））”，并复制到单元格I7:

I70区域，从而达到每一行都能够正确显示余额的目的。

（4）依次输入背景资料中1月4日发生的现金业务，形成现金日记账。

（5）在单元格F19输入“本日合计”，在单元格G19输入相应公式，并将公式复制到单元格H19，形成本日合计的结果。

在单元格F20输入“本月累计”，在单元格G20输入相应公式，并将公式复制到单元格H20，形成本月累计的结果。

工作任务三现金日报表的编制

现金日报表是企业管理部门为了及时掌握和了解现金的流动情况而要求出纳人员每口提供的报表。

现金日报表的编制不仅为企业现金的管理提供了方便，而且为管理者及时了解和掌握本企业的资金状况和合理运用资金提供了参考数据。

下面介绍现金日报表的编制方法。

项目活动一现金日报表的格式设计

在Excel上设计的现金日报表工作表具体的设计步骤如下：

（1）在单元格B2中输入“现金日报表”，选取单元格区域B2：

G2，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，再单击菜单【格式】--【单元格】，打开【单元格格式】对话框，单击【字体】选项卡，将“字体”设置为“楷体——GB2312”，将“字号”设置为“l8”，将“下划线”设置为“双下划线”，将“颜色”设置为“绿色”，单击【确定】按钮．关闭【单元格格式】对话框。

现金日报表标题设置完成。

（2）在单元格B4中输人“2008-l-3”，选择单元格B4：

F4，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，再单击菜单【格式】--【单元格】，打开【单元格格式】对话框，单击【数字】选项卡，分类列表选择“自定义”。

类型输人“"

日"

期"

!

：

yyyy"

年"

m"

月"

d"

”。

单击【确定】按钮，关闭【单元格格式】对话框。

现金日报表日期设置结束。

（3）在单元格G4中输入“单位：

元”，并设置其格式。

现金日报表表头设置完成。

（4）选择单元格B6：

C7，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，输入“项目”并设置其格式。

（5）选择单元格D6：

F6，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，输入“金额”并设置其格式。

（6）在单元格D7、E7、F7中分别录入“本日”、“本月累计”、“本年累计”并设置其格式。

（7）选择单元格G6：

G7，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，输人“备注”并设置其格式。

（8）选择单元格B8；

B13，单击【格式】工具栏的【合并及居中】画按钮，输入“本日收入”并设置其格式。

（9）在单元格C8：

C13中分别输入“营业款”、“个人还款”、“保证金收人”、“取款”、“其他收入”、“本日收入合计”并设置其格式。

（10）选择单元格B14；

B19，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，输入“本日支出”并设置其格式。

（11）在单元格C14：

C19中分别输人“费用报销”、“个人借款”、“存款”、。

退还保证金”、“其他支出”、“本日支出合计”并设置其格式。

（12）选取单元格区域B20：

C20，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，输入“昨日现金余额：

”并设置其格式。

合并D20：

G20。

（13）选取单元格区域B21：

C21．单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮，输入“本日现金余额：

合并D21：

G21。

（14）点击菜单【工具】--【选项】，在视图对话框中取消网格线选项。

最终格式效果图如下：

项目活动二现金日报表数据的自动生成

我们可以利用Excel公式和函数的操作，将现金日记账的数据引用过来，完成现金日报表数据的自动生成，具体步骤如下：

，

（1）选择单元格D8，输入公式“=SUMPRODUCT（（现金日记账!

$B$6:

$B$70=MONTH（现金日报表!

$B$4））*（现金日记账!

$C$6:

$C$70=DAY（现金日报表!

$E$6：

$E$70=C8）*现金日记账!

$G$6：

$G$70）”。

公式的含义为：

当现金日记账单元格区域B6：

B70的值为现金日报表单元格区域D4月份值、现金日记账单元格区域C6：

C70的值为现金日报表单元格区域D4的天数值、现金日记账单元格区域E6：

E70的值为现金日报表单元格区域C8的值（营业款）时，现金日报表单元格区域D8的值为现金日记账单元格区域G6：

G70的正总数。

应特别注意公式中的绝对引用和相对引用。

（2）选择单元格D8，使用填充柄向下填充到D9：

D12。

（3）选择单元格D13，输入公式“=SUM（D8：

D12）”。

并填充到E13：

F13。

（4）选择单元格D14，输入公式“=SUMPRODUCT（（现金日记账!

$E$6:

$E$70=C14）*现金日记账!

$H$6:

$H$70）”。

（5）选择单元格D14，使用填充柄向下填充D15：

D18。

（6）选择单元格D19，输入公式“=SUM（D14:

D18）”，并填充到E19：

F19。

（7）本月累计数只要把本日列公式中天数的条件“=”改成“<

=”。

本年累计只要把本日列公式中月份的条件“=”改成“<

”，然后加E本月累计数即可。

单元格E8的公式为“=SUMPRODUCT（（现金日记账!

$C$6：

$C$70<

=DAY（现金日报表!

$G$6:

单元格F8的公式为“=SUMPRODUCT（（现金日记账!

$B$70<

MONTH（现金日报表!

$G$70）+E8”。

（8）选择单元格D21，输人公式“=现金日记账!

I5+现金日报表!

F13-现金日报表!

F19”。

（9）选择单元格D20，输入公式“=D21-D13+D19"

。

（10）日报表的数据生成完毕，形成2008年1月3日的报表，如图。

（11）选择单元格D4，输入新的日期“200B-1-4”，自动生成1月4日的现金日报表，如图。

工作任务四银行存款日记账的创建

银行存款日记账是由出纳人员按照银行存款的收，付款记账凭证逐日逐笔顺序登记，用以记录和反映银行存款收支及结存情况的一种特种日记账。

银行存款日记账一般采用借方、贷方、余额三栏式账页格式，分别反映银行存款收入、付出和结存情况，以便检查监督各项收入和支出款项，并便于定期同银行送来的对账单核对。

下面介绍银行存款日记账的设计方法和步骤。

项目活动一银行存款日记账的结构设计

银行存款日记账工作表格式与现金日记账基本相同，因此可以复制一份“现金日记账”工作表，再对工作表进行修改．具体步骤如下：

（1）删除现存的“银行存款日记账”工作表。

（2）选择“现金日记账”工作表。

（3）用鼠标对准“现金日记账”工作表标签，单击鼠标右键．在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，打开【移动或复制工作表】对话框。

在“下列选定工作表之前”列表框中选择“银行存款类别定义”，选中【建立副本】复选框，单击【确定】按钮，关闭【移动或复制工作表】对话框，就建立了一个名为“现金日记账

（2）“的工作表。

（4）将工作表“现金日记账

（2）”重命名为“银行存款日记账”．

（5）将工作表中的有关文字进行修改，例如，将“现金日记账”改为“银行存款日记账”。

（6）在E列和F列之间插入两列，选中E、F、G列，单击菜单【数据】--【有效性】，取消之前设定的有效性规则。

选择【全部清除】，如图：

合并F3:

F4，G3:

G4，在合并后的单元格F3和G3中分别输入“结算方式”和“票据号码”。

清空B5:

K70的数据。

（7）选取F列，对其设置数据有效性，即在【有效性】对话框中，在【设置】选项卡的“允许”中选“序列”，在“来源”中输人“现金,转支,现支,信汇,电汇,本票,委托收款,专用收款”（注意：

此处逗号是英文逗），可以根据企业的实际情况来输入不同的数据

在【输人信息】选项卡的“输入信息”文字框中输入“输入结算方式种类”，在【出错警告】选顼卡的“样式”中选“警告”。

（8）选取G列，对其设置数据有教性，即在【有效性】对话框中，仅在【输入信息】选项卡的“输人信息”文字框中输入“输入结算票据号码”，其他保持系统默认值。

项目活动二设置条件格式

银行存款日记账的设置条件格式的方法和步骤在工作任务二现金日记账项目活动三中已有详细介绍，可参照设计。

项目活动三余额自动计划

银行存款日记账余额自动计算的具体方法和步骤在工作任务二现金日记账项目活动四中已有详细介绍，可参照设计。

项目活动四计算本日合计和本月累计

银行存款日记账计算本日合计和本月累计的具体方法和步骤在工作任务二现金日记账项目活动五中已有详细介绍，可参照设计。

项目活动五输入银行存款日记账

按【资料3】的内容输入银行存款日记账。

实操练习

【资料】

天利公司在2010年1月和2月发了如下和现金有关的业务：

（1）2010年1月1日从上午结转过来的现金余额为3,630元。

（2）2010年1月3日使用现金支付招待费3,000元。

（3）2010年1月14日提取现金90,000元。

（4）2010年1月15日支付工资90,000元。

（5）2010年1月20日提取现金9,000元。

（6）2010年1月22日支付劳保费用9,000元。

（7）2010年2月1日销售部门出售包装废品4,600元。

（8）2010年2月2日付差旅费1,500元。

要求：

1．通过直接输入的方法和记录单的方法将上述内容输入到现金日记账中。

2．根据以上现金业务，编制一个使用函数和公式创建的现金日记账账页。

3．以“项目二——天利公司现金日记账”为名保存在自己的目录下。