物资采购管理制度修改稿08820Word格式文档下载.docx

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5、生产物资采购计划应准确，做到实际采购数与计划数相符，计划数与使用数不得相差15%。

技改物资计划按项目编制，大型项目根据进度按月编制采购计划。

第四条申报单位申报需求采购计划时，对通用材料或设备，不允许指定厂家或商家，但可以推荐。

非通用材料、设备或设备配件在申报单位申报采购计划时有指定厂家或商家的，应说明理由。

第五条需求计划要求注明产品名称、规格型号、采购数量、需求日期、预计的单价、推荐的厂家（应说明理由）、品牌等要素（大型设备应注明技术参数）及注意事项，并要求按规范编写计划，如型钢材应以度量为计量单位，而线材应以重量为计量单位等。

第六条各单位应加强采购计划的时间安排，注意采购周期，尽量减少出现紧急采购。

如需紧急采购的，必须在计划单中注明原因。

第七条采购需求计划的审批。

1、生产用料需求计划由各生产单位计划员编制采购计划单，生产单位负责人审核后，报分管领导审批。

2、设备、固定资产需求计划由使用部门编制采购计划单，经使用部门负责人审核后报设备动力科进行选型审核，由分管领导审批后再报总经理审批。

3、技改项目用料、设备及配件采购，由项目负责人填报需求计划，由技改办负责人审核（如属设备还须经设备动力科进行选型）后报分管技改领导审批，后再报总经理审批。

上列三项需要招投标的履行招投标程序，不需要招投标的所有生产、基建技改物资的采购由供应科负责。

第八条办公用品的审批与采购

招待用茶、烟、酒、土特产品经总经理审批后由综合办公室负责采购、登记、保管和发放。

纸张、笔墨及其它小件的日常办公用品由使用部门填写申购计划单，经使用部门负责人审核，报供应科核对库存后由供应科编制采购计划单，采购计划单编制好后交综合办公室，由综合办公室按500元以内报分管办公室领导审批，超过500元报总经理审批，审批完后由综合办公室负责按照本制度的规定用询比价或商务谈判方式实施采购并交供应科入库保管和发放。

办公家具等大件办公用品由使用部门填写申购计划单，经使用部门负责人审核，报分管领导和总经理分别审批后由供应科编制采购计划单，由行政科负责按照本制度的规定用询比价或商务谈判方式实施采购和发放（同时报供应科办理入库、出库手续）。

信息、电子产品及维修使用的配件由使用部门填写申购计划单（维修使用的配件也可由网络科填写），经使用部门负责人审核，报分管领导和总经理分别审批后由供应科编制采购计划单，由网络科负责按照本制度的规定用询比价或商务谈判方式实施采购和发放（同时报供应科办理入库、出库手续）。

第二节采购计划的接收、审批、分派与落实

第九条各单位所报的采购需求计划办好审批手续后,均由供应科计划员接收，计划员在接到采购需求计划单后，立即按本制度第四条、第五条、第六条规定对计划单进行审查，若条件不完善则退回原单位进行完善，计划员接到完善需求计划的时间视为使用单位的报送计划时间，月报送计划时间作为企管科对报送单位的一个指标进行考核。

第十条5万元以内采购计划员为一级审批人，供应科长为二级审批人；

5万元以上采购供应科长为一级审批人，总经理为二级审批人。

第十一条业务员在接到计划单后应按本制度有关规定及时着手落实计划,保证物资及时到位。

第十二条为配合购、销、存自动化管理，业务员在每落实一项采购计划后，都应生成采购订单。

第三节采购数据的信息化管理和档案管理

第十三条为全面建立采购数据的信息化，实现物流管理的透明、高效运转，采购业务员必须及时将物资采购的有关数据录入集团公司统一的物流电子操作平台ERP物流管理系统。

物流系统中的各个流程环节，包括计划、审核、询比价单、订货单、到货单、库存等环节的各业务人员都必须及时、准确无误地将实时产生的数据录入系统。

第十四条物流电子操作平台出现故障时，申报及采购部门应及时相互沟通，采用手工方式先行处理，过后必须及时补录入电脑以实现物流数据的完整性。

第十五条供应科业务员在业务操作过程中，应补充完善合格供应商档案，应按程序将评估确定的供应商的企业性质、规模、人员组成、产量、质量、经营品种、设备状况、发展方向、经营状况等详细资料输入电脑作为今后持续评估供应商的依据。

业务员做好供应商档案后，须向供应科科长和监察审计科各提供一份以备查验。

第十六条供应科计划员、业务员负责日常物资采购资料、档案的保管，每年二月底前统一将上一年度的物资采购档案按要求整理后移交到公司档案室。

物资采购档案指合同、定单、询比价记录单等资料。

第三章采购原则和供应商的确定及管理规定

第一节采购原则及供应商的确定方式

第十七条物资采购应遵循下列原则：

1、信息对称原则：

应当广泛收集主要采购物资的供应商、质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化,为具体采购操作和阶段性合格供应商的评估与考核提供信息支持和重要的依据。

采购大型设备或大宗物资时视情况派员到生产厂商实地调研。

2、招投标原则：

大宗原燃辅料的采购，基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的物资采购等，具备招标采购条件的，实行招标方式确定年度供应商或项目物资供应商。

3、品牌战略与供应源数量控制原则：

公司实施品牌采购和集中品牌采购原则，按产品的归类及实际使用情况，每类尽量选择与集中在单一或少数几种优质品牌。

通过实施品牌采购策略实现产品质量、价格、服务的可比性及配件供应的通用性，达到降低综合成本的目的。

供应源数量控制原则指实际供货的供应商数量不应该太多，同类物料的供应商数量最好保持在2~3家，有主次供应商之分。

4、产品直供与数量原则：

尽量减少物资供应的中间环节，争取由生产厂家直供。

从供应商风险评估的角度，数量原则要求购买数量不能超过供应商产能的三分之一。

5、供应链战略原则：

推进诚信供应商体系建设，与重要供应商发展供应链战略合作关系，条件成熟者以战略合作伙伴形式签订跨年度长期合同，合格供应商签订年度合同或年度供货框架协议。

唯一供货单位或企业生产经营有特殊要求的物资且未认定合格供应商资格的，可经相关程序和供应商友好协商确定长期合作方式。

6、持续优化原则：

在供应商体系建设的同时鼓励引进新的优势品牌和供应商，但应谨慎并按程序推进，采取试用并在质量、价格、服务等方面具有综合优势的前提下采用新品牌。

对于按类别年采购金额达到30万元以上的，在采用新品牌或新供应商时由使用部门、采购部门监察审计科共同按供应商评估程序评定。

第十八条供应商的确定

可根据物资的特点、价值，采用下列三种不同的方式。

1、招标方式：

（1）一次性成套购买价值30万元以上的物资，原则上实行招标采购，如不执行招标的应说明理由；

价值30万元以下，有条件实行招标采购的，也要进行招标采购。

（2）全年用量在50万元以上的原辅材料、配件或其它大宗材料原则上实行招标采购。

条件成熟的可采用招标等方式确定年度供应商。

（3）如上年度有签订年度合同的，在下一年度招标时可优先考虑。

2、询、比价方式：

（1）除采用招标采购外，一般的物资采购采用询、比价方式确定。

（2）符合招标采购条件，但由于其它原因无法实行招标的。

比如技改或生产中急用的物资由于招标程序复杂，时间上无法满足生产或技改要求时，可以询价方式确定。

（3）对经常性消耗、品种固定的材料，年采购金额低于50万元或虽达到50万元以上但不便用招标方式确定年度供应商的。

在年初进行询比价确定供应商后，当年内只要该供应商不提高产品价格并确认同类产品的市场价格没有下调，同时使用部门没有对该供应商提供的产品质量提不良反映。

供应科业务员在当年度进行对该品种材料的采购中，可不再进行询比价，直接按上次价格向该供应商采购。

对经常性消耗、品种规格固定的材料，在确保质量同时价格又不高于市场同质量产品价和不高于集团其它子公司采购价的前提下，可与多年合作、诚信度较高的供应商签订年度框架合同。

（4）对单次采购低于1000元的物资或虽超过1000元，但由于物资（主要是配件）比较特殊，不便用询比价方式采购的，可由供应科采购员会同使用部门专业人员或监察、财务监督人员共同带样往市场采购，价值较小时由供应科采购员带样直接往市场采购。

3、紧急采购

要求在3天内到货采购为紧急采购，其中当天到货的为特急采购。

特急采购可由公司相关领导电话通知供应科在当天实施采购，实施采购时可不必通知财务、监察人员，但采购完毕后需要补办相关审批手续，手续上注明特急字样和相关原因。

一般的紧急采购使用部门办好审批手续后交供应科优先办理，实施采购时，业务员可视紧急程度和所采购物资到货难易度，确定是进行询比价采购还是直接从公司确定的诚信供应商（或长期合作供应商）处采购。

超过2万元的紧急采购在实施前须通知财务、监察人员共同参与确定。

各单位要尽可能做到有计划采购或提前采购，尽量减少紧急采购，监察审计科经查实有不属于紧急采购而报紧急采购的，可对申请部门的经办人、负责人等进行处罚。

4、单一采购

经询比价或作市场调查后确定只有一家供应商的采购为单一采购。

1000元以上5万元以内单一采购，由供应科召集财务、监察、使用单位人员与厂家或供应商进行商务谈判方式确定（可以面谈，也可以电话谈），超过5万元的由总经理或总经理指定一负责人召集供应、财务、监察、使用单位人员与供应商进行商务谈判确定。

每次商务谈判与会人员必须在会议记录上或直接在询比价单上签字确认。

第二节招标采购管理规定

第十九条招标机构：

公司成立物资招标委员会，并设立招标评委专业技术人员库，由有关领导和专业技术人员组成。

招标委员设主任1人，副主任若干人。

每次招标时视采购物资的数量和复杂性从评委专业技术人员库相关专业组中抽出5—7人作为评委，其中必须有财务人员。

监察审计人员和采购部门人员不进入评委，作为工作人员参加招标会。

招标工作由主任或副主任主持。

招标委员会下设办公室（办公室设在供应科），由三人组成（兼职），负责招标委员会的日常工作及招标文件的编制、组织工作。

第二十条招标采购包括下列程序：

标前准备，编制招标文件，发布招标信息、投标、开标、评价、定标、签订合同等。

监察审计科对招投标过程全程监督。

第二十一条招标文件的编制：

技改用设备的招投标及招标文件的编制由供应科负责起草，技改办、设备动力科协助。

生产用物资、设备的招投标及招标文件的编制由供应科负责起草。

招标文件须有采购物资的具体数量、型号、规格、性能，成套设备必须附有设计图纸和说明，液体氰化钠、活性炭等应有技术指标；

招标文件还应包括公司简介、投标须知、投标文件的内容、定标方式和合同的主要条款等。

第二十二条招标文件起草后，须填写招标文件签署单，按法务室、监察审计科、财务科顺序进行条款合法性审查，经公司分管领导批准后方可以邀请方式或在报刊、电视广告、网络等媒体方式发布招标信息（金额较大的，招标文件还须报总经理批准）。

第二十三条对确定供应商以邀请方式招标的，在发邀请之前须向监察审计科通报邀请对象有关情况和邀请理由。

第二十四条招标文件的发送，应根据采购物资规模来确定参标人的数量。

但必须选择规模较大、有实力、有较好市场信誉的商家或厂家作为参标人。

并对有参加投标的供应商进行资格审查，不符合规定或不具备企业资信的厂商不发给招标文件。

公开招标或邀请招标，参标人不到三家或询比价后，确因物资比较特殊无法找到三家以上进行报价，可以采用商务谈判方式确定供应商。

第二十五条投标保证金的收取。

所有投标方应缴纳投标保证金，金额为标的物总金额2%。

未缴投标保证金者取消投标资格。

中标单位的投标保证金转为履约保证金。

第二十六条开标应按招标文件规定的时间进行，实行公开开标。

第二十七条定标可有以下几种方式：

1、根据报价、厂商信誉度、规模实力、加工方案、优惠条件、付款方式等因素打分，高分者中标；

2、招标委员会评委表决方式，得票多者中标；

3、最低价中标。

4、其它方式。

具体方式应在招标文件中确定，确因特殊原因无法在招标文件中确定的，最迟应当在开标之前当众公布。

第二十八条有关招标管理方面事务，本制度没有规定的适用公司《招投标管理办法》。

第三节询、比价采购管理规定

第二十九条询、比价采购程序：

1、由业务员向符合条件的若干家厂家或供应商发出询价单，询价单上应注明报价材料（或设备）的标准名称、规格型号、产地、具体时间和要求报价单须盖报价单位有效公章等内容，供应商按询价单要求在限定时间内统一报价，报价单用传真方式传至供应科由业务员收取，业务员对询比价后的询价材料在3日内（特殊情况可延长至10日）组织监察审计科、财务科等相关人员进行质、价、规格型号等方面比较后确定。

确定具体供应商后由业务员进行采购。

2、原则上要求询价对象应在3家以上，并选择有资质、有实力，质量可靠的厂家、供应商报价。

3、业务员发询价单时，应当要求供应商一次性报最低价。

报价单，业务员收取后要注意保管，不得向任何人泄露。

认为需要二次报价时，要经监察、财务人员共同确认后进行。

业务员不得私下要求某供应商进行二次报价，如未经许可让某一供应商进行二次报价的，作泄密处理。

4、供应商及价格确定方式：

日常采购，1000元以上由业务员组织材料会计、监察审计人员评议后共同确认，报供应科长审核签字。

必要时可邀请使用部门人员或公司其它部门的专业人员一同参与确认。

金额在5万元以上的设备和金额在10万元以上的材料采购，经上述相关部门人员共同确认后还应当报分管物资采购领导或总经理批准。

金额虽未达上述标准，但确定供应商及单价时参加人员存在较大意见分歧的也需报分管物资采购领导或总经理批准。

第四章物资采购合同的签订及发票与付款方式管理

第一节合同的签订

第三十条一般情况下物资价值1万元（信息产品价值3000元）以上的采购必须签订购销合同（属于年度供应商，可订立年度框架合同），但属于近期重复采购的可以不再签订购销合同。

物资价值1万元以下的采购原则上必须签订采购订单。

合同应包括以下内容：

1、当事人的名称或者姓名和住所；

2、标的、数量、质量；

3、交（提）货方式、交（提）货时间及地点；

4、价款或者报酬；

5、履行期限、地点和方式；

6、违约责任；

7、解决争议的方法。

8、设备合同应要求供货单位提供有关图纸，并提供电子文档。

第三十一条采购合同由供应科业务员负责起草，业务员必须在确定供应商后3个工作日（紧急采购合同在1个工作日内）将合同起草完毕并将合同按法务室、监察审计科、财务科的顺序进行合同各条款的合法性审查，审查后报分管领导签署意见，由总经理审批。

各部门审查合同必须在2个工作日内完成，属于紧急采购的合同，要求各部门共同在1个工作日完成合同条款合法性的审查。

当规定的审查部门工作人员没时间审查时，可跳过该部门直接交下一部门进行审查。

第三十二条订立大宗设备采购合同时，须将各种配件清单及参考价格作为合同附件一并要求提供。

其中，易损件、配件应单独约定并保证其在一定时间内的最高限价，以作为今后配件采购的依据。

必要时，可派员到相关厂家了解配件的性能、使用及价格信息。

第二节合同的管理

第三十三条业务人员应跟踪监督合同的执行情况。

采购合同公司至少保留三份：

；

正本一份交法务室存档，副本交一份财务部门作付款用，另一份由供应科保存。

在签订购销合同的同时，必须与供方签订反腐倡廉责任协议书。

第三十四条有关合同管理方面事务，本制度没有规定的适用公司《合同管理办法》。

第三节发票管理与付款方式

第三十五条发票管理

1、物资采购发票实行哪个部门实施采购，哪个部门负责催收；

谁采购，谁负责跟踪移交的管理原则。

2、每一项物资采购业务，供应科必须指定专人负责发票的催收和移交工作。

负责催收发票的人员，在货款支付或货物收到以后，要按合同约定及时向供应商催收发票。

物资需要组织相关部门验收的，要按规定召集人员组织验收。

验收完毕后，设备发票必须在收到发票的5个工作日内移交。

材料、备件发票，必须在收到发票的2个工作日内连同进仓单和相关验收检验资料、过磅单（需验收重量的）一并移交给材料会计进行物料钩稽后，传递给供应科长签字确认再交材料会计办理入帐。

3、发票移交时，要填制移交发票清单（经办人应当在发票上签字），交接双方必须在清单上签字确认。

移交发票清单应包含以下内容：

每张发票的名称、开票日期、号码、出票单位、金额、合同编号、移交日期、交接双方签字。

第三十六条付款方式

每月正常付款由材料会计根据财务帐面应付金额和合同编制付款计划，经供应科长、财务科长审核后，报财务总监和总经理审批。

2万元以内由总经理授权财务总监审批。

支付预付款或发生零星采购所需用款，由供应科业务员提出用款申请，经供应科长、材料会计、财务科长审核后，报财务总监和总经理审批。

1万元以内由总经理授权财务总监审批。

第五章采购物资的运输、验收、发送与装卸

第一节物资的运输

第三十七条采购人员要充分考虑到物资的运输问题，要在合同中明确该物资的运输责任。

应尽量采取由供方送货的方式，如由我方负责运输的物资，应根据物资的体积、重量等组织车辆运输。

我方负责运输时，驾驶员不得超载，对超出车厢高度的物资应捆扎好，严禁危险品与普通物资混合装载，驾驶员是物资运输安全的直接责任人；

若采购人员有跟车出差，则采购员与驾驶员对所运输的物资的被盗、丢失、损坏负有共同责任。

但交通事故所造成的损失，采购人员不承担责任。

第三十八条业务员应及时跟踪物资的到货情况，物资到站后，应尽快合理安排车辆去提货，减少费用的支出。

业务人员应统筹安排物资的运输，分清轻重缓急，做到急用先运，避免大车少拉、小车重载的现象。

第三十九条大宗物资到达张家口火车站后，业务人员应统筹安排尽快提货，一般情况下物资在张家口火车站滞留不得超过六天（提货单未到的除外），如因业务人员（采购人员）的原因，未能及时提货的，六天后发生的暂存费由责任人承担20%—50%。

第四十条采购过程中逢节假日或其他原因使得无法按规定日期到货的，采购人员应在规定到货时间的三天前书面通知计划单位，并说明原因。

第二节物资及设备验收

第四十一条对所有采购物资必须及时组织验收，物资验收项目主要包括：

包装状况、产品质量、数量、价格、规格型号、生产厂家、商家名称，验收应办理有关手续。

采购物资未经质量检验或验证不能办理正式入库和结算手续，特殊情况除外。

对采购物资质量检验或验证时，可能影响公正检验的部门和人员不得介入。

质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验或验证，并对检验、验证结果承担责任。

对重要采购物资，可以根据需要留样存档，必要时进行复检（如柴油）。

第四十二条物资验收按以下方式进行。

1、金额较小的普通生产物资由各仓管员、采购员负责仓库到货验收，即对货物的数量、外包装等进行验收。

2、金额较大或技术含量较高的物资，由供应科组织设备动力科、财务、监察及使用部门人员共同进行。

3、化工产品需取样化验的应由质检科抽样验收。

4、对不具备检测条件的物资需进行检验的，可以委托检验或要求供货单位出具国家认定的检测机构的质量检验报告。

第四十三条设备验收按以下方式进行。

（1）、外购设备到货后，由供应科组织设备动力科和财务科及其它相关部门人员进行到货验收。

如货到使用现场的，使用部门的接收人员应在到货单据上签字确认，并注明收货日期（注：

不管是否能够及时安装，都必须先进行到货验收）。

到货验收后，要填制设备到货验收单，验收完毕供应科及时移交给使用部门进行安装调试，安装调试完毕后，由使用部门告知设备动力科，由设备动力科召集相关部门人员进行运转质量验收，并填写设备运转质量验收单。

（2）如果是备用设备或因其它原因暂时不能安装的设备，由供应科召集设备动力科和财务科、监察审计科、使用部门人员进行到货验收。

验收后，由供应科入库保管。

（3）设备验收的内容包括：

核对设备名称、规格型号、数量、合格证和相关技术资料是否齐全；

附属设备、工具、备件数量是否相符；

发票是否已到、价款是否符合合同约定、外观是否存在瑕疵；

已经安装调试的设备要对运转情况进行验收。

（4）设备到货验收完毕，验收人员应当认真记录验收情况，并明确产品是否合格。

存在问题时应当在当天或第二天书面通知供应商在限定的期限内进行整改。

整改完毕或供应商已明确无须或无法整改，但验收人员无法确认产品是否合格时，应当在2个工作日内向供应科负责人汇报，供应科负责人应当在一个星期内（紧急设备2个工作日内）召集设备动力科、使用部门技术骨干、监督人员（视情况决定是否请分管领导参加）进行确认产品是否合格。

（5）运转质量验收存在产品质量问题时，供应科应当在2个工作日内通过书面材料与供应商进行交涉，并在一个星期内（紧急设备在2个工作日内）将交涉情况向设备动力科反馈和向分管领导汇报。

（6）验收完毕，供应科在收到发票的5个工作日内将发票与资产验收单移交给财务科材料会计进行账务处理。

第四十四条所有采购的物资运送到各仓库时，仓管员及有关人员应做到货到人到，及时验收入库，验收根据采购通知单与供方的出货通知单数据对实物进行现场验收。

如果晚上到货而无法验收的，第二天上午应及时验收。

验收无误后应办好进仓手续。

在验收过程中发现问题，分下列情况进行处理。

1、属供应商问题的，由供应科在规定的期限内书面与供应商交涉及时按合同条款处理；

2、属验收人员不负责任，未能发现物资存在的问题，而事后发现的，属数量问题原则上由验收人员承担全部责任，属于质量问题由供应科负责与供应商交涉，同时追究相关人员的责任；

3、对于无法用简易方式验收的物资，事后发现问题，供应科根据合同条款处理。

第三节物资的装卸与发送

第四十五条物资到达公司各仓库时，按合同应当由公司卸车的物资。

量少、重量轻时由采购员、仓管员负责卸车；

量大或重量比较重时由供应科业务员联系装卸车辆、装卸工（尽量使用公司内部车辆）。

卸车费、搬倒费按公司规定的价格执行。

第四十六条物资到达公司各库后，采购部门应及时通知使用单位，由各单位自行提货。

所有当天到货的物资原则上都应在第二天发送到各申报单