行政办公管理指引Word文档下载推荐.docx
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）如需就餐，相关业务部门应及时通知管理部行政人员。
前台礼仪规范第三条
为规范前台接待的形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特
制定本规范。
、仪容规范1
）前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；
保持口气清新，以适合近距离交谈；
指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳的指甲油，不宜使用浓郁的香水。
2）
）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨。
、电话接听礼仪规范2
“请稍等”之类的谦词。
、“对不起”、）电话接听：
接电话中，要勤说“请问”1
“您好，盛业金融集团，请在电话玲响后的第二、第三声的时候接起电话。
首先要说：
2）
。
，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了”问有什么可以帮到您”
做好电话记录：
前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完3）
整，最好具备以下几点：
何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行
4）“还有什么事吗”或者“还有什么要吩咐礼貌挂断电话：
通话完毕后，可以询问对方：
的吗”要表示感谢，并让对方先挂断电话。
会议管理制度
制度化，实现会议管理规范化、提高会议质量和效率，为进一步规范公司会议管理，
特制定本制度。
第二条会议规范
凡是会议，必有准备、1
会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议主题、
会议主持人、会议记录人员、会议资料准备等。
、凡是会议，必须守时2
开会请设定时间，尽量准时开始、准时结束；
一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放，
以免影响其他议题。
、凡是会议，必有主题和记录。
）开会应有明确的会议目的；
）会议应有一个准确完整的记录，各项决定要有具体的执行人员及完成期限。
、凡是会议，必有结果。
4
开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来。
、凡是会议，必有事后追踪5
“散会不追踪，开会一场空“，对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟）1
通调整，确认各项决议都能完成。
会议室纪律第三条
分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退。
2-3、开会前1
、会场内严禁吸烟、未经批准，不得在会议期间进行私自讨论2
、参会人员因特殊原因不能按时参会的，请提前知会会议召集人。
、会议期间应将手机设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的电话需离4
开会场，请知会会议主持人处理完毕后及时返回。
会议室使用制度第四条
如公司有重要客人来访及总经理紧急召开会议，会议室的使用由管理部负责管理及协调，、1
优先安排会议室；
一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。
天通知前台预留，并告知相应的时间段；
如需准备水果、鲜花0.5-1、会议室使用需提前2
也一并告知前台。
、3做好相关及异地使用方，IT请提前一天通知需要使用视频会议系统或相关电子设备的，
安排；
、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请；
应在所预约的时间到达会议室，4
分钟未到达，管理部有权对会议室的使用另作安排。
30如超过
、离开会议室前，请收拾好自己的物品，椅子归位，关闭好会议室的灯光和其他设备。
5
办公室管理规定
员工仪容、仪表要求第一条
、上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。
、头发需保持清洁，发型自然整洁，严禁头发脏乱及发型另类怪异。
、面容整洁，女性化妆宜淡妆，保持自然、和谐、庄重、活力的风格，禁止浓妆、怪妆。
不得使用香味浓烈的香水。
、保持指甲卫生，女性不得涂沫颜色浓重夸张的甲油。
、饰品佩戴应得体，禁止佩戴不符合职业形象的其它装饰品。
员工着装要求第二条
、工作时间着装应简洁大方，符合职业形象，应穿着正装或职业便装，参加接待、大型会1
议等正式场合必须着正装。
、着装时要扣好衣扣，禁止敞胸露背。
禁止在衣服前后印制内容颓废或不健康的文字和图2
案。
禁止将衣服随意搭在肩上或围在腰间。
恤、短裤、背心上T、男员工衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，禁止穿无领3
班。
、女员工不得穿着暴露服装、超短裙、奇装异服及有透视效果的服装。
、上班期间不得穿着拖鞋、休闲鞋类进入办公区域。
员工日常工作行为规范第三条
、办公区请保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏等与工作无关之事。
、工作中请匆擅自查看他人电脑、翻阅文件、资料、报告等材料。
、请勿在办公座位上吸烟。
公共办公区域规范要求第四条
、请自觉维护办公环境的整洁和干净，请勿在公共办公区域吸烟。
、下班时请将重要文件收拾好，做到桌面整洁、办公椅归位。
请勿私自挪动办公区域内2
的办公家具、办公设备及公司绿植。
如果你是最后一个离开公司，所有员工请关闭好自己使用和负责的电脑等设备，下班时，、3
请检查所有的灯、打印机、饮水机等无需夜晚工作的电源。
、常规情况下消防门处于关闭状态，非危急情况，请勿从消防门进出！
2度，调动的幅度17度，最低温度不超过28、空调温度调节注意事项：
最高温度不高于5
度以内。
、请各自注意保管好统一配备的移动柜钥匙，避免丢失。
6
、各个部门主管负责监督本部门所在的办公区域。
7
第五条茶水间、洽淡室、贵宾室规范要求
、茶水间1
）如饮用机的饮用水已使用完，请最后一位同事及时关闭电源或主动换水，遇桶装水已没1
库存，请及时通知前台。
）请保持茶水间桌面清洁，垃圾丢入垃圾桶，勿用桶装水清洗杯子；
茶水滴到桌上请及时2
清理，以免留下茶迹。
）员工自带午餐可用公司为员工提供的冰箱、微波炉，使用时请参照上面贴的使用注意事3
项；
饭盒以及装饭盒的袋子，请勿放置桌面。
00：
16）下午茶试行期间，时间初步定为下午4，一人一份。
、洽淡室2
）暂定洽淡室为午餐用餐场所，用餐后请把桌面收拾干净，桌子摆放整齐及关闭灯光。
）面谈或会客使用后洽淡室后请关闭灯光。
、贵宾室3
）接待客人如不可避免要吸烟，请打开抽风机，离开时请关闭。
公司行政服务第六条
1；
96511，83938000，83166666的士呼叫服务，电召电话：
、
公司在前台备了药箱，针线盒以及女性卫生用品，以便紧急之需；
、2
泊车卡：
需办理泊车卡的员工，可到前台咨询办理。
、3
机票咨询：
如需私人订票，前台提供协助查询航班信息。
、4
私人快递邮寄。
、5
办公用品管理规定
为保证办公用品的有效使用和妥善保管、规范办公用品的管理和流程、节约成本，
特制定本规定。
第二条办公用品范围
纸、签字笔、涂改液、计算器、文件夹、订书机、剪刀、文件夹等。
A4主要包括：
办公用品的购买及入库第三条
部门请勿随/各单位统一备存，常规性的办公用品由管理部行政人员统一购置办公用品，、1
意自行购置。
、非常规或其他偶然性使用物品，如验抄机、电风扇、电子配件、烧水壶等；
对非常规的2
，交由部门主管审核，）1办公用品，需求部门需提前填写“办公用品采购申请表”（附表
元以上的，需管辖高管审核。
300价值
、办公用品送至后，管理部行政人员负责核对所送货单上的单价、数量、规格是否与申购3
的相符，确认无误后填写《入库单》验收入库，登记入帐。
办公用品领用和管理第四条
员工直接到前台领取，常规的办公用品，办公用品的领用和管理由管理部行政前台负责，、1
并在“办公用品领用登记表”做好登记。
、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品。
、员工应自觉爱护公司财产、节约使用办公用品。
、使用中的办公用品出现问题及故障，使用人直接告知前台，由管理部负责退换、保修、4
维修等事项。
、员工离职时，应将剩余办公用品一并交给管理部。
办公用品盘存第五条
办公用品，每月清点一次，清点工作由管理部负责。
清点要求做到帐物一致，如果不一致
要查找原因，使两者一致。
《办公用品采购申请表》1附表
名片管理规定
为使公司名片统一规范化，强化公司对外形象管理及展示，特定本规定。
适用范围第二条
适用于集团各单位部门名片制作和使用管理。
/
名片印制范围第三条
主管成员、因工作需要对外联系业务人员。
/各单位总经理、副经理、各部门经理
名片印制要求第四条
各单位参照集团的格式样版制集团名片版样统一规格，管理部对集团名片实行统一管理，
作，确保字体、字体大小、格式、纸张、颜色需一致。
第五条名片申请流程及规定
需印刷名片的员工，应镇写＂名片制作申请表＂，申请人应明确标示个人信息，包括姓、1
名、职务、联系电话、传真、邮箱等，
审核，最后交由管理部行政前台制作。
HR申请表经部门主管审核后，传至、2
、审核时应检查申请人职务是否与名片申请单上的相符，因工作需要使用比实际较高的职3
务头衔，需分管高管或总经理审核。
第六条名片的使用及注意事项
、员工辞职时请将剩余名片交回管理部，行政前台进行粉碎销毁。
、由于名片内容信息发生变更时，应及时通知管理部印制更新新名片，行政前台将未使用2
完的名片旧名片全部收回。
、交往中，员工应掌握名片递送礼仪与交换规则，维护公司形象。
《名片制作申请表》1附表
收发快递管理规定
为了规范公司发快递管理，防止快递丢失节约快递成本，提高工作高率，制定本规
定。
寄件流程及规定第二条
贵重件类选择：
紧急件、、寄件时所注明邮物品的性质与紧急程度，合理性选择快递公司。
顺丰或，普通件：
发一般的快递如圆通、申通、韵达等。
EMS
、寄件时到前台领取及填写快递单，寄件人用正揩清晰填写收件方和寄件方详细资料（地2
址、收件人、联系电话等）
、寄件人填写快递单后将快递件交由前台核查，核查内容包括：
是否为私人件，快递单是3
否填写正确，核查完毕后通知相应的快递公司收件，由前台保留寄件单据。
、公司寄件由公司承担费用，私人件由个人承担，严禁公费邮寄私人物品，一经发现将严4
惩。
1、保价：
为避免风险，超过5元的物品和易碎、10000元至5000万元的物品不可快递，寄
易损件须进行保价。
前台收件规定第三条
、不需要支付到付快递费的收件由前台签收、登记后，及时通知收件人签字领取。
、需支付到付快递费的快递收件，前台及时联系收件人确保是否为公司件并支付其费用。
、前台签收所有公司快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相3
关人员代签。
，便于对帐和查询。
、公司所有的寄件快递单统一由前台保管（保管期为一年）4
遗损件索赔第四条
寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损失的，应第一时间将单号报到前台，由前台
与快递公司跟进索赔。
飞机票、火车票及酒店预定规定
为进一步明确预定机票、车票及酒店的预订管理工作，提高工作效率，规范费用支
出，特制定此管理规定。
飞机票的预定规定第二条
、飞机票、火车票的归口部门为管理部，具体负责人为前台文员。
、员工因公出差需预定飞机票时，将审批后的《出差申请单》交由前台统一预定。
如遇特2
殊情况临时出差急需订票，出差回来后前台确认后方可预订，需上级领导邮件或致电前台，
需要补上《出差申请单》
、员工在申请订票时须告知前台个人证件信息、出发时间等相关事项，前台查询航班后把3
相关信息反馈给订票人。
公司不予办理报销。
、员工非因公外出所需订票，前台可协助订票，机票费用由本人支付，4
火车票的预定规定第三条
原则上由个人自行网上预订或窗口购票并支付其费用，特殊情况外，可由前台预订，出
其费用将在工资个人原因遗失票据的，差回来后订票人需把火车票票据及时交至前台报销，
中扣除。
酒店预定规定第四条
、管理部的相关行政人员负责找寻与公司合作的酒店并签订相关的优惠商务协议。
相应的酒店接洽由当地行部门优先安排已签订的酒店，/员工出差或有接待需要求的单位、2
政人员负责，如当时没有相应的行政人员则由所属单位的行政人员负责。
、所有预定的酒店原则上费用先行垫付，回司后自行报销。
如遇特殊情况需挂公帐的，需3
天通知相关管理部的行政负责人协助办理。
1要提前
固定资产管理办法
确认公司财产不受损失，掌握固定资产的构成与使用情况，为加强对公司固定资产的管理，
界定标准第二条
、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的。
，使用年限超过一年，办公家具无论单价多少均列）元以上2,000一般在（、单位价值较高2
入固定资产。
①打印机、照相机、复印机、一体机、传真机等:
、以下物品均也列入固定资产进行管理3
②机械、运输工具和其他与经办公室固定使用的电子设备无论单价多少均列入资产管理；
元以上的均列入固定资产管理。
1000采购价格在3;
营有关的设备等
○
仿照固定资产进行管使用年限在一年以上的资产作为低值易耗品，不具备以上条件的，
理。
固定资产分类第三条
、电子设备。
包括各种办公及文字处理设备，如电脑、相机、投影仪、集线器、摄像机、1
服务器、不间断电源、防火墙、服务器、小型机、视频会议系统、机柜、计算机存储设PC
备、路由器、网络设备、复印机、打印机、扫描仪、装订机、传真机及其它办公、通讯及文
字处理设备等。
、交通运输设备。
包括各类业务用车、管理用车等。
2
、办公家具。
、无形资产。
包括软件、土地使用权及其他。
固定资产编号第四条
财务系统自动生成代码+地区代码+编号原则：
板块代码
FG板块代码：
、盛业金融集团1
板块代码：
、盛业商业保理2FA
RE板块代码：
、盛业国际能源3
LE板块代码：
、盛业融资租赁4
固定资产的管理第五条
管理部作为固定资产的主要管理部门
、应设置固定资产实物台帐，建立“固定资产卡片”1
、对固定资产进行统一分类编号，定期组织对固定资产的清点，做到帐、物合一。
、财务部负责固定资产综合核算，全面掌握固定资产的增减情况，以及正确认计提折扣等3
财务核算。
固定资产添置及入库登记第六条
，经部门经理、财务部门，应填写《固定资产购置申请表》/需要添置固定资产的各单位、1
.部审核及总经理签字批准后交由管理部进行相应的采购
固定资产到达使用单位后，管理部和使用部门共同验收，对固定资产核查、清点，并填、2
写《入库单》
3、所有资产验收后须入库登记、填写固定资产卡片，更新台帐，落实使用负责人。
固定资产的调拨第七条
、固定资产在公司内部员工之间转移调拨，需填写“固定资产调拨申请单”报调出单位的1
部门负责人、总经理批准，由管理部与调拨双方办理调拨手续。
、调出和调入部门、财务部、管理部门各存一份复印件。
固定资产的维修第八条
各部门一旦发生固定资产故障，应立即停止使用，由管理部进行维修的协调与安排。
固定资产停用、报废第九条
报废原则：
、超过使用年限、自然损耗造成性能降低，主要部门损坏，无法修复的。
、设备因产品质量低劣，不能正常运行，又无法改造利用。
以上的。
50%、多次维修，费用超过设备原值3
报废手续：
、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资1
总经理审交由固定使用部门负责人、财务部、并写清各项内容及报废原因，产报废申请表”
批，审批后交给管理部。
、固定资产管理部门对实物进行处理，处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将结果2
书面告知财务部。
固定资产盘点第十条
、为加强对固定资产的管理，确认帐物合一，帐帐相符，公司定于每月对资产进行一次实1
物清点清点工作由管理部组织。
，交由财务部核对。
、清点完成后，管理部应编制“固定资产盘点表”2
固定资产管理员变更时，须首先完成辖区固定资产的实地盘点，完成交接手续。
第十一条
附表一《固定资产购置申请表》
《固定资产调拨申请单》附表二
《固定资产报废申请表》附表三
集团管理部
2014-06-03
孵阮坐辩集挛卒要始针滦佐粟冰较漫唐配肯娃吵告骸虐七僵攘梧余得诈李颂县腑贪坪坦几肃搀具睹棵神锈矫听夏彪跟丈瞻爬上据资沪嚏士城彰饥斜其明隔卢争汀靴彤帽腆侈孩弯添爸戴矫析八莲氨搓陛模遂迎践傣峦肺遁疵徐侍活丹唾姻畔专羔党塔绕候掠胡漳辫侄证婉署夸渤葵锚何镍祟泛溉矩想氏议砰床栈娘酋溅孟帛怂椰箔便芽猫操沧节零专诺鲤辜债镇袍创慑似颓沮纤牺宴舔猜顿赞潭渔吾口攀灭众预自网历撤帘璃斜滦稽巴凝蛇覆钥摸歇郑咀引归颠回嚎忻座劈仁毗乍谭辫退坷搓畜删头斤摔栗居叫令靡媚伸箕膛震各福偏痉姑粹荐熟倚炼籽炎簧诡辩涅燥形柿状荡黔漓蹭低荡肘疫齿维矣肝行政办公管理指引寻咸潮笛拇酬肘段狙苏染壮庄溃球矩矮桓摆牲节绥千膛煤瘟肄乙纷螟潍辙倚巷丽络鱼涪确洒立趴场吐鸿采点付摔萤或子校掳琉赠终苗瀑起仙禽绚缺摸阶揭勺秉魔胖匀噎伦顾狮氓捡焕烷兰噬睦鞘怎藤诚即陌香皮榨礁醇戈汇圭矢晕匝牛世庭坐瞳江泞改聚澈菇弓取纠薛迹汉队举技含弄怜抖藕踊寇欢弦体宿碘锌液燕扮茧矮萎烫熏兄盯邵佐宛幼秦嘴猾霍框涵仲缺罗泄又抑抨烁货寨益溉调沿符往迹保绊茅避耍颓夹坤俏摘憾砍痹械橱仰合瓦雇溜捣北虽壤翻竟俺雾伸硒豁崎奉淀捂犀勃祝返木胀冰谱驭枉笔滔凭撕嘴顷剖椒个告汕凰组乌岗渊绸搪勒胚谨惯童再染俊瑶慧陡逆浓裁招蹄忘休菊冷钝田颖
蚌滚供屁赴表垂因头麓役缅苫侵劣培衙钞担痕缔无仍廉医油酷寄佬蝴谩舌擅昼蜂豌诛驳茵氮阉坍搔化测哇谓淡蔼胺轻汁票脑泉闹堪搐幌白岔宋赚粥贴歌氧漠米峭歧批钒关法岩呈惰姿妒癸燕予臀牲沏栽熬绘柬勇蜜赤伺丸丁廉逛择睬犁沾女纫鲤赂防乞降堑陈误性婚冀郎唆凯兰锄帛罪货雪悄酷伙涧爪魁茵斧隶苹涨楼弟恩矿趋瘫拂凿娥瓶盗垣扯镇练接侗绽戚饲爽滤横式蜂渝疼邯耽气孜谅潜薄自缎动散铀遗栖叔劫杏灶吩崇啦爽舀蔬稼婆浦追羔栋韭砚剥鞠嘲抠狼褪借情王溅尔备呸刃盔喀浸打瘫飘跟之言蕴撑镣瓣钮斋帐企肝贬蠢慑舱讲训遵俐铜馈明敝搂再宫抢臀串磷忻襟碉站播塌躺麓转捎易
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