行政机关公文概述部分文档格式.docx

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第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第七条各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第八条各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

2．熟悉行政机关公文的种类：

第二章公文种类

第九条行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；

宣布施行重大强制性行政措施；

嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（二）行政公文的特点及作用：

1．行政公文的特点：

（1）鲜明的政治性：

行政公文的最重要的职能就是传达和贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，处理党政机关的行政公务。

这就决定了它的写作内容具有明显的政治性。

并且，公文的这种政治性随着国家政权的性质变化而变化，古今中外，概莫能外。

（2）法定的权威性：

公文要求有关组织或者个人遵照执行或作为公务活动的凭据。

它是党和国家机关的指挥武器，是代表党和国家机关发言的喉舌，因此，公文必须代表它的制发机关的权威性。

（3）紧迫的时效性：

公文的形成和使用是为推动现实工作服务的，其时效性很强。

一个通知、一份报告、都应该在一定时间之内根据某一任务而制发，要求写得既快又好，迅速及时，一旦延误了时间，公文便失去了效力。

此外，公文还具有求实的明快性、明确的针对性等特点。

2．行政公文的作用：

行政公文的主要作用是：

指导工作、沟通交流、依据凭证。

（三）行政公文的分类：

1．按公文的密级程度划分：

绝密公文、机密公文、秘密公文。

2．按公文内容的性质划分：

规定性公文，如决定；

领导、指导性公文，如令、指示；

公布性公文，如公告、通知；

呈请性公文，如报告、请示；

商洽性公文，如函。

3．按时间处理要求：

特急公文、急办公文、常规公文。

特急公文和急办公文要在封套和文件上标明“特急件”“急件”字样。

4．按公文的行文关系：

上行公文，如：

请示、报告、汇报性的简报等；

下行公文，如：

命令、指示、批复、批转等；

平行公文，如公函、通知等。

5．按公文的效用程度：

草稿，不起正式文件的作用；

原稿，领导签发后的定稿；

正件，原稿的印制件；

翻印件和影印件，与正件具有同等效用；

手抄件，代参考的文件，也起正件作用。

（四）行政公文的格式：

行政公文的格式指公文相对稳定的制作规格和式样。

行政公文的格式，一般包括公文的用纸和装订格式，公文的书面格式。

重点学习公文的书面格式。

公文的书面格式分为三个部分：

文头格式、行文格式、文尾格式。

1．文头格式：

指公文首页的上半部分的格式，包括：

（1）公文名称：

由发文机关名和文件名组成，如：

中共中央文件，临沂市人民政府文件。

文件名称一般用红色或黑色大号字体印成。

（2）公文编号（文号）：

由发文机关代字、发文年号和顺序号组成。

如中发［1999］12号，临政发[2005]55号。

（3）秘密等级、紧急程度、签发人、份号。

（4）间隔横线：

把文头与行文隔开。

中央、省委、市委等党的领导机关的文件的间隔横线中间还要印上一颗五角红星。

如：

★

2．行文格式：

公文的主干

行文部分的格式如下图所示：

山东省人民政府关于×

×

的通知

、×

：

（主送机关） 

。

（正文内容）

（尾部用语）

附：

《×

》一份

（发文机关名称）

（印章）

二O×

年×

月×

日

（1）标题：

在文头间隔横线之下，居中书写。

标题三要素，签发机关、事由和文种（前二者可以省略，文种是不可以省略的）

（2）主送机关；

行文对象的机关，即公文要送达的主要受文机关。

在标题之下，左侧顶格书写。

（3）正文：

由导语、主体、结语三部分构成

（4）附件：

》一份，左侧顶格书写

（5）落款：

即发文机关全称。

有关领导人落款的，叫签署。

（6）成文时间：

用汉字完整的写出年月日。

（7）印章：

公文生效的标志。

注：

通常所见的行政公文大多是其行文格式。

就是行文格式也不是样样俱备的，而是视具体情况有所省略。

临沂师范学院关于举行65周年校庆的公告

2006年5月，临沂师范学院将迎来65周年华诞。

届时敬请曾在我校（含原滨海中学、原滨海建国学院、原滨海公学、原滨海乡村师范学校、原临沂地区师范学校、原临沂大学、原临沂师专、原临沂教育学院、原临沂师范学校、原临沂农业学校、原临沂工业学校）学习、工作过的校友、教职工及一切关心支持临沂师范学院发展和临沂大学（筹）建设的朋友们光临，并请相互转告。

具体时间另行公告。

为了传承学校文化，共创美好未来，敬向校友、教职工征集校史资料（老照片、文字资料、论文著作、成果介绍、书画贺词等）。

特此公告。

临沂师范学院65周年校庆筹备办公室

2006年1月2日

3．文尾格式：

（1）主题词：

与公文内容密切相关可以很好的揭示公文题旨的词语，一般为3－5个。

（2）抄送机关。

注意与主送机关的不同。

（3）印制时间和印制份数。

行政公文的完备格式：

见教材第30页。

（五）自由阅读教材，找出知识的疑难点加以讨论，巩固所学。

传阅正式公文《临沂市人民政府关于筹建临沂大学招商引智合作办学的意见》。

八、参考资料：

1．《国家行政机关公文处理办法》

2．《应用写作》教育部高等教育司组编

3．《应用文写作》徐中玉主编高等教育出版社2004

4．全国高校精品课程贵州警官学院公文写作网

5．全国高校精品课程广州科学实验技术学院应用文写作网

九、课外训练安排：

1．指出下面公文格式中的错误：

食品厂关于贯彻按劳分配政策

两个具体问题的请示

（96）×

字第20号

按劳分配是社会主义分配的基本原则，也是社会主义的优越性的重要体现。

在改革开放中，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地调动了广大员工的劳动积极性，工厂的生产率几年间增长了数倍，利润也大幅增加。

为了全面贯彻按劳分配的原则，进一步调动员工的劳动积极性，我厂拟实施以下三项劳资政策，请批准。

一．……

二．……

三．……

此致

省劳动厅

市人民政府

食品厂

1996年7月8日

2．指出下列方框中公文格式中的相应名称

□□□□□

□□ 

□□□□□□□□

□□

□□□□□□

___________________________________________________________________

□□□□□□□□□□

□□□□□□

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□□□□□□□□。

□：

□□□□□□□□

（□□□□□□□□）

□□□□□□□□□□□□□□

十、自学指导安排：

找几份通知，阅读比较其性质及写作方面的不同。

第一节通知

3 

周，周 

1，第1、2节

1、掌握通知的概念、种类及其相应的格式。

2、能根据所给的材料写出符合要求的通知。

1、教学重点：

掌握通知的概念、种类及其相应的格式尤其是批转性通知、会议通知的写法。

2、教学难点：

能根据所给的材料写出符合要求的通知。

课堂讲授法、讨论法及练习法。

　　导入：

在公文中，“通知”的使用频率相当高，公文的下达、公务人员的任免、会议的召开等都得使用“通知”。

通知一般为下行文，有时也可以为平行文，主要用于向同级或不相隶属机关传达周知事项。

通知不能上行，如果需要上级机关或不相隶属机关知道的，可用抄送形式。

因此，通知的发文机关上至高层机关，下到基层单位都可使用通知这一文种。

它的篇幅可长可短，表达方式与格式较为灵活，因而，通知的使用频率极高，范围最广。

通知作为一种行政公文，其写作和传递是一件十分严肃的事情，稍有疏忽，就会造成严重的后果。

因此，我们必须学会正确写作和使用通知。

（一）通知的概念与类型

1．案例分析：

[案例一]课本　　　　

（1）[案例一]是一份规范的通知。

那么，什么是通知？

通知又有哪几种呢？

　　通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。

它具有应用的广泛性、较强的时效性、受文对象确指性以及写作的灵活性等特点。

　　按行文方向分：

有下行文和平行文。

按适用范围和作用分：

有指示性通知、任免聘用的通知、批示性通知和告知性通知和会议通知。

（2）通知一般由标题、发文字号、主送机关、正文、签署、附件等部分组成。

标题：

作为公文通知的标题，一般应写明发文机关、事由和文种，如《国务院关于进一步加快旅游业发展的通知》。

情况特殊的通知，比如“紧急通知”、“补充通知”等都应在标题中写明，如国家经贸委《关于立即停止一次性发泡塑料餐具的紧急通知》。

主送机关：

即被通知的单位或个人，在正文前顶格书写，后跟冒号，以示引领下文。

无固定通知对象者或知照范围广泛的通知则可不写。

正文：

颁布或转发性通知结构简单，其余通知一般由三部分组成。

①事由：

这是通知的开头，应写明制发通知的缘由、目的、依据或情况。

内容单纯的通知，可省去发文缘由，直接写目的。

②事项：

写出通知的内容，即要求受文机关承办、执行和应予以知晓的事项。

这些内容如较复杂，可分条列项写出。

③结尾：

这部分常用“特此通知”、“专此通知”之类的习惯用语作结。

签署：

在正文右下方写明发文机关的名称和日期，若发文机关在标题中已出现，签署则可省略。

附件：

告知性通知及批示性通知常带有附件。

2．师生互动

（1）讨论

根据不同的标准，[案例一]属于哪一类通知？

根据所学计划中标题的要素，分析一下[案例一]的标题。

（2）归纳

　　从行文方向看，[案例一]属于下行文；

从适用范围和作用看，[案例一]属于指示性通知。

[案例一]的标题中国务院办公厅是“发文机关”，“稳定市场物价”是“事由”，“通知”是“文种”。

（二）通知的基本格式与内容要素

1．案例分析

[案例二]　　　　　国务院办公厅转发水利部关于加强

　　　　　　　嫩江松花江近期防洪建设若干意见的通知

　　　　　　　　　　　　国办发[2000]31号

[案例一]中标题要素我们已作分析，[案例二]的标题要素大致相同。

标题下方“国办发[2000]31号”是“发文字号”，它包括三个要素：

机关代字、年份、序号。

例文中“国办”是国务院办公厅的代字，[2000]是年号，“31号”是序号。

其它各组成部分显而易见，这里就不再作过多讲解了。

（1）讨论：

下面是×

市一份文件，请分析其内容要素。

　×

市人民政府批转市体改委《关于×

市2003年体制改革要点》的

通知

市政发[2003]28号

市直各机关单位：

市人民政府同意市体改委关于《×

市2003年体制改革要点》，现转发给你们，请根据本部门的实际情况，认真贯彻落实。

市2003年体制改革要点

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2003年6月16日（章）

成文时间。

（三）通知的写作要求与技巧

[案例三] 

×

省人民政府任免通知

各地县人民政府、各直属机构：

　　根据×

省第七届人民代表大会常务委员会第22次会议1998年6月11日通过，决定：

　　任命：

　　赵×

为×

省人民政府经济技术协作办公室主任：

　　林×

省人民政府侨务办公室主任。

免去：

朱×

的×

省人民政府经济技术协作办公室主任职务。

省人民政府

一九九八年六月十一日

[案例三]是一份任免通知，这种通知的写作与其它通知一样，必须领会一些基本的要求和技巧：

一是事项具体；

二是行文实际；

三是措辞严密；

四是用语得体。

通知的使用范围广泛，种类较多，功能不同，表面看文字简单，写作时若稍不注意，就容易出错。

因此，撰写通知应掌握一些基本的要求和技巧。

　　事项具体：

通知中无论对有关情况的介绍和评价，还是对有关单位和人员的要求，都要明确清楚，以便办理执行。

　　行文实际：

不能说空话、套话，否则给人只见打雷，不见下雨的感觉。

这与通知要求和行政事务的实用性特点不相符合。

应该做到有话则长，无话则短，使内容精悍实用。

　　措辞严密：

应该注意表述的准确性，让受文单位感到上级机关的完整、严密、无懈可击，不使下级出现误解或找出漏洞。

否则，就会使文件的效用减弱甚至失去，给工作带来种种不利。

　　用语得体：

通知的语气必须庄重，也应恳切，既要体现出发文机关的权威性和严肃性，又要突出协调性与尊重性。

如果乱打官腔，就会造成政令不当，有妨工作大局。

2．不同类型通知正文的写法

　　指示性通知：

要写明提出指示的根据与指示事项，指示的内容要明确具体，切实可行。

　　批示性通知：

要求在正文简洁地说明所颁布和转发的公文的制发机关、制发（批准、生效）日期和公文标题以及颁布转发的目的、意义与要求等。

被颁布和转发的公文均为通知的附件，并要注意附件的序号、标题与件数等。

　　告知性通知：

要将告知的事件和有关信息一一说明清楚。

如会议通知，要求写明会议名称、议题、时间、会址、要求以及注意事项等。

　　任名聘用通知：

写明批准机关日期与被任免的职务姓名即可。

（三）技能训练

1．通知可分几类，它们在正文写法上有哪些区别？

2．试据下述材料写一篇通知：

市环境赃、乱、差现象较为突出，为解决这一问题，市爱民会向有关单位下发一通知。

3．师生互动

下面材料是×

通知的正文，请从“用语得体”这一写作要求加以分析。

“当前，全县工业园地百花争艳，万紫千红，工业生产形势喜人，县人民政府希望工业战线广大职工借这股强劲东风，像园丁一样，开动脑筋，群策群力，辛勤的耕耘我县的工业园地，努力奋斗，力争超额完成任务，把我县工业生产推向一个新台阶。

”

（2）归纳：

公文一般不能使用文艺语体，而应用质朴、严谨、庄重的公文语体。

对形势的叙述、对下级的要求，都要实实在在，不许夸大缩小，也无须加以大肆渲染。

（四）小结

通知是公文中使用频率高、使用范围广的一种。

今天，我们通过案例分析与讨论，不但了解了它的特点、种类、内容要素与基本格式，同时还学习了它的写作技巧，当然，重点是如何写作。

望同学们把握好写作要领，勤加练习。

1．写作世界：

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2．《应用写作概论》王景科主编，山东友谊出版社。

会议通知有时常有布置工作的性质，有关事项、具体要求要讲得清楚明白。

下面这份通知有什么问题？

请作修改：

县人民政府

关于召开经济工作会议的通知

各镇（乡）局（行）厂矿：

为了总结经验，加速振兴我县经济的步伐，县政府决定在本月中旬召开经济工作会议，现将有关情况通知如下：

1、参加会议人员为各单位主管经济工作的主要负责人;

2、参加会议人员应认真准备有关经济情况及今后的工作打算的材料，以便在会议上汇报或交流;

3、参会人员应带齐日常生活用品及伙食费，并于15日5时到县政府报到；

4、会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时转达。

以上通知，希遵照执行。

县人民政府办公室

2004年5月6日

自找一份请示与一份报告，阅读并分析它们的不同之处。