excel基础知识Word格式.docx
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1．功能区的主要控件
1.1Office按钮
取代了早期版本中的“文件”菜单，单击时，将弹出与Excel早期版本“文件”菜单相似的菜单项，它是Excel2007中唯一的菜单，提供了常用的Excel文件操作功能，包括的菜单命令有“新建、打开、保存、另存为、打印、准备、发送、发布、关闭”。
1.2选项卡
功能区由“开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、加载项”等选项卡组成。
各选项卡是面向任务的，每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件。
功能区中的选项卡是动态的，为了减少屏幕混乱，某些选项卡平时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们才会自动显示出来。
1.3组
Excel2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能，以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中，每个逻辑组能够完成某种类型的子任务。
1.4快速访问工具栏
其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令，无论用户选择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利，用户可以根据需要设置其中的工具按钮。
2．工作表区的主要对象
2.1工作表
就是人们常说的电子表格，是Excel中用于存储和处理数据的主要文档。
由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列。
Excel2007的一个工作表最多可有1,048,576行、16,384列数据（而Excel2003的工作表最多有65536行、256列）。
当前正在使用的工作表称为活动工作表。
2.2工作表标签
每个工作表有一个名称，体现在工作表标签上。
单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按钮或者在标签上鼠标点击右键选择重命名可改变它们的名称。
在默认情况下，Excel只打开3个工作表：
Sheet1，Sheet2，Sheet3。
单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4，再单击一次就会插入新工作表sheet5……插入工作表标签按钮
2.3行号、列标题
工作表由1048576行组成，每行的编号称为行号。
工作表的每列用英文字母标志，称为列标题。
2.4单元格
工作表中的网格，它用列标题和行号定位。
如A1就表示A列第1行对应的单元格。
2.5单元格区域
是指多个连续单元格的组合。
表示形式如下：
左上角单元格:
右下角单元格
例如A2:
B3代表一个单元格区域，包括A2、B2、A3、B3
只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。
如，1:
1表示第一行的全部单元格组成的区域，1:
5则表示由第1到5行全部单元格组成的区域；
A:
A表示第一列全部单元格组成的区域，A:
D则表由A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。
2.6编辑栏
用于显示、修改活动单元格的内容
2.7全选按钮
用于选定整个工作表所有的单元格。
或者选中空白单元格，按ctrl+A，也能选中整个工作表。
这里提一下快捷键Ctrl+A在excel2007中还有更多的功能，使用起来也很方便。
1选择当前区域
当前区域是指被空行和空列所包围的长方形区域，如果选定的单元格在这个区域中，按Ctrl+A将选择这个区域，并且这个选定的单元格是高亮显示的。
再次按Ctrl+A则会选择整个工作表。
如果选定的单元格不在任何一个包含数据的区域中（即选定的是空白单元格），按Ctrl+A将选择整个工作表。
如果在Excel2007/2010表（在Excel2003中称作列表）的数据区域按Ctrl+A，第一次选择数据区域（不含标题），第二次按下Ctrl+A会选择表的数据区域和标题行，第三次按下Ctrl+A选择整个工作表。
2在编辑栏或单元格中使用
在空白单元格中双击，当编辑栏出现输入数据的光标时，按Ctrl+A会显示“=”号。
在输入函数名称后按Ctrl+A会显示“函数参数”对话框，而按Ctrl+Shift+A将会插入参数名称和括号。
2.8工作表查看方式
工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式
。
工作表缩放
2.9定制快速访问工具栏
快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏，它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏。
在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮。
也可以在功能区中点右键，然后选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”
即变成以下形式:
再次点击右键，选择“在功能区上方显示快速访问工具栏”即切换回默认状态。
我们还可以定制其中的工具按钮，方法如下：
（1）选择“Excel选项”→“自定义”→“从下列位置选择命令”→“所有命令”；
（2）从“所有命令”的列表中，选中需要添加到快速访问工具栏中的命令，然后单击对话框中的”添加”按钮。
三、Excel2007的文件格式
MicrosoftOffice2007引入了一种基于XML的新文件格式：
适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint，excel2007默认保存的文件扩展名是xlsx,2003及以前的版本都是xls。
2007可以保存成向下兼容的模式,点击office按钮，然后点另存为，选择Excel97-2003工作簿，保存一个与Excel97-2003完全兼容的工作簿副本。
但是Excel97-2003默认情况下是无法打开2007版本xlsx格式的文件的，需要安装2007兼容包才可以。
四、公式
1.公式的概念
Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。
公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。
在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。
例如：
=10+4*6/2+（2+1）*5就是公式，可以在任何单元格中输入此公式。
Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中。
运算符
在Excel公式中可以使用运算符。
运算功能
优先级
（）
括号
1
-
负号
2
%
百分号
3
^
乘方
4
*与/
乘、除法
5
+与-
加、减法
6
&
文本连接
7
=、<
、>
、<
=、>
>
等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于
8
括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。
小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。
同等级别的运算符从左到右依次进行。
“&
”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。
例如，"
ABC"
"
DEF"
的结果为“ABCDEF”，"
财务"
经济"
的结果为“财务经济”。
2.Excel函数
函数的概念
函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。
Excel函数类型
一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。
函数的表现形式
函数名（参数1，参数2，……）
函数名：
代表函数功能
参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如#N/A的错误值或单元格引用。
给定的参数必须能产生有效的值。
参数也可以是常量、公式或其它函数，还可以是数组、单元格引用等。
不同类型的函数要求给定不同类型的参数，点击插入函数时选择相应的函数，下面会有相应的介绍说明。
3.下面介绍一下我们用的最多的函数
1）SUM和Average求和和求平均
用法：
sum（x1,x2,x3……x255）
Average（x1,x2,x3……x255）
其中，x1,x2……x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。
功能：
sum求所有参数x1,x2……x255的总和．SUM函数是对单元格或单元格区域进行加法运算，所以SUM（B1：
B7）=B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7
在excel中,提供了自动求和快捷方式，点击Σ，会自动求和，输入相应的参数即可完成。
Average求所有参数x1,x2……x255的平均值
所以Average（B1:
B7）=（B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7）/7
Sum和Average的应用案例
在使用函数的时候可以点击插入函数按钮fx
2）max和min
max（x1,x2,x3……x255）
min（x1,x2,x3……x255）
max求所有参数x1,x2……x255的最大值．
min求所有参数x1,x2……x255的最小值
3）count
count（x1,x2,x3……x255）
统计x1,x2……x255中数字的个数．
4）countif
COUNTIF（单元格区域,“条件”）
其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来．如“>
90”，“<
=60”
功能:
统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数．
例：
统计营业额大于4000的部门数
=COUNTIF（D2:
D19,"
4000"
）
5）IF
IF（条件,表达式1,表达式2）
其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。
条件成立时，函数结果为表达式1的值；
条件不成立时，函数的结果为表达式2的值．
IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。
比如：
IF（A2>
89,“A”,IF（A2>
79,“B”）），
如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；
如果A2等于80，则函数的结果是内层IF（A2>
79,“B”）的结果，显然80>
79，所以结果为“B”；
如果A2等于65呢？
函数的结果就是IF（A2>
79,"
B"
）不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF（A2>
）没有给出A2>
79不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！
）给该函数
例题：
用于部门分类等
五、表格的调整与设计
1.设置行高和列宽
全选工作表设置，点击全选按钮，然后在任一行号上单击鼠标左键，弹出菜单
点击行高输入您想设置的值即可。
在任一列标上点击鼠标右键，弹出菜单
，点击列宽，输入您想设置的值
2.部分行列的设置
必须选中相应区域的整行或者整列，才能进行相应设置。
当然通过调节行号和列标间的分隔线来实现也是毫无疑问的。
3.行列转置输入
某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入，或将列数据作为新表的行数据。
这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成。
步骤如下：
选中数据单元格区域。
在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。
单击您要存放数据的单元格。
在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击粘贴下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，
这样全新的表格就出来了。
例题
六、冻结窗格
我们常常在Excel中查看规模比较大的工作表时，都比较难比较表中的不同部分的数据，这时候我们就可以利用工作表中的冻结窗口功能来固定窗口，将某几行或某几列的数据冻结起来，这样如果滚动窗口时，这几行或这几列数据就会被固定住，而不会随着其他单元格的移动而移动。
一般来说，冻结的工作表行标题和列标题可以将屏幕外的单元格与行标题和列标题相对应起来，非常方便我们查看。
直接选择视图选项卡，冻结窗格，冻结首行即可。
与冻结首行一样，不累述。
如果要冻结某行，首先需要选中它下面的那行。
简单的讲就是：
如果我现在需要冻结“A2”这一行，那么我必须选中“A3”这一行；
（如下图）
然后进入“视图”选项卡，单击“窗口”选项组中的“冻结窗格”，在下列菜单中选择“冻结拆分窗格”即可！
设置好冻结窗口以后我们可以看到在“A2”这行多出了一条横线！
Excel竖列冻结的方法也是一样，这个我就跳过了。
不知道大家有没有发现，在上述的方法中我们无法同时固定“某行和某列”，要么冻结某行、要么冻结某列。
这里再说一下如何同时固定“某行和某列”。
如下图中，我现在希望冻结“A2行”和“A1列”该如何操作呢？
将鼠标单击选中“B3”单元格，然后单击视图-->
冻结窗格-->
冻结拆分窗格就可以了。
设置冻结窗口后就会出现横竖两条黑线，这就证明已经OK了！
如下图
需要注意一个问题，如果工作表中有合并单元格，有时会对冻结窗格有影响。
七、单元格设置
1.锁定单元格
选定整个工作表，右键单击单元格，点击浮动菜单中的设置单元格格式，在对话框中选择“保护”标签，去掉“锁定”前面的对勾，点击确定。
左键单击准备锁定的单元格，右键单击单元格，点击浮动菜单中的设置单元格格式，在对话框中选择“保护”标签，选择“锁定”，点击确定。
点击菜单：
审阅-保护工作表，填写并确认密码即可实现单元格锁定。
2.合并单元格
为了表格的美观或者单元格所填内容较多时可以用到，"
开始"
选项卡下有"
对齐方式"
上面有"
合并居中"
按钮下拉箭头选择。
或者选中要合并的单元格，点击右键设置单元格格式，将合并单元格前的选框勾上。
3.单元格自动换行
在单元格中，如果要填入的文本过长，则超出列宽以外的文本将被隐藏起来。
为了在保持列宽一定的情况下显示出单元格中的所有文本，可以设置单元格格式文字控制自动换行。
4.斜线表头
当我们在制作excel表格的时候，有时候行标题和列标题需用到斜线表头加以区分。
在excel中有两种方式可以实现。
1）通过手绘的方法添加
单击“开始”选项卡“字体”组中边框按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“绘图边框”选项，此时的鼠标指针呈
形状，如下图所示：
在要绘制表头的单元格中，从左上角向右下角拖动鼠标，当出现框线时释放鼠标，当出现框线时释放鼠标，如下图所示：
2）通过对话框添加
选中要添加斜线的单元格，单击“开始”选项卡“字体”组右下角
按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，如下图所示
单击“边框”选项卡，在“边框”选项区中单击按钮，如下图所示：
单击“确定”按钮，完成斜线表头的添加，如下图所示：
5.如何在斜线表头内输入文本
插入斜线表头后，并不能像在Word中一样，轻松在斜线上方和下方输入文本，还需要一定的技巧。
其操作方法如下：
在单元格中输入斜线上方的文本，然后按【Alt+Enter】组合键，换到下一行，并输入斜线下方文本，如下图所示
适当调整行高和列宽，效果如下图所示
将光标定位到上方文本前方，按空格键插入若干空格，效果如下图所示
使用上下标输入斜线表头文本
使用Excel2007提供的上下标功能，在斜线表头中快速添加文本的方法如下：
选中要添加表头文本的单元格，在单元格中输入用于做上方和下方的文本，如下图所示：
【注意：
在输入数据时，要将作为下方文字输入在前面，将上方文字输入在后面】
选中作为上方文字的文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，如下图所示
在弹出的“设置单元格格式”对话框的“特殊效果”选项区中选中“上标复选框，如下图所示”
单击“确定”按钮，将上方文字设置为上标，如下图所示
用同样的方法，将作为下方文字的文本设置为下标，适当调整文本字号、行高和列宽，并更根据需要插入空格，得到如下图所示的效果。
6.单元格内容编辑与改写
单击选中某单元格，默认情况下，新写入的内容会先全部清空原先数据，如果想做编辑和部分修改，要将单元格内容置于编辑模式下，通过以下两种方式都可以修改：
双击包含要编辑的数据的单元格。
单击包含要编辑的数据的单元格，然后单击编辑栏中的任何位置。
这将在单元格或编辑栏中定位插入点。
如果要将插入点移动到单元格内容的末尾，请单击该单元格，然后按F2即可。
在word和excel中，键盘上的insert键均有插入和改写功能，若要打开改写模式，请按Insert，以便键入时由新字符替换现有字符，再按一次Insert，又切换回插入模式。
注意：
仅当处于编辑模式时，才可以打开或关闭改写模式。
当改写模式处于打开状态时，插入点右侧的字符会在编辑栏中突出显示，在您键入时会覆盖该字符。
7.每次选定同一单元格
有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。
但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。
我们可以用“Ctrl+Enter”组合键解决这个烦恼，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。
八、Excel表格中鲜为人知的“照相机”功能
Excel中，有一个“照相机”的功能，但是几乎80％使用Excel的人，并不知道这个很有效的“摄影”工具，更别提使用了。
最近由于工作需要，才刚刚接触了这个“照相机”，现在把使用方法跟大家分享一下。
在Excel中，如果需要在一个页面中同步反映另外一个页面的更改，我们就可以使用Excel早为我们准备了的“照相机”，你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来，然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。
注意：
插入的的确是一幅同步自动更新的图像文件，数据和格式会同步更新，同时可以使用“图片”工具栏对这个照片进行编辑。
而且这个既然是图片，除了Excel，当然也可以贴在Word、PPT、或者Windows附件中自带的画图工具中，当然也可以在PhotoShop之类的软件中进行编辑。
这个照相机的使用方法如下：
、准备“照相机”
默认状态下，照相机是不出现在Excel的工具栏上的（纳闷，这么好的工具，咋让她遮遮藏藏的）。
需要我手动添加一下，在Excel2007中点击office按钮，选择Excel选项，自定义，在“不在功能区中的命令”中找到“照相机”，点“添加”即可使用。
如下图所示
给目标“拍照”
假设我们要让常用函数例题工作表中的部分内容自动出现在照相机实验中。
1.拖动鼠标并且选择常用函数例题工作表中需要“拍照”的内容。
这一步相当重要，一定要选准，不选或者选错，那你的“照片”就会啼笑皆非了。
2.用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。
粘贴“照片”
1.打开照相机实验工作表。
2.在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
在常用函数例题工作表中调整“照片”的各种格式，粘贴到照相机实验中的内容同步发生变化，而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件，所以，“图片”工具栏对这个照片也是有效的，照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。
取消拍照粘贴功能
如果拍照完毕，此时想取消照片粘贴功能，只要再次用鼠标单击工具栏上的“照相机”按钮，刚才“拍”下的照片则被取消，不会再被粘贴。
Excel表格完美导入Word报告中，实现Excel数据自动、实时链接的功能
我们都知道excel表格功能更强大，当我在做年终财务分析报告、年报统计分析报告等等时，需要通过粘贴Excel表格至word报告中做充分说明，如果Excel数据表发生改变，是不是又要重复进行以上操作呢?
答案是No，这时一定要想到Excel中“照相机”。
选中需要复制成图片的Excel2007单元格区域，单击“照相机”图标，接着然后打开目标Word2007文档（即您的报告），单击“粘贴”命令。
接下来最关键的一步，在粘贴到Word后，表格右下角出现粘贴选项按钮
，点击它，选择“保留源格式并链接到Excel”（如图）
Ok，搞定。
现在您试试，在Excel原表中进行操作，原表所作任何改动，会在第一时间更新到Word中，即使是函数运算结果也不例外。
做到了简化重复性操作，照相机功能给我们提供了很大的便利。
九、Excel快捷键（附表供学习记忆）
以下讲最常用的，使用最频繁的几个快捷键
Ctrl+C复制
Ctrl+X剪切
Ctrl+V粘贴
Ctrl+Z撤销
Ctrl+Y恢复
Ctrl+A全部选中
Ctrl+S保存
Ctrl+O打开
Ctrl+W或Ctrl+F4关闭工作簿
Ctrl+N新建工作簿
Ctrl+P打印
Ctrl+B粗体
Ctrl+U下划线
Ctrl+I斜体
Ctrl+F查找
以上几个快捷键大部分与windows中的快捷键作用相同，多用几遍就能记牢了
再介绍几个导航快捷键
Ctrl+Home移至单元格A1
Ctrl+End移至工作表中最后一个活动单元格
Ctrl+PageUp移至上一个工作表
Ctrl+PageDown移至下一个工作表
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