合同范文 单证操作员的工作内容Word文档格式.docx

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C若货物有所变动，须提前2、3天通知货代。

D权衡是否走整柜

若货物不满一个货柜但走散货又比较多时，走散货还是走整柜衡量的标准是大于16个立方走整柜，小于16个立方走散货。

4、确定装柜时间、准备报关资料

一般安排货柜在截关前两天来工厂装柜，这样可有足够的时间整理报关资料，但因工厂生产的繁忙等情况，装柜很多情况下安排在截关前一天，这样就得在当天整理好准备的报关资料给货代，以便第二天可顺利进行报关。

5、通知仓库货柜到达时间

要在货柜来厂前一天先告知仓库、生产部等货柜到达的大概时间。

货柜来的当天要对货柜进行跟踪，尽早告知仓库其准确的到达时间，以便仓库安排装柜，还要在出货前告知仓库如何开出库单。

6、检查是否需要唛头

散货必须有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的情况下才需要唛头。

7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来

8、退仓

若货柜订好后，货物未能按时备好，则须在截关前两天告知货代进行退仓，若未及时通知，货柜提出后则须支付提箱费还箱费，若货柜到达工厂则需支付放空费，散货也一样要提前两三天进行退仓，否则会产生亏箱费。

9、上网备案核销单

核销单要提前在网上备案才可以

10、报关

若在宁波报关，报关资料中正本的核销单、报关委托书、预签章最晚要在截关前一天寄到货代处，而发票、报关单与装箱单则可用传真件；

若在上海报关，所有的报关资料全部要用正本，而且最晚要在结关前两天寄到货代处。

报关注意事项：

A无论在哪里报关，报关时的件数一定要准确，体积一定要合理，重量也要很注意。

20尺货柜，提单上的重量不可超过26吨（有些不可超20吨）。

B若涉及到做进料加工，则务必和货代沟通好手册所须报的项号，报关资料一般须在截关前一两天提供给货代。

C报关时务必与货代将报关时的品名确认清楚，若时报工业缝纫机配件（一般我们电机报此名）、机架台板、工业缝纫机零件时一定要提醒货代报关单上显示的重量务必时将单个的净重乘以箱数，否则将不得不进行改单。

11、确认提单

A、截关前要将提单确认好（个别船公司须在截关前一两天确认好）。

做信用的提单务必要按信用证上的确认，做D/A,D/P,T/T的，若客人设特殊要求别可按常规确认。

B、若发现确认好后的提单有问题则须立即向货代提出更改，若他们提单已签或已截则会产生100员的改单费，若他们已将提单的信息发到目的港（一般会在7天发走，航程短的则在2天左右内发走），则会有40或80美元的改仓单费与100人民币的改提单费。

12、保险

若价格条件是CIF，无论是何种付款方式，都要在船开前投保。

制作保单时，若付款条件是信用证，保单按照信用证要求做；

若是其它付款方式，可按常规做。

13、制单

A、若是信用证，则其它单据根据信用证要求做，个别客人若对单据有特殊要求，则要根据客人要求制作，（比如去哥伦比亚、叙利亚等需要提供机器编号，去埃及等C/O等领事管认证，去澳大利亚须提供无木质包装申明，去土耳其须提供CE证明，英文土耳其文说明书等）。

B、发票、装箱单若没特殊要求则可按常规制作（业务员制作）

特殊单据：

去印度、越南、土耳其等国家客人要提供C/O，去欧盟国家别需要FORMA，C/O,（FORMA若做信用证则须按信用证确认，若是其它的若客人没特殊要求则可按常规制作）若客人没要求，C/O或FORMA则无须办理。

（去印度、越南的C/O一般需加盖商会章）。

{单证操作员的工作内容}.

14、交单和寄单

远洋出口（如欧、美、非等地）的单据要求在拿到提单后3日内将单据完成，邻近国家出口，由于船的航行时间很短，要求在拿到提单的当日将单据处理完毕。

若太慢则会让客人在目的港产生滞箱费等费用。

15、制作统一发票

每月底27号左右要根据报关资料制作缮打统一发票，注意事项：

（1）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，价格条件是CIF或CNF时，统一发票上面的海运费预保费的金额一定要和实际发票金额相一致（保额从人民币换算橙美元的汇率要是每月的基准值）；

（2）若是以商贸公司（万事通）出口的，价格条件是CIF或CNF价格条款时，统一发票上面的海运费与保险须与报关单上金额相一致；

（3）统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去；

（4）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去；

若是以商贸公司（万事通）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去。

（5）统一发票整理好后，记账联要在月底前给财务记账，核销联与结汇联先留着，等报关单退下后在处理。

16、整理出货明细

每月月底须将出货明细整理出，要将报关时的万事通的中文品名，单位，数量准确的提供给财务，以便财务可根据此催或开具增值随发票以便退税

17、处理结汇水单

银行若有款到帐，财务会将收款底单给我们，我们要确认此款是哪个客人的，对应哪个发票号的。

将收款底单复印留底，正本交给财务。

18、制作销售报表

每月月底或月初3前，要根据收款情况与出货明细计到期货款与制作销售报表，并将此两份东西速交给领导查阅，也须给个业务员参考催款（银行的正式收款底单须还给财务做账，我们须复印留底连同报销专用联等东西一起交给核销员）

19、记账与对账

根据出货明细与每月的收货情况建立手工台帐，并将此账务跟楼下财务进行校对。

20、催讨核销单

每月月底30日前要将前两个月出口的核销单催付回（账务必须在出口后3个月内将报关单进行申报、否则会造成整票货的退税损失，所以催讨工作是很重要的），若海运费、内陆费未付，货代一般是不会将校销单退回，所以要将海运费、内陆费提前整理出给领导签字，个别货代是非得等款到帐后，才将销款单退回，所以催讨检销联理在一起交给财务，要将核销单的进料加工专用联（若是进料加工报关出口的）与核销专用联与统一发票中的结汇联理在一起交给核销人员。

21、进口报关

（1）清关

我们公司进口的货物一般都是对应进料加工手册的，清关时若单据通过银行做D/P、D/A或L/C，清关是须提供下列单据：

A、已承对或已付款的证明（银行会提供上面须盖银行章与我们公司章有固定格式的）。

B、发票、装箱单、提单（发票上要有价格条款与成交方式，提单北美须盖公章背书）。

C、进出口合同。

D、正式手册。

E、报关委托书。

F、若货物是从日本等欧盟国家进口还须提供正本的无木质包装申请，若是木头包装的则须提供熏蒸证明。

G、若货物须商检的则须提供正本的报检委托书。

若单据是T/T或电放的，则上面的A中的单据不用提供，但是电放提单要提供正本保函（一般有一定的格式），并在电放提单正面加盖公章。

（2）运回货物

（3）货物清好后，根据货物多少，采用下列方式运回公司

A、整柜则安排集装箱直接送到工厂

B、散货则最好让自己熟悉的托运站去提货，并安排运回工厂，若让货代安排的话费用会很高

C、若货物少而急，可安排快递。

（3）备案与退单

（4）进口报关单的进料加工专用联（复印附）要在当月催过来连同手册上面的进口料付登记表一同给财务，以便财务去国税备案。

正本的进口报关单的进料加工专用联与付汇证明联退下后则交给手册办理员。

22、监管《进料加工手册》

使用进料加工手册要非常小心，手册超报的话要补税，手册报不完的话，经过两次延期后将不可在进行延期（每年延期为半年），所以手册要尽量安排在延期前报完，若报不完则要提前和手册办理者沟通，请其去办理延期，若两次延期后仍报发现在规定时间内报不完则

要进行适当的处理。

手册中的出口成品登记表要时常关注，因为有些货代将不完全按照我们的指示的项号报，所以每次报手册是都要和货代强调报的项号，万一不一致则要及时更改我们的记录，要杜绝超报现象的发生。

每月月底还要将此月个手册总共出口的数量统计给财务及楼下成品仓库与零件仓库，个手册的出口情况也要及时的更新复检，避免发生差错，另手册在料件没有全部定完的情况下是不以按照手册上所写的数量报，而要按实际定多少，只可报多少（进料加工是海关严格管制的规范之列，所以非常仔细与重视）。

23、突发事件的处理

货物进出口时因为涉及到的环节较多，在各个环节也时常会有突然没预料的事情发生，所以处理突发事件也是平时工作中的一个重点。

篇四:

人力资源文件——岗位说明篇五:

《单证员工作流程》

跟单业务工作流程：

一.跟单：

1.制作合同：

客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。

无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。

下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2.商检：

需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。

如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。

大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。

换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。

但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。

3.办理C/O或FormA：

看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或FormA。

FormA是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。

C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。

一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。

在装运期至少一个星期前办理。

不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领

取单证了。

4.验货订舱：

经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。

验货合格后，向货代订舱。

如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。

两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。

如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5.报关：

订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。

报关资料包括：

外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或FormA等。

6.拿单：

货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。

船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。

安排工厂付款，并将水单传给货代。

货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。

如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。

7.通知客户：

货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。

8.催款寄单：

拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。

客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。

9.退税：

在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。

注意：

1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。

2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。

我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。

可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。

二．客户来样工作程序：

收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。

然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。

如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。

三．寄样工作程序：

工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。

包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递公司核对月结清单）。

易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为

防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱上。

自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日后查询。

样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。

在这些工作细节上，老板经常说，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。

自己得对自己的工作得有100%的责任心。

在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找事情做。

在写邮件给别人时，一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己的时间。

1．客户询盘：

一般在客户下rchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，oformaInvoice给客户做正式报价。

3．得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订rchaseOrder。

4．下生产订单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：

如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：

如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：

如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：

在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：

如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：

如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。

应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

篇六:

《外贸单证员岗位职责说明书》

外贸单证员岗位职责说明书

岗位名称：

单证员所在部门：

业务部

直接上级：

业务部经理业务代理人：

无

直接下级：

无代理权限：

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。

职责与内容

1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理

（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理

（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证

（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作

2、协助公司进出口合同的申报工作

（1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供

（2）协助财务部门相关合同执行的税务处理

（3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调

3、负责公司进出口商品出货对账工作

（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排

（2）配合业务人员涉外事务的处理

（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进

工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货代、船务公司的建议权

4、其他经经理批准赋予的权限

协作关系

内部协作关系：

本部门及相关部门

外部协作关系：

各政府机关、海关、运输等部门{单证操作员的工作内容}.

单证员职责：

1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料；

2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：

出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；

3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；

已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作；

4.协助业务组处理相关办公室工作，如：

业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。

xxxxxxxxxxx

岗位名称单证储运岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期xx年10月8G%q.u9P1a9n.U.X7u#P

直接上级国贸部经理职务代理人无（v6V8j!

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直接下级无代理权限无gn2[）^:

Y/O

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对帐工作。

职责与任务

一、职责表述：

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

工作任务：

1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。

3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。

4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。

5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。

二、职责表述：

协助公司进出口合同的申报工作

1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。

2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。

3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。

三、职责表述：

负责公司进出口商品出货对帐工作

1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。

2、配合业务人员涉外事务的处理。

3、负责公司商品出货运输安排及跟进。

五、职责表述：

其它

其它国贸部经理交办事项

1、外贸工作规划参与权2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货运、船务公司的建议权4、其它经部门经理批准赋予的权限

内部协调关系：

本部门及相关各部门

外部协调关系：

各政府机关、海关、运输等部门

任职资格

教育水平：

中专及以上学历专业：

国际贸易、管理和其他相关专业经验：

5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：

单证员培训、公共关系培训知识：

精通海

关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。

技能技巧：

熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：

具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考核指标

KPI指标：

合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。

边际指标：

预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

岗位名称外贸内勤岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期xx年10月

直接上级国贸部经理职务代理人无

直接下级无代理权限无:

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负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务,负责统计业