龙岗区学籍管理简明手册Word格式文档下载.docx
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（只报电子版，见附表。
）
（8）《未办转出手续离校学生登记表》
本表用来登记没有办理任何手续不到校（经过多次联系或联系不上家长）的学生相关信息，每学期初或末提交教育主管部门备案。
学校要严格落实责任，严禁出现未联系，就直接登记为未办理手续的学生。
（9）《龙岗区学生管理信息系统信息更改表》
当学生学籍关键信息发生变化时，如姓名、身份证号码、户籍等，需填写此表学校留存备查，同时在学籍系统进行相关操作。
（10）《龙岗区学生管理信息系统学籍审核表》
当学生发生学籍变动时，如转出、转入、休学等，需填报到此表上报教育主管部门核办。
2.学籍档案的装订存放：
（1）以年级为单位（以一年级入学年份作为年级名称，如2005级）分盒存放学生学籍卡（表），例如：
2014级1班学籍卡。
以班级为单位将学籍卡（表）装订成若干本（装订按如下顺序:
封面,学籍卡（表），封底）。
学生入学申请材料亦以此方式存放。
（2）各学年度人数统计表和在校生名册、各学年度变动情况统计表和各学年度流动生名册、新生名册、毕业生名册及各学年度变动生原始证明材料分盒存放。
上述提及的相关统计表，填写时要注意时间界限，以9月15日为界线，把上学年度9月16日至本学年度9月15日期间所有变动人数计入上学年度的变动人数。
相应变动生名册造册时类似，要把上学年度9月16日至本学年度9月15日期间所有变动学生计入上学年度，这样就可做到流动生名册、流动情况统计表及人数统计表相符。
（如统计时间节点有变化，则以当年统计节点为准）
（3）《中小学生学籍管理办法》、《广东省中小学生学籍管理的实施细则（试行）》、《龙岗区学籍管理简明手册》和各类学籍政策文件专门一盒存放。
存放各种名册及学籍管理制度文件的文件盒应标注名称及归档时间，要有专门的档案柜（带锁），存放时注意环境安全和使用安全。
3、学籍数据的备份：
每学年开学初,学籍管理员在学籍系统处理好学生毕业和上学期流动生后，对各年级学生进行升级，录入新生信息，最后要从《学籍管理信息系统》的《全字段花名册》里导出数据进行备份，以便每个学年度都有一个相应的反映该学年开学初学生情况的数据备份。
每学期末，录完考评信息后，学校要将电子学籍表从系统导出备份。
二、9月15日之前需要做的学籍工作
（1）深圳市学籍系统的升级工作（升级应注意，最好是插班生全部转入后再做升级，如果系统已经升级，则要注意转入相同年级，以免出错）；
（2）小一、初一新生学籍须于9月15日前导入市学籍系统：
国家学籍系统按当年要求的时间内完成导入。
（义务教育阶段学生不能留级或变相留级，学校要通过告知书或责任书等形式，与家长签订涉及此方面的协议，并保存备查。
教育部门将通过新生招生指南和报名表等方式告知家长。
如有隐瞒，导致的学籍问题由家长解决，无法解决的，回原学籍所在学校就读相应的年级。
（3）人数统计，开学初第一周应每天统计转入转出人数及检查是否办理齐转学手续等情况，要及时和班主任沟通，催促家长办理转学手续，及时向学校主管领导汇报情况整体情况。
（4）从深圳市学籍系统中导出在校生学生名册，由班主任核对人数及其他信息、需要更改的内容、未办理转学手续的学生等详细情况，核对完毕后及时处理。
（5）学校通过全区招生系统统一招生的学生，可不填写《学生基本信息表》，其他自行招生的学生，要填写《学生基本信息表》，学校据此表录入学籍系统，相关要求按省学籍管理实施细则执行。
三、要上交到教育局（教办）的表册
（1）《xx学年度第一学期人数统计表》（9月份上交）
（2）《学生变动生情况统计表》（9月份上交）
（3）《广东省中小学在校生变动名册》（9月份上交）
（4）《广东省中小学新生名册》（9月份上交）
（5）《龙岗区XX学年初人数快报表》《新生人数快报表》（8月30日前上交）
（6）《毕业生花名册》（5月份上交）
（7）《未办转出手续离校学生登记表》（期末或期初）
以上各种表册均上交电子版和纸质版，相关模板按《广东省教育厅关于中小学生学籍管理的实施细则（试行）》执行。
教办所管辖学校由教办汇总后交给基教科备案存档；
直属学校直接交到基教科存档。
电子版发到基教科指定电子邮箱。
需要存档或上交的各类表册，学校盖章后再送教育主管部门盖章，一式两份，一份学校存档，一份送教育主管部门存档。
填报学籍表册时请注意：
数据要与《学年初基层报表》、深圳市学籍系统、全国学籍系统等相关数据一致。
4、全国学籍系统部分
（1）问题学籍处理
身份证件号重复：
指两个以上学生的身份证号完全一致，分别在系统中进行学籍注册，该类处理方式是佐证、变更和删除。
姓名性别出生日期重复：
指两个以上无身份证件号的学生的姓名、性别、出生日期完全一致，分别在系统中进行学籍注册，该类处理方式是佐证、变更和删除。
身份证件号错误：
经公安部校验后产生的问题学籍。
包括【公安部校验校验不通过：
身份证号不存在】是该学生在系统中的身份证号是错误的；
【公安部校验校验不通过：
身份证号与姓名不匹配】说明在公安数据库中，此身份证所登记的姓名与提交的姓名不符；
问题学籍的处理方式主要有以下三种方式：
a.删除——学校管理员发起删除学籍申请，系统自动审核通过，但是区县和学校可以查看到删除的数据。
b.变更——学校学籍管理员补充信息并上传证明材料电子附件，发起问题学籍变更处理。
c.佐证——学校学籍管理员补充信息并上传证明材料电子附件，发起问题学籍佐证处理。
具体问题类型及处理方法详见《学生问题学籍处理操作手册》。
（2）非小一年级学籍补录操作说明
补录主要针对目前个别在校就读的非小一学生（小一新生有专门后续申请补录表格），已在我市学籍系统建立学籍，但因不确定且与家长多方确认没有国家学籍的学生，由学校报所属学籍主管部门申请补录。
经教育部查重核实后，会在区县级账号显示结果，届时再由区县级教育部门组织学校对“已通过查重”的补录学生信息进行完善，最后进入学校的国家学籍系统。
申请学籍补录的学校，请严格按照《学籍补录模板》的格式要求填写表格，以“学校名称+**月学籍补录”格式命名，于每月20日前发邮件至基教科邮箱lgjcjyk@。
港澳台、外籍学生需要提供相应的身份证或护照扫描件作为佐证材料；
中国大陆无身份证号学生需要提供《无身份证号学生在校就读证明表》作为佐证材料。
（3）跨省超时（毕业后跨省就学）上报操作说明
跨省转学（毕业后跨省就学）超时上报：
指跨省转入我省，我省发起跨省转学后超过30天没有任何下一步审核信息的；
跨省转出我省有家长来访，确认转入省已发起转学申请，我省超过10日未收到的；
或者转入转出省审核信息超过10天以上不一致的。
由学校填写《跨省转学超时上报》模板，严格按照模板要求的格式填写相应内容，以“学校名称+**月跨省转学超时上报”格式命名，发邮件至基教科邮箱lgjcjyk@。
（4）其他操作，如新生招生、毕业操作需按当年下发的相关操作手册按时完成。
五、学生变动部分手续办理
为了提高办事效率，将学籍业务统一办理时间定为：
每周五为学校统一到教育部门办理时间，每周一为个别家长自行到教育部门办理时间。
请学校向家长做好办理时间的指引。
需要在非统一时间办理的，学校应先与教育部门沟通后办理。
学籍管理员办公室应张贴办理学生学籍各类变动手续的流程，明确告知相关流程、时间及地点等，可向家长提供书面说明。
各学校在上报教育主管部门核办学生的各类学籍流动手续时，除学生申请表之外，还需上报《龙岗区学生管理信息系统学籍审核表》。
（一）转学：
根据省市主管部门的相关文件，2016年新学期起简化了纸质转学审核流程，保留电子审核环节。
义务教育阶段学生家长持有效证明材料（原则是转出学校在国家学籍管理系统生成打印并加盖公章的学生基本信息表）到学生拟转入学校提出转学要求，填写《广东省义务教育阶段学生转学申请表》（2016年新版，一式两份）。
转学手续一般在学期结束前或新学期开学后10个工作日内申请办理。
义务教育阶段学校之间转学不得变更就读年级，学生在休学和受处分期间一般不予转学，特殊情况需要转学的按有关要求执行。
小学、初中起始年级第一学期和毕业年级第二学期的学生，原则上不予转学。
需到区教育局（教办）办理转学审批手续的，统一由学校的学籍管理员在规定时间内前来办理（特殊情况除外）。
为了确保学籍信息的一致性，所有转学生必须提供国家学籍系统中打印出来的学籍卡给转入学校核实和留存，也可让家长签订责任书，避免年级等信息不一致，引起学籍问题。
义务教育阶段公办学校转入的学生必须先经过入学资格审核，合格的方能办理后续转入手续。
从外市转入我区的非深户籍初中学生，必须开具《中考知情同意书》，告知家长中考需按我市的中考中招政策执行。
学校到教育部门审核时需提供家长签字的知情同意书。
特殊情况，需要家长亲自办理转学的。
明确规定：
学校学籍管理员负责提醒家长，区内转学：
街道辖内义务教育阶段学校转学到所属街道教办盖章即可；
转出外区、外省市的如果转出方要求区教育局盖章的，则先由所属教办盖章后再到区教育局加盖学籍管理公章。
凡是转入的学生，由学校统一到教育主管部门办理，转出的，原则上也是由学校统一办理。
如果转入转出是同一个主管部门的，也应由转入学校统一交表到教育主管部门办理。
义务教育阶段学生转学电子审核流程为：
转入学校审核→转入学校主管教育行政部门审核→转出学校审核→转出学校主管教育行政部门审核。
转学申请表的盖章顺序为：
转入学校审核→转入学校主管教育行政部门审核。
同意转入并完成纸质申请表盖章的，学校应尽快进行深圳市学籍系统和国家学籍系统的转学操作。
（二）休学：
按《广东省中小学生学籍管理的实施细则（试行）》中的相关规定执行，家长申请并填写休学申请表（学校审核盖章上报）→到主管教育部门审核盖章。
办理休学手续时，明确告知家长：
休学期限为一年。
（三）复学：
学校要告知家长，学生休学期满复学的，须在休学期满前15天内，由学生家长填写《广东省中小学生休学和复学申请表》，交学校后经学校和主管教育行政部门审核同意，准予复学。
复学时可依据其实际学历程度，并征求其本人及父母或其他监护人意见后，编入相应年级（不能低于休学时的年级）。
学校要注意清理本校休学复学的学生情况，及时告知家长办理复学，避免到期复学的不来办理，引起其他学籍问题。
（四）出国出港：
按《广东省中小学生学籍管理的实施细则（试行）》相关规定，可按休学办理。
（五）学生信息修改：
学生需更改关键信息的，由学校收齐有效证件（验原件，留复印件）填写更改信息汇总表，签字盖章存档。
需要教育部门更改的，请学校在学籍系统上传相关佐证并发出申请后报教育部门审批。
（不接收家长个人办理。
（六）未办理手续离校学生：
经过学校多次联系，家长不办理转学手续的在籍不在校学生，由学校按要求填写《未办转出手续离校学生登记表》，在表中如实做好详细的记录，报教育部门备案，待学籍系统清理时进行处理。
其余要求按省学籍管理实施细则执行。
附件：
1.龙岗区中小学学年初人数快报表
2.龙岗区中小学学年新生情况快报表
3.未办转出手续离校学生登记表
4.龙岗区学生管理信息系统信息更改表
5.龙岗区学生管理信息系统学籍审核表
6.广东省义务教育阶段学生转学申请表
7.广东省中小学生休学、复学申请表
龙岗区教育局基教科
2016年8月
附件1
龙岗区中小学学年初人数快报表
学校名称
学校性质
小学
初中
高中
全校
学生数
其中
深户
龙岗户籍
非深户
填表人：
联系电话：
填报时间：
年8月日
附件2
龙岗区中小学学年新生情况快报表
小一新生数
初一学生数
高一学生数
年8月日
附件3
未办转出手续离校学生登记表
校长签名（盖公章）：
教导主任签名:
学籍管理员签名:
登记日期:
年月日
年级:
序号
学生姓名
所在班级
户籍所在地
离校时间
联系电话
电话联系次数
具体电话联系时间
电话联系结果
家访次数
具体家访时间
家访结果
班主任
年级组
教导处
备注
签名
意见
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
附件4
龙岗区《学生管理信息系统》信息更改表
学校（盖公章）：
主管领导签名：
学籍管理员签名：
学号
姓名
所在
班级
更改前信息
更改后信息
更改原因
校对人签名
身份证号
备注
注：
相关凭证及本表由学校保存备查。
附件5
龙岗区《学生管理信息系统》学籍审核表
性别
出生
日期
异动日期
异动原因
异动去向/来源
异动
类别
户籍
审批
状态
证明材料是否齐全
主管部门审核意见（盖章）：
同意以上人的学籍审核。
1、此表一式两份，学校及主管部门审核盖章后，各存一份；
如属转入审批的，需要校长签名。
2、相关凭证由学校及主管教育部门保存备查。
附件6
广东省义务教育阶段学生转学申请表
出生年月
学籍号
原住址
现住址
转入学校名称及标识码
拟读年级
转出学校名称及标识码
现读年级
申请理由
申请人：
年月日
学生家长确认意见
确认本申请表所列各项属实，并支持其转学。
家长签名：
联系电话：
转入学校意见
经办人签名：
负责人签名：
（单位盖章）
年月日
转入学校主管教育行政部门意见
1.经上述有关单位审核同意后，转入学校通知学生办理入学手续，电子学籍接续后，转出学校按照与学生家长商定的方式，将学生的纸质个人学籍档案寄转入学校或用档案袋密封、盖章后交学生家长带到转入学校；
2.此表一式二份，由上述有关单位各执一份。
广东省教育厅制
附件7
广东省中小学生休学、复学申请表
年级
申
请
休
学
理
由
学生签名：
家长签名：
家长电话：
年月日年月日
校
意
见
（盖章）：
主管教育行政部门意见
复
学生家长签名：
休学时间
复学时间
新编入班级
1、本表由学生家长负责填写，学校审核上报，休学期限为一年。
2、本表一式三份，学生、学校、主管教育行政部门各一份。
附：
证明材料
升级会员 