ISO01程序文件IT服务预算及财务管理办法Word文档格式.docx

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1.概述

1.1目标

预算及财务管理流程目标：

1）对信息技术服务的财务预算、预算的执行、财务决算和财务报销进行管理；

2）预算及财务管理流程包括IT资产、共享资源、日常开支、外部供应服务、人员、保险和许可证等所有部件的预算和结算；

3）应计算服务变更的成本,并进行变更管理过程的批准。

预算及财务管理流程的主要步骤包括：

1）预算管理

2）预算执行

3）财务决算

4）财务报销

1.2范围

1.2.1.流程适用范围

本流程适用于常州大江网络工程有限公司（以下简称“公司”）相关各部门。

1.2.2.流程管理范围

本流程适用于公司中以下方面财务管理：

◆IT生产运维方面

◆项目投产方面

◆自身建设方面

2.角色和职责

预算及财务管理流程涉及的角色包括：

预算及财务管理流程负责人、预算及财务经理等。

预算及财务管理流程负责人和预算及财务经理可以由同一人担任。

各角色职责如下：

2.1.预算及财务管理流程负责人

预算及财务管理流程负责人从宏观上对流程运行情况进行监控，确保预算及财务管理流程在各部门间被正确的执行。

当流程不能够适应公司实际情况时，流程负责人必须启动分析研究，找到解决方案并进行改进，实现流程的稳定运行和可持续提高。

具体职责包括：

1）确定预算及财务管理流程的衡量指标；

2）确保管理流程能够取得管理层的参与和支持；

3）确保预算及财务管理流程符合公司实际状况和公司IT发展战略；

4）总体上管理和监控流程，建立预算及财务管理流程实施、评估和持续优化机制；

5）确保预算及财务管理流程有效、正确地执行，当流程不能够适应公司的情况时，必须及时进行分析、找出缺陷、进行改进，从而实现可持续提高；

6）保持与其他流程负责人的定期沟通。

2.2.预算及财务经理

预算及财务管理流程日常运行管理和控制；

负责流程运行质量的监控管理，向公司负责，

2.3.预算员

1）编制所属部门的下一年财务预算；

2）对所属部门本年度财务预算进行调整。

3.输入

编号

输入项

来源

周期

1.

预算制定模板

公司

4.输出

输出项

去向

年度预算报表

公司、各运营部门

每年

2.

决算批复

总经理

5.流程描述

5.1.预算管理模式

公司信息技术运维部门的IT费用来源主要为公司IT投资。

所有的IT预算计划由办公室统一接口管理。

办公室组织各部门完成预算计划编制并审核汇总，向总经理提交IT预算。

经总经理审批。

审批后的预算计划表下达到各部门。

5.2.财务预算、决算管理流程

步骤

输入

步骤描述

输出

1.下发下年度财务预算制定模板

1.下发下年度财务预算制定模板；

2.提出下年度财务预算工作各项要求。

2.制定部门下年度预算

1.各部门根据下年度业务需求情况、历史预算数据编制下年度部门预算；

2.提交下年度部门预算。

下年度部门预算

3.审核各部门预算情况

1.对部门提交的下年度预算进行审核；

2.编制公司年度财务预算报告；

3.审核不通过退回步骤2，修改预算数据；

年度财务预算报告

4.审核所提交的年度预算

1.审核公司年度财务预算报告；

2.审核不通过退回步骤3，修改年度财务预算报告；

经审核后的年度财务预算报告

5.调整部门预算

年度部门预算

1.各部门根据本年度业务需求情况变化调整本年度部门预算；

2.提交调整后的本年度部门预算。

本年度部门预算

6.审核各部门预算调整情况

调整后的本年度部门预算

1.对部门提交的调整后的本年度预算进行审核；

2.编制公司年度财务预算调整报告；

3.审核不通过退回步骤2，修改预算调整数据；

年度财务预算调整报告

7.审核所提交的预算调整

1.审核公司年度财务预算调整报告；

2.审核不通过退回步骤3，修改年度财务预算调整报告；

经审核后的年度财务预算调整报告

8.下发预算执行情况登记表

1.制定并下发预算执行情况登记表；

预算执行情况登记表

9.填写并提交预算执行情况登记表

1.根据部门月实际预算使用情况填写预算执行情况登记表；

2.提交部门预算执行情况登记表。

已填写的预算执行情况登记表

10.统计预算执行情况

1.汇总各部门预算执行情况登记表；

2.统计各部门月财务预算使用情况。

财务预算使用情况

11.年终财务决算

本年度财务预算

费用使用数据

1.根据年度内所有费用使用数据及年度财务预算进行年度财务决算统计；

2.提交年度财务决算给总经理。

年度财务决算

12.审核年度财务决算

1.总经理审核公司年度财务决算；

2.审核不通过返回步骤11，修改年度财务决算。

已审核的年度财务决算

13.发布决算批复

1.行政部根据已审核的年度财务决算发布公司决算批复

5.3.财务报销流程

财务报销流程参考《财务管理实施细则》中现金报销操作流程部分。

6.关键绩效指标（KPI）

IT服务财务预算及财务管理的可选指标包括：

绩效指标

目标值

衡量方式

报告周期

负责人

预算完成率

98%

统计

财务经理

7.流程质量控制

1.现有流程评估

KPI报告、服务改进计划

1.对预算及财务管理流程中的KPI完成情况进行分析；

2.对公司提出的与预算及财务管理流程相关的问题、建议和改进计划进行讨论回顾。

改进项

2.制定改进计划

根据回顾结果制定改进计划，计划包括：

●改进项；

●需求

●改进方案；

●改进计划周期、时间；

●特殊要素以及收益

●可能造成的影响以及其他外部因素

●资源需求

●测试和培训计划

改进计划

3.审批改进计划

1.对是否执行改进计划进行评估；

2.根据已确认执行的改进计划提交变更请求；

3.依据变更管理流程对其进行审批；

审批后的改进计划、变更请求

4.执行改进计划

被批准的改进计划和变更请求

调动资源组织相关人员依据计划执行被批准的改进计划和变更请求

实施后的改进计划、改进效果

5.回顾

实施后的改进计划、改进结果

对改进后的结果进行回顾，评估改进计划是否成功，存在哪些待改进项。

依据PDCA方法论再次执行步骤1对现有流程进行评估，对流程进行持续改进，起到对流程质量控制的作用。

回顾结果、关闭的变更请求和服务改进计划

8.与其它流程的接口

8.1.服务级别管理

如果客户需要向IT部门就其使用的服务付费，则也应当就相关问题在服务级别协议中明确定义。

这些也可能只是一次性收费，或者只对特殊或附加服务收费。

财务管理为服务级别管理提供有关提供一项服务所需要的成本方面的信息。

它还可以提供有关计费方法以及为弥补一项服务的成本而向客户收取的费用方面的信息。

8.2.配置管理

配置管理流程与公司财务会计过程的接口参见《IT服务预算及财务管理办法》。

8.3.供应商管理

供应商管理流程与公司财务会计过程的接口参见《供应商流程管理办法》及公司财务部门和合同采购部门的相关管理制度。

供应商提供服务质量可能直接影响到公司为其客户提供IT服务的质量，因此财务管理流程将为供应商管理流程及针对供应商的相关管理制度的执行提供可靠的支撑。

8.4.容量管理

财务管理为容量管理提供年度财务预算信息，容量管理为财务管理提供年度容量计划和容量优化变更所产生的财务预算信息。

9.附则

1.本管理办法由办公室负责组织制定、解释和修改，各部门可根据本规定制定相应的实施细则。

2.本管理办法自印发之日起实行。

3.相关文件：

《信息技术服务管理手册》

《信息技术服务管理策略》

《服务级别流程管理办法》

《记录控制管理规定》

4.相关时间要求：

管理办法中规定的“每月”为每月10号前；

管理办法中规定的“每季度”为每季度第每月10号前；

管理办法中规定的“每半年”为每半年度第一个月15号前；

管理办法中规定的“每年”为每自然年度第一个月20号前；

如遇节假日可顺延。