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篇二:
年终总结报告PPT如何制作
年终总结报告PPT如何制作20XX-1-1519:
56阅读
一眨眼就到年底了,真的时间好快啊,年初的很多情景还历历在目,如今已经到了年关了。
有人说:
年纪越大,越会感慨时间快。
如果这样判定,必须承认我真的老了。
呵呵,年终什么事情一般公司都会有?
那就是铺天盖地的总结报告啊,述职报告啊……搞得职场同志们“哭天喊地、哭声震天”!
为了解救苦海中的朋友们,今天LonelyFish就给大家简单地剖析一下年终总结报告PPT的撰写技巧,如果你掌握了相关的技巧,我觉得我觉得你应该不会觉得年终总结那么得痛苦不堪。
我观察过很多朋友写年终总结,最近还有好几个朋友让我给他们的年终总结出出主意,我觉得大家对年终总结报告PPT认识上可能还是不是非常清晰,感觉这个事情是个累赘:
一是没思路,不知道写什么,尤其对刚刚进入职场的菜鸟来说,这绝对是个大问题;
二是不想做,但是逃又逃不掉,这是很令人崩溃的事情。
这就好比你很烦新闻联播,但是每到7点,看的很多台都是新闻联播……
撰写年终总结PPT大致分三个步骤(TDR三部曲):
第一步:
确定大纲(Think)
第二步:
优化PPT(Design)
第三步:
练习演讲(Rehearse)
下面我就简要说一下这三个步骤。
篇三:
做好PPT,让你的汇报更具价值
做好PPT,让你的汇报更具价值
【编者按】
PPT是微软公司出品的办公软件PowerPoint的简称,是近年来应用十分广泛的演示文稿制作软件。
利用PPT形式来撰写演示材料,并通过现场解说来宣导或汇报单项或多项工作,已成为公司内部特别是行政办公渠道工作人员采用最多的方法之一。
20XX年7月,应集团公司行政人事部和战略企划部邀请,麦肯锡公司咨询专家盛海诺先生先后两次为集团公司员工开设讲座,传授如何利用PPT来向上级汇报工作。
他的演讲重点突出、简明扼要,具有较强的借鉴价值,对我们利用PPT来提高工作效率、增强汇报效果都具有很好的启示作用。
为了帮助公司内部员工更好地利用PPT,本报特辟此专栏,把盛海诺的讲课内容整理成文,供大家分享。
心态篇
换位思考:
假如我是领导
制作用于向领导汇报工作的PPT之前,不要只从自身去考虑问题,考虑你能够提供什么,你想怎么汇报,而是要改变“以我为主”的习惯性思维方式,要明白你的受众是领导,要认真地思考坐在你面前的领导花了时间来听你的汇报,他们到底想了解什么,哪些内容能够给他们带来价值。
只有清楚领导关心的关键问题是什么,才能使你的汇报百发百中。
只有一分钟时间
汇报要切中要害,抓住关键,并给自己以紧迫感,力争在最短的时间内说明你最想要表达的主题。
无论你的汇报时间有多长,都要尝试设想一下,如果只给你一分钟的时间,你应当从哪里开始,说哪几个重点,又应当到哪里结束。
不妨设想一下自己正在参加一个“电梯测试”:
你在楼顶与领导一起乘电梯下楼,到楼底将与领导分手告别。
在电梯运行的这段时间内,你必须汇报完一件事情,完整而没有遗漏。
你能做得到吗?
明确目的
永远也不要忘了我们向领导汇报的目的是什么?
PPT是一种演示文件,我们要通过它来介绍情况、反映问题、提出思路,并最终达到解决问题的目的。
如果我们只是满足于演示PPT文件,却并不围绕最终要解决的问题,结果必然使汇报材料支离破碎,使汇报成为一场纯粹的幻灯片演示,这于工作无益。
如果在汇报前你并不明确本次汇报的目的,建议你不如暂时先不要汇报。
给领导时间
用PPT形式汇报工作之前,一定要提前(一般三天以上)完成汇报材料并发给领导,以便领导能有时间事先准备。
如有可能,可以事先与主要领导取得沟通。
通过这样的沟通,既可以了解领导关心的关键问题在哪里,便于对PPT作及时的充实与修改,还可以使领导对你汇报的内容事先有大概的了解。
内容篇
做好开场白
借用PPT演示来汇报工作时,首先要做好开场白。
开场白可以围绕“4P”来进行(图一):
(图一)
Purpose(目的)告知领导我们为什么聚在这里;
帮助领导尽快将你的汇报与他熟悉的背景相联系。
Payoff(收获)告知领导他们可以从你的汇报中得到什么,以及你希望从领导那里得到什么指示。
Preview(概述)把汇报内容概括地呈现在一页纸上,并用最短的时间介绍你所做报告的框架,通过“一页纸、一分钟”让领导明白你的全部要点。
Process(流程)简要说明汇报包括哪几个部分,每一部分大概需要多长时间;
并说明何时接受领导提问,供大家讨论的时间安排在哪一部分。
从结论着手(金字塔原则)
领导不希望听到怎样的汇报?
我们来看这样一个事例:
“为您在预定旅馆会议用房出了问题。
现在我只能预定周二及周三晚间的客房,因为周一晚间该旅馆已经客满。
我已尝试了其他几家旅馆,但是因正举办电子交易会而一无所获。
根据夏季时刻表,周二上午有个9:
30的航班。
到达时间为当地时间10:
30。
由于会议在中午举行,而从机场到会场的路程只需1小时左右,因此您仍然可准时到达。
旅行社已为您预定了座位,以防万一。
顺便问一下:
您的结婚周年纪念日不是正好在周一吗?
”
在上述例子中,领导能够明白你想告诉他什么吗?
领导知道他应该做什么吗?
这是汇报者往往容易犯的错误:
不厌其烦地向领导汇报工作的过程,以表明自己做了大量的工作,而没有马上让领导了解他真正关心的部分。
有效的汇报必须让领导立刻明白主要的建议方案。
我们可以比较一下提出建议方案的两种路径,孰优孰劣一目了然(图二)。
图二
图三
从汇报材料结构到具体汇报的语言使用,我们必须有意识地使用金字塔原则实现自上而下的沟通。
金字塔中的论据需要满足MECE原则(MutuallyExclusive,CollectivelyExhaustive),即“相互独立,统一完整”原则(图三)。
这是麦肯锡思维过程的一条基本准则。
“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的,“完全穷尽”则意味着全面、周密。
对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏地分类,而且能够借此有效地把握问题的核心,并快捷地找到解决问题的方案。
根据目的设计故事(ACCA概念)
最为成功的汇报方式是根据具体情况向领导讲述一个故事,这种“讲故事”式的汇报不仅会使汇报更加生动有趣,而且能更有针对性地打动领导,收到实效。
我们可以使用ACCA概念来分析听众对汇报内容可能的反应,并确定说故事的重点和次序。
ACCA即Aware(意识)、Conviction(信念)、Courage(勇气)、Action(行动)四个方面。
对没有意识到问题的存在的听众,我们采取的沟通方式首先应当表述情况,通过提供数据、详细地举例、对比等手法,让听众意识到问题的重要性;
对已经意识到问题的存在,但是不确认自己能否解决问题的听众,我们要直接提供解决方案,并给出理由,还可以比较其他方案,并排除不可行的;
对缺乏勇气去解决问题的受众,我们要为他们建立良好的愿景,强调收益,加强价值宣传,并解释如何排除障碍,给出激励措施;
对缺乏行动方向、不知道下一步应当怎么做的听众,我们详细描述下一步应当怎么做,向他们传达信息和热情。
对于不同风格的领导,讲故事的方式也有所不同。
一般“经理型”和“领袖型”听众对于故事的期望重点不尽相同。
前者对故事的关注重点在于过程,后者对故事的关注重点首先在于未来的结果,然后才会回过头来关注导致这一结果的过程(图四)。
图四
图五
基于对听众类型的分析,考虑使用如下几种常用的“故事线”。
举例说明:
如果我们选择第三种“故事线”来向集团经管会汇报“集团客户生命周期管理战略规划”这个内容。
我们会采取的步骤是:
为什么:
1.夯实战略基石:
客户生命周期管理是公司实现战略愿景和企业价值的基石。
2.实现集团优势:
客户资源的统筹是建立集团化优势的关键抓手。
3.创造业务价值:
初步估计每年可创176亿元保费收入;
产险亿元额外利润;
寿险亿元额外新业务价值。
做什么:
1.明确客户资源权属:
所有权、管理权、使用权归属清晰,资源共享机制有效。
2.提升客户数据质量:
明确数据管理职能区分;
建立数据质量督导体系和管控流程。
3.挖掘存量客户价值:
围绕存量客户增收节支制定各项举措并进行优先排序。
怎么做:
1.集约化的治理模式:
组建集团及子公司客户关系管理体系,各司其职。
2.以项目方式全力推进:
成立集团客户生命周期管理项目组统一规划、统筹及监控;
分集团、产险、寿险三个项目模块分头执行具体项目。
3.合理投入资源:
作为集团一项重要战略专项投入,第一阶段直接投入亿元。
4.分阶段推进重点工作:
围绕“战略牵引、流程驱动、IT支撑”三个阶段推进。
准备简单清楚的材料
1.把你的故事呈现出来。
一旦你有了一个故事,接下来就是要通过PPT把它呈现出来。
这里介绍一种咨询公司经常使用的“故事板方法”,即在纸上或白板上依次写出你的故事中每一步的关键信息作为抬头,并简单画出表达这一信息的PPT结构(图五)。
这样你就可以在较短时间内准备一个有统一抬头的故事板,使他们连接成一个有说服力的故事,用来一目了然地描绘出你的论据的整体框架。
建议大家在具体做PPT每一页之前花一些时间画一下故事板,并听取领导对故事板的意见,有可能的话可以跟布置任务的领导一起做这项工作。
这样能更有效率地确保结构的正确性,并充分了解领导的思路。
2.使用简单清晰的图表。
这一步要做到:
每页一个清晰的信息(图六);
选择正确的图形说话(图七);
格式上要简单、统一;
文字越少越好。
例如:
·
用时间序列柱状图来说明某公司新业务价值增长率自6月以来持续低于28%的目标值(图八);
·
用饼图及柱状图来说明某公司车险是应收保费最大组成部分,其次为企财险和工程险(图九)。
3.制作PPT的一些基本的标准:
一是标题字体一致,二是正文字体大小要一致,三是使用统一颜色的模板,四是尽量只使用一种结构(图十)。
图六
图七
图八
图九
图十
图十一
技巧篇
说故事,不要被材料“绑架”
使用PPT汇报工作,很容易走入一个误区,那就是照着材料来阅读,这种被材料牵着鼻子走的做法,只能使汇报变得越来越枯燥无味。