文书培训稿doc文档格式.docx
《文书培训稿doc文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书培训稿doc文档格式.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
党的机关公文处理所具有的从属性特点，决定了公文必须为制发它的党的机关服务，就是公文必须按照行文机关要求，完整准确地体现行文机关的意图，否则，就失去了作为党的机关公文存在的价值。
3．按照公文处理规定进行的原则，就是处理公文必须循规进行，严格执行公文处理的各项规定。
只有这样，才能逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化。
四、文书工作的要求
文书工作要做到准确、及时、安全、保密。
1．准确。
准确是公文处理的生命与灵魂。
是一个贯穿公文处理工作全过程的课题。
从领会发文机关的意图，到公文的起草、校核、签发，直至公文的传递、立卷归档等工作环节任何一环不准确，都影响公文的效用以及它的权威性和时效性，都有个准确性的问题。
因此，准确是公文处理工作的基本前提和起码要求。
2．及时。
及时就是要求在公文处理活动中，确立高度的时间观念，珍惜时间，注重时效。
涉及各个工作环节。
文件既要保证质量，又要确保及时。
使公文处理做到不压、不拖、不扣，不失控、不滞留，把拟于好公文运转的方向和流量，明确公文处理的各类急缓时限要求，使公文处理及时、适时，轻重缓急能够处理得当。
3．安全。
安全在公文处理中至关重要，只有安全才能使公文不失控，发挥正常效力，安全涉及很多环节。
公文传递、归档等具体细节都要注意公文的安全。
4．保密。
保密是在整个公文处理工作的中要高度注意的问题。
公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，保守秘密，合理准确定密，不该看的不看，不该问的不问，不该记录的不记录，不该说的不说，不该做的不做。
随着办公手段越来越先进，要特别注意新的条件下的保密工作，必要时采取相应的加密措施。
第二节 公文处理工作
什么是公文处理？
“公文处理是指包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作”。
公文处理工作是一个系统工程，有着严格的工作程序，每道工序环环相扣，循序渐进。
按照文书人员职责分工，重点了解所承担的公文处理流程中的公文收进处理和公文阅办处理两部分内容。
一、公文的收进处理
收文，是指收进外单位发给本单位的公务文件和材料。
公文收进处理的主要程序是：
签收、拆封、清点、登记等。
（1）签收：
签收是对收文的核对与确认，就是收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据，也就是通常收到公文后，在对方送文簿册上签字或盖章，表示收到。
其目的是明确交接双方的责任，保证公文运行的安全可靠。
签收公文要认真细致，不可马虎大意，应注意三点：
一是清点。
即认真清点核对所收信件总数，看与清单上的数量是否一致。
二是检查。
即逐件检查信件封号，看与清单上记载是否相符，信件有无破损、散包、被拆等现象发生，如有，要查明原因，作适当处理。
三是签字。
即检查无误后，在送件簿或清单上签字，签字时要注明日期（特别是急件）以备查考。
这里需要注意，做文书工作，常常容易因为一些细节上的疏忽造成工作失误，有时甚至会对本单位本部门的工作造成不可挽回的影响，也给公文的安全留下极大隐患。
比如，在交接公文的时候，由于送文人的失误，把清单上已经记载的，本应由本单位接收的公文送到了别处，工作人员并没有认真核对实际收到的公文与清单上所列的是否一致（包括封号、件数），就匆匆地签字取回了。
而实际收到公文时发现的人又将此公文随意处理了。
这就有可能影响到本单位工作的开展。
如果这个公文又是个绝密公文，后果就不堪设想了。
再比如：
当收到公文时发现公文散包了，如果既没有及时与发文单位沟通核对，又没有在交接单上注明，一旦有重要公文丢失，其后果也是可想而知的。
所以，做文书工作切不可忽视细节。
2．拆封。
拆封就是把签收到的装在信封内的公文等拆开取出。
拆封要注意三点：
一是要注意分清公务信函与领导私人信函和亲启件。
不要因一时疏忽误拆了私人信函及亲启件；
二是要注意保护封内公文完好。
如果不慎将封内公文损坏，要及时用透明胶带进行粘贴补救。
三是要注意把封内公文取净，以免将公文误销，贻误工作。
拆封工作虽然简单，但因每天周而复始、反复进行，很容易因一时疏忽造成工作失误。
3．清点。
清点就是对拆封后取出的公文进行核对检查。
如果发现公文有缺页、白页、倒页、无落款等现象，要及时与发文机关联系，进行调换。
一旦这些有问题的公文误报到领导手中，除了给领导留下“发文单位公文质量不好”的印象，也说明文书人员工作不够细致。
4．登记。
登记就是对收文的内容信息进行分门别类地记载。
登记的作用在于加强来文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用，同时还有助于文书人员掌握公文运转过程中有关情况。
它是一项重要的基础工作，必须认真做好。
目前，全市各级党的机关统一使用由市委印制的文件登记簿。
其栏目有：
收文时间、来文机关、封号、发文字号、文件标题、总份数、存档份数、密级、发送单位、备注等十项。
登记有以下几项要求：
一是要全。
除备注栏外，一般要逐栏登记，同时每项都要登记完整。
比如：
2005年2月6日，我们收到省委封号为“秘密11”号的机要件。
拆封后看到是省委、省政府联合印发的文件，我们就应该按照登记簿所列栏目逐项登记：
时间，2005年2月6日；
来文机关，省委、省政府；
封号，11号；
发文字号，辽委发[2005]1号；
文件标题，省委、省政府关于贯彻《中共中央、国务院关于进一步加强农村工作提高农业综合生产能力若干政策的意见》的实施意见；
总份数，5份；
存档份数，3份；
密级，是公开发表；
发送单位，我们是根据文件内容，按照领导工作分工和各部门工作职能，发给谁填写谁。
共9项全部登记完成，这就是一个完整的登记。
需要注意的问题，一方面，每一栏必须填写完整，如上文提到的是省委和省政府联合制发的文件，在登记“来文机关”栏目时，就不能只登记“省委”或“省政府”；
另一方面，逐栏都需填写不能省略，以免影响其作用的发挥。
二是要准。
比如，在登记“来文机关”规范简称时，“中央政法委员会”简称“中政委”，不能用“政法委”（级别不清）。
再如：
“市公安局党组”，就不能写成“市公安局”或“公安局党委”等等。
三是要细。
对收到的急件、特急件的时间，应登记月、日、时、分；
对工作部署并有时限要求的，要把文中提及的联系电话、联系人、要求时限等一并记录在备注栏内，以便跟踪。
四是要字迹工整，用笔符合要求。
一般要求兰黑色或碳素墨水书写，以便保存。
需登记的范围由于各单位的情况不同，没有统一的界定，主要根据文件的密级程度、性质、数量、实际工作需要等情况自行划定，由主管领导批准后执行。
但下列文件材料必须登记：
一是上级机关印发的文件；
二是下级机关上报的请示类文件；
三是带有密级的重要刊物、资料；
四是其他机关商洽问题和需要答复的文件；
五是上级机关召开会议印发的会议文件材料等。
二、公文的阅办处理
公文的阅办处理工作往往由于各个单位文书人员的职责分工不同，阅办内容也有所不同，通常阅办包括：
分办、注办、拟办、请办、批办、承办、催办、办复等等。
1．分办。
分办是指文秘人员对收进公文进行处理，并将其分送和分发给有关人员和部门的阅办过程。
它是文书人员日常工作的主要内容。
在日常工作中，通常主要采取“定向分文”的工作方法。
所谓定向分文：
就是文书人员根据公文的性质、内容、办理要求及来文份数，结合相关部门职能划分和领导工作分工，来确定公文的分送方向。
例如：
市公安局向市委报送《关于XX地区XX人员连续在我市进行滋事情况的紧急报告》，这个公文的内容属公安战线的工作，很重要，又不宜扩散。
对此我们采用定向分文的方法，将其报给分管政法工作的副书记阅处。
又如：
同样是市公安局向市委报送的《关于处置XX事务所拟组织召开“首届XX协会筹备会”工作情况的报告》，通过阅文（如果公文中体现不出，则需要与来文机关电话沟通）我们了解到，此事件市公安局曾作为重要信息报送市委有关领导，市委主要领导曾作过重要批示，因此我们除将其报分管政法工作的副书记外，同时报送市委主要领导和常委秘书长及相关副秘书长，以便有关领导都能了解工作进展情况。
一般来讲，对于单一战线的公文，只分送相应的分管领导阅处，而不必将所有公文都呈送负责全面工作的主要领导阅处。
定向分文的优点：
就是可以有效地缩短公文运转时间，提高公文办理质量，更好地发挥公文效用。
2．注办。
注办是指办公厅（室）根据授权，对收进的上级文件和特殊信函直接注明承办部门及办理意见，送请有关领导批示后，转给承办部门办理，并予以督促检查的工作过程。
这项工作省委、市委办公厅都是由文书人员根据授权负责办理的。
主要程序为：
阅读文件、分析研究、提出意见、编号登记、呈请审批、转交办理、跟踪催办、反馈结果、归档立卷等九个步骤。
2005年2月，我们收到省委办公厅、省政府办公厅转发辽宁省事业单位机构编制委员会办公室《关于辽宁省事业单位机构分类改革的意见》的通知（辽委办发[2005]5号，此件发至县级），在注办过程中，我们认真按照注办程序办理。
一是阅读文件，了解吃透文件精神。
二是分析研究，这一步骤是整个注办工作的关键所在，是注办质量高低的关键之处，同时也是文书人员综合素质的具体体现，它能充分体现出文书人员对文件精神的理解力、对形势的判断力、对各部门工作职能及其工作基本状况的知悉程度以及综合分析能力，等等。
与省委办公厅及市有关部门进行详细沟通，在充分了解掌握相关信息的基础上，进行综合分析研究。
三是提出意见，提出供领导决策参考的注办意见，其内容主要包括：
有关背景情况、明确承办部门及承办任务、贯彻落实的形式、呈送领导批示范围等，并力求全面、准确。
对此件我们所提的注办意见是“建议：
请市编委办会同有关单位，根据此文件精神及省里统一部署和要求，结合沈阳实际，着手研究制定我市贯彻落实意见，起草具体改革方案，适时报市委、市政府审定，并按规定程序报批后，认真抓好落实。
送请宏章（主管组织编制的副书记）、长义（分管人事编制的副市长）、春明（常委秘书长）同志审示。
妥否，请世斌（主任）、贾群（分管主任）同志酌示。
四是编号登记，按照所收文件的时间先后依次编号，并在计算机中逐项填写《文件承办单》，主要内容有：
编号、收文日期、来文单位、文号、文件制发日期、份数、文件标题、注办意见等，登记要做到全面、准确、细致。
五是呈请审批，将提出的注办意见连同所注办的文件原件和有关背景材料，按程序呈请上述有关领导审批。
六是转交办理，转请有关部门即市编委办办理，如果需多个部门共同承办，则同时将领导批示转各有关部门办理。
七是跟踪催办，文件注办后，在呈请有关领导审批及转请有关部门办理过程中，都应适时进行催办。
特别是对有明确时限要求，以及需要上报贯彻落实情况的注办件，应督促承办部门按时办理。
八是反馈结果，对于急件和领导关注的特殊件的办理情况，应以口头或书面形式及时向领导报告；
对于一般注办件的办理结果，每个季度汇总一次，向有关领导报告。
九是归档立卷，注办件办理完毕后，应于次年第一季度进行归档立卷，送交所在档案部门存档。
经过以上九个步骤，完成注办的全过程。
3．拟办。
拟办是指秘书部门对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导批示的过程。
拟办要求：
第一，阅文。
要认真阅读文件，并弄清以下几点：
了解来文的来龙去脉;
根据文件内容及实际情况，确认来文是否需要办理；
确定应由哪位领导批示、哪个部门承办；
掌握文件的密级和紧急程度避免误事。
对标明绝密的文件，要按绝密文件的处理规定办理。
第二，提出拟办意见。
对本机关所属部门及下级机关主送本机关的请示性文件，要根据所请示的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。
如需要几个部门承办的请示，在提出拟办意见时要写明主办部门或主办人，并请主办部门牵头与其他部门协商办理。
4．请办。
请办是指办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文报请主管领导批示或者转请主管部门研办。
对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。
请办、注办、拟办的区别在于：
“请办”就是文秘人员对需要办理的公文提出简单的办理意见报领导审批，而“注办”与“拟办”则都要求文秘人员写出较为详细的办理意见报领导审批。
“注办意见”与“拟办意见”的相同之处在于都充分体现承办人员的参谋助手作用、政治理论水平、综合分析能力、文字表达能力等，其不同之处在于针对的对象不同。
“注办”是针对上级来文及特殊信函提出注办意见，“拟办”是针对下级机关呈报的请示件等公文提出拟办意见。
5．批办。
批办是指办公室主管文秘工作的领导或部门主要领导对收文的处理所作的批示意见。
批办是在注办、拟办基础上进行的。
批办工作是由部门领导同志来完成的。
6．承办。
承办是指主管部门对需要办理的公文进行办理。
凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；
凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；
凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。
承办工作质量的高低，反映一个单位工作质量和效率。
7．催办。
催办是指秘书部门对公文的承办情况进行督促检查，提醒承办人员及时办理的过程，其目的是防止和克服积压文件的情况发生。
催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。
⑻办复：
即回复。
是指需要办理的公文在办理完毕后，通过函复、口头答复、复印领导批示等方式，对来文机关做出答复。
第三节 公文管理工作
所谓公文管理，是指在一定的原则和制度指导、制约下对公文及其办理过程中各个要素和工作环节进行科学、系统的规划、组织、监督、控制、协调的活动。
一、公文的传阅管理
1.什么是公文的传阅？
公文传阅是指文书处理部门负责组织将经过处理的公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。
公文传阅工作是文秘部门为领导和机关其他人员提供信息服务的重要手段和途径。
2．文件传阅的种类？
通常凡需送几位领导和部门阅批，但份数少又不允许复印和翻印的公文，均属传阅公文之列，主要包括以下几种：
①上级机关的指导性公文或重要会议公文。
②需要几位领导共同批办的公文。
③机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知阅办的公文件。
④重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函等。
3．传阅公文的方法
①分送传阅。
即由秘书人员将需要传阅的公文直接送给应阅人员。
其办理流程是：
先送第一应阅人，待其阅毕退回后，再送第二应阅人，依次传阅。
如：
市委常委传阅公文，按领导排序从前往后传阅。
特殊情况下，也可调整阅文次序，请分管战线工作的领导优先阅文。
②集中传阅。
就是利用学习或会议的时间传阅公文。
主要适用于紧急公文的传阅。
③设立阅文室。
即设立供阅读公文所用的场所。
例如，市委办公厅组织离退休人员传阅有关公文，就是在阅文室进行的。
4．公文传阅的要求
公文传阅的要求，可以概括为四句话，16个字，即：
文不横传，把握范围，控制运行，认真核查。
（1）文不横传。
是指严禁阅件人不通过秘书部门而互相传阅公文。
因为横传公文的危害很大，它会使秘书部门对传阅的公文失去控制，一旦发生丢失，既不能及时发现，又会因阅件人之间传递公文没有严密的手续，而难于分清责任。
从几年来市委办公厅对全市文件管理抽查情况看，丢失文件的原因，许多是由于横传公文造成的。
因此，我们文书人员一定要负起责任，及时提醒领导清退文件，坚决杜绝公文横传。
（2）把握范围。
是指秘书部门严格把握公文传阅的范围，做到既不漏传，又不擅自扩大传阅范围。
如对中央文件的应阅范围，中办发[2004]37号文件和中秘文发[2005]37号文件中都有明确规定。
（3）控制运行。
是指公文传出后，文书人员要及时了解和掌握公文的运行情况。
要根据阅文对象的工作安排和活动规律随时调整传阅顺序，防止传阅件积压，并要注意随时催阅，及时清退。
（4）认真核查。
是指传阅公文退回后，文书人员要对其进行认真核查。
查看有无缺件、有无损坏等。
二、公文的借阅管理
公文的借阅，是指公文处理完毕后，由于工作需要，领导同志和有关部门的工作人员到秘书部门借阅所需要的公文。
借阅公文是利用公文的一个重要方式。
为保证公文的安全，文件借阅要有相应的制度。
除了制度，在借阅公文时还要严格履行借阅手续。
借阅手续主要包括：
审批、登记、催退、核查等。
为了做好公文借阅工作，市委印制了“借阅文件登记簿”，对保证公文的安全起到了一定的作用。
由于管理公文责任重大，借阅过程也是非常容易出问题的地方。
一旦借阅环节出了问题，一查登记簿，一目了然。
三、公文的复制管理
公文复制是指按公文原文进行复印、翻印或汇编印制。
上级机关下发的公文，特别是党内文件，由于数量少，常常满足不了传达贯彻的需要，为了便于工作，复印、翻印文件也成为秘书工作不可缺少的内容。
在党的文件管理工作中对此项工作有明确规定，中办《条例》第28条规定：
复制上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。
翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；
复印件应当加盖复印机关戳记。
复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
”中办发〔2004〕37号文件第四章第二十二条规定：
“绝密级中央文件不得复制、汇编。
机密、秘密级文件确需复制、汇编的，应从严控制并严格履行报批手续。
复制、汇编的文件视同原文件管理。
”
各级秘书部门在复制文件时，要认真执行报告批准制度，严禁乱翻乱印，并注意做到以下三点：
一是翻印文件，要事先请示文件制发机关并需要经过批准，否则任何单位和个人均不可自行翻印。
发至省军级的中央文件，严禁复印或翻印；
发至县团级的中央文件，由省委办公厅统一翻印，省直及市以下部门都不得擅自翻印。
翻印文件要保证准确无误，在文尾注明翻印机关名称、翻印时间和份数，以及发放范围。
下发时要登记、编号，按正式文件管理，并向原发文机关备案。
二是复印文件，要经发文机关同意，并建立严格的审批、登记、管理制度。
其中，复制、汇编发至省军级的文件须报中央办公厅批准；
复制、汇编发至市地师级以下的文件，由各省、自治区、直辖市党委办公厅，中央和国家机关各部门办公厅（室）批准。
三是需要在报刊上公开发表的文件，要按照规定履行审批手续，与内部印发的正式文件具有同等效力。
已在报刊上发表的文件，制发机关可只印少量份数，供存档备用，一般不再印发。
四、公文的清退管理
清退公文是指按照规定，定期或不定期对公文进行清点、核对、收缴，目的是防止公文丢失。
省委办公厅和市委办公厅每年都下发正式文件，对上年度文件的清退作出具体部署。
我们清退范围中央、省委、市委带密文件，市里需向省里退回，各单位按要求及时清退，不允许自行销毁，待市里清退后方可根据工作需要自行销毁。
今年最高人民检察院公布了《关于渎职侵权犯罪案件立案标准的规定》（高检发释字［2006］2号），该规定明确了关于泄露国家秘密罪的立案标准。
故意使国家秘密被不应知悉者知悉、故意使国家秘密超出了限定的接触范围，或过失泄露国家秘密、遗失国家秘密载体，致使国家秘密被不应知悉者知悉或者超出了限定的接触范围，情节严重的行为。
涉嫌泄露绝密级国家秘密1项（件）以上的、泄露机密级国家秘密3项（件）以上的、泄露秘密级国家秘密4项（件）以上的，应予立案。
五、公文的销毁管理
销毁公文是指把既不属于本机关立卷归档范围，又不属于清退范围的文件、资料、刊物等，按照规定予以销毁的过程。
销毁公文应主要注意三点：
一是按销毁工作程序办（清点、登记、签批、备案）；
二是必须实行二人监销制度，个人不得私自销毁公文；
三是需要销毁的公文材料必须送到保密管理部门指定的保密监销站进行销毁，确保公文不丢失、不漏销。
按照中办发〔2004〕37号文件的规定，对标有密级的中央文件要定期进行清退和销毁。
其中，绝密级文件由中央办公厅统一组织清退和销毁；
发省、自治区、直辖市的文件，省军级的机密、秘密级文件除按规定留存外，由省（自治区、直辖市）党委办公厅统一负责清退和销毁；
市地师级以下的机密、秘密级文件，由省（自治区、直辖市）党委办公厅制定清退和销毁办法，并派人对有关单位清退和销毁工作进行现场指导和督促检查。
第四节 印信管理工作
一、印章管理
印章管理工作是文书工作的一项重要内容，近年来中央、省、市没有印发过此项工作的文件，我们现在执行的仍是1983年5月11日中央办公厅印发的《关于各级党组织印章的规定》的通知（中办发〔1983〕37号,绝密级），该文件对党组织印章的制发、样式和管理办法作了明确规定。
1.印章的制发
中办发〔1983〕37号文件中明确规定：
“各级党组织的印章由上一级党组织制发。
纪律委员会印章由同级党委制发。
（各区委、市委各部委、市政府各委办局党委（党组），市人民团体党组，市直属党委、总支部的印章，由市委办公厅制发，其他各企事业单位党组织的印章，由其上一级党组织或代管单位党组织制发）各种专业公司、工交、财贸、文教、卫生、体育、科研、人民团体和其他群众性组织等单位党组织的印章，由其上一级党组织或代管单位党组织制发。
非独立单位的党支部委员会，一般不刻制印章。
”例如：
市委的印章由省委制发，各区委的印章由市委制发，依此类推。
“党组织一般不制发印刷文件用的套印印章，如确实需要，报上一级组织备案后自行刻制。
套印印章的规格式样与正式印章相同。
2.印章的式样、规格
印章的式样包括：
印章的形状、图案、尺寸、印文、印文排列等。
中办文件对此有明确规定：
省、市、自治区党委，中央各部委下属各级党组织（党委、党组、纪委、总支部、支部）及其工作部门的印章：
圆形，直径4.2厘米，圆边宽0.15厘米，中间刊镰刀、锤子图案，直径1.6厘米，图案外刊党组织名称。
印章所刊党组织的名称，一般用全称，如文字过多，可以采用通用的简称（如：
“中国共产党沈阳市委员会办公厅”简称为“中共沈阳市委办公厅”），少数民族自治区党组织的印章应当并刊汉字和当地通用的民族
升级会员 