文件管制程序Word下载.docx

文件管制程序Word下载.docx

《文件管制程序Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件管制程序Word下载.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

4.5文件等级：

4.5.1机密文件：

文件内同涉及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计线路图等相关管制性文件由主办单位宣告器为机密性文件的。

4.5.2一般文件：

除以上列机密性文件外，均列为一般文件

4.6文件以其管制性可区分为：

4.6.1管制文件：

机密文件及对质量体系发生影响之文件均列为管制文件

4.6.2非管制文件：

非生产用途且与质量无关之文件列为非管制文件

4.6.3参考文件：

盖“参考文件”章印的文件

5.作业程序与权责

5.1权责：

5.1.1质量部：

5.1.2技术部：

5.1.3销售部：

负责收集、管理客户提供外来文件

5.1.4各部门：

负责本部门ISO文件的编制、修订及管理

5.2文件编码原则

5.2.1质量手册编码：

公司代码---阶层---（版本）

5.2.2二阶三阶文件编码：

公司代码---部门代码---阶层—序号

5.2.2.1公司简称：

NL

5.2.2.2部门代码表：

部门

代码

总经办

GD

销售

SD

技术部

TD

财务

FD

采购

PD1

生产

PD2

品质部

QE

计划部

MP

仓储部

W/H

人事行政部（人力资源部）

P/A（HR）

项目部

PD3

战略发展部

SR

5.2.3记录表单编码原则

部门—表单类型—记录流水号—序号-版本

如2015年10月25日第三起品质来料异常

QC—INYC-151025-3-1

5.2.3外来文件编码原则

代号—年份—序号

代号统一以ED表示

列如：

ED-15-1（2015年收集第一份外来文件）

5.3程序文件符号定义

处理程序

决策确认

传送或步骤走向

终止

要求流程图制作时顺序为从上到下，从左到右：

所有相关作业都有对应责任部门。

5.4标准表单格式

位置

项目/权位

说明

页首

表头：

公司名称

国立光电科技股份有限公司

左侧：

主题

文件名称

右侧：

文件编码

参照文件编码规格

该页之页序

文件版本，为英文字母A,B,C

页中

内容部分

参考4

页尾

页底注记：

所有权宣告

固定格式

5.5内容格式

1.封面

文件的基本信息及修订权限

见附录一

2.目录

文件分节章页

3.修订履历

修订内容

摘要叙述该版本修订内容（见附录二）

4正文

说明撰写该文件的主要目的

说明该文件使用范围

3.名称解释

解说文件中所提及不为相关作业人员所熟知的名词或专业术语

4．参考文件

列出该文件所提列的作业参考使用的文件的名称及编号（先名称后编号顺序）

5.职责

说明文件内容所提及各项作业相关执行单位的权责

6.作业流程与内容

说明各项作业的流程，及详细叙述作业内容与应注意事项。

对于其他文件中已定义的相同作业，可以在本文件中已“参加***文件的方式处理。

7相关表单

该文所定义的作业涉及需要的表单名称

8.附件

文件中提及参考附件

5.5其他格式

5.5.1文字格式

字体要求

表头

宋体正文小二

文件标题/名称

宋体正文三号

封面其他文字

宋体正文小三

正文

宋体正文小四

文件页面设置

上/左2cm下/右1.8cm

页眉页脚

以参考参考范本为准

文件附图或附件字体

不做要求，根据需求例外处理

5.5.2，若有中/英文版本并列者以先中文后英文的方式撰写之。

5.5.3标题符号采用阿拉伯数字，缩排方式展开，且标题符号后需空一格再写文字。

5.5.4文中所引用参考文件名称均需用书名号《》标示

5.5.5行与行之间的行距必须一致

5.6文件审核/批准及会签作业：

5.6.1文件审核/批准权限：

文件在发行之前，应又权责人审核期适切性

第一阶文件：

审核：

管理者代表

核准：

总经理

第二阶文件：

分管总监

第三阶文件：

部门主管/经理

分管总监

5.6.2文件会签作业：

拟案单位送审文件时，文控依据文件做涉及之范围，给相关部门电子会签，若文件权责单位较多，由文控组织个权责单位，以会议的形式进行文件评审，依据达成一致后，再进行纸本的权限签核。

5.7文件制定、发行、变更、作废及废止

5.7.1文件的制定：

由拟案人想文控申请文号，然后将制定好的文件交由文控进行会签，会签完成后由文控发文。

如附件三《文件定制流程》

5.7.2文件的发行：

文控将会签完的纸本，再次同电子档确认无误后，在封面加盖“受控”印章，同时更新《文件汇总/回收/销毁记录表》，其文件正本保存于文控中心。

发放给需求单位之文件为文件的影印本，封面加盖红色“受控”印章，且将发放记录记录于《文件分发/补发签收记录表》

5.7.3四阶记录表单都需要文件附带出，不能行成单独文件。

有关记录表单管理参见《记录管制程序》

5.7.4发放至各部门的管制文件由各部门文员归档、保管，不得私自打印、复印，文件保存应确保正确、清晰、容易识别和检索

5.8文件变更、修改

5.8.1文件与现况不符，可提出修改变更文件，经同意后按《文件变更修改流程》执行

5.8.2若文件只有四阶表单修正，不影响该文件内文，则文件不需要跳版本，但表单本身需要跳版本，且对所有旧表单进行回收，发放新表单。

5.9文件补发：

各使用单位若将文件遗失，需填写《文件申请表》再经部门主管批准后，向文控申请补发。

参见《文件补发流程》

5.10文件回收、作废、销毁：

5.10.1文件回收及作废：

文件一经变更发行，旧版文件则失效，文控将收回所有旧版文件，并记录于《文件汇总/回收/销毁记录表》中，对回收的旧版文件，文控将集中的销毁处理。

见《文件回收、作废、销毁流程》。

对正版的旧版文件，文控作永久性保留，以便后续翻查

5.10.2文件废止：

当文件不在适用于本公司是，对文件废止，但废止之文件编号还需列管，不可重复使用，废止之文件需改上“作废文件”及“参考文件”章。

参见《文件回收、作废、销毁流程》。

对正版废止文件，文控作永久性保留，以便后续翻查。

5.11文件管控

5.11.1管制文件：

管制文件不得随意复制、携出。

若有需求或因客户提出要求则需求单位向文控申请，经管理代表核准后，文控与复制件上加盖“参考文件”章后方可携出。

5.11.2机密文件：

其保管单位需由主管级以上专人负责，以落实机密文件管制。

5.11.3外来文件：

5.11.3.1A类外来文件由销售部以《客户财产管制程序》管控，且负责其文件有效性的审查。

电子文件要求注意备份、防毒、存取的管理。

5.11.3.2B类外来文件由文控负责其有效性审查、识别，并加盖“外来文件”章保管，并记录于《文件汇总/回收/销毁记录表》，有需求之部门按《文件发放流程》进行申请。

失效的外来文件需要作参考使用时，文控加盖“参考文件”印章，进行识别，并由文控保存。

5.11.3.3适用的外来文件（如：

信息、制度、规定、标准等），其内容若经相关部门确定需转换为内部文件时，由文控按其内部文件进行管控，各部门按其需求进行文件申请。

5.11.3.4销售部负责公司A类外来文件有效性审查，文控负责B类外来文件的有效性审查，确保使用的外来文件为最新版本。

5.11.3.5部分失效外来文件需要做参考使用时，文控盖“作废”、“参考”印章，由文控保存

5.11.4技术文件

5.11.4.1A类技术文件是指本公司的产品标准、产品名称术语及产品开发资料。

5.11.4.2B类技术文件是指技术部编制的产品纸板图样和根据产品做的工单二编制生产工艺、排料图及当前物料清单（BOM清单）。

其中排料图示根据实际需要时而提供的指导性文件，其他均未必须执行文件。

5.11.4.3C类技术文件是指样品资料。

是技术部根据销售部下达的产品样品做工单、顾客资料，在样品制作过程中形成尚未确定的内部技术资料，包括产品电脑图样、样品工艺、产品用料和用工估算资料。

其作用：

一是提供对销售部报价参考；

二是为生产企业估算成本依据。

此类技术文件以样品做工单编号便于追踪标识。

5.11.4.4技术文件由技术部专人统一进行管控。

5.11.5文件使用单位：

5.11.5.1各部门之文件需要用《文件汇总/回收/销毁记录表》，并确保所用之文件为最新版。

5.11.5.2各部门之文件需妥善保存，正确运用，分类整理

5.11.5.3各部门文员要求及时更新《文件汇总/回收/销毁记录表》，并确保所使用之文件为最近版。

5.11.5.4文件学习：

文件发放后，由部门主管级以上人员组织本部门人员对文件内容进行培训或传阅学习；

5.11.6国立光电相关标准发至供应商、外发商：

5.11.6.1电子版：

需求部门向文控申请转换为PDF档的ISO文件；

5.11.6.2纸档：

需求部门向文控申请盖有红色“参考文件”印章的ISO文件

5.11.6.3接洽部门需及时将国立光电改版后相关质量标准传至供方，当接收新的文件或文件变更时在六个工作日内通知厂商。

5.12文件作业流程

5.12.1文件制定流程（附件三）

5.12.2文件发放流程（附件四）

5.12.3文件变更、修改流程（附件五）

5.12.4文件补发流程（附件六）

6.附件

6.1文件封面/内文表格

6.2文件变更记录/申请表

6.2文件汇总/回收/销毁记录表

6.3文件分发/补发签收记录表

6.4文件申请记录表

附件一文件制定流程

附录二文件发放流程

附件三文件变更更改流程

附件四文件补发流程

附件五文件回收、作废、销毁流程

质量文件发放记录表

序号

编号

发放号

版本

发放记录

回收记录

签收

日期

份数

签回

质量文件更改申请表

文件名称

编号

版本

更改位置、内容及原因：

更改后内容：

受此影响引起的其他更改文件名称：

申请人：

日期：

所在部门意见：

签名：

日期：

审批部门意见：

签名：

文件变更记录表

文件编号

页数

文件变更记录

现版本

变更内容摘录

变更凭证

生效日期

修改人

批准

1

A/0

第4.1.1条.*****修订为*******

***客户投诉8D报告系统预防内容

2015.

质量文件销毁申请表

份数

销毁原因：

签名：

文件保管部门意见：

总经理意见：

文件销毁记录表

版次

销毁原因

销毁凭证

销毁日期

备注

封面格式

国立光电科技股份有限公司（宋体正文小二）

合同审查程序（宋体正文三号）

编制：

审查：

批准：

生效日期：

文件编号：

版本：

主办单位：

字体为宋体正文小三

本手册未经管理者代表同意，不得复印；

手册若须受到更改控制，则必须加盖红色受控印章，以后此手册每次更改时，都须将旧版本收回，更换为最新版本。

（受控印章）

会签表

发文部门

发文编号

会签内容

文件内容概述

部门意见

**部意见

审批