文件控制程序Word文件下载.docx
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属于三阶文件,包括工艺图纸、QC工程图、纳入仕样书等技术标准文件。
3.3.7质量记录表单(四阶文件):
是质量管理体系运行的证据。
4.职责
4.1
总经理:
制定质量方针;
质量目标、质量手册的批准。
4.2
管理者代表:
负责组织各部门编制或修改质量手册、程序文件,对其审核、批准;
并保持其有效性、符合性;
4.3
各职能部门:
负责编制及修改本部门的程序文件及工作指示文件,并保持其有效性、符合性;
参与其他文件的编制或修改;
4.4
品质部:
包含本文件4.3条款的职责,本公司受控文件登记、发放、回收以及废旧文件的销毁、原版文件的保存等。
4.5研工部:
包含本文件4.3条款的职责,研发阶段的图纸管理;
生产作业指导书的编制及修改。
▲①4.6文件编审批职责表
文件
层级
文件类别
职责部门
编写
审核
批准
会签
一阶
质量手册
品质部
部长工程师
管理者代表
总经理
/
二阶
程序文件
各职能部门
工程师
部长/总监
三阶
工作指示文件(如:
规范、作业指导书等)
科长/部长
技术文件
(如:
QC工程图、纳入仕样书等)
研发部品质部
部长
四阶
质量记录
随相关二、三阶文件一同审批
5.内容
5.1受控文件的编号
5.1.1质量手册的编号:
VIP/QM-01
文件流水号(01、02、03......)
“质量手册”代码
公司代号
5.1.2程序文件的编号:
VIP/CX-×
×
文件流水号(01、02、03......)
“程序文件”代码
5.1.3工作指示文件编号(除技术文件外):
VIP/ZS-×
-×
文件流水号(例:
01、02、03......)
部门代码(详见下表)
指示文件代号
工作指示文件部门代码表
序号
部门名称
部门代码
1
综合管理部
XZ
8
采购部
CG
2
营销部
YX
9
设备部
SY
3
生产部
CJ
10
计划部
JH
4
研工部
GC
11
物控
WK
5
QC
5.1.4外来文件编号:
VIP/WL-×
5.1.5技术文件编号参照《技术文件管理规定》执行。
5.1.6质量记录编号参照《记录控制程序》执行。
5.2文件版次
5.2.1版次=版本/修订次;
5.2.2版本号用一位大写字母表示,文件首版为A版;
换版时,版本升为B版、C版…版,以此类推;
5.2.3文件版次根据版本号、修订次,如A版,文件首版次为A/0,当修改时,修改页的版次依次为A/1、A/2、A/3...A/9;
5.2.4文件在经过9次修订时或重大修改时应予以换版;
5.3文件名称
5.3.1一阶文件是规定组织质量管理体系的文件;
是质量管理体系的纲领性文件,它概括了本公司质量管理体系的构成及要素(过程),文件名统一为质量手册。
5.3.2二阶文件是直接支撑质量手册的主要体系文件,是对各部门运作过程及质量管理体系要求的具体说明,文件名统一为XX程序。
5.3.3三阶文件它是从程序文件中引申出来,详细叙述各部门运作过程及操作规程,它是程序文件的支持性内容,所以三阶文件名称比较多,如XX作业指导书、XX规程、XX管理流程、XX判定基准等都可以,技术类文件属于三阶文件,但可以特殊命名,如工艺图纸、QC工程图、纳入仕样书等。
5.4质量手册、程序文件格式
5.4.1纸张及页边距
A4纸、页边距均为1.27cm、页眉页脚1.5cm;
文件通常含封面及正文;
5.4.2封面
按附件(第十页)说明执行。
5.4.3正文页眉
5.4.3.1公司名称
“苏州维艾普新材料股份有限公司”,使用宋体、五号字体、倾斜,文本左对齐,下面并以公司logo标示。
5.4.3.2文件名
例“文件控制程序”,使用宋体、小三号字体、加黑,文本居中对齐。
5.4.3.3编号、版次、页数
使用宋体、五号字体,文本居中对齐
5.4.4正文格式
5.4.4.1文本左对齐,段落缩进0字符;
段落间距1.5倍行距;
主段落间空一行;
5.4.4.2主段落名使用宋体、小四号字体、加黑;
正文内容使用宋体、小四号字体,首行缩进2字符。
5.4.5程序文件的结构
程序文件内容的构成主要有以下项目(段落):
5.4.5.1目的——通过制订本程序是为了达到什么控制目的;
5.4.5.2适用范围——规定了文件内容,适用于哪些活动(简述);
5.4.5.3术语和定义——需要时,可对所用词句特别规定其含义;
5.4.5.4职责——规定哪些部门或个人负责履行与本文件规定活动有关的权利和义务;
5.4.5.5内容——描述活动的控制要求和具体控制步骤;
5.4.5.6相关文件——需要时,直接在程序中引用用于支持、补充本程序的文件;
5.4.5.7相关表单——需要时,因活动而产生的记录;
5.4.5.8流程图——需要时,整个活动流程的图解说明;
5.5受控文件控制的一般要求:
5.5.1同一类受控文件要求采用固定的标准格式,以便于制定、保存;
质量手册及程序文件的格式以本程序5.4条款要求执行;
作业指导书、技术文件等的格式以各自归口部门的要求执行。
5.5.2受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出,且编制与批准人不可为同一人。
5.5.3受控文件如有生效日期以生效日期为准,否则,以最后审批日期为生效日期。
5.5.4受控文件均由编制部门负责人召集相关职责部门会审。
5.6受控文件的编制
文件编制部门依据质量管理体系标准和适用情况来编制文件,经批准后执行。
5.7受控文件的评审、会签
5.7.1《质量手册》首次编制或进行重大修改或换版时应由管理者代表进行组织评审。
5.7.2程序文件的首次编制或因出现较大不适宜的进行重大修改时,应由管理者代表和其它相关部门进行评审,提出编制或修改意见,由职责部门会签。
5.7.3生产作业指导书及QC工程图的编制及修改应得到生产部、品质部的会签确认。
其它工作指示文件会签文件按4.6执行,由职责部门会签。
5.8受控文件更改
5.8.1受控文件更改申请
公司的每位员工都可以提出文件更改意见。
由提出者填写《文件更改申请单》,并在申请单中阐明文件更改位置(条款、页码)、原因、内容,原文件处理,以及受变更文件影响而引起的其他文件更改的文件名称;
审批程序按原文件审批路径执行。
5.8.2文控专员负责将更改后的版次号,记录在对应的《文件修订总览表单》中。
5.8.3换页更改
5.8.3.1用于整份文件修改小于3处且均属于小范围更改时,采用换页;
修改页的版次上升,例如版次由原来的A/1升为A/2;
原页应予以销毁,再换上新页。
5.8.3.2修改处必须用双下划线标示,并在修改处行首,标明修改次数如:
▲①、▲②、▲③...以此类推。
5.8.3.3文件换页更改后,在封面“文件修改记录”中予以记录“修改人、原版次、页码、改后版次、修改/制定内容、审批人、制定日期”;
编制部门进行更改后,应再次得到批准。
5.8.4换版更改
5.8.4.1文件在经过9次以上更改或需进行重大修改时应予以换版,版本号上升。
例:
由原来的版次A/9换成B/0版;
换版后的原文件必须由原发文部门收回,以确保有效文件的唯一性。
5.8.4.2文件换版更改后,“文件修改记录”应清空,留空白页;
5.9受控文件的标示、发放和使用
5.9.1受控文件,发放前应由文控专员在其封面或首页标示“生效日期”、“受控编号”;
在每页均加盖“受控章”(有规定受控章位置的请在规定处敲章,无规定的请敲于每页的右上角)。
5.9.2本公司内受控文件的发放原则为按其适用范围发放给相关部门;
并由文件编制部门提出被分发部门;
被分发部门提出发放份数;
5.9.3发给外单位的文件均为非受控文件。
5.9.4文控专员发放文件时,应填写《文件发放和回收记录表》,由接收文件部门部长/总监或授权人员予以签收。
5.10文件的保存和管理
5.10.1品质部负责建立公司现行有效的《受控文件清单》,对文件原版进行保管;
▲①5.10.2各部门建立本部门所接收文件的《受控文件清单》,并应将现行有效的文件递交至部门文控专员存档,张贴现场的作业指导书由各工序科长保管
▲①5.10.3受控文件由接收部门负责保存,应保持文件的完好、整洁,不得在文件上划线加注记号或涂改、拆页,如有损坏应立即申请替换。
5.10.4受控文件应永久保管,直至其作废得到批准。
5.11作废文件的回收和处理
5.11.1凡经更改替代和过时失效作废的受控文件,各部门负责人应收回失效的文件,交文控中心,并填写《文件发放、回收记录表》。
作废文件原版,必须在文件上加盖“作废”印章,并由文控中心保管。
5.11.2凡受控文件遗失、缺损,使用部门应填写《文件遗失(缺损)处理单》,并得到该部门部长/总监的审核后,由文控专员再次发放并记录;
补发的文件发放号不变;
破损的文件应递交至体系专员,回收并作废处理。
5.11.3对要销毁的作废文件,由品质部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由品质部组织销毁。
5.12文件的借阅控制
5.12.1借阅文件应填写《文件/记录借阅登记表》,由文件所在部门负责人批准。
5.12.2文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任,不得拆卷、涂改或损坏,并做到及时归还。
5.12.3非工作需要借阅质量体系文件与外来文件,保存部门有权拒绝。
5.13外来文件的控制
5.13.1
外来文件的范围包括:
5.13.1.1技术性外来文件,如行业、产品标准,客户图纸、标准等;
5.13.1.2管理性外来文件,如相关的法律法规文件。
5.13.2外来文件由各职能部门识别是否应递交至文控中心应对其受控,必要时转交文控专员;
由文控中心识别其适用性并备案,经受控标识后按本程序5.9条款控制其分发。
5.14质量记录的控制按《记录控制程序》执行。
6.0.相关文件
《记录控制程序》
《技术文件管理规定》
7.0.相关表单
记录编号
记录名称
收集岗位
保存期限
保存地点
BD/CX-01
受控文件清单
各部门
五年
BD/CX-02
文件发放、回收记录表
BD/CX-03
文件遗失(缺损)处理单
BD/CX-04
文件修订总览表
BD/CX-05
文件更改申请单
BD/CX-06
文件/记录借阅登记表
BD/CX-07
文件销毁申请
8.流程图
附件: