文秘公文写作基础知识Word文件下载.docx

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公文是指国家机构和社会组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，它是依法行政和进行公务活动的工具。

　　2、公文的特点。

从定义可知，公文具有三大特性：

实用性、法定性、程式性。

　　3、公文的作用。

公文只所以各种公务活动中离不了，就是因为它有用，它的特性之一即实用性，大致有四项作用：

①依据和凭证作用；

②领导和指示作用；

③宣传教育作用；

④沟通信息作用。

　　依据和凭证作用。

公文是作者在权限内意志的表达，是具有法定效力、权威的，对受文者来说，这些文件就是其工作的依据，例如许多机关制定的意见、决定等，下级机关接到公文后，必须依照公文的要求去开展工作、处理问题;

对上行文也一样，下级呈送的请示、汇报，上级根据这些来作出决策和判断。

　　领导和指示作用。

具有领导、指导层级的机关公文，都能在一定范围内起着领导和指导作用。

上级机关对下级机关发布的公文，自然具有领导、指导作用，政府机关是这样，政协也一样，省政协对我们市政协发布的公文，如意见、通知之类，也都具有指导作用。

　　宣传教育作用。

下级机关通过对文件的学习，可以深刻理解、贯彻文件精神，达到统一思想、振奋精神的目的，从而具有宣传教育作用。

　　沟通信息作用。

当代社会，人与人之间、人与组织、组织与组织之间都离不开沟通交往，通过公文传达出的信息更清晰、准确，更有信用效力。

　　4、公文的分类。

　　公文按使用性质分两大类：

通用公文和专用公文。

　　通用公文就是大家日常理解的党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务活动中形成和使用的公文。

通用公文按不同的分类方法有十多种分类，常见的有①按行文方向有上行文、平行文、下行文；

②按作者性质分党内公文、行政公文和社会团体公文；

③按内容处理要求分参阅性公文和承办性公文；

④按时间要求分特急公文、紧急公文和常规公文；

⑤按机密程度分绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文；

⑥按特点和作用分规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。

知照性公文就是机关单位向一定范围内通知事项、意图和情况，并要求按文办理的公文，如通知、公报、公告、公函、介绍信等。

　　专用公文是指具有专门职能的机关在专职领域中形成使用的文书，具有专指性、特定格式。

主要包括财经文书（市场调查报告、经济合同）、司法文书（起诉书、判决书、笔录）、外事文书（图书、照会、护照、条件）及军用文书等。

　　公文也可以从使用范围上直接分为行政公文、事务公文、会务公文、礼仪公文、司法公文、经贸公文、宣传公文、传记史志类公文。

行政公文是2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定的包括：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。

行政公文、事务公文、会务公文等将在第三部分详细的讲述。

　　这是第一大部分，通过公文的定义、性质、作用、分类的介绍，大家对公文从宏观上有一个总体的印象。

下面我将从微观上介绍公文的一些常识。

　　二、公文的体式及注意事项

　　大家首先要了解两个内容：

（一）什么是文称。

即公文种类的名称，如命令、决定、通报、函、意见等就是不同种类的公文，我们对它的命名就叫文称。

不同的文称与其有不同的含义和功能，也具有自己独特行文的格式。

（二）公文书面格式都包括哪些部分？

公文一般由文头、行文、文尾三部分组成。

文头部分包括：

秘密等级和保密期限，紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

行文部分包括：

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

文尾部分包括发范围、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　1、文头部分：

通常指文件头部横隔线以上或标题以上的部分，由文件名称、发文字号、文件编号、密级、紧急程度、签发人姓名组成。

（1）文件名称，也称为公文身份的标题，是发文机关的标志，即大家所说红头文件。

红头名称，一般由发文机关全称（或规范性简称）加文件二字组成。

　　注意：

①上行文、平行文的文件名称，虽然也是套红大字，但往往只印某某机关名称，而无“文件”二字，表示尊重。

②联合行文，主发文机关名称应在前。

③有些文件红头，不显示“文件”两字，用括号直接显示文种，如部分通知、通报、任命等公文。

（2）发文字号，是指发文机关代字和发文的序号，我们政协有平协党发[]号、平协发[]号、平协办发[]号、平协办文[]号、平协机关党发[]号，以及各专委会的自用文号，需要说明的是政协对外行文一般都用办公室或大委员会的名义对外行文。

　　（3）文件编号。

是指一份文件在该总印数或总发行数中的次序号，标于文件左上方，写为“编号000123”或“NO000123”，有时省去“编号”两字，直接显示编号，文件编号是为了便于统计、发放、查找借阅和保管，对一般性文件，则不用编号。

　　（4）密级。

是文件的机密等级，分绝密、机密、秘密。

在文件右上角，有时同时标注年数、中间用★隔开，未标注的，按常规的绝密级30年、机密级20年、秘密级10年，前两种都编印文件编号，秘密级以后则不用。

　　（5）紧急程度。

分急、加急、特急、限时送达四种字样。

同样在文件右上角，在密级下面，有时加在文件标题中，不单独注明，如《关于×

×

的紧急报告（紧急通知）》。

　　（6）签发人。

是文件最终审核批准发文的人签发，一般在横隔线右上方，许多文件不需要标注签发人，政协一般只有值班快报、内部明电和向政府打的请示报告、平协办文上标注签发人。

　　（7）横隔线。

有两种，一种是直通的红线，一种中间夹红五星，作为文头和行文部分的区分标志。

　　2、行文部分：

行文部分是文件的主体，一般是公文标题、主送机关、正文、尾部用语、附件标注、落款、成文时间、印信组成。

（1）公文标题。

标题是一篇公文点睛的部分，标题用得准确得当，就会给人行家里手的感觉。

标题一般是公文内容的概括，它由三大部分组成，发文机关名称、事由（内容）和文种组成，俗称标题三要素，史主席经常批评我们的公文，大都是因为缺了第一块，发文机关名称。

当然，在特殊情况下，公文标题三要素中的前两项也可省略，有的因为公文版头有发文机关名称，在标题上也有省去发文机关名称的如《关于×

等同志任职的通知》；

有的省略了内容，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》；

有的则以简单的文种出现，如公告、布告、通知、批复等；

有的公文标题中，文种在前，如批转、转发的文件。

　　公文标题主要有四种形式：

　　①介绍结构形式。

如关于……、在……、为……等，这是最多、最常见的。

　　②偏正词组形式。

多用于法律条例、规定、章程、计划等，如《中华人民共和国破产法》。

　　③主谓词组形式。

多用于批转类及典型材料和调查，如《中共中央办公厅批转×

的报告》。

　　④主副标题，多用于讲话、报告、调查报告和经验介绍，

　　如：

一颗丹心献给党

　　——×

同志在×

会议上的报告

　　标题在排列上，有直尺式、长短式、宝塔式、腰鼓式等排列形式，不管怎样，一要注意美观、醒目；

二是要注意不要把一个数字或一个名字破开；

三是在公文标题中，除批转法律法规性文件外，一般不加书名号，如意见、报告等，标题中一般不加标点符号。

（2）主送机关。

这是行文的对象，是要求主办和答复的单位，俗称抬头。

一般下行文主送机关较多，上行文和平行文大都是向上级请示、陈述或与兄弟单位商洽某一具体事的，所以它的主送机关较少，一般只有一个；

而请示性公文工具有一事一请求的要求，所以它的主送机关只能是一个，特殊的有《省委×

部转呈省委》这主要是行文不能越级行文采取的特殊手法，主送机关其实是省委；

双重领导的写主送和抄送机关，上级向下级行文时，应同时抄送另一个上级主管机关，主送机关有五种写法，特称：

平顶山市委，并称：

市委并市政府，转称：

市委转报省委，泛称：

各县（市）区党委，递降称：

市、县、乡党委。

　　（3）正文是文件的核心和主体部分，包括开头、中间和结束语。

开头一般要求开门见山、直截了当、点出全文的主题思想，或目的，或问题，或结论；

结束语一般是总结陈述性或提希望、提要求、或简短表态，要求意思表达清晰、完备，不能给人悬念，不要意尽言未尽。

　　公文正文拟写注意事项：

①人名地名，数字引文准确，使用国家法定计量单位，引用公文应当先引用标题，再加上发文号、外文应当注明中文含义。

②公文正文的结构层次序数，第一层是“一”，第二层是“

（一）”，第三层是“1”，第四层是“

（1）”，这只是一个顺序，可以跳用，但不能逆序。

领导讲话、会议发言类文章中分层一般不超过3层。

有几种特殊情况，如法规、规章一般用第几章、第几条，还有一是、二是，第一、第二等用法，甚至在一些讲话中，只用黑体字标注出段落标题而不用序号，显示文章的连贯性。

③公文中的数字，除了成文日期、结构层序数和词、词组、贯用语缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　（4）尾语。

有些文种正文之后还要写上相应的尾语，如此令、特令，当否，请批示，请予批示等。

　　（5）附件标注。

这是对附件名称与件数的说明，在正文左下角，附件有两种：

一种是补充说明性，如文件、图表、材料节录等，另一种是用于向上级机关报送或向下级机关批转、转发的附件，它是正文的重要组成部分，文件本身只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

　　附件标注有两种形式，附：

《………（附件名称）》×

件

　　附：

1、《》×

　　2、《》×

①在附件标注的句尾没有标点符号，附件可附可不附的不附。

②如正文中已写清被批件的文号、名称、来文机关、标题等，使被批转件同正件容为一体的，可不再加附件标注。

　　（6）落款。

在正文右下角写发文机关名称（在附件标注之下），一般用全称，也可用规范化简称。

特殊①普发性文件带印模的可不标落款；

②联合行文，主办机关在前；

③用领导名义行文，落上领导人职衔全称和姓名；

④周知性公文，如布告、通告标题上有发文机关的，可省去落款，只标注发文日期；

⑤决议、章程等标题有发文机关，具文日期在标题之下，落款和发文日期都可省去。

　　（7）发文日期一般以定稿时间即机关领导签发的具体时间为准，会议通过的文件，以会议通过的时间为准，联合发文以最后签发时间为准。

一般性公文材料，如涉及具体事项的通知、公告、简报、函等日期，标注为印发时间，有些规范性文件，如法规、条例等，除标明会议通过时间外，正文末尾一般再标注生效时间。

发文日期，要写全×

年×

月×

日，不能省略，数字用小写汉字，零用0代替。

　　（8）印信。

指公文用印，公文一般都要用印才能生效。

但对有固定文头格式，大批下行，并经机要部门发出的文件，一般不需用印。

有些经机关领导人亲笔签署或印有领导人职务和姓名的文件，也不必用印。

印章要与文头相符，要下不压发文日期，上不压正文，没有落款只有发文日期的要盖压发文日期。

　　纠正一个错误，过去曾见到同一页盖不下印章后，放另一页，上标此页无正文，此做法已废止，公文规范要求调整行距、字距，务使印章与正文同处一面。

　　3、文尾部分：

指发文日期以下部分，包括发至范围、主题词、抄报、报送、抄发机关，印刷版记。

（1）发至范围。

一般放在发文日期左侧下方，用括号括住，如（此件发至县团级）等，有些公文不需要标明发至范围，有主送、抄送机关就可以了。

（2）主题词。

一般行政性公文版记之上都标注主题词，主题词标注的三大原则：

一是能够表达出公文的说明要点；

二是准确规范，一般使用主题词典里提供的专用词；

三是对于必须使用新词的在新词后面加“△”标示。

　　（3）抄报抄送、抄发机关。

是指除了主送机关外，与该公文有关的机关单位，即协助承办单位或需要知照公文内容但不需要办理、答复或执行的单位。

除主送机关外，还需给其他上级机关（含不相隶属上级机关）的应列入抄报；

需发送同级机关的列入抄送，发给下级机关的列入抄发。

有些文件如简报、报告等，主送机关不在行文部分出现，则列入抄送（报、发）机关最前面。

　　抄报、报送、抄发不在同一行中连写，一般单独顶格书写。

　　（4）印刷版记。

即印刷标记，包括印发机关、印发时间、印数。

印发机关，一般是×

办公厅或×

办公室，印发时间是指开始印制时间，与发文日期可能不一致，写作×

日印发，用阿拉伯数字。

　　以上说的是公文常用的标准格式及注意事项，除了标准格式外，不同的文种还有许多特殊要求，今天就不细说了，有兴趣的话大家下去多翻翻看看。

公文用纸并不统一，省政府规定公文用A4纸，我们平顶山市A4、B5都有,不一定，但要保持公文格式的连续性，就是说同一种文体，你不能今天用A4、明天用B5，让人无所适从。

　　三、政协常用公文

　　政协组织是非常特殊的组织，从性质上它是我国多党合作和政治协商的机构，又是最广泛的爱国统一战线组织，它具有团结、协商、建议、民主监督的作用，现在理论界称政协的规定、章程为软法，不像其它党政或人大等部门具有法定强制性，从层级上看，政协上下级是指导与被指导关系，不具有隶属关系，所以政协对外行文的种类和数量都相对较少，流程相对简单，在政协工作的办文人员，使用和接触的文种较少，对许多公文的格式内容也都相对比较陌生。

　　首先我们要了解，政协公文处理的常规程序和原则。

公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等工作。

它有收文处理和发文处理两种流程。

　　收文包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

就是说秘书科收文后，先简单分类，交一名管文的办公室副主任签发拟办意见，然后交秘书长进行批办，重要文件可经秘书长拟办后交主席副主席批办，然后属于哪个部门承办，交给谁，办公室秘书科统一催办，办完后可以归档。

三类文件政协应该归档立卷，一是涉及政协的，如市委“关于加强政协工作的意见”，政府的“关于加强提案办理工作的办法”等文件；

二是政协人事变动的，如市委印发的涉及政协人事调整的文件；

三是涉及各专委会职能的政策、法规、活动等，由各专委会自行保管，这是收文办理。

收文不管最后交给谁，秘书科一定要登记文件最后流向。

　　发文办理包括拟稿、核稿、校对、签发、用印登记、封发、催办、注办、归卷等程序。

对政协来说，一般性的公文由办公室各科或研究室或各专门委员会拟稿后，由第一责任人即副主任级的核稿、校对，由秘书长或秘书长授权副秘书长签发，对于重要文件，可能还要提请主席或主管副主席签发，对于各专委会自拟的通知、工作总结等须经专委会主任签发，最好能征求主管副主席的意见。

所有外发性公文都要经秘书长签字同意，专委会自用的内发性公文由专委会主任签字即可。

然后在秘书科登记付印，印完盖上印签后进行封发，需要注意的是正式文件的签批件一般都要交档案室归档。

　　下面，我讲一下政协常用公文的特点和写法。

与政协无关的部分提一下，不详说。

（一）行政公文，共有命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共十三种。

　　1、决定

　　决定是行政机关或企业单位对重要事项或者重大行动做出安排、奖惩有关单位或人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文文种。

　　决定具有权威性、广泛性、单一性、决断性特点，按用途和内容不同可分为部署性决定、知照性决定和奖惩性决定，部署性决定如《中共中央关于经济体制改革的决定》，知照性决定和通知类很相似，如《政协平顶山市第五届委员会第三次会议关于同意×

辞去政协副主席的决定》，奖惩性决定是政协常用的公文，《市政协关于表彰优秀政协委员的决定》。

　　决定的正文一般包括根据、原因、目的、意义，决定的事项要根据具体内容、撰写清楚，如对某项工作确定原则、提出要求、作出规定、提出措施办法，对某人表明态度、作出安排、对某一文件表示批准或修改意见等。

　　2、通知

　　这是政协最常用的一种文种，是单位向特定的受文对象告知有关事项的晓喻性公文。

通知具有广泛性、晓喻性，即告诉大家需要办的事项，还有时效性，像会议通知、过了开会日期肯定就无效了。

从内容上分通知有批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。

　　批示性通知在政协有《市政协关于印发×

意见的通知》这类文件，只要把意见通过的时间、会议原由、主送机关写清楚就可以了，很简单。

　　还有一种对政协来说是参加活动或会议的通知，其正文包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。

会议通知具体应写出召开会议的机关、会议名称、会议起止时间及地点、会议内容及任务、参会的人员范围和人数、入场凭证、报到时间地点，与会人员携带的文件材料及会务费，其他要求事项（如提前上报会议人员名单、交通工具及车次航班）。

　　会议通知要提前发文，如很难确定具体时间，可用内部明电等方式发预通知。

　　3、报告、请示

　　报告和请示都是上行文，报告用于向上汇报工作、反映情况、提出建议或者意见、答复上级机关的询文等事项，结尾一般用特此报告。

　　请示主要是向上级请求指示、批准所使用的公文文种、请示具有请求性、时效性和单一性，即一事一文，只对准一个主送机关，结尾有：

请指示，当否，请批示等字样。

平行或不相隶属机关不能用请示文种，但政协也经常用请示文体向市政府请求增加经费等事项。

　　请示的正文需写清两方面内容。

（一）请示缘由，要用简明扼要的语言，将请示的原因和背景情况，或请示问题的依据、出发点和思想基础说清楚，力戒繁杂罗嗦；

（二）请示事项，写清具体内容，不管是请求上级对某项工作指示，还是对某问题作出批准，或者是批拨资金，必须准确无误地表达，一定要具体。

请示的事项要具体，说的准确具体上级才能根据情况予以答复，若是请求批拨资金，则需写明大的分项金额、总金额，最后最好能附上预算表，若是物资，则应写清品名、型号、规格、数量等，有时正文也可提出倾向性意见。

　　4、意见

　　是对重要问题提出见解和处理办法的文种，意见一般具有指导性、建议性、灵活性。

意见可用于上行文、下行文和平行文，意见这一文种使用在三类地方，一是要求下级贯彻执行的指示性意见，如政协的《市政协关于加强专委会工作的意见》；

二是要求上级批转或转发的待批性意见；

三是平行或不相隶属机关参考的建议性意见。

　　意见的正文一般采用分条的结构安排，首先在开头部分说明行文的目的、背景、依据和缘由，然后明确、详细地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则要求、方法措施及注意事项等，撰写意见内容要注意一要照顾全面，二要具体准确，三要条理清楚，层次分明。

　　5、函

　　主要用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准的公文文种。

有正式版头的函，也有信函格式的便函，正式版头的函一般有自己独立的发文编号。

　　实际应用中经常省略发文机关，来函开头交代发函的原因、目的，中间写询问或商洽的内容，结尾常用：

即请函复，请函复为盼等惯用语。

复函的开头一般写上“你………收悉”引用来函，相当于提案答复，然后用“经研究，函复如下”等引出下文，中间写清答复内容，结尾是“此复，特此函复”等字样。

　　6、会议纪要

　　政协的会议纪要主要有三种，主席会议纪要、常委会会议纪要、秘书长会议纪要，一般都用固定的版头，没有发文号。

　　会议纪要的正文包括会议概述和内容纪要两大部分。

　　①会议概述即正文开头，概要介绍会议时间、地点、召集单位与主持人，与会范围和出席人员（含职务）以及会议主题等。

　　②内容纪要包括会议主要精神和议定事项，会议主要精神是指对会议议题经过讨论分析而形成的指导思想，议定事项是指会议议定的部署、措施和要求，是对会议主要议题的讨论成果。

（二）事务文书。

包括制度、章程、规程、办法、规划、规定、规则、守则、公约、总结、计划、简报、工作要点、调查报告、就职演讲、述职报告、考察材料、组织鉴定、倡议书、号召书、建议书、决心书、保证书、志愿书等。

　　1、总结

　　总结一般是本人或本单位撰写，一般用第一人称。

　　总结的正文，开头基本要求是开门见山，内容包括概要介绍基本情况、时间、地点、背景、工作进程、总体收获以及对之前工作的基本回顾和评价。

　　第二步就是写出成绩，做法、经验和体会，有的总结是把成绩、做法结合起来写，着重阐明成绩表现在哪些方面，是怎样取得的，也有的总结只写经验、体会或者原因，把成绩和做法当做具体事例作为经验、体会的具体说明。

　　结尾部分要写明当前存在的问题与今后的打算，要概括简洁。

　　2、简报

　　简报的基本要求：

快、短、实、新，简报在座的基本都写过，简报的写法，有点类似于新闻的写法，对政协来说，市里新闻上领导一般只排到地厅级，在政协简报里应最少排到秘书长，各专委会自己组织的活动，本专委会主任也应写出来。

其他要求，只要写清楚时间、地点，事件、会议或活动的主要做法、成绩就可以了。

　　3、述职报告

　　正文主要包括前言、主体、结尾，前言就是帽儿，主要说任职时间、主要职责、简要交代述职的内容和范围、主要工作力求简洁。

　　主体主要陈述履职情况，一是任职期间的具体工作、主要成绩和实践经验，二是存在的问题和教训，三是今后努力方向、工作打算等。

　　结尾就是通常所说的穿靴，总结上文，提出希望、口号等。

　　（三）会务文书。

涉及各种会议或仪式的文件材料，都可以算会务文书，包括主持词、开幕词、欢迎词、会议报告、会议讲话、经验介绍、欢送词、闭幕词、提案、会议记录、座谈会纪要等。

　　1、主持词

　　首先宣布会议开始，然后介绍参会人员，也可以先介绍参会人员，再进行正式会议。

第一步是根据会议议程安排，按顺序列出所有内容，最后对会议或活动进行总结，提出号召或希望，在末尾一般对会议筹备服务人员进行感谢，结束语可以说些祝福的话。

　　2、开幕词

　　开幕词是大会发言的一种，是党政机关企事业单位、社会团体的领导人在会议开幕时所作的讲话，一般在称谓之后，直接宣布会议开幕，然后介绍与会者的身份、会议规模，表达对会议的祝贺。

　　主体部分则阐述会议的宗旨、议题等，说明会议要解决的问题和要达到的目标，最后提出会议的任务要求和希望，结束语一般用预祝大会取得圆满成功等祝贺词。

　　开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词都是致辞类，格式大致相同，只是内容侧重点有所不同而已。

　　（四）礼仪文书。

包括申请书、推荐书、证明信、介绍信、邀请书、请柬、聘书、贺信、贺电、祝