行业活动流程及实战技巧文档格式.docx

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活动目的的设立应该结合实际情况，尽量明确；

活动形式：

结合活动目的和客户特点，考虑具体形式；

活动内容：

内容，特别是演讲内容是决定会议的成败的最重要因素；

活动时间：

活动地点：

时间推进表：

合理分配时间，定期检查进度。

第二阶段：

活动实施筹备跟进阶段

参会客户的确认和邀请

到会客户的质量和人数是会议效果最直接的体现，所以一定要在活动策划时想明白“要请谁”，在执行时落实“怎么请”，“谁去请”的问题。

目标客户：

媒体记者：

行业会议一般不用邀请媒体参加，提供新闻通稿即可；

发布型会议重点邀请媒体参加；

渠道人员：

发布型或告知型的会议中均可邀请渠道人员参会。

会前准备项目

场地、物料等会议所需要素要提前准备。

物料提前制作，场地一定实地考察。

根据经验，会议中出现意外情况，原因往往是因为小事上考虑不细造成的。

场地选择：

会议的性质和客户的特点决定了选择什么样的场地；

会议物料：

主要包含会议文稿、展示物料、发放物料；

展示样机：

展示目的主要是吸引客户眼球，所以展示中最好能有

一些特殊外观、独特功能的设备，而不局限于客户实

际购买的产品；

会议设备：

提前考虑会议所需设备，重要会议笔记本、投影等关

键设备可考虑备份。

第三步：

公关准备

根据活动目的的不同，一些活动需要进一步通过媒体传播活动以及发布信息，以放大活动效果。

活动前期需要确认传播口径、公关计划，提前准备好会议新闻稿，保证活动后第一时间能够见诸媒体。

第三阶段：

活动实施阶段

会前准备会

做会时，最后两天非常关键。

通过会前准备会可以最后确定人员邀请、物料准备、会议内容等情况，这时还有可能根据实际情况对会议设置进行微调，可以避免一些会议当天因为太忙而容易忽略的问题。

现场布置阶段

现场布置时要考虑好人流的走向，避免造成某些区域来宾拥挤；

展示区位置方向、电源等要安排好；

基本环境搭建结束后，要预留出彩排时间。

第三步:

彩排阶段

彩排是保障会议效果的重要手段。

投影、音响：

提前调试好投影、音响；

会议PPT：

整体浏览一遍，避免部分版本兼容原因导致的排版错乱；

人员彩排：

主持人和演讲人熟悉环境、了解会议过程，现场试讲。

主持人需要对PPT结构、议程、串场词多次熟悉；

第一次演讲的人员，需要登台试讲；

现场光效：

现场调整，找到摄影亮度、投影清晰和演讲人感受之间的平衡

第四步:

活动实施

活动中要保证一名活动负责人，可以随时做到和会务公司协调处理问题，因为在会议中经常会出现一些需要沟通的临时事件。

活动负责人要进行场内巡视，最好不要固定任务，以便随时了解应对突发事件。

展会现场：

注意展区要保留讲解人员，并分配好具体人物和职责；

现场签到：

注意VIP、媒体记者、来宾、渠道分开签到；

摄影：

由于报销、返款等原因，需要设置专门人员进行拍照，该人

要清楚并清晰拍下所有必须拍摄的内容；

用户反馈表：

反馈意见是科学了解会议效果，以及获得销售和用户

信息的主要手段。

第四阶段：

会后的宣传和总结报销工作

第一步:

活动宣传

外部宣传：

大型活动需要公关配合，会议可以作为事件起点展开系列宣

传报道。

对于大区巡展类活动，每一站活动结束后，要盯紧

大区发稿工作，稿件最好能有区域特点，避免一篇稿子打天下。

内部宣传：

内部宣传对于活动总结，激发参与部门、大区的积极性，为

今后争取事业部和高层领导的进一步支持都十分有用。

这是

需要加强的部分。

第二步:

活动总结

活动结束后及时总结有利于经验和教训的积累，对于今后提高办会能力很有帮助，好的经验可以推广到今后的活动中去。

对于巡展，每次活动后的总结，对于其他未开展的活动有着最直接的帮助和指导作用。

总结出不足的价值更高，不要害怕发现问题，发现问题并想出解决问题的方法，这是最大的收获。

总部要收集大区优秀的策划亮点，在总结中突出对大区结合当地特色进行的二次创意的激励。

这些亮点同时也是今后策划的重要参考。

活动报销

活动结束后，按照报销规定及时整理报销。

客户回访

活动后，销售人员建议能够及时跟进客户回访。

通过反馈表信息，我们能够收集到一些采购信息；

同时借助送活动照片、了解意见等多种形式，提供客户回访的机会。

结束语

以上对活动的全过程进行了梳理，可以看到一个完整的活动要考虑很多细节，作为策划人员，需要熟悉各个环节。

策划小组要发挥核心领导的作用，不仅要在活动前期完成对活动的整体策划，在整个活动的实施推进过程中，还要及时监控和推进活动进程，确保活动成功。

二．会议实战技巧

1.客户邀请

1）确定客户

确认要请谁的问题，这决定了我们怎样邀请客户和确定会议演讲内容。

不同的客户群体有着不同的文化认知和行业习惯，我们在策划行业活动时要坚持“客户导向”的原则，基于客户的特点去构思活动。

•目前商用的客户一般可以分为传统行业客户（例如教育、政府等）、新兴行业（例如网吧）和中小企业客户三大类。

•从客户个人的角度细分又可以分为管理型和专家型两大类，这一划分主要涉及演讲内容的确认，对于管理型用户侧重于宏观和策略方面介绍；

对于专家型用户侧重于新技术和技术细节的介绍。

2）客户邀请

•传统行业客户相对信息比较明确，可以通过大区和代理直接邀请；

•新兴行业和中小企业客户因为群体面比较广泛，需要探索诸如直邮、媒体或行会协助邀请等方式。

•VIP客户邀请

−邀请VIP客户，一定要注意礼节和细节，在会前一天一定要再次确认领导能否出席，了解是否需要车接或者提供停车证，是否带司机等细节；

−确认相应级别的同方领导接待，提前考虑好是否需要安排桌签；

−有贵宾时需安排VIP室，会前在VIP室休息，注意要有相应陪同，会议即将开始时再引导至会场；

−签到时准备好胸花，会场预留VIP座位；

−如果需要致词或主持人介绍，需要提前提供确认的职务和姓名给主持人。

3）邀请步骤

•基本步骤：

−启动动员会，详细介绍活动情况，布置邀请工作；

（约提前2-3周）

−渠道提交预邀请用户名单，预先告知客户会议信息（可以口头或邮件形式）；

−送达正式邀请函；

（活动前一周的时间内）

−电话确认客户是否能够到会；

（会前1-2天）

•保障措施

邀请客户最容易出的问题就是执行渠道/人员重视不够，导致邀请失败，下

面一些方法提供参考：

−动员会期间，一定要让参会人清晰理解活动的基本情况和目的，使大家对会议的召开形成认同感，提供详细的关于活动的文字资料，保证活动信息向客户正确的传达；

−充分调动渠道的积极性；

−有专人负责邀请的总体组织推进，定期跟踪邀请结果；

−大区、省、渠道、行业经理，锁定各级邀请责任人，把责任落实到个人；

−明确责任人邀请目标，目标可以是单位或是区域，最终体现在人数上；

−制定人员邀请推进表，明确客户拜访次数，定期反馈。

（返回表格）

2.活动时间

活动时间的选择要考虑方面比较多，行业活动主要考虑以下几个方面

•公司的产品或销售策略；

•考虑客户采购的时间习惯，一般在采购开始前1-2个月左右为宜。

当开始招标后客户为了避嫌，往往不会参加厂商的会议；

•考虑客户的工作实际，例如避开周一，一般周一客户会比较忙或者有内部例会等；

•避开节假日，大假前后1-2周不宜做产品推广型活动，当然节日答谢类会议例外；

•避免与国家主管部门或当地政府的活动冲突，客户往往会优先参与这些活动。

3．活动地点和场地选择

•活动地点在当地应具有一定影响和知名度，但不建议选择太贵的。

一些新的酒店或度假村往往有着更吸引人设施或特色，且价格相对便宜，可以优先考虑。

•注意该处地理位置是否合适，交通是否方便，有没有足够的停车位；

•会议室大小是否合适，太大或者太小都会影响会议效果；

•会议室厅高是否满足现场布置需要，中间是否有柱子阻碍视线；

•室内有无空调、换气装置，因为会议期间场内人多，一定要保持会场空气清新，温度适宜，避免过冷或过热。

•是否有足够的展示区域，展区要求宽敞，尽量设在会议人流通道附近，（大型会议展示尽可能在会议室外、小型研讨会展示宜在会议室内）

•签到区是否有显著位置、开阔，以避免签到时人员拥挤或不易寻找。

4．会议物料：

1）发放物料：

发给用户的各种资料

请柬：

请柬应在活动前一周内开始发送。

太早了容易遗忘。

制作时注意预留足够的时间撰写

内容和设计制作，同时考虑货运的在途时间；

如果有抽奖，可以在请柬里突出显示抽奖字样。

资料袋：

公司介绍和各种产品资料，签到前装袋完毕，注意提前预留，保证会议所需数量。

−如果有为会议单独制作的手册资料，大量的工作是对内容的反复确认，所以这类制作物至少需要提前一个月开始启动。

礼品：

礼品可分为给贵宾的礼品和给普通来宾的礼品。

签到后期及时回收剩余礼品，特别是会议结束阶段避免员工随意拿走。

抽奖卡：

可以单独制作抽奖卡，签到发放时特殊说明，该卡用途。

建议采用新颖的抽奖方式。

新闻稿件：

（仅发送媒体记者）

2）会议文稿

A．文稿类资料

•主持人串场词：

注意灯光、音响师也要有一份；

•同方领导讲话稿：

如有高层领导致词，需要准备好发言稿，同时提供行业和会议背景资料供领导参阅；

•地方领导讲话稿：

提前送给被邀请讲话的领导；

•AV流程和切换表：

大型会议需要，保证会议期间AV、灯光、PPT的顺利切换

B．会议PPT

•PPT撰写

−会议PPT需要指定专人围绕会议主题撰写，经策划小组讨论后修改定稿；

−多个PPT时需要注意会议主题的贯穿一致，内容不要出现过多重复；

−多个PPT需要有专人作整合，最好采用统一的母板，统一的字体、版式。

•会议期间注意事项

−会议时PPT必须要有备份，最好装在两台笔记本电脑中：

−巡展会议各个分站注意修改PPT中领导姓名、城市和日期等信息；

−彩排时整体浏览一遍PPT，避免部分版本兼容原因导致的排版错乱。

•AV资料：

−会议上用的开场AV等声音视频资料，注意使用最新的；

老客户避免多次重复使用同一AV。

−上场音乐、背景音乐的准备。

要求节奏明快激昂，最好是专门的上场音乐。

−广告片。

可视情况在会前或产品讲座前的休息时间播放。

C．展示物料

−会议展示展板、易拉宝等需要提前确认文字内容，设计符合会议整体风格；

−员工可以制作佩戴统一风格的工作证

5．现场布置实战技巧：

1）会场布置

•桌椅摆放

−20人左右参与的座谈会，可以摆成圆桌会议布局，如果客户级别极高（如全部是省级、厅级干部、大企业总经理等）应考虑沙发类座位和整个会议室的豪华舒适感；

−20-100人可以摆成课桌式

−100人以上会议前两排课桌式，后面只保留椅子，尽量不要选择异形会议室造成座位难于摆放，尽量不要选择落地玻璃式会议室以免投影效果不好；

−横向的会议室桌椅可以设置为“\/”形。

•主席台搭建

−大型会议主背景板不宜太小；

−大型会议投影幕内嵌或制作立架，幕布下方不要留空，最好不要简单悬挂；

−演讲台一般置于主席台左侧，尽可能带上公司LOGO，演讲台上放置有倒垂式鲜花，演讲台上同时提供桌麦和无线麦克；

−主席台台阶最好分开设置，避免上下场人员碰头；

−电源线、电缆线等穿过行走区域的一定要粘贴固定好，避免绊到人。

•酒店提供的资源

−每个座位保证有纸和笔，便于客户记录和填写反馈表

−每个座位保证有矿泉水，或提供相应饮水设施

2）展示区搭建

•展示样机提前安装调试好软件或方案；

•主推机型要放置在突出位置；

•注意电源是否满足所有设备的供电需求；

•如果上网，需要接好网线或电话线；

•展板、设备说明牌根据样机摆放，粘贴到对应的位置；

•样机连接完毕后需要调试确认没有问题；

•机器调试时要同时打开所有的用电设备测试电路。

3）签到处的搭建

•选择开阔的空间，防止签到处拥堵

•如果签到处不易找到，应在主要路口放置会议指示牌

•签到开始前一小时，所有人员及物品到位（装好的资料袋分类、台签、胸花、签到本、签到笔、托盘、桌花等）。

6．用户反馈表：

•用户反馈表的设置

−反馈表一般以1-2页纸为宜，设题数量不宜多；

−答案主要以简单选择题为主，答案内容简洁清楚。

需要文字回答的问题不要超过2个；

−反馈表的基本内容：

客户联系方式、客户基本信息、会议满意度、对会议内容的反馈、采购信息收集、客户的意见等；

−调查问卷可以标号，用这个编号来抽奖，还可以通过反馈表信息和中奖者做简单问答，增强会议气氛。

•用户反馈表的回收

−会议期间要重视反馈表回收的工作，主持人至少要预留出1分钟以上时间，让客户填写反馈表；

−门口有专人回收表格；

−如果会议客户都是新客户，可以考虑会后凭借反馈表换取礼品的方式，但这一形式在行业会议中要慎用。

•用户反馈表的总结

−反馈表必须事后总结，选择题可以做成饼图；

反馈意见分类列出；

−原件和总结提交销售展开客户跟踪

−总结结果随同其他会议资料，提交报销