基层文秘人员必备的素质和能力Word文档格式.docx

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这就要求基层文秘人员熟悉党的路线、方针、政策和国家的税收法律法规，运用正确的立场、观点、方法去分析问题、处理问题，及时、准确地做好信息反馈工作。

譬如前不久中央召开的党的十六届六中全会，对如何构建和谐社会提出了一系列具体的要求，作为基层文秘人员就要深刻领会这些精神实质，才能写出一些符合中央要求、反映基层构建和谐氛围的文章来。

另外，基层文秘人员还要对国家最近颁布的一些税收法规政策以及总局、省局和市局新近下发的各类文件都要学深吃透，只有自己学懂弄通，才能了解上级精神，掌握真实情况，提出有价值参谋意见，为领导决策服好务。

3、要改进工作作风。

基层文秘人员必须求真务实，决不能满足于打电话、阅文件、看简报，必须坚持实事求是的工作作风，深入实际，调查研究，掌握真实情况，听取群众呼声。

要讲真话，报实情，有喜报喜，有忧报忧，不弄虚作假，不以偏概全。

只有这样，才能保证信息材料的真实性、准确性，更好地为领导决策提供科学依据。

（二）具有较强的业务素质

1、要具备信息基本理论知识。

从事基层文秘工作，一定要掌握基本的信息理论知识，并自觉运用这些理论知识指导实际工作。

首先，要掌握公文写作的基本知识。

机关公文是机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布行政规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告和交流情况的重要工具。

公文写作和校核，是基层文秘人员的基本功，每一名基层文秘人员都应当会写作，会办文，会核文。

在公文写作、核文中应注意把握以下五点：

一是公文的条款要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。

二是公文要准确地反映领导的意图和实际情况。

三是注意增强公文的可行性，切忌闭门造车，照抄照转。

四是公文不能文不对题，烦琐冗长，要力求语言通顺，符合逻辑。

五是公文模式要规范，行文要流畅，切忌主观臆造。

总之，随着形势的发展和信息化建设的加快，对机关公文的撰写、校核、审签和印发提出了更高的要求，基层文秘人员应当在工作中认真学习，不断探索，勤学苦练，成为机关公文写作的行家里手。

其次，要掌握信息的基础知识。

信息知识是指信息的理论、常识和方法。

掌握信息知识，就是要熟悉信息基本常识，熟悉各种信息源以及信息检索工具、检索方法等知识。

它包括：

（1）信息文化知识。

即具有基本的科学文化常识，对信息概念能正确地理解和应用，对信息技术的发展和变化有一定的了解，对信息文化的影响与走向有所把握，特别是对信息网络文化要正确理解。

（2）信息网络技术常识。

信息网络技术常识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等。

比如，信息系统数字化的基本原理，信息系统软硬件的内容，各自的功能特点等。

（3）政策法规知识。

由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题，也应引起重视。

比如使用计算机网络要遵循国家出台的法律条文；

使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止泄密问题的发生。

（4）税收信息知识。

税务机关的特殊地位和职能，要求工作中强调客观、真实和准确。

如果在信息工作中出现虚构夸大或只报喜不报忧，就会造成难以估量的损失。

因此，从事基层文秘工作只有坚持实事求是的原则，有一说一，有二说二，才能更好地为上级机关和各级领导提供信息服务。

2、要具备渊博的科学文化知识。

今天的社会，已进入知识经济时代，基层文秘人员对知识经济的到来，或多或少地存在不知所措的情况。

有的毫无准备，漫不经心；

有的知识老化，被层出不穷的新知识、新学科、新信息所困惑。

还有的在办公室工作多年，不仅对现代化办公手段无从下手，甚至连国民生产总值（GNP）、国内生产总值（GDP）这些简单概念也说不清、道不明，对一些经济常识也一知半解。

有的基层文秘人员从事文字工作多年，起草一个通知漏洞百出，撰写领导讲话稿总离不开“参照物”，常常老套路。

21世纪是知识爆炸的时代，是应用高科技、呼唤高素质人才的时代，对基层文秘人员来说，当前最要紧的是扎实练好以下基本功：

一要掌握微机操作。

知识经济的内核是软件，以国际互联网为骨干的微机网络已覆盖全球。

不懂微机，就等于是知识经济时代的“睁眼瞎”。

现在，不少地方建立了微机网络，基层文秘人员学习微机的热情高涨，或拜师学艺，或参加培训，或自学自练，有不少文秘人员能运用微机辅助办公，有的还能直接上机写作，这是可喜的一面。

但总体看，微机利用率不高。

作为为领导服务的基层文秘人员，更有必要把这21世纪的“看家本领”学好。

二要学好经济常识。

辅佐领导决策当参谋，离不开必要的经济常识。

现在推行资本重组，就牵涉到很多知识，资本的本质属性，资本的表现形态，资本的组合方式，它与现代企业制度的关系，与证券市场、产权市场的关系等；

还有税收经济常识，如宏观税负、微观税负、税收弹性指标、税收预警值等。

如果对这些东西不学习，不理解，就不能当好领导的参谋助手。

目前，经济常识的缺乏，成为一些基层文秘人员的短项。

木桶理论告诉我们，一个木桶盛水的多少，不是由最长的那一块决定的，而是取决于最短的那一块。

因此，基层文秘员应下决心“补短块”，把学习经济常识这一课补好，不论任务再重，事务再多，都要挤时间学习，要有“追科学”的勇气，要有“锲而不舍”的恒心。

三要更新知识结构。

基层文秘队伍中的学历和水平比较高，但这个“高”是一时一地的高。

当今是知识爆炸的时代，知识不是呈算术级数增长，也不是呈几何级数、指数级数增长，而是像原子裂变般地爆炸式增长。

据统计，近10年人类知识总量超过以往2000年的总和，并以每10年翻一番的速度不断增长。

与知识爆炸相伴的是知识老化速度日益加快，据有关资料统计，即使是刚入学的大学生，入学时学的是最新的知识，到4年后毕业时，已有90%所学的知识显得陈旧了。

这说明，对于为领导服务的基层文秘人员来说，更新知识显得比什么都迫切。

当务之急要学好税收理论知识，学会间接管理税收经济的科学方法，补上市场经济条件下强化信息工作的重要一课。

否则，总有一日将会江郎才尽，就被淘汰出局。

3、要具备一定的文字写作能力。

作为基层文秘人员的一项重要任务就是妙手著文章。

总体看，各地基层文秘人员的文字写作水平比较高，但与飞速发展的新形势对文字工作的要求相距较远。

有的人起草文稿内容老、形式呆；

有的人只会“照抄照转”，文稿无特色；

还有表述方式呆板，缺乏新意。

因此，基层文秘人员要以“快、准、新”为目标，不断提高写作水平。

所谓“快”，是指文思敏捷，反应快、构思快、成文快；

“准”，是指准确把握领导意图和思想；

“新”，是指文字工作的推陈出新、不断创新。

要达到这个标准，首先要多读书、读好书，具备扎实的理论功底、文字修养和软件应用、开发能力。

其次要与领导保持一种默契，力求吃透领导意图，并在文字上表达得淋漓尽致。

再次要做到扬长避短，对所服务的领导者的知识结构有所了解，缺什么补什么，尽力适应领导决策的需要，提供针对性强的服务。

总之，从事文字工作是一份十分辛苦的差事。

对于“爬格子”这件事，一定要做到千种情结，万般眷恋，兴趣盎然。

应把“爬格子”当作一种乐趣，一种情怀，一种寄托，一种希望。

弄笔杆子的确很苦，但也富有挑战性，当好一个合格的基层文秘人员要涉猎很多理论和诸多知识，要时常挑灯伏案，勤学苦练。

只有这样，才能提高文字表达能力，出手的文章才能做到文通句顺，内容准确，观点鲜明，语言生动。

（三）具有良好的品德修养

基层文秘人员加强品德修养，概括地讲就是“朴实、谦虚、奉献”。

1、朴实，就是作风要朴实、工作要踏实、办事要务实，待人要诚实。

所谓作风朴实，就是向领导反映情况、提供信息要求真务实，有喜报喜，有忧报忧，如实反映群众的呼声。

汇报工作要客观真实，报实情，讲真话，讲成绩不任意拔高，不弄虚作假；

讲问题不捕风捉影，不以偏概全。

起草报告文稿不讲大话空话，不做表面文章。

所谓工作踏实，就是不管做什么工作，都要事必躬亲，当不得“发号施令”的将军，做不得“只动口不动手”的君子。

对每一项工作，都要踏踏实实地干好，不能马虎了事。

所谓办事务实，无论是领导交办的事，还是同级要求办理的事，都要一丝不苟地办好。

能办的事积极办，难办的事创造条件办，做到件件有着落，事事有回音。

要按照优质高效、严谨有序的原则，努力办出水平，办出质量，使领导满意，让群众放心。

所谓待人诚实，就是要平等待人，宽厚容人，平易近人，诚实为人。

在与人相处中，实话实说，以诚相见。

对领导和群众一个样，对上级和同级一个样。

要尊重领导，领导的思想比文秘人员深刻，掌握情况比文秘人员全面，工作经验比文秘人员丰富，文秘人员不能受到赞扬就沾沾自喜，忘乎所以。

要尊重群众，接待来访群众或者接洽公务，不能以“钦差大臣”自居，盛气凌人，颐指气使，要以礼相待，平易近人，自觉维护部门的形象。

2、谦虚，就是谦虚谨慎，胸怀坦荡。

要谦虚谨慎。

基层文秘队伍是高学历、高知识的群体，但不能恃才傲物，要虚心向别人学习。

有才华而又谦虚，才为世人所景仰、所称道。

有才华应当在为领导服务和决策中发挥出来，而不能故意卖弄，哗众取宠。

纵使有学富五车、才高八斗，也来不得半点骄傲。

中国历史上的恃才自傲、狂放不羁的人不少，但都无所作为，应引以为戒。

要胸怀坦荡。

坦荡就是要有宽广的胸怀，有乐观向上的心境。

基层文秘人员非得胸怀宽阔不可。

首先，要有归功于人的度量。

如果代领导出面办了一件值得称赞的事情，帮领导起草了一个颇受欢迎的讲话稿，但不能贪领导之功，掠领导之美。

其次，要有代人受过的勇气，领导交办的一件事，可能因故而没有办好，就会受到领导的批评，要受得起委屈。

俗话说“宰相肚里好撑船”，文秘人员虽然不是“宰相”，但须有宰相之量，要真正领悟“海纳百川，不容乃大”意蕴。

3、奉献，就是乐于吃苦，勤于服务，不计名利。

一要乐于吃苦。

从事基层文秘工作要甘于吃两种苦，即辛苦和清苦。

辛苦，就是要受得劳累，耐得烦躁。

众所周知，基层文秘人员一天到晚找资料、做记录，伏案写作，起草各种材料；

一天到晚上传下达，落实领导交办的各种事项。

不论工作日还是节假日，无论白天还是晚上，有事随喊随到，随交随办，随要随有，加班加点是家常便饭。

有的同志讲，从事文秘工作，加班是正常的，不加班才是不正常的。

不是因为文秘人员的工作效率低要加班，而是因为文秘人员的工作要围着领导工作转，不是自己想休息就可以休息得了的。

文秘工作无小事，出不得一点差错或纰漏，必须全身心地投入，每天头脑里那根弦都绷得很紧，如履薄冰，如临深渊，十分费力，十分劳神，的确非常辛苦。

清苦，就是要受得寂寞，耐得清贫。

基层文秘人员都是做的幕后工作，局外人并不知情，很多时候是深居简出，寂寞难耐。

与其他部门的同志比，外出开会参观的机会比较少，福利待遇也明显偏低。

有的人认为文秘人员有稿费，可以名利双赢。

实际上，文秘人员写的文稿，大多署的不是自己的名，且费心伤神写出来的文稿，并不每篇都发表，发表的只有极少数，况且稿费也不多。

因此，基层文秘人员不但要耐得辛苦，还要耐得清苦。

二要甘于吃亏。

基层文秘人员的思想修养和知识水平一般都比较高，成长进步快的同志还走上了领导岗位，但多数同志的发展并不快。

有的同志感到付出的多，提拔得慢，吃了亏。

人往高处走，这可以理解。

有的同志信奉“不想当将军的士兵不是好士兵”的名言，认为既然能够做一棵参天大树，干吗还要做株无名的小草。

有的同志看到同事几年升副科，几年又升正科，而自己几年十几年还在原地踏步，甚至一辈子都无升迁的机会，感到很委屈。

因此，作为基层文秘人员一定要谈泊名利，甘于吃亏。

二、文秘人员必备的能力

文秘工作要卓有成效，关键在于文秘人员必须努力提高自己的能力，充分发挥自己的能力。

具体讲要注重提高以下6种能力。

1、敏锐的观察能力。

首先，要有强烈的政治敏锐性和鉴别力。

文秘人员要加强政治理论学习和自身修养，认真学习邓小平理论和江总书记“三个代表”重要思想，用正确的立场、观点和方法去观察问题、分析问题和处理问题。

其次，要善于透过现象抓本质。

即由表及里抓核心，去伪存真抓实质，分析论证抓主流，有的放矢地提出适应新情况、解决新问题的办法，为领导决策提供依据。

再次，要超脱事务抓大事。

必须围绕以经济建设为中心来研究和解决问题，紧紧围绕税收工作中心来开展信息调研。

只有这样，文秘人员才能为领导当好参谋助手。

2、辩证的思维能力。

思维能力是理解力、分析力、比较力、概括力、推动力、论证力和判断力等组成的综合能力。

基层文秘人员要认真学习唯物辩证法，敢思、爱思、多思。

“敢思”就是要敢于独立思考，敢于异想天开，敢于想别人不敢想的，只有敢于思考，才能打破常规，打破固有的思维定势，从而产生新思想、新思路、新点子。

“爱思”就是把思考当成一种乐趣。

“多思”就是多想，多想出智慧。

多思是通向智慧的方便之门。

多思包括正反思维、逆反思维和换位思维等，善于从不同角度、不同立场去看待问题、分析问题，得出不同的看法和见解。

只有这样，文秘人员的思维才会宽阔，思路才会清晰，才能产生高见和妙计。

3、高效的综合能力。

文秘人员要综合来自上下左右、方方面面的信息，为领导决策提供依据。

这就要求文秘人员要时时处处留心，收集和积累素材，坚持“四勤”、“四多”，练好“四功”。

一是眼勤，坚持多看，练好“政策功”。

即要认真学习邓小平理论和江总书记“三个代表”重要思想，学习党的路线、方针、政策，做到政策清，方向明。

二是脑勤，坚持多思考，练好“综合分析功”。

即要善于动脑，善于分析，善于从整体上、全局上把握事物的本质，为领导决策提供全面的、准确的、本质的情况。

三是腿勤，坚持多跑，练好“调查研究功”。

即要经常深入实际，深入基层，调查研究，掌握下情，反馈信息。

四是手勤，坚持多写，练好“文字表达功”。

即要勤于动笔，多写一些文章，不断提高写作水平。

4、深入的调研能力。

基层文秘人员要给领导当好参谋助手，就必须首先练好调查研究功。

首先，要当好“事前诸葛亮”，做好决策前调研，为领导决策提供科学的依据和预案。

其次，要协调各方关系，做好决策过程中的调研。

一项正确的决策，需要统一方方面面的认识，特别是领导层的认识，也需要研究与此配套的具体措施，这都要求文秘人员加强调查研究，做好决策过程中的组织协调，促使领导层尽快做出符合实际的决策。

再次，要抓好落实，做好决策后的调研。

正确的决策来源于正确的决策研究，而决策的实施同样需要决策的调研，决策后的调研，可以检验决策的正确与否，发现决策实施中存在的困难和问题，从而进一步完善决策，促使决策更好地贯彻实施。

5、准确的表达能力。

从事文秘工作的人员，必须在提高表达能力上下功夫。

第一，要有准确的文字表达能力。

从事文秘工作的人员，文字表达能力则是其“看家本领”。

第二，要有准确的语言表达能力。

文秘人员长期习惯用文字表达，很少在人面前讲话，一旦讲话，常常面红耳赤，一些想好的话表达不出来，或者表达不准确。

这就要求文秘人员不仅要有较强的文字表达能力，而且要善于口头表达，抓住机会多讲，练好演讲功，真正做到能说会道。

第三，要提高说服能力。

说服能“一言兴邦”，能“一言却敌”，能“一言成大业”。

文秘人员的说服能力并不是指苏秦式的“三寸不烂之舌”的当面说服，而是用李斯式的生花妙笔的说服，运用电脑网络、多媒体信息系统等进行说服。

6、干练的组织能力。

文秘工作要多出成果，组织才能的锻炼和提高是少不了的。

一方面，文秘人员有机会出面筹备和组织一些大型会议、大的调研活动。

另一方面，文秘人员有机会代表领导出面协调关系、处理矛盾、解决问题，这都要求文秘人员要有娴熟的组织才能和领导能力。

因此，基层文秘人员要适应形势，加强学习，学习理论，学习政策，学习组织工作的基本规律，学习协调的基本技巧，同时要大胆实践，干中学，学中干，干中完善，干中提高，真正使自己逐步成长为一专多能、独当一面的复合型人才。