01 质量管理体系文件控制程序Word文档格式.docx
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作业文件由各职能部门负责编写，主管业务部门审查，质检部负责人审定，主管领导批准发布。
形成公司标准的作业文件由企管部给出文件编号，同时填写《内部受控文件清单》（见附录A表A.1）。
5.1.5质量计划（质量保证大纲）
质量计划（质量保证大纲）由质检部按照GJB1406A-2005的要求编写，经主管领导审批后实施。
5.1.6记录
记录控制按BDZG-CX-02-2015《记录控制程序》的规定执行。
5.1.7技术文件编制和审批
5.1.7.1技术工艺部负责技术文件（包括技术标准、工艺规程、规范和生产过程中验收文件等）编制、审核、标准化审查，部门负责人审定，主管领导批准。
5.1.7.2签署者的技术责任
工艺文件各级签署者的技术责任见表1。
表1签署者的技术责任
栏目
签署人
技术责任
编制
编写人（工艺员）
对工艺文件的完整性、正确性、合理性、可靠性、安全性、继承性负责。
审核
主管工艺人员
与编制负有同等责任。
标准检查
标准化人员
对工艺文件的内容是否贯彻现行标准，工艺文件的齐套完整性，签署是否完整、正确，最大限度地采用标准工艺、标准工装等负责。
会签
质检部负责人
对所会签的有关部分的正确性、合理性、经济性、完整性、协调性、可加工性等负责。
审定
技术工艺部负责人
对工艺文件的编制依据是否正确、工艺方案是否合理、工艺手段是否可靠，技术安全、环境保护是否符合要求负责。
批准
副总经理（生产）
对工艺文件的完整、正确、统一、协调及工艺方案的可行性负责。
5.2文件的标识和格式
质量管理体系文件的层次描述、编号和编排格式以及条文排列格式等按GB/T1.1-2000的结构和编写规定执行。
5.2.1质量手册的编号
XXXX—XX—XXXX
文件首次发布年号
质量手册代号QM
公司代号BDZG
5.2.2程序文件的编号
XXXX—XXXX—XX—XXXX
文件首次发布年号
文件顺序号
程序文件代号CX
5.2.3公司/部门文件的编号
部门代号
5.2.4技术文件的编号
技术文件分为以下两类：
a）项目专用的技术文件；
项目通用的技术文件。
5.2.4.1项目专用的技术文件
BDZG－（XXX-XX）XX–XXX-XXXX
编制日期
存档版本号，用1代表第一版，按2、3、4……依次增加
XX：
文件序号01、02、03……
阶段标记
文件代号（产品代号、项目代号、业务单元代号）
公司代号
5.2.4.2项目通用的技术文件
BDZGXXX-XXXX
编制日期
文件编制顺序号
公司代号
5.2.5外来文件的编号
WQXXXX-XXXX
收文日期
文件接收顺序号，每年接受的第一个企业标准为001
WQ表示外来企业文件，X可以是J、G或Z，其中J表示技术标准，G表示管理标准，Z表示工作标准
5.2.6各部门名称代号：
QG--企管部CW—财务部SC—市场部SZ—生产部ZJ—质检部JS—技术工艺部CG—采购部SB—设备部BDZG--公司代号
5.3文件的评审、发放和回收
5.3.1质量手册和程序文件的评审
质检部组织相关部门和人员对质量手册和程序文件进行评审，评审后按4.1.2、4.1.3和4.1.4条款执行。
5.3.2技术文件的评审
技术文件的评审技术工艺部组织，质检部等相关部门参加，技术工艺部保存相关记录。
5.4文件的归档和发放
5.4.1各类文件归档前，须签署完整，企管部归口管理。
5.4.2各类文件归档时，档案人员填写《内部受控文件清单》或《外部受控文件清单》（见附录A.1和A.2）。
5.4.3发放文件加盖发文章后，档案人员根据文件内规定的应用范围进行文件发放，并将发放情况记入《内部/外部文件发放/回收记录》（见附录A.3），加盖受控章。
5.4.4对外发放文件时,经公司主管领导同意并办理审批手续，将发放情况记入《对外文件发送单》（见附录A.4），经发放单位盖章后（一式两份），企管部归口管理。
5.5文件的借阅、复制、使用和保管
5.5.1因工作需要借阅有关文件时，可以去档案室借阅，复制文件时，须经企管部负责人同意，档案人员在《文件借阅/复印（制）登记表》（见附录A.5）予以记录；
借阅时间最长不得超过一周，如不能在规定日期归还，需办理续借手续。
5.5.2文件归还时，档案人员确认无误后，在《文件借阅/复印（制）登记表》予以记录，然后将资料放回原位。
5.5.3工作现场为现行有效版本，文件使用者在使用之前，须确认文件为签署完整的现行有效的受控版本，并妥善保管，不准私自复制和借用。
因特殊情况确需复制的，须经企管部部负责人批准。
5.5.4若文件丢失，文件持有人应及时向文件发放部门说明原因，重新办理申领手续。
新领用文件分发号末位加注英文字母“B”以区分，发放部门书面通知各部门注意寻找，防止误用。
遗失文件一经找回，应及时交发放单位处理。
5.5.6文件应保持清晰，易于识别，不得随意用笔勾画、添加和涂抹任何内容。
5.6文件的更改
5.6.1质量手册、程序文件和作业文件的更改和换版
5.6.1.1质量手册、程序文件的更改由质检部负责，作业文件的更改由各有关部门负责，并分别负责保存更改记录。
5.6.1.2文件需要更改时，由文件更改提出部门填写《文件更改单》（见附录A表A.6），经审批后方可实施更改。
5.6.1.3必要时，质检部负责组织对需更改的文件进行评审。
5.6.1.4文件更改的审批人员应与原审批人员相同。
当原审批人员更换岗位时，由接替其岗位的人员审批。
5.6.1.5由负责文件更改的部门将经批准的《文件更改单》发放至持有文件的所有单位，并监督实施更改。
5.6.1.6对少量或局部更改的文件，可采取换页的方法，该文件的版次号相应变为“第1次修改”、“第2次修改”……文件经多次更改或文件需大幅修改时应进行换版，换版后原版次文件作废，新版文件的版次号从“第0次修改”重新开始。
5.6.1.7更改换页或换版，均应填写《更（修）改状态一览表》（见附录A表A.7）。
5.6.2技术文件的更改
5.6.2.1技术文件的更改要求
a）原工艺文件（含工艺附图）签署完整下发后，不允许擅自改动。
需要更改时，凭签署完整的《工艺文件更改通知单》（见附录A表A.8）进行更改。
当被更改的内容将引起相关的其他工艺文件更改时，则应同时进行相应的更改；
b）《工艺文件更改通知单》的签署级别应与原工艺文件签署级别一致；
c）关键工艺和技术参数等重要更改，其《工艺文件更改通知单》应附有论证、试验报告；
d）工艺文件因更改增加页数时，页次号用前页次号加字母a、b、c、……表示。
例如前页次号为18，则新增的页次号为18a；
e）《工艺文件更改通知单》下达后，需要更改的内容应在规定实施日期前更改完毕；
f）工艺更改可能出于以下原因：
1）制、描图及打字错误；
2）工艺编制错误；
3）工艺编制遗漏；
4）工序间的调整和工装改动需要的更改；
5）工艺方法不合理；
6）产品设计更改所涉及的工艺更改。
5.6.2.2更改程序
a）工艺人员填写《工艺文件更改通知单》；
b）工艺人员按原签署路线征集签署，必要时应经有关部门会签；
c）按批准的《工艺文件更改通知单》，按批准的工艺文件的各持有单位指定专人完成更改，并保留该通知单；
d）《工艺文件更改通知单》应统一进行编号、登记、发放、存档。
5.6.2.3更改方法--划改
划改一般用于更改尺寸、代号和文字的简单更改。
更改方法如下：
将需要更改的部分用细实线划掉（封面页数栏允许刮改），在附近填写新的内容。
更改标记填写在细实线的圆内，再自该圆引出一条或几条细实线分别指向各更改部位。
例如：
更改时必须在被改文件同页的更改栏内填写的内容：
a）“标记”：
由圆圈和小写体英文字母组成，例如
、
……等；
b）“处数”，同一更改标记的处数（更改处数根据实际情况确定，一般更改一个代号、一个附图、一条技术要求、一个尺寸或一个符号等均可称为一处更改，但凡连续的多行更改或整行、整列的表格更改可按一处计）；
c）“更改文件号”，即《工艺文件更改通知单》的编号；
d）“签字”和“日期”，由负责更改的人员签写姓名和日期。
5.6.2.4更改方法--换图/换页
多次更改文件已模糊不清，或者虽初次更改，但更改内容较多，更改后文件已不清晰时，应编制新的底图。
a）应将旧底图主标题栏内的全部内容抄写在新底图的主标题栏内；
b）负责制出新底图的人员，在附加栏内签字；
c）新底图更改栏内的“标记”栏填写最后一次更改所用标记；
“处数”栏填写“换图”；
“更改文件号”栏填写最后一次《工艺文件更改通知单》编号；
“签字”和“日期”栏由负责复核的工艺人员签写姓名和日期；
d）在旧底图的空白处，注明“此图已作废，由底图总号×
×
代替”，并由注明人签字。
5.6.2.5更改方法--作废
即终止工艺文件的使用，应在工艺文件上盖“作废存档”字样标识。
并从各有关单位收回作废的图样和文件，统一存管或销毁。
5.7文件的作废和回收
5.7.1文件换版或修订后，新文件批准生效时，旧文件同时作废，文件发放部门应如数收回作废文件。
5.7.2若因需要保留作废文件，发文单位除保留一份用于存档外，其余应按规定销毁；
应在作废文件及电子文件介质上加注“作废保留”标识，以防止非预期使用；
5.7.3作废文件的保存期满后，办理文件销毁审批手续，按规定销毁，并保留相关记录。
5.7.4文件回收部门应将回收情况在《内部外部文件发放回收记录》中登记（见附录A.8），在备注栏注明“作废”。
5.8文件的销毁
5.8.1各类文件作废失效时，相关人员填写《文件作废/销毁申请单》（见附录A.9）,并经主管领导批准，由企管部销毁。
5.8.2原文件有保存期限要求的，按要求予以保存；
没有保存期的，每年集中评审一次，以确定是否需要继续保留。
5.8.3需作废销毁的外来文件，相关人员提出销毁申请，主管领导批准后，企管部实施销毁。
5.9外来文件的控制
5.9.1各部门应识别质量管理体系所需的外来文件（包括顾客或其它相关方提供的文件、国家标准、行业标准、法律法规等），向企管部和技术工艺部提出需求，由技术工艺部提供并统一编号建立发放、回收台帐。
5.9.2有关的法律、法规及国家或行业标准按原名或代号进行标识，顾客提供的文件加盖“外来”标记予以标识。
5.9.3当外来文件的内容有变化时，其主管部门应及时发放新文件、回收旧文件，保证相关部门所使用文件的有效性。
6质量记录
《内部受控文件清单》JL-4.2.3-01
《外部受控文件清单》JL-4.2.3-02
《内部/外部文件发放/回收记录》JL-4.2.3-03
《文件借阅/复印（制）登记表》JL-4.2.3-04
《对外文件发送单》JL-4.2.3-05
《文件更改单》JL-4.2.3-06
《更（修）改状态一览表》JL-4.2.3-07
《工艺文件更改通知单》JL-4.2.3-08
《文件作废/销毁申请单》JL-4.2.3-09
附录A
表A.1内部受控文件清单
编号：
JL-4.2.3-01序号：
序号
文件名称
编号/版本
发布日期
使用部门
保存期限
备注
01
质量手册
BDZG-QM-2015
2015年6月25日
02
程序文件汇编
BDZG-CX-2015
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
编制：
审批：
日期：
表A.2外来受控文件清单
JL-4.2.3-02序号：
保存部门
中华人民共和国产品质量法
2000.09.01
企管部
中华人民共和国劳动法
1995.01.01
中华人民共和国公司法
1994.07.01
中华人民共和国合同法
1999.10.01
中华人民共和国劳动合同法
2008.01.01
中华人民共和国消费者权益保护法
2009.08.27
中华人民共和国标准化法
1989.04.01
质量管理体系标准
GB/T19001-2008
环境管理体系标准
GB/T24001-2004
职业健康安全管理体系标准
GB/T28001-2011
表A.3（内部/外部）文件发放/回收记录
JL-4.2.3-03
文件
分发号
发放时间
接收人签字
回收时间
回收人签字
备注
质量手册
表A.4文件借阅/复印（制）登记表
JL-4.2.3-04
文件编号/版本
文件形式
借阅/复制日期
借阅/复制人
归还日期
归还人
表A.5对外文件发送单
JL-4.2.3-05发送单号：
文件编号
文件名
密级
份数
页数
发出单位：
经发人：
发出日期：
接收单位：
接收人：
接收日期：
说明：
请接收单位收到资料后签名，加盖公章，并速退本公司一联。
表A.6文件更改单
JL-4.2.3-06序号：
更改文件编号
更改文件名称
更改次数
提出部门
原版本/状态号
实施日期
更改原因
更改位置
更
改
内
容
前
后
责任
意见
姓名
日期
制定
审查
审定
批准：
表A.7更（修）改状态一览表
JL-4.2.3-07序号：
更改单号
更改页码及内容
更（修）改人
更（修）改日期
表A.8工艺文件更改通知单
JL-4.2.3-08
山东宝鼎重工
产品名称
产品代号
工艺文件更改通知单
更改单编号
共页
第页
代号
册号
页号
更改内容
标记
处数
发往部门
更改前
更改后
同时更改文件
库存和在制
品处理意见
表A.9文件作废/销毁申请单
JL-4.2.3-09序号：
编号
版本
作废/销毁原因：
申请部门：
申请人：
质检部意见：
签字：
主管领导处理意见（包括处理方式）：
签字：
处理结果：
处理人：
注：
1.销毁原因：
过期失效、换版、破损不洁、法律法规更改及其他情况。
2.处理结果：
指封存、留作参考、销毁等。
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