连锁大药房财务管理制度精品Word格式.docx
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3.财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。
会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。
4.财务工作人员应当会同总经理定期进行对财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。
5.财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理，并报送有关部门。
会计报表每月由会计编制并上报一次。
会计报表须会计签名或盖章。
6.财务工作人员对本公司实行会计监督。
财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；
对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。
7.财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理书面报告，并请求查明原因，作出处理。
8.财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。
9.出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管及收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。
10.财务审计每季一次。
审计人员根据审计事项实行审计，并做出审计报告，报送总经理。
11.财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。
12.财务工作人员办理交接手续，由总经理或总经理派人监交。
五、支票管理
1.支票由财务部出纳员人保管使用。
2.支票付款后支票存根及发票由经手人签字，会计核对购置物品由保管员签字。
六、现金管理
公司可以在下列范围内使用现金：
1.职员工资、津贴、奖金；
2.个人劳务报酬；
3.出差人员必须携带的差旅费；
4.结算起点以下的零星支出；
5.总经理批准的其他开支，结算规定的调整，由总经理确定。
6.除本制度第5外，财务人员支付个人款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票支付；
确需全额支付现金的，经会计审核，总经理批准后支付现金。
7.日常零星开支所需库存现金限额为2000元。
超额部分应存入银行。
8.财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付（即坐支）。
因特殊情况确需坐支的，应事先报经总经理批准。
9.财务人员从银行提取现金，应当填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。
10公司职员因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经会计审核；
交总经理批准签字后方可借用。
超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。
11.符合本规定第一十四条的，凭发票、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。
12.发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记帐凭证。
13.工资由财务人员依据总经理办公室及各部门每月提供的核发工资资料代理编制职员工资表，交总经理签字，财务部审核，财务人员按时提款，当月发放工资，填制记帐凭证，进行帐务处理。
14.差旅费及各种补助单（包括领款单），由部门经理签字，会计审核时间、天数无误并报送总经理签字，填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。
15.出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。
帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。
七、会计档案管理
1.凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。
2.会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记帐、主管），由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。
3.会计报表应分月、季、年报、按时归档，由总经理指定专人保管，并分类填制目录。
4.会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。
八、门店票据管理
1.门店单据：
进、销、存、退货、调拨、缴款单据必须按照时间的先后顺序整理完整齐全装订归档，要求单据的传递必须做好以下登记：
票据总金额、流水单号依次排好顺序，整理装订并填写交接单由双方确认签字。
如因单据未及时上交而影响财务结算的，每次罚款50元。
因个人保管不利而造成单据丢失的，给公司造成经济损失的由门店负责人承担。
2.单据的留存时间为：
门店联至少保管2年以上，财务联至少保管5年以上。
3.门店发票：
由店长同意保管，手工填写式发票在开具时要套用复写纸并使用圆珠笔一次性填写，书写后发票联、记账联上所有字迹应是复写纸留下的“蓝颜色”
且存根联背面“蓝颜色”字迹非常明显。
如果不能反映这些特征，属于单联填写，要给予处罚（新发票管理办法第三十五条）执行。
4.发票发放时必须凭顾客购物小票开具,并在小票上注明发票已领取,发票的存根联保管由店长负责,不得私自外借和挪用发票.如因违规操作的每次罚款500元,给公司造成经济损失的由店长全部承担。
第二章：
出差、费用报销的管理规定
一、本单位所属员工因公出差国内，依据本办法预支和核算差旅费。
二、本单位员工乘坐火车、飞机、轮船按下表标准补助、发给交通费。
三、行程超过1500公里：
飞机；
行程未超过1500公里：
火车、汽车。
四、出差乘坐火车、飞机、轮船标准表：
职称
火车
轮船
飞机
备注
总经理
硬卧或硬座
二等
经济
部门经理根据具体情况标准支付
正式员工
1.乘坐轮船、火车及长途汽车凭相应的票据报销。
2.逢紧急公务必须搭乘飞机时应先报告总经理批准后方可成行，事后凭飞机票报销。
3.搭乘单位交通工具者，不予报销交通费。
4.出差有厂商报销路费的公司不在报销交通费。
5.白天在早上7：
00-12：
00期间乘座火车，行程6小时以内的为硬座，行程超过6小时的为硬卧。
晚上12：
00-早上7：
00期间乘座火车离目的地行程3小时以内的乘座硬座，乘座3小时以上的乘座硬卧。
五、出差的员工膳食、杂费按下列标准核发。
经理：
每日补助100元；
一般级：
每日补助50元；
国内当天往返的按照50％的标准补助；
出差参加厂商会议由厂商安排食宿的时间内不享受补贴。
六、财务收支报销程序
1.本程序规定了各项费用、商品货款结算、审核、批准、核销的处理流程和规定。
2．本程序适用于各项费用，商品采购货物、低值易耗品等费用的审批、核销。
3．规范财务收支核销程序，控制费用支出，降低成本费用；
4．简化办事程序，提高办事效率。
5．公司有统一开支标准费用的核销：
（1）报销提供正式发票：
如通讯费、交通费、汽车费用、招待费、业务费等（审核内容：
发票时间、商品名称、数量、单价、金额、印章）审核；
（2）无发票的必须提供正规单据：
（如：
单据内容：
时间、商品名称、数量、单价、金额、印章、供货单位地址、联系人、联系电话、招待费无票必须要有点菜单明细）等，由报销人将单据粘贴平整交财务部，按规定标准审核，财务部负责人签批后，由主管财务经理签批、交财务核销。
6．差旅费的报销：
出差前出差人填写出差申请单，写明天数、地点、途径路线、任务等内容，经主管财务经理签批后到财务部借支差旅费，出差回来三天内到财务部核销费用。
若无特殊费用发生，可直接将单据粘贴平整交财务部会计审核，财务部负责人签批后，由主管财务经理签批、交财务报销；
若有飞机票、软卧票、招待费、的士票等特殊费用，需单独报主管财务经理签批后，再连同出差单据一起交财务部按有关规定审核，予以报销。
7．办公用品、低值易耗品的报销：
由行政部采购员应持经批准的“申请购单”、采购发票、品种明细；
由仓库保管员“验收入库单”签字后，到财务部会计审核，财务部负责人签批后，由主管财务经理签批、交财务部核销。
8.各门店各项费用报销时间改为每月（5号）月度会（各店店长提前到财务）到财务部会计审核，财务部负责人审批后，由主管财务经理审批报销，平时不于报销。
门店报销流程图
（1）由门店填写各项费用报销单各店店长
（2）由财务部会计审核报销金额XXX
（3）由财务部负责人审批XXX
（4）由公司总经理审批XXX
（5）由财务部出纳支付XXX
6．其他临时任务急需开支的费用：
先财务部会计审核，主管财务经理审批、财务部负责人签批后交财务报销。
7.费用发票、单据报销期不得超过三个月报销，超期单据、费用发票自负，特殊情况本人写出书面说明，由主管财务经理审批、财务负责人签批后交财务报销。
8．商品部对各供应商签订采购货物合同时，必须要注明货款结算方式：
现款、预付款、货到付款；
实销结算方式：
送二销一、月结；
合作方式：
代销、经销、联营、租赁等。
是否提供“增值税专用发票”的供应商客户；
商品部签订所有供应商（包括：
营业外收入部分；
如：
管理费、返利费、配送费等）合同必须给财务部提交一份合同，财务部结算货款时便于结算核对。
财务部结算货款（依据百威软件数据核对）进行结算。
9.货款结算：
对所有供应商必须建立供应商（供货单位、委托结算人、电话、身份证复印件、开户银行、帐号等）档案，对各供应商对帐在本月15日至16日集中（节假日顺延）对帐，逾期不于对帐，财务部从XXXX年4月1日起，每月在17日至20日集中（节假日顺延）结算（供应商货款不得超过一年结算，超期自负），逾期不于结算。
代销结算货款时由供应商填写货款结算单、商品部负责人审批、财务会计（依据百威软件数据核对）审核、财务部负责人审批、结算票据留财务部出纳办理付款转帐支付（结算后财务并加盖货款已结算印章）或汇付。
供应商结算货款流程图
（1）由供应商填写货款结算单委托结算人
（2）由商品部负责人审批刘芳、陈玲
（3）由财务部会计审核左秀敏
（4）由财务部负责人审批刘光磊
（5）由公司总经理审批张炜
（6）由财务部出纳支付陈荣
附：
结算单格式一式三联；
其中：
商品部、存根留底、财务部各一联。
货款结算单
供货单位：
年月日第XX0000号
货款时间
上期余款
入库金额
退货金额
库存金额
实结金额
联系人：
XXX
开户行帐号：
商品审批：
返利％
结算截止间：
实结金额大写：
拾万仟佰拾元角分￥：
总经理：
商品部：
出纳结算人：
制单人：
10．自采商品的结算：
结算货款时间：
财务部从XXXX年4月1日起，每月在17日至20日集中（节假日顺延）结算，逾期不于结算。
结算货款由商品部办理付款单、商品部负责人、主管财务经理、财务部（依据百威软件数据核对）签批后，交财务部出纳转帐支付（结算后财务并加盖货款已结算印章）或汇付。
预付货款由商品部办理汇款申请单，商品部负责人、主管财务经理签字后，财务负责办理转帐支付（结算后财务并加盖货款已结算印章）或汇付。
对于新的货商或新品采购货物付款必须由主管财务经理审批后给予支付，财务负责办理转帐支付或汇付。
预付货款申请单格式
预付货款申请单
年月日
商品名称
规格
生产企业
现有库存
数量
单价
金额
汇款金额合计：
开户银行
帐号
收款人电话
申请人
经理审批：
财务出纳：
经办人：
11．药业公司储运部直配单送各门店货物票据流程与结算；
药业公司储运部对直配单送各门店货款票据一式三份，其中：
白联仓库留存；
红联报财务部；
黄联门店留存；
由仓库保管员及复核员签字后，由配送（司机）员随同货物、票据送达各门店，各门店验收（红联）签字后，配送（司机）员或其他人员将门店货物票据带回交储运部转交财务部各门店货款金额（依据百威软件数据核对）按月汇总，各门店入库货款金额
（依据百威软件数据核对）按月汇总，核对无误财务部做帐。
12．各门店退货款时，由药业公司储运部开据退货单，储运部负责人签字、仓库保管入库签字后，由财务部（依据百威软件数据核对）下帐。
13．药业公司储运部配送（司机）员，将各门店缴款单每月分四次传递财务，传递时间：
本月8日、16日、26日、第四次下月1号下午（若星期天可延迟2日上午）交财务部。
XX医保结算月报表、XX医保刷卡单汇总表，将在下月5日以前传递交财务部。
第3章：
门店盘存管理制度
为加强存货管理人员的责任，保征存货收发的正确性，以达到合理管理存货的目的，特制订本制度。
参加的部门：
公司总经办负责总体调配工作；
营运部负责人员安排工作；
网络部负责盘存工具、盘存表工作；
商品部负责盘存后审核工作；
财务部负责盘存跟踪和监督工作；
店长负责盘存准备及日清工作；
为准确规范库存商品，对盘存工作作如下相关规定：
一﹑盘点前准备工作
1.划分门店各责任人盘点区域（一般按照营业员负责的区域进行划分）
2.把门店中的商品（包括放在货柜、小仓库的）整理并摆上与之对应的货架。
当天到商品应及时清点完毕整理上货架，如有差异及时和储运仓库联系，并做相应的处理。
3.商品的整理
A.同一种商品（同规格，同品名）如果有放在两个及两个以上地方摆放的，应在盘点前全部摆放在一起，便于盘点录入，一个商品只能有一个货位。
B.检查货架的价格标签是否与商品相对应，发现不对及时打印价格标签，以免造成漏盘，错盘。
C.同一种商品应归类整理好。
（如按照批号盘点，应用牛皮筋将同批号的捆绑好，以便盘点）
D.关于大小包装的商品，首先应将它们整理在同一货架，能将小的商品整理换成大包装的商品应先整理成大包装，按照大包装的条码盘点入库，其余的小包装再按照小包装
的店内码盘点入库。
E.当日确认互配互借的往来上下账工作，做到实物到店欠货归还，不得遗漏导致盘点结果差异。
二﹑盘点前设备准备工作
1.检查盘点用的电脑、扫描枪、无线路游器、电线、网卡等等与总部配发下来的是否一致，如果发现不准确，及时和网络部联系。
2.组装电脑和其他设备，调试网络和盘点系统等软件设备是否能正常工作，如果发现不能正常工作请及时和网络部联系，及时解决，以免影响盘点工作。
三﹑盘点工作开始的步骤:
1﹑各门店在单日的营业结束后,立即上传当天的零售数据,上传成功后,报储运部处并进行日结,等储运部通知后导入库存。
2﹑检查盘点系统中的是否有盘点数据，有发现的话及时进行清零处理。
3﹑盘点开始应按照货架从左到右，从上到下的原则，依此盘点，一般情况下由总部安排指定人员进行扫描录入，由营业员报商品的批号和数量。
（如果发现数量不对的，应再次盘点确认）
4﹑在盘点过程中应该及时根据录入的数量进行保存，避免录入过多后保存造成电脑卡机，甚至造成死机，影响其他电脑的运行。
5﹑盘点录入结束后，检查所有盘点电脑的盘点系统中的盘点数据是否保存，及时保存并上传盘点数据。
6﹑盘点结束后，整理盘点电脑等按照总部配发的原貌整理打包好，等待次日送回总部。
四﹑盘点后期工作
1.盘点的次日，各门店后台或者店长检查远程系统，导出差异数，整理并打印复盘表，对有差异的商品进行复盘，当日内完成并发给商品部。
（必须当日完成，不然的话会影响仓库的正常工作）
2.盘点结果责任：
a:
销售错误确认：
同品名\外包装一致导致销售错误，查实收银责任人承担互抵后的差异金额（此项为零售差异金额），如无法明确具体责任人，由收银员平均分担。
b:
仓库配货错误：
同品名\外包装一致导致收货错误,由收货人承担互抵后的差异金额（成本金额）。
c:
因前次盘点错误导致的盘亏查明责任人，由责任人承担盘亏（成本）金额。
d:
货物的丢失按《XX药业防损比例》承担。
e:
除销售错误/仓库配货错误的盘盈,经店长确认，纳入库存管理,不与其它相抵.
3．盘点结束一周之内，各门店必须上交分析汇总表,盘点结果确认表及各责任人承担相应部分金额。
4．盘亏承担数据打印粘贴公告。
五．执行责任
1．未在规定时间上交数据,对店长分别处以50——100元的罚款.
2．盘点分析确认后,发现库存有误,总部纠正错误,但不执行充抵原则,视同新的盘点结果处理。
六．商品防损条例
为保证公司财产安全,提高全员安全防范意识,切实将防损责任落实到人,特制定本条例。
防损条例：
1．确定每个营业员防损责任区,做到全员防损,人人有责。
2．管理及后台人员必须经常到营业区内进行巡查。
3．前台及防损员必须要求顾客寄包并按规定的出入口进出药店。
4．保持店内电子监控系统的正常工作并经常查看,查找和确定形迹可疑人员。
5．贵重药品必须实行开单或跟踪销售并进行库存盘点交接。
6．整条或整盒药品必须拆散以零售基本单位上柜陈列。
7．员工及供应商业务人员离店或下班必须有管理人员监督自清。
自清要求：
工衣脱掉、外套解开、包包自查、口袋自拍。
奖励条例
1．对抓获偷窃分子（无论偷窃物品价值多少）的员工按50元/次进行奖励。
2．对提供形迹可疑分子信息的员工,如信息被确认按10元/次进行奖励。
3．对举报内部员工偷窃行为的员工,月基本工资晋升半级（100元/级）。
处罚条例
1．内部员工偷盗按所偷物品累计损失价值的三倍进行处罚,取消当月全部工资并予
以除名.金额较大（价值500元以上）,情节严重者移送公安部门处理。
2．从XXXX年4月份起,各分店每季度盘存一次,对于当月盘亏金额大于核定损耗的门店由财务部安排次月应继续盘点，（遇店长离职也应同步安排盘点交接）盘亏损失在减去核定的损耗后（核定损耗额=月销售额*核定损耗率）,余额由分店全员承担.。
各岗位员工承担标准如下：
项目
核定损耗率
店长
主管
领班
营业员
收银员
A类店
0.15%
30%
40%
B类店
0.1%
60%
C类店
50%
备注：
承担比例：
编制在8人或以上的门店店长必须承担30%；
6—7人的门店店长承担40%；
6人以下的门店店长承担50%（不含6人）。
1、员工增加则相应减少营业员、收银员个人承担比例，反之则增加管理人员承担比例不受其他员工人数变动影响；
当门店无主管、领班时则承担比例核算至员工承担比例内。
2、盘存损失在核定损耗内的,减去过期商品和报损商品损失后，节约部分按盘亏承担标准，奖励到人，亏损金额盘存月当月核算到人,奖励金额每年度综合核算一次奖励到人。
3、对工作不足盘点周期的员工按照相应工作天数比例执行以上核算标准，对离职时未进行盘点的门店员工应预留100元/人的标准作为盘存预留款，待盘点后核算再行发放。
七、加班认定及加班补助核算的管理办法
零售行业的加班认定是以绩效为考核依据，以销售结果导向为加班报酬的具体体现！
不同于其他行业工种，并非以计时为加班认定报酬的核算劳动报酬体系！
准确来说零售业的加班报酬是结合加班过程中产生的经营绩效来核算加班报酬的，举例：
如
果没有销售绩效，就算是24小时的不间断工作也是无效的工作！
没有绩效就没有报酬可言！
结合市场规则根据公司现阶段经营绩效情况，现对公司非销售绩效导向特殊情况下的加班做出以下规定：
1.大型活动宣传加班：
根据公司加班要求，店长以下员工每场活动补助30元/人的加班补贴，未按要求参加加班人员不享受该补贴，并按照相关管理办法处罚！
（小型、会员日活动期间的宣传除外）
2.活动期间的销售加班：
以加班期间销售绩效结果的增长数据来核算各项加班销售提成及奖金，不作其他加班补助。
3.盘点加班：
参与盘点员工每次15元/人的加班补助（含盘点车费、餐费）。
4.其他加班：
除开以上3种情况的临时性加班由总部加班组织部门加班前书面审批确认方可认定加班！
加班报酬根据加班人员的岗位基本工资比例按小时核算加班工资。
5.特别规定:
门店主管以上职员含总部人员均以绩效考核为劳资依据，以岗位责任制来核算分配劳动报酬，未按照岗位责任制完成的工作应当自觉主动进行加班完成，不再核算其他的本职工作内的加班工资！
之前与之抵触的文件均已本制度为准。
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