会务手册超级详细实操版Word下载.docx
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2.全力将我们负责的事做到最好;
3.兼顾效益与效率(在每一刻都保持乐观);
4.随时确定您的职位(或角色)是有人可代替的;
5.活动中随时纪录对活动有益之建议交予大会总监;
6.请穿着大会规定之服装,并保持整齐清洁;
7.请于规定时间就定位;
8.请随时向总监报告去向,以便不时之需及突发状况之处理;
9.请随时保持微笑及热情;
10.请主动热情招待大会贵宾;
11.请于规定时间内用餐及休息;
12.请随时带上工作人员证;
13.迟到一分钟罚款50元,现金缴纳。
谢谢您的合作!
协议书
1.随时保持微笑;
2.说正面积极支持性的话语;
3.清楚知道无论何时讲者都是真诚的沟通;
4.达成您的协议(负责任);
A.做出您愿意并一定保持的协议;
B.在最恰当的第一时间沟通任何可能会破坏协议的潜在危机;
C.在最恰当的第一时间除去任何可能会破坏协议的潜在危机;
5.如果发生任何问题,请在最恰当的第一时间向能处理此事件的人沟通;
6.兼顾效力与效率(在每一刻都保持乐观);
7.乐意去赢并让别人也赢(双赢);
8.集中焦点于正在发生的每件事;
9.同意去达成协议;
10.随时确定您的职位(或角色)是有人可代替的;
11.在最后期限前将您的工作完整的处理,并清楚提出您对工作的描述和职务所在,并且在活动第一天开始前一个小时就定位,和组长顺流程;
12.在活动中不只是工作,应随时记录下对活动有益的任何建议,将它写下后请交给外场组长,并务必将这些差异更新至外场活动手册,以作为下次改进之用;
13.随时遵守协议;
14.在任何时间请维持专业的举止;
15.能处理学员的沮丧反应。
请随时向组长报告您的去向,以便不时之需与突发状况
请随时清洁会场环境及工作人员区域的清洁
!
论坛会活动信息
一、论坛会日期
1)、2019年3月18-21日(星期一至星期四)
2)、8:
00签到,9:
30开始
二、进、退场时间:
A、论坛会布场时间—2019年3月17日;
B、论坛会集合时间—2019年3月17日;
C、论坛撤场时间—2019年3月21日19:
00后开始进行各组撤场作业及大型物(背景板、椅子、灯光、音响)撤场作业。
三、论坛会会场信息
酒店:
君源铂尔曼酒店
地址:
东莞长安
会务总负责人:
余少华
大会执行人:
梁智勇,蒋玉菡
大会场外负责人:
王建华
内场负责人:
胡静玥(助理:
郝瑞婷)
大会协调人:
胡静玥,闫书铭
论坛会会活动流程
日期
时间
3月18日
3月19日
3月20日
3月21日
上午
下午
晚上
论坛会主讲嘉宾
嘉宾:
航班起航时间:
航班返航时间:
备注:
论坛会会务沟通流程图
现场沟通流程图
论坛会工作明细表
工作职称
工作项目
组长
组员
执行长
●裁策重要突发状况
大会总监
●整场大会主协调
●大会紧急状况处理
梁智勇蒋玉菡
内场总监
●内场所有事务管理、协调
●内场紧急状况处理
●与外场的沟通协调
内场跑麦
●准确快速地将话筒传递到需要发言的学员手中
2,3,4,5,6桌,桌长
内场助理
●讲台助理老师茶水
李莉
文书琴
外场总监
●负责外场所有事务管理、协调
●负责公司展台、异议处理台、产品展示台
●负责外场紧急状况处理
内场引导员
●欢迎、指引学员入场报到
●维持学员进场秩序
●引导学员往前座勿占嘉宾席及位子
●休息时保持座位及课室(会场)环境整齐
郝瑞婷
全体桌长
内场站位组
●时刻保持微笑,站立姿势,向客户点头问好
外场引导员
●大堂,电梯门口,会场走廊
●欢迎、指引学员签到
梁智珍
陈明泉
内场销售
●大会前准备所有课程(招商)资料、报名表
●配合大会中所有课程
●产品销售
●在会场最后设置固定的销售区域做产品展示和课程报名(咨询处)
●在销售之前1小时由销售总监做定位培训
胡静玥
周嵘、苏静、闫书铭、苏靖杰、胡静玥、马涛、梁智勇、蒋玉菡、胡圣浩、欧斌、余霖峰、刘嘉鸣、房麟嘉、张裕翔、周子宸、管红梅、张朝江、田智明、李建军、栗宇、蔡奇、杨基斌、魏飞报、涂鹏程、高麒骅、余建虹、熊联企、张冰、章宁军、李伟、孙海瑞、李添昌、李绪明、吴和臻、李莉、许人元、李娇媚、龚泓润、闫杰伦、徐祥、廖子
外场销售
●产品销售
●负责产品展示区
●产品的保管和清点(贮存室)
●列产品清单(名称、数量、原价、优惠价、套装产品)
无
颁奖仪式
周禹
奖杯准备:
吴和臻礼仪组员:
王静文书琴李娇媚刘姣姣王建华吴若雲梁智珍余珊红陈明泉
守门员
●提醒学员必须佩戴胸卡,没领资料的学员让他们到报到处领资料
●仔细核对学员的胸卡和门票(邀请函),没有胸卡和门票(邀请函)不能进入会场
●开门时间等总监指示
●每次进场前都需要检票(邀请函)才能进场。
李绪明
闫臣伦组员
讲师接待
●讲师的接送机工作,讲师的住宿、餐饮
●讲师授课或活动所需器材的确认
●讲师授课完,献花,安排调配礼仪小姐
文书琴李娇媚
签到组
●前一天准备大会资料袋(笔,水,手册)
●提醒学员完整填写门票(邀请函)上的个人信息
●撕下学员信息表,并发放贵宾胸牌和资料袋
●提醒学员佩带胸卡
●维持报到处次序,如没有票(邀请函)请指示学员于异议处理台处理
吴若雲吴和臻刘姣姣余珊红叶敏王静陈少琼李娇媚
内场财务
●常规刷卡由四名财务完成
●爆场刷卡,外加四名临时人员
●填单人员需保持字迹工整、准确,面带笑容
余珊红(统计)陈明泉
梁志珍刘姣姣吴和臻张承爱全体桌长
赞助/合作商接待
●负责前期与所有协办、赞助单位以及媒体联系、确认
●负责大会现场所有协办、赞助单位以及媒体接待
●负责外场展位
服务中心
●学员酒店住宿以及三天早餐、午餐、晚餐的建议安排
(在报到处张贴海报告之学员)
●学员会前、会后短信服务
刘姣姣
叶敏会无忧两人
餐饮
●工作人员餐饮、住宿、车旅按排
主持
●引荐讲师
●大会精神宣导
●各种信息传达
●控制论坛时间进度
●营造峰会气氛及会议成交促成
●调动学习积极性
闫书铭
舞台区
●音控
●电脑/投影仪连接、海报更换
●表演活动与舞台布置
●舞台所有一切的掌控、舞台上的灯光
余军舒俊
白板组
舞台纸张笔墨海报
田智明
李绪明闫忠伦
产品/器材组
●活动器材清点确认
●随时调配及支持工作人员补充器材
●设站/撤站/器材货品运送
●随时调配及支持销售工作人员销售需的产品
●销售产品清点确认及保管
叶敏
吴若雲
异议处理服务台
●现场领票、现场买票(做准确的报道单)
●受邀学员领票(必须要学员出示邀请函传真件和学员证件)
●提醒学员佩带胸卡
●负责学员开发票,现金处理
●在异议台准备需求答复单,碰到有异议的学员请他们填写此单,并做答复
●处理异议要避免正面与学员发生冲突
采购
●大会中所需物品的采购
文字处理
门票管理成交统计
余珊红
陈明泉张承爱
士气展示组
梁智勇
中铭智全体高管
护送组
VIP
桌长
贵宾室成交
●各类产品合同
●刷卡机
●签字笔
●集团宣传册子
●四联单
蒋玉菡
王静
VIP会员培训
●专场招商会,排场
●拉群
●学习9号文件
●甄选城市总经理
●VIP名册
执行长:
工作职责:
大会总监:
主要成员:
内场总监:
外场总监:
●酒店接洽沟通工作
●机动采购
外场引导员:
内场引导员:
●欢迎、指引学员入场
话术:
开场:
欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》
结束:
路上平安!
明天见!
内场销售:
原内场工作人员
●配合大会中所有课程、产品销售
●在会场最后设置固定的销售区域做产品展示和课程报名(咨询处)
外场销售:
由报道组调配
●产品销售
●负责产品展示区
●产品的保管和清点(贮存室)
●列产品清单(名称、数量、原价、优惠价、套装产品)
(下课时所有工作人员都是销售人员)
守门员:
●提醒学员必须佩戴胸卡
●没领资料的学员让他们到报到处领资料
●每次进场前都需要检票才能进场。
早上好,欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》,请出示您的胸卡和门票,谢谢!
请往里走
讲师接待:
●讲师的接送机工作
●讲师的住宿、餐饮
●讲师授课完,献花
●安排调配礼仪小姐
礼仪小姐组、另安排2人做调配
签到组:
●提醒学员完整填写门票(邀请函)上的个人信息
●撕下学员信息表,并发放贵宾胸牌和资料袋
●维持报到处次序
●如没有票请指示学员于异议处理台处理
早上好,欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》,请出示您的入场券。
这是您的席位卷和资料袋,请您随身保管好,这边请....
音控视讯区:
●音控---
●摄影---
●照相---
讲师用餐的全程摄影,老师面对本次论坛的推荐片段、20名学员对本次论坛(活动)的推荐片段、拍照;
8位讲师讲课期间每人20个精彩的舞台镜头;
全体员工论坛(活动)现场的合影5张;
论坛现场全景10张
赞助/合作商接待:
服务中心:
●负责与酒店的协调
●负责讲师的定房、定餐
●学员酒店住宿以及三天早餐、午餐
晚餐的建议安排(在报到处张贴海报
告之学员)
●工作人员定餐、点心
●现场机动采购
主持:
●峰会
精神宣导
●营造论坛气氛
舞台区:
●表演活动与舞台布置,安排跑麦人员
产品/器材组:
异议处理服务台:
●负责学员开发票
●现金处理
异议话术:
我理解您的感受……
注意事项
销售注意内容:
1.准备好销售产品,并送达会场;
2.向讲师、总监确认销售产品及销售时间;
3.培训销售工作人员,安排销售任务;
4.负责销售期间的指挥及异议处理;
5.负责销售结束的产品汇整及对帐;
6.销售开始时,没有分配到工作的人员一起协助到销售环节。
工作准备参考
1、11月9日
14:
00-18:
00演练报道、内场引位流程及游戏
环节的走位;
下午14:
00开始签到。
外场人员装大会手袋(大会手册、笔、水)
2、11月10日
8:
00到9:
30分守门员就定位。
8:
00主持人到场。
内场引位员检查现场席位标签,引
位员确定并熟悉席位划分。
确定音控.舞台布置及器材。
00讲师助理确认讲师做好准备。
准备讲课器材。
30开始检票,引位人员引导学员入坐。
外场确定学员餐饮并温馨提示。
主持人告知学员。
1:
00与主持人沟通主持事宜。
讲师助理通知老师做好准备。
注意:
每次销售完及时与外场财务沟通把销售结果回报大会总监。
大会总监与主持人沟通要宣布的事宜。
结束所有内场工作人员开会各组长汇总资讯。
再次确认要销售的产品及课程(其他)。
工作经验温馨提示:
1、会前各组长及重要岗位的要工作人员要统一培训。
懂得授权,权责分明,每一个岗位描述清楚,把具体任务分配到各个组,定岗定责,纪律明确。
2、以后办会吃饭从简,工作餐。
吃饭时间控制在半小时。
3、服装要统一。
4、对于内场引位话术要统一,卡位要严格按席位入坐。
反应要灵活和敏锐。
5、工作人员在会场不能擅自离岗去服务自己客户。
6、各公司及代理商来参加活动也同样要遵守大会要求。
讲师助理:
会前工作准备:
1、确定二天中每天到达的老师,确认接机时间安排接机,并保持休息室干净舒适。
2、餐饮方面要确定老师的吃饭时间。
(自点还是送到休息室)
3、确认二天中每天的每位老师的讲课时间、主讲题目、老师讲课需要的工具,每位老师讲课前半小时带进会场准备(提前要通知老师,安排吃饭),协助老师讲课准备工作。
其余不讲课老师要问是否进会场听课,提前准备座位,帮老师准备讲课饮料。
4、确认每位老师回程时间机票,安排送老师到机场。
5、确认每位老师的房间号、手机号码。
(如果有也必须保密,不能对外公布)
6、准备老师的鲜花,并分配好礼仪小姐组的工作。
注意事项:
1、确定大会所有到会讲师的名单和讲师介绍。
确定老师电话号码,确定所有老师行程(往返航班时间),安排车。
确定老师讲课主题,讲课所需器材。
提前帮老师预定房间。
2、确定大会每天到的老师,接送老师,安排食宿,告知老师用餐地点。
告知老师讲课时间,询问老师我们需为他准备的东西,配合老师讲课。
当天讲课的老师要在讲课前半小时通知他进会场。
3、老师上课时助理应在旁专心协助,至少有一人在旁盯场,以免老师有特别事宜需处理。
4、老师讲课前一天与老师沟通,问一下老师是否会有销售,好让销售组人员配合销售。
5、提前准备好大会用的鲜花和老师及主持胸花。
课前准备好老师讲课喝的水和饮料。
老师离开酒店安排车送并帮老师退房。
7、讲师及助理的大交通费,需我公司报销时,必须提供报销凭证原件。
主要话术:
“早上好!
欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》,请按您的席位入座。
”
1、希望下次会议提前安排轮岗人员,最好明确到每个时间段。
2、中午休息时间是否可以提前进场。
3、大会门票的设计要更加适合入场检验
4、赏罚明确,明确组长赏罚权限。
内.外场引导员会前工作准备:
所有组员开会,注意事项:
1、服装、站姿保持统一、整齐,精神焕发,让学员从进门就能体会到中铭智的精神面貌,专业水准;
2、分组(按会场情况),公布各人负责区域,以走廊、门口为区域划分组并选出负责人;
3、话述:
“早上好,欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》,请您按您的座席入座”;
“对不起,你的座席在XX地方,请您跟我到这边,谢谢!
1、每次进场小组工作人员就位维持秩序;
2、休息时间小组人员负责将座位调整整齐,保持会场整洁、整齐;
内外场引导员:
1、会前一天,分组到位,以走廊线为单位选出小组长,各负其责;
2、每次早、中、晚进场时各组人员及时就位,做好负责区域内引位工作;
3、组长及小组长有事离开需先找出可替代者方可离开;
4、进场时以问好和鼓掌形式表示对学员的热烈欢迎。
需要加强之处:
1、各座席按席入座方面要做得更准确;
2、引位姿势更专业标准。
3、不分主次,门口及走廊各引导组同等重要,保持统一、整齐、热情度。
人员准备产品准备纸袋准备课程表单笔准备
主要作流程:
1、组长按总监的指示,带组员进行内场销售。
组员共四分组,前三组配合现场销售,以现场区域划分,销售书籍分发资料,报名表!
另一组灵活负责现场学员交款!
2、销售组长对小组成员负责。
3、在销售前:
负责带领组员把书籍分装点数随时做好销售准备。
可分配小队长带领组员领书,组长做好记录。
4、在销售中:
小队长带领组员,在现划分的区域做好准备。
5、在销售后:
小队长汇报收款,报备剩余产品,做好记录。
6、休息注意事项:
内场销售人员,轮换休息!
小队长负责组员联络!
7、所有队员,团结积极完成这次销售任务。
内场销售是大会的重要环节,故内场销售人员应遵守以下职责:
1、全员应具备,热情积极、认真、配合的工作态度。
并在工作区专注听课待命。
3、人员,在场内保持职业素养,不得在会时交头结耳,大声说话,坐有坐像,站有站像。
4、全员,不得坐学员席位及音控台区。
6、全员,离场逐个出入,不得一起走动。
8、全员,在每次下课时,主动迅速上前台维护学员与老师的秩序,(尤其在老师签书合影时)。
9、内场销售人员,在每次开课时,提前30分钟入场。
11、小队长有事宜离场,找代位者报备内销组长,小队长离场时间每次不得超过20分钟,组员不得超过50分钟。
12、组员有事离场报备小队长并做好人员替补。
13、内销人员轮换休息,内销组长负责联系小组长,小队长负责联系组员。
注意事项售书(其他)注意事项:
1、内销组长根据人员按排分组,带领组员进行内场销售。
2、内销售组长,对各小队长负责。
内销组长带领小队长及组员把书籍分装点数随时做好销售准备。
小队长带领组员领书,内销组长做好记录。
小队长带领组员,在现划分的区域后方做好准备。
(保持会场安静)。
组员把所收款项交于小队长,小队长汇报收款,报备剩余产品,内销组长做好记录。
(光盘)现场灵活销售注意事项:
1、内销组长及小队长注意听老师提示。
2、内销组长安排一队长去库房确定产品数量。
3、小队长带领组员听从内销组长指示,搬运产品以便准备销售。
4、小队长安排一人发放产品,一人协助老师收款及名片,维护秩序。
课程(其他)销售注意事项:
1、在销售前10分钟,请清理交款桌面不需要的东西。
(如:
水瓶、废纸)
2、小组长注意听老师的提示,迅速来内销组长处领取表单。
3、组员主动坐到划分区域后方保持安静,小队长分发表单给组员;
小队长带领组员做好发表准备;
4、给学员发表单过程中,表单不足时,组员随时来内销组长处领取表单,剩余表单组员交给内销组长。
5、内销人员要清楚现场课程优惠价格和时间。
6、内销组员要加强专业知识与学员交流指导报课填表,并引导收款处交费。
7、下课期间,老师让学员来后方时,内场销售人员在场内与学员主动交流,做好咨询准备和维持交款秩序。
(比如:
问学员,今天的学习怎么样?
你有没有更多的收获?
你看在课程报名方面你还需要那方的帮助?
……)
8、