印章管理制度新Word格式.docx

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6.印章的使用

6.1印章的使用范围：

6.1.1凡属以集团（公司）名义对外报出文件、报表、对外开出证明、函件、授权等一律加盖公司公章，对一些特殊合同经批准可加盖公章；

6.1.2凡属集团内部行政发文的，加盖集团行政部印章；

集团内部其他部门发文的，加盖相应部门章；

6.1.3凡属合同、协议类的用合同专用章；

6.1.4凡属财务会计业务的用财务专用章或相关财务印章；

6.1.5凡属产品质量方面的，一律加盖产品质检专用章；

6.1.6凡属公司内部行政发文的，加盖办公室印章；

公司内部其他部门发文的，加盖相应部门章；

6.1.7涉及其他业务或事项的，加盖相应印章（如：

加盖发票专用章、出门专用章等等）。

6.2印章的使用程序：

6.2.1公司印章的使用原则上采用先批准后盖章的方式。

6.2.2印章使用的具体规定：

6.2.2.2申请使用印章需填报《印章使用申请审批单》，写明须盖印章的名称，申请用章部门，用章申请人，用章事由，印章所属部门及需盖章材料名称、份数；

6.2.3用章审批规定：

6.2.3.1盖涉及重大标的额的合同及定价合同的合同专用章的，由董事长批准并由董事长授权的负责人盖章；

设备、厂房、土地等基础设施建设及投资、证券等方面的，由公司董事长或董事长授权的负责人审核批准、盖章；

6.2.3.2盖公司公章的，先由部门负责人对须盖章材料审核后在《印章使（借）用申请审批单》上签字确认，然后交公司办公室核准，交第一负责人批准，涉及重大事件需上报分管领导审批，印章保管部门根据审批单进行盖章并备案；

6.2.3.3盖合同专用章按照审批权限方可加盖印章：

①销售方面的，先由部门领导对须盖章材料审核后在《印章使用申请审批单》上签字确认，然后交主管销售的副总或总经理审核批准；

如主管销售的副总或总经理直接授权相关人员的，授权相关人员可直接批准盖章；

②采购方面的，先由部门领导对须盖章材料审核后在《印章使用申请审批单》上签字确认，然后交主管副总或总经理审核批准；

6.2.3.4盖财务类章的，由财务负责人批准。

财务部门因财务常规工作使用财务类印章的无须经上述程序，可直接由财务部负责人盖章，但必须做好用章登记记录；

6.2.3.5盖发货专用章的，由销售部负责人批准。

如涉及欠款发货的，需由主管销售的副总或总经理批准；

6.2.3.6盖产品质检专用章的，由质检部负责人批准并盖章。

如涉及经济、纠纷等特殊情况的须经主管副总或总经理批准；

6.2.3.7盖行政人事类印章的，由集团行政部（办公室）负责人批准，如涉及对外的盖章，需由总经理或董事长批准；

6.2.3.8盖其他类业务章的，须经相关部门负责人批准，如涉及对外的，需总经理或董事长批准。

6.2.4严禁集中一人保管支付款项所需的全部印章，印章和相关票据必须分人保管，分管印章的人员不得私自将印章交给他人代管或代盖。

6.2.5所有印章必须指定专人保管，每次盖章必须详细填写使用记录，并保存相关审批单据。

6.2.6将经批准的《印章使（借）用申请审批单》及须盖章材料交印章保管人处盖章。

对须盖章的合同类材料，如有合同评审要求的须同时提供合同评审单，授权签订合同人员须先在合同、协议上签好字。

印章保管人在用印时必须逐项核对准确后方可用印，用印后应在《印章使用申请审批单》上签名确认。

对一些重要的证明文件、承诺或比较重大的合同等，印章保管人应报请本部门负责人核对须盖章材料后方可盖章，如该部门负责人认为有必要的，可提请公司总经理或董事长批准后再盖章。

印章保管人应同时对用章情况进行登记，填写《用章登记表》，写明盖章材料名称、份数，用印名称、用印日期等内容，并由用印经办人签字。

6.2.7对审批领导不在公司，但材料、文件急需盖章的，可通过电话、传真、网络授权的方式批准，但回公司后需补办批准手续。

6.2.8对批准带出公司使用的印章，只准用于批准的事项，在盖章前须先将须盖章材料以传真、发电子邮件等方式给主管副总经理或总经理确认后，方可盖章。

回公司后需提交盖章材料再次确认并向批准领导和印章保管人提供盖章材料复印件一份。

印章带出公司期间，借用人只可将印章用于批准的申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任，同行人原则上负监督责任。

6.2.9公司印章和公司合同章的使用须严格按照集团审批权限执行，对不符合规定的和未经集团领导批准的文件、合同等，印章保管人有权拒印。

严禁在空白合同、协议、证明、介绍信、空白纸等上盖章。

因特殊情况确须盖章的，须在填报《印章使用申请审批单》，经总经理批准后方可盖章。

待工作结束后，必须及时向公司汇报已盖章材料的具体内容和情况，并向批准领导和印章保管人提供复印件一份，未使用的必须立即收回。

6.2.10《印章使用申请审批单》《印章使（借）用申请审批单》等审批单据原件均须在次月5号前交集团行政部存档。

7.印章的保管

7.1印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

7.2印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。

7.3印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

7.4非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。

7.5印章应及时维护、确保其清晰、端正。

7.6印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向集团行政部报告并备案，配合查处。

7.7公章由财务部保管，凡需要盖公章的文件等，须填写《印章使用申请审批单》，由公司总经理或董事长核准。

7.8合同章：

合同章由财务部保管。

主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须填写《印章使用申请表》，由总经理或董事长批准。

7.9法人私章：

法人私章由财务指定人员保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

7.10财务章：

与法人章分开保管，原则上由财务总监保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部指定专人保管。

7.11其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。

7.12各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。

8.授权

印章保管人外出超过半天应授权其他人员代行保管，授权要有书面《授权书》，被授权人必须是主管及以上员工。

授权失效后，授权人需在授权书上注明印鉴已收回并将《授权书》交集团行政部或办公室存档。

9.印章的废止、更换

9.1有下列情况，印章须废止或更换：

①公司名称变动；

②印章使用损坏；

③其他。

9.2印章遗失或被窃，声明作废。

9.3印章废止或更换时以盖印审批权限为依据，经最高审批人批准，及时将停用印章送集团行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

9.4废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，由最高审批人核准后交由集团行政部统一废止或缴销。

9.5遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，由总最高审批人核准并签批遗失处理办法后，交由办公室按批示处理，如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。

9.6更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《废止申请单》，经最高审批人核准后，交由办公室按批示处理，并填写《印章制发申请表》申请新的印章。

9.7《废止申请单》交集团行政部或办公室存档。

交办公室存档的《授权书》《废止申请单》原件须在次月5号前移交集团行政部。

10.印章的管理权责

10.1刻制、使用各种印章须严格按本制度的要求执行。

严禁私刻、私盖印章。

违反本规定，特别是造成损失者，公司将追究有关人员责任，触犯刑律者，送交国家司法机关处理。

10.2印章如有遗失，必须立即向公司报告，向公安部门报案声明作废，并报集团行政部备案。

10.3印章管理人员在使用印章过程中发现不符合本规定的，必须拒绝使用，必要时可直接向公司总经理或集团董事长反映情况。

10.4办公室主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：

10.4.1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任；

10.4.2公章、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任；

未经审批同意擅自使用的，保管人对使用结果负全部责任并按公司有关规定进行处分；

10.4.3法人私章的既是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任；

10.4.4严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。

办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章；

10.4.5公司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还；

10.4.6开具个人相关证明，需由分管副总经理以上担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责；

10.5公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。

11.附则

印章管理制度由集团行政部制定、修改及执行的监督；

各子公司办公室负责管理及执行；

各子公司财务部负责保管及使用含有公司全称的各类印章；

各公司其他职能部门保管及使用公司简称的一般性部门印章，应落实具体责任人。

附：

1.《印章制发申请表》；

2.《印章管理登记卡》；

3.《印章使（借）用申请审批单》；

4.《用章登记表》；

5.《印章保管授权书》；

6.《印章废止申请表》。

拟订部门

办公室

生效时间

发文份数

编制

审核

批准

附件1

印章制发申请表

申请刻章

部门

经手人

申请

日期

年月日

申请章类

□公章□合同章□部门专用章□其它

刻章

状况

□初次

□复次（第次）

印章

内容

形状

字体

印章制造

材料

尺寸

原因

□新刻制，原因：

□原章损坏，损坏原因：

□其它

部门领导

意见

签名：

日期：

分管领导意见

董事长

附件2

印章管理登记卡

正面

编号：

公司（部门）名称：

印鉴式样：

备注：

单位（部门）负责人签名：

留样时间：

印章保管记录：

印章名

数量

启用时间

保管人所在部门

保管人

保管人签名

变更记录：

保管人签字：

登记卡填写说明：

一、印章管理登记卡（分正、背两面）

1、编号：

各部门无需填写，由集团行政部统一编写。

2、公司（部门）名称：

为子公司、职能部门名称。

3、印鉴样式：

包括各机构管理的所有印章原印，应加盖在登记卡正面预留的空格内，印章数量较多时，可增加登记卡。

5、单位（部门）负责人签名：

各单位（部门）负责人对登记卡正、背两面信息审核无误后，签名确认。

6、印章保管记录：

必须如实、规范填写，保管人必须签名。

7、变更信息：

各单位（部门）印章保管信息变更，应及时向集团行政部印章管理人员通报，由其进行登记。

附件3

印章使（借）用申请审批单

申请人

申请用章名称

使用性质

用章□借章□

用章事由

申请人所属部门意见

印章所属部门意见

总经理意见

董事长意见

印章管理部门确认

用章日期

盖章份数/页数（大写）

盖章人员

监督人员

备注

附件4

用章登记表

序号

使用日期

印章名称

内容摘要

盖章数量

使用人签字

附件5

印章保管授权书

授权人

被授权人

授权印章

授权期限

授权范围说明（授权人填写）

总经理或董事长

审批意见

附件6

印章废止申请表

印章种类

印章材质

印章形状

经办人

启用日期

废止日期

废止原因

印模

部门意见

分管领导

行政部备案