现代秘书应具备的能力与素质Word格式.docx
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另一方面要用系统的观察,统筹兼顾安排组织好工作,协调好领导与部下及各部门之间的关系,当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。
（四）适应能力。
现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。
秘书就像气象局一样,管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。
要适应环境,而非环境适应你,要改变自己而非改变他人。
同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。
凡事要有悟性,要领会领导意图,学会根据领导的习惯,工作的主次和轻重缓急安排领导工作。
（五）应变能力。
现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。
秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。
在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。
在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。
（六）公关能力。
现代秘书还需要具有较强的社交能力和公关能力。
当前,社会交往、企业公关已成为社会各阶层的一项“热门”活动。
社交与公关对于秘书人员来说同样重要。
首先,社交可以开阔视野,增长知识。
在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。
知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。
社交也是办事的辅助。
秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”,但社交可以帮助其选取捷径,克服阻力,提高办事效率。
秘书经常陪同上司出席一些必要场合,这就理所当然成
为了他（她）的助手和参谋。
秘书工作还会涉及更多的客户服务,这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色,因此秘书需要有外交家的平衡术,具备较强的社交和公关能力。
二、现代秘书应具备的素质
（一）要有分寸。
在管理者眼里,秘书是最值得信赖的人,在员工眼里,秘书是与管理者关系最亲近的人,也是了解管理者情况最多的人,所以无论是对上还是对下,什么该说什么不该说是一名优秀的秘书必需要掌握的分寸,特别是管理者让你处理一些私人事务时,不要做一个“八卦”,到处宣传上司的私事。
（二）要谦虚、礼貌。
无论是在接听电话,还是陪同管理者出席各种场合,秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象,保持谦虚、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。
（三）要有敏感的意识。
敏感是指在面对一件事情时要敏锐地意识到是否与管理者或单位有直接的关系,敏锐科学地做出判断,愚钝则会导致错误产生。
（四）要有责任心和平常心。
作为秘书有着对管理者的责任,对各部门员工的责任,对整个集体的责任,高度的责任心,是胜任秘书工作的前提。
现代秘书必须要有一颗平常心,因为很多时候秘书的功劳是不被发现的,往往成为了管理者的功绩,而且有时你还会为上司挡一些麻烦,替代他承担一些责任,也许你会受到一些不公平待遇,但上司会对你刮目相看的,所以一定要用平常心去对待。
（五）要有极高的忠诚度,要保守秘密。
忠诚与守密决定了秘书能否更好地协助管理者工作,也决定了面对外界时能否与管理者能否与管理者达成一致意见,对管理者没有忠诚度,不能保守秘密的秘书是不可能将工作做好的。
（六）要无情。
由于秘书多数为女性,因此秘书的这一素质也相当重要。
天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的秘书。
这种爱情的未来必然不被看好。
如果你是幸运的,你的上司还是单身贵族,结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯,何况这种几率少之又少;
如果你是不幸的,你的上司早有家室,你将不得不打一场旷日持久,异常艰巨的,让你身心疲惫、心灰意冷的战役,这场战役注定要以你的惨败收场,并且你的痛苦是不被同情的。
另外,上司也有情绪低落的时候,当上司向你倾诉时,你只需要聆听和安慰,不要将个人感情搀杂在里面,牢记的一点是:
你们只是工作关系。
综上所述,为了适应经济的发展,社会的需要,所有秘书人员必须按“四性”的标准要求自己:
一是坚持真理的原则性,二是从实际出发的灵活性,三是对事物发展的预见性,四是随时机应变、处理事物的果断性。
按照这四性的要求,我们在平时的工作中,必须把原则性和灵活性,预见性和果断性,文和武,德和才,甚至快和慢,粗和细,内和外等等结合得很紧密,摆布得很妥当,处理得很贴切。
这些是基本能力,也是其本素质,是现代秘书的努力方向。
新时期秘书工作的发展及对秘书工作人员的要求
万宗喜青岛大学师范学院学报2000年3月第17卷第l期
秘书是中国古老的社会职业之一，它的历史同中国史一样源源流长。
当原始社会后期人类摆脱愚昧、走向文明的时候，伴随着文字的产生、社会分工的细化和社会生产发展及公共管理的需要，作为以占卜、祈祷和记事为主要职责的原始秘书从社会生产劳动体系中独立出来，秘书及秘书工作便产生了。
在人类社会漫长的历史发展过程中，秘书及秘书工作也经历了一个漫长渐变过程。
在原始社会只有以神职为主而以记事辅政为辅的巫祝类秘书。
奴隶社会则主要是以记事编年为主而以传达王命、撰拟诏制为辅的史官类秘书。
在中国漫长的封建时代里，随着强大、统一的中央集权制封建国家的建立，中央和地方各级政府的专职秘书机构也建立起来，并随着封建政治体制的变化（从三公九卿制到三省六部制，再到内阁制而不断扩大，专职秘书的队伍也在不断扩大，其职能和作用也在不断延伸。
与此同时，秘书人员的选用、考核形成一定制度。
这是中国古代政府秘书工作的一个比较成熟时期。
当然，与我们今天的秘书及秘书工作相比，它们在含义、工作性质、工作范围等方面都存在着巨大的差异。
秘书工作作为国家行政及社会事务管理的有机组成部分与每个时代的进步与发展紧密相连。
新中国成立以后，我国的秘书工作从制度到理论进人一个全面发展的新阶段。
秘书工作机构和秘书工作人员在各级政府的组织系统中处于独立而重要的地位，从中央到地方都建立了按层次设置、管理幅度适当、工作职能明确的秘书工作体系，党政秘书工作制度日趋完善，秘书工作涉及社会的各个组织、各个行业，成为各个社会组织中不可缺少的组成部分。
党的十一届三中全会以后，特别是党的十五大以来，随着我国社会主义市场经济的逐步确立和经济建设的飞速发展，诸多新兴的产业和行业纷纷出现，认识和研究社会生活各个侧面的新兴学科和交叉边缘学科相继诞生，在各种社会组织的管理活动中原来以行政手段为主体的模式被打破，经济手段、法律手段、系统论、控制论和信息论等被广泛引人管理领域，传统的秘书工作受挑战。
为了适应时代发展的要求，全面而准确地反映时代的变化，秘书工作在职能、手段等方面都得到了较大发展。
主要表现在以下几个方面:
一、秘书工作的职能进一步扩展，提高了秘书工作人员的素质
传统的秘书工作以上传下达、综合协调、督促检查、调研信息为基本职能。
这种工作格局是与以往的社会状况和政治经济发展水平相适应的。
为适应当今我国社会政治、经济的发展需要，在党政机关或企事业单位，充任智囊参谋职能的新的秘书部门纷纷设立，如各级政府部门的研究室或调研室，企业、公司中的策划部、咨询中心等等，这都是带有研究性质的秘书机构，从事政策法律咨询、工作的前瞻性研究、方案的设计和实施办法的运筹等工作，直接参与领导的决策活动。
也正由于此，最近几年大量高素质、高学历的专业技术人员加人了秘书工作队伍中，充当领导的智囊参谋角色。
这是当今秘书工作的显着特点。
这一新的职能，在一定意义上进一步提高了秘书工作的地位。
二、秘书工作的内容更加广泛，秘书工作人员分类更为细致
现阶段，由于我国经济、文化和其他社会组织多元化趋势加强，使得秘书工作的价值目标和运行方式也日益呈现多元化，许多新的内容被纳人秘书工作的领域中。
如公关关系，己成为秘书工作的新课题。
现在各政府部门和大中企业都十分重视公关活动，大多在秘书部门设置专人从事这项工作，开展内外关系协调、对外宣传、形象策划等公关活动。
又如，随着我国经济的飞速发展和改革开放的深人，对外的政治经济、文化交流不断增加，涉外秘书应运而生。
它除了具备一般秘书工作的基本素质外，它对涉外秘书的外语、法律知识、社交礼仪等素质方面都有特殊的要求，这也拓宽了秘书工作的内容。
再如，近几年随着我国经济政策的调整，经济成分的多元化加速，社会上出现了一个率先致富的阶层，其中的许多人雇佣秘书人员为其处理业务、社交乃至生活等私人事务，其工作内容远远超过公务秘书的工作范畴。
私人秘书（有的学者称其为民间秘书）已成为我国秘书工作的一个新领域和新门类，发展潜力很大。
也正由于此，我国原有的以党政秘书的体制为蓝本的秘书分类方法已被突破，其分类将更加细致和科学，我国的秘书队伍已发展成为一个多层次、多类属的多维群体。
三、秘书工作的理论研究日益受到重视，秘书工作人员呈现专业化趋势
由于新时期秘书工作在各行各业管理决策中的地位和作用得到广泛认同，秘书工作的大量实践特别是人员队伍的变化、工作内容和活动方式的发展，为理论研究工作提供了良好的前提条件，全国秘书学的研究形成热潮。
主要标志是:
（一）全国创办的以秘书工作为研究对象的报刊已达几十种，如中共中央办公厅主办的《秘书工作》、上海大学的《秘书》、沈阳大学的（文秘）、湖北的《企业秘书》等等。
（二）全国性秘书研究团体和区域性或行业性的秘书协会、学会纷纷成立。
全国性的，如定期举行的“全国秘书学与秘书工作研讨会”、“全国党委秘书长、办公厅主任座谈会”。
地方性的，如天津的企业秘书协会、大庆秘书协会。
行业性的，如高校秘书教学研究会等等。
（三）一大批秘书研究的专着相继问世，出现了许多全国知名的研究秘书学的专家、教授。
最着名的，如原中共中央办公厅主任李欣，着有《秘书工作》、《中国秘书发展史》、《办公室工作规范》等秘书学专着，上海大学的楼宇生教授着有《通用秘书学》等等。
在这方面，邱惠德先生在其专着《中国当代秘书家论》（西南师范大学出版社1998年3月版）中对我国当代的几十位秘书学家的主要着作、主要观点以及生平作了简要介绍。
改革开放以来秘书工作研究所取得的巨大成果，正如成都大学的常崇宜先生在《当代秘书学研究的简要回顾》一文（见《秘书工作》1999年第3期第20页）介绍的那样，当今秘书工作的理论研究“现已攀上了四个高峰，第一，明确了秘书工作的基本指导思想，或称秘书工作的宗旨—“三服务”。
第二，秘书的概念与逻辑定义，初步取得官方认可。
第三，秘书的分类。
第四，关于秘书工作的基本规律问题。
”也正是这些研究成果，极大地推动了秘书工作的发展。
与此同时，在秘书人才的培养方面，我国已改变了以往“师傅带徒弟”传统模式，正日趋专业化。
自1980年上海文学院中文系率先设立秘书专业以来，到80年代末、90年代初，全国已有200多所高校开设秘书专业，许多已招收秘书学的研究生。
此外，许多中等专业学校和职业技术学校也开设秘书专业，培养秘书人员。
至今，我国形成了多层次、多渠道、多形式的秘书人才培养教育网络，每年大量经过秘书专业培养的大学生加入到各行各业的秘书队伍中，为秘书工作带来了生机和活力。
四、秘书工作手段日趋现代化，工作人员的劳动强度减轻，工作效率和质量提高
由于科学技术的飞速发展，人类社会已进人信息、社会和知识经济时代。
在我国，把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学结合在一起的办公自动化系统已大规模运用到各行各业的秘书工作中。
计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术设备的应用，使秘书工作人员在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、图像处理、声音处理、网络通讯等方面做到了现代化。
特别是信息网络技术的迅猛发展和应用，使信息的搜集、转换、存贮、检索、分析与处理科学化。
秘书工作办公自动化的实现，既把秘书工作人员从用笔起草、眷写、复写、刻印等繁琐的传统事务中解放出来，减轻了劳动强度，又提高了办公效率和工作质量。
可以这样说，实现办公自动化不仅是秘书工作物质手段的飞跃，也是秘书活动发展的方向。
以上我们可以看出，秘书工作的发展与时代的进步是密不可分的。
秘书工作必须不断发展，才能适应
时代的要求。
同样，作为秘书工作主体的各类秘书工作人员也必须不断提高自身的整体素质，才能满足秘
书工作发展的需要，进而适应时代的要求。
因秘书工作内容广泛，道德规范要求不一，下面仅以公务秘书
为例，从政治素质、业务素质、人格完善三个方面加以论述。
（一）加强政治理论修养
从领导活动的特点与领导意图形成的角度来看，秘书工作必须有较高的理论修养，特别是马克思主义理论修养，只有这样才能理解、贯彻和实现领导的意图。
尤其我们现在面临着一个复杂的国际环境，西方敌对势力对我实施“西化”、“分化”的政治图谋一刻也没有停止过。
加之我国正处在新旧体制转变的重要时期，经济社会发生了深刻变化，经济成分经济利益多样化，影响到人们的思想道德观念，一些深层次的矛盾逐步暴露出来，社会稳定也遇到了新问题。
在这种错综复杂的新形势面前，由于秘书部门的枢纽作用，
秘书工作人员介于领导和群众之间，他们在明辩是非和观察处理问题时，就应表现出较高的政治敏锐性和
鉴别力，比别人反应敏捷和善于判断，若没有较高的理论修养，就很难具备这种能力。
正由于此，提高政治素质，加强理论修养，对秘书工作人员来说显得尤为重要。
因此，秘书工作人员必须加强马克思主义哲学、政治经济学和科学社会主义学说等基本原理的学习，加强毛泽东思想和邓小平理论的学习，从理论上进一步深刻理解党的路线、方针和政策，并在行动中坚定不移地贯彻执行。
在制定计划、调查研究过程中从实际出发、实事求是，用唯物辩证法的观点分析、处理问题;
坚持正确的政治方向和政治立场，善于从政治的高度思考、解决问题，在大是大非面前保持清醒的政治头脑。
同时，要学好党和国家的方针政策，掌握好本领域内的形势政策动态，随时为领导决策和工作实施提
供咨询等服务。
这点对参谋智囊型的秘书工作人员极为重要。
（二）树立终身教育观念，不断提高自身业务素质和创新能力
江泽民总书记在98年6月会见“两院”院士时指出，“当今世界，以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，高科技成果向现实生产力的转化越来越快，初风端倪的知识经济预示着人类的社会经济生活将发生新的巨大变化。
”知识经济的到来，使人类知识的更新加快，终身教育将成为现实。
因此，秘书工作人员必须树立终身教育观念，不断加强学习。
1.要善于学习新知识。
秘书工作人员应该是一个博学者。
在新形势下，学习的重点应包括以下三个方面的内容:
一是秘书工作的业务知识。
秘书工作在不断发展，工作内容在不断拓宽，业务知识也在不断增加。
作为秘书工作人员善于学习这些新知识，并在实际工作中加以运用。
同时，要善于吸收、利用秘书学研究领域的一些新的研究成果，提高管理水平和工作效率。
二是社会主义市场经济知识、现代科技知识、法律知识、历史知识以及管理学、心理学、教育学等多方面的知识，以充实自己，开阔眼界，满足工作发展的需要，为领导提供优质服务。
三是信息技术知识。
信息技术的发展，使秘书工作的现代化程度越来越高，许多管理工作借助计算机来系统来完成，这对秘书工作人员的知识水平提出了很高的要求。
特别是随着网络系统的发展，许多信息通过局域网、城域网、广域网甚至因特网来实现信息在系统内、国内及其国际间的交流。
作为秘书工作人员，既要熟练地掌握并运用这些计算机网络方面的新技术，又要具备参与国际间交流的素质与能力。
在此基础上，不断开发、完善办公自动化系统，切实提高工作能力和工作水平。
2.要积极开展秘书学的理论研究工作。
我国的秘书学研究是一个新兴领域，其发展时间不过二十年。
近几年随着秘书学热的兴起，涌现出大量研究成果，促进了秘书工作的发展，但还有大量的研究领域处于空白。
作为秘书工作人员一方面要善于总结自己的工作实践，从中发现秘书工作的规律性东西，减少工作的麻木性;
另一方面结合自己的工作实际，积极开展学术研究活动，推动秘书工作不断向前发展。
3.要勇于创新。
创新精神和创新能力是秘书工作者立足知识经济的最重要素质，创新则是推动秘书工作发展的直接动力。
秘书工作的创新，既包括制度的创新，即建立健全各项规章制度，并随着形势、任务的变化不断加以修改、补充和完善，形成适应时代要求的新章程和制度，又包括工作手段、工作方法、工作内容的变革，最终达到提高工作水平和工作效率的目的。
要实现秘书工作的创新，必须运用创造性的思维方式，做到四个转变:
由只满足于办好具体事物向善于抓大事、谋大局、当高参转变;
由只注意当前工作向善于从实际出发搞好超前服务转变;
由被动完成领导交办的任务向主动服务、创造性工作转变;
由只注意搞好对内服务向增强开发意识、强化公关职能转变。
只有这样，才能不断探索秘书工作的新思路、新方法和新经验，开创工作新局面。
（三）加强秘书工作人员道德、能力、气质等方面的人格修养与完善
在一定意义上讲，秘书工作只是一项工作，而非终身职业。
在我国的秘书工作中有一个十分突出的现象，不论党政机关，还是群众团体和大中企业，秘书人员工作一段时间之后，都会转而成为管理者或从事其他工作。
秘书工作成为秘书工作人员向更高层次发展的跳板，终生从事这项工作的很少。
这种现象造成两个直接的后果，一是秘书人员的队伍极不稳定，流动性很大，工作质量起伏不定，难以保证。
二是秘书人员对更换工作岗位、争取向更高层次发展的迫切心理，造成在实际工作中急功近利、处处迎合领导的口味，增强了人身依赖性，而丧失了人格的独立性。
这种局面的出现，给秘书工作的长远发展带来了许多负面影响。
解决这个问题，需要多方面做工作，最重要的是加强秘书工作人员在道德、能力、气质等方面的修养，完善自己的人格。
在道德方面，秘书工作人员要甘于埋头苦干，无私奉献，处理好荣与辱、苦与乐、得与失、公与私的关系，树立高尚的职业道德，在思想、行动上把秘书工作作为一个终生的职业;
在能力方面，在强调服务功能的同时，要突出秘书工作的调研督查协调等功能，重点提高秘书工作人员的办事能力和技术操作能力，增强工作适应性;
在气质方面，要提高理论素养，保持稳定的情绪、宽广的胸襟和乐观向上的心理状态。
完善秘书工作人员的人格，目的在于使其摆脱人身依赖性，把秘书工作职业化，并作为谋生的直接的、终身的手段，为秘书工作的长远发展创造一个良好的职能环境。
秘书职业能力调查与秘书入才培养对策2005年第11期杨群欢《教育探索》
摘要:
随着我国市场经济体制的建立和逐步完善，社会对秘书人员的基本要求发生了根本的变化。
当今，秘书工作从内容到形式、手段都有了很大的变化。
对秘书专业学生能力培养模式进行探索研究，目的是为确定科学的培养目标提供理论和实践方面的依据。
通过对秘书职业能力状况的调查和分析研究，明确新时期秘书人才培养的
一、杜会对秘书职业能力要求的调查与分析
1.社会对秘书专业人才需求情况我国大学秘书专业开设于20世纪80年代，当时主要是为培养改革开放后社会急需的新型秘书人才而创办的。
因为招生数量少，社会需求量大，所以秘书专业的毕业生曾是“抢手货”。
到20世纪90年代中期，情况发生了明显的变化，全国有几百所高等院校开设秘书专业，招生人数逐年上升，形成了一定的规模。
据调查，北京地区1999年年初对文秘专业人才的需求量越来越大。
2002年春季媒体曾报道:
北京市己举办了460余场人才招聘会，计算机、财会等专业市场渐趋饱和，而文秘、物业、旅游等专业供不应求。
另据《深圳特区报·
人才大市场》的统计，文秘一类职业也是五大热门职业之一。
社会对秘书专业的需求量还是相当大的，全国各地需求量保持稳定，其中以私营企业需求量为大。
据调查，单位的性质、规模是影响秘书需求的主要因素。
一般大单位，如省市级机关、事业单位，大型企业，因为规模大，人员配备齐全，分工明确，对秘书的专业要求就高，文字秘书专写文章，公关秘书专搞接待。
这样的单位对秘书人员的要求十分严格，一般情况下都是通过考试向全社会公开招聘。
区级单位和街道、乡镇近几年仍有一定需求，虽然每年都从应届毕业生中经严格考试选择秘书，但是数量不多，竞争十分激烈。
从目前情况看，优秀的专科生仍有较强的竞争力川。
2.社会对秘书人员职业能力的要求
一是注重写作基本功和办事能力。
在走访过程中，用人单位十分强调秘书的文字能力，要求他们“会写”、“擅长写作”、“有较好的文字表达能力”、“文笔好”、“文字功夫扎实”、“有较强的写作能力”、“最好有公开发表的作品”等等。
很多用人单位录用秘书十分慎重，资历审查、面试和笔试这三个关口已是必经之途，最后一关笔试实际就是写作关。
用人单位也十分看重秘书的办事能力，大多提到“能办事”、“善交际”、“会公关”、“善于协调各种关系”、“活动能力强”、“容易与人沟通”等等。
秘书写作的内容十分广泛，但是秘书写作不同于文学写作，范围比较明确，文种基本以应用文为主体，尤其是各种会议讲话稿，量大面广，充分体现出秘书写作的灵活性，需要秘书站在领导的高度换位思考，可以说“办文”能力是秘书的基本功[21。
秘书工作还包括通过办事为领导服务。
如果说会写作是秘书的基本素质，那么会办事、懂交际、善公关则是新形势下秘书必备的能力。
过去那种“秀才不出门，能知天下事”的说法已不适应时代的发展。
在日趋激烈的市场竞争中不善交际、不会公关就无法成为一名合格的企业秘书。
秘书的办事能力和写作能力一样重要，这已成为一种共识。
能办事、善待人的“帮办型”秘书将成为提供创造性服务的社会急需的“灰领型”技能人才。
笔者认为，培养学生的办事能力不能光停留在理论教学上，要把理论知识转化为实际动手能力，要消化书本知识，加强实践环节，建立校内实训基地和校外实习基地，让学生走出课堂和学校，更好地了解社会[3]。
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