项目监理处文档管理规定Word文档格式.docx
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5.4.5监理统计表及其他监理部内部文件通知等作为Ⅴ级文件。
6．监理作业中形成的监理文件的分类
6.1按专业分类分为以下6类：
土建、电气、机务、安全、技经和综合等。
6.2按文件性质分类
1）综合管理：
监理规划、监理部的管理制度、监理部的重要报告、总结、月报、工程招投标文件。
对施工组织设计，施工单位的作业指导书，调试大纲等综合性施工作业指导文件进行审核所发的工程联系单。
2）质量管理：
对施工质量、设备质量、消缺方案等所发的通知单、联系单等有关质量控制文件。
3）进度管理：
对开工报告的审核意见，有关开工、停工、复工令的监理部有关进度控制文件。
4）投资管理：
对施工单位的工程变更和材料代用及设计变更所引起的费用变更的答复所发的工程联系单、通知单等有关投资控制的文件。
5）安全文明管理：
对施工单位的安全管理和文明施工所进行的监督检查工作，形成的文件。
6）合同管理：
对合同执行中的问题（包括索赔）所提出的意见而发出的联系单和通知单等文件。
6.3设计阶段监理文件分类。
鉴于本工程未涉及设计监理的特点，暂时不考虑其分类和管理。
7．监理部收到的工程文件的分类管理
7.1来自建设单位的工程文件：
1）建设单位的正式公文，可作为业主来函（包括上级审批文件）建档管理；
2）建设单位所编制的日常工程文件按如下分类进行管理：
——会议纪要；
——有关招投标文件；
——建设单位与第三方所签订的合同文件；
——有关建设项目报建文件；
——建设单位所转发的设备文件；
——建设单位所转发的设计文件；
——质量监督站文件；
——建设单位所发的通知单、联系单；
——施工现场管理制度。
7.2来自设计单位的文件，可按如下分类管理：
1）可行性研究报告及投资估算；
2）配合可研报告的接人系统、环保评价文件；
3）初步设计文件及概算书；
4）主、附机设备技术规范书；
5）施工图设计文件；
6）施工图预算；
7）设计变更；
8）设计联络会资料。
7.3来自施工和承包单位的工程文件可按如下分类管理：
1）施工依据文件和技术文件（施工组织设计及作业指导书）；
2）开工报批文件；
3）要求变更设计或材料代用的文件和联系单；
4）质量保证资料；
5）要求施工进度的文件和联系单；
6）要求增加费用的或要求索陪的文件和凭证；
7）关于施工质量方面的文件或联系单；
8）关于设备和开箱验收的文件和联系单；
9）工程调试文件；
10）施工质量验评资料及安装调试记录；
11）制造厂家的变更、答复、提供资料、方案等；
12）被监理单位提供的检验文件和资质文件、凭证和单据；
13）各被监理单位的正式来函做专档管理；
14）事故处理及不合格项处理；
15）施工总结及技术总结。
8．文件的传递
8.1所有文件的收发传送由综合办公室信息员或资料员负责。
监理部收发文时应填写收发文登记表。
8.2发出文件前应填写发文登记表，发出文件时应由接收单位签收，需要回执的应填写回执日期，发出的文件综合办公室应存档。
应符合附表A的格式。
8.3收入文件时应填写收文登记表见附表B，张贴文件处理单交总监批阅，按批阅意见交有关部门和负责人处理，必要时应在监理部传阅，传阅后由综合组存档管理。
8.4收入承建单位的报审资料时应填写来文登记表见附表C，按审签权限分别递送给专业监理人员审查批准，需要业主签字审批的，应填写发文登记并签发。
8.5监理部对收入设计单位的文件应填写设计来文登记表8-11，并及时发放给专业监理人员，当文件份数不足时，可给专业监理人员复印件，原件由综合组存档管理。
8.6表8-12～表8-17应在监理文件发送完毕后，和文件一起留存监理部。
9．监理作业表式及审批
9.1对施工单位报审表的审批：
1）工程开工/复工报审表由总监理工程师审批。
2）施工组织设计（方案）报审表由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准。
3）分包单位资格报审表由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准。
4）报验申请表由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师批准。
5）工程款支付申请表由专业监理工程师审查，并填写工程款支付证书由总监签发。
6）工程临时延期申请表由专业监理工程师审查，并填写工程临时延期审批表由总监签发。
7）费用索陪申请表由专业监理工程师审查，并填写费用索陪审批表，由总监签发。
8）工程材料/构配件/设备报审表由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师批准。
9）工程竣工报验单由专业监理工程师审查，由总监理工程师签证。
10）工程变更单由专业监理工程师审查，由总监批准。
9.2监理人员监理作业表式的审批：
1）监理工程师通知单由专业工程师审查，由总监或专业监理工程师签发。
2）工程暂停令由专业监理工程师审查，总监批准。
3）工程最终延期审批表由专业监理工程师审查，由总监批准。
10．文件编号
10.1文件的分类标识
1）文件资料归档前都应按不同类别进行标识。
2）文件资料的分类标识见附表。
10.2监理部对外发送的文件编号如下：
1）公文编号
×
×
监字[年号]×
号
项目代号文件流水号
2）各类监理通知单。
按专业和文件类型编号：
×
□□——×
——×
项目代码年号
专业号码流水号
文件类别
3）监理作业指导文件。
包括监理部管理制度、规定、监理作业指导书等文件。
SV
——□□×
监理一词代号年号专业号流水号
文件类型项目代码
4）收入的文件：
×
□□——×
文件提供单位简称年号专业号流水号
文件类型
10.3文件签字加盖印章
在监理作业中需要发出上述文件时，编制人及审批人均应由本人签字，信息员归口，加盖印章发送，根据工程需要（例如在设计监理中，须对图纸进行确认时）可加盖矩形监理章。
11.监理统计用表及监理台帐
监理统计用表是监理部内部的管理用表，作为监理人员的工作台帐，由监理部自存，不向外发送，计有18种20个表，主要有：
1）项目监理部作业大事记、监理工程师周报；
2）设计监理工作报表；
3）设计变更工作联系单汇总登记表；
4）单位工程形象进度一览表；
5）施工质量验评统计表；
6）设备缺陷汇总表；
7）监理作业信息月报；
8）承建单位月进度款支付台帐。
见附表A
12．监理文件的移交和归档
12.1监理文件移交
工程结束后，监理文件要按规定向建设单位进行移交，移交监理文件的目次要求可和建设单位协商后确定，一般按GB/T50328-2001的规定移交。
12.2监理文件的归档
1）项目监理部撤离现场后，应按公司的文档管理办法和要求，将监理文件向公司归档。
2）项目监理部在撤离现场后，对有保存价值和供今后追溯的文件/资料/凭证，均应向公司归档。
3）监理依据资料按以下案卷归档：
第一卷工程审批文件
第二卷工程合同/协议文件
第三卷工程报建资料及开工审批资料
第四卷工程设备招标投标资料
第五卷工程设计图纸资料
4）监理作业资料按以下案卷归档：
第一卷监理合同文件
第二卷监理部质量体系文件
第三卷监理部内部管理制度
第四卷监理部来往公文函件
第五卷监理月报/简报
第六卷监理总结报告
第七卷监理会议纪要
第八卷监理部质量控制过程文件
第九卷监理部进度控制过程文件
第十卷监理部投资控制过程文件
第十一卷监理部安全文明控制文件
第十二卷工程索陪文件
5）对受监单位资料的归档，按以下案卷归档
第一卷施工组织设计
第二卷施工作业指导书
第三卷安全技术措施文件
第四卷调试及试运行文件
第五卷工程达标验收文件
第六卷其他
6）案卷编目与整理按国家档案局的有关规定办理，按公司的有关规定执行。
附表A
文件资料的分类标识
分类
类别名称
类别/专业代码
按监理内容类别分类
（1）综合管理
1
（2）进度管理
2
（3）质量管理
3
（4）投资管理
4
（5）安全管理
5
（6）合同管理
6
（7）其他
7
按专业分类
（1）总体/综合专业
Z
（2）锅炉专业
L
（3）汽机专业
J
（4）电气专业
D
（5）水工专业
S
（6）化工专业
H
（7）运煤专业
M
（8）除灰专业
C
（9）土建专业
T
（10）热控专业
K
（11）技经专业
E
（12）焊接专业
W
（13）炉保专业
B
按监理阶段分类
（1）项目决策阶段
前
（2）设计阶段
设
（3）施工阶段
施
（4）试运行阶段
调
（5）竣工验收阶段
竣
按资料来源分类
（1）建设单位
（2）设计单位
（3）施工承包单位
（4）设备供应单位
（5）监理单位
附表B
监理部
文件处理单
文件名称
来文单位
来文日期
总监审批
专业监理人员签阅
附表C
监理部
发文登记单
序号
发文日期
文件内容（标题）
文号
份数
接收单位
签收人
签收日期
附表D
来文登记单
收文日期
返回日期
附表E
工程建设预付款、进度款支付台帐
项目名称：
（单位：
万元）
工程名称
施工单位
合同
价款
预付款累计
进度款支付
备注
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