Access实用教程Word下载.docx
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1.2.1数据库系统的概念1.2.1
狭义地讲，数据库系统是由数据库、数据库管理系统和用户构成。
广义地讲，数据库系统是指采用了数据库技术的计算机系统，它包括数据库、数据库管理系统、操作系统、硬件、应用程序、数据库管理员及终端用户，如下图所示。
用户应用程序数据库、数据库管理系统操作系统硬件
1.2.2数据库系统的特点1.2.2
面向文件的系统存在着严重的局限性，随着信息需求的不断扩大，克服这些局限性就显得愈加迫切。
下图是传统的文件管理系统的示意图。
学生数据学籍数据学籍管理应用程序文件文件文件
学生数据学籍数据
文成绩管理应用程序件文财务管理应用程序件
文件文件
与传统的文件管理系统相比，数据库系统具有以下优点：
数据结构化数据存储灵活数据共享性强数据冗余度低数据独立性高
1.2.3数据库系统的分类1.2.3
在信息高速发展的时代，数据信息同样是宝贵的资产，应该妥善地使用、管理并加以保护。
根据数据库存放位置的不同，数据库系统可以分为集中式数据库和分布式数据库。
集中式数据库分布式数据库
1.3数据库系统管理
数据库管理系统（Database数据库管理系统（DatabaseManagementSystem）是从图书馆的管理方法改进System）是从图书馆的管理方法改进而来的。
人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为“数据库管理系统”，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。
数据库管理系统的概念数据库管理系统的组成
1.3.1数据库管理系统的概念1.3.1
数据库管理系统由一个互相关联的数据的集合和一组访问这些数据的程序组成，它负责对数据库的存储数据进行管理、维护和使用，因此，DBMS是一组成，它负责对数据库的存储数据进行管理、维护和使用，因此，DBMS是一种非常复杂的、综合性的、在数据库系统中对数据进行管理的大型系统软件，它是数据库系统的核心组成部分。
1.3.2数据库管理系统的组成1.3.2
DBMS大多是由许多系统程序所组成的一个集合。
每个程序都有各自的功能，DBMS大多是由许多系统程序所组成的一个集合。
每个程序都有各自的功能，一个或几个程序一起协调完成DBMS的一件或几件工作任务。
各种DBMS的组成一个或几个程序一起协调完成DBMS的一件或几件工作任务。
各种DBMS的组成因系统而异，一般来说，它由以下几个部分组成。
语言编译处理程序系统运行控制程序系统建立、维护程序数据字典
1.4数据库设计的一般步骤
数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求。
需求分析逻辑设计结构物理设计结构数据库的实施数据库的运行与维护
1.4.1需求分析1.4.1
整个数据库开发活动从对系统的需求分析开始。
系统需求包括对数据的需求和对应用功能的需求两方面内容。
该阶段应与系统用户相互交流，了解他们对数据的要求及已有的业务流程，并把这些信息用数据流图或文字等形式记录下来，最终获得处理需求。
1.4.2逻辑设计结构1.4.2
由于逻辑设计与具体的数据库管理系统有关。
以Microsoft由于逻辑设计与具体的数据库管理系统有关。
以MicrosoftOfficeAccess为例，Access为例，逻辑结构设计主要完成两个任务：
按照一定的原则将数据组织成一个或多个数据库，指明每个数据库中包含哪几个表，并指出每个表包含的字段。
确定表间关系。
通俗地说，就是设计一种逻辑结构，通过该逻辑结构能够导出与用户需求一致的结果。
如果不能达到用户的需求，就要反复修正或重新设计。
1.4.3物理设计结构1.4.3
物理结构设计同样依赖于具体的数据库管理系统。
对Access来说，物理结物理结构设计同样依赖于具体的数据库管理系统。
对Access来说，物理结构的设计过程通常包括以下步骤：
创建数据库创建表创建表之间的关系
1.4.4数据库的实施1.4.4
该阶段是建立数据库的实质性阶段，需要完成装入数据、完成编码、进行测试等工作。
完成以上工作后，即可投入试运行，即把数据库连同有关的应用程序一起装入计算机，从而考察他们在各种应用中能否达到预定的功能和性能要求。
1.4.5数据库的运行与维护1.4.5
完成了部署数据库系统，用户也开始使用系统，但这并不标志着数据库开发周期的结束。
要保持数据库持续稳定地运行，需要数据库管理员具备特殊的技能，同时要付出更多的劳动。
而且，由于数据库环境是动态的，随着时间的推移，用户数量和数据库事务不断扩大，数据库系统必然增加。
因此，数据库管理员必须持续关注数据库管理，并在必要的时候对数据库进行升级。
1.5关系数据库
关系模型是用二维表格结构来表示实体与实体之间联系的数据模型。
关系模型的数据结构是一个二维表框架组成的集合，而每个二维表又可称为关系，每个二维表都有一个名字。
目前大多数数据库管理系统都是关系型的，如Access就是一种关系型的数据库管理系统。
在这一小节中，将为读者介绍关系Access就是一种关系型的数据库管理系统。
在这一小节中，将为读者介绍关系数据模型最基本的术语概念和常见的关系运算。
非规范化的关系第一范式1NF第一范式1NF第二范式2NF第二范式2NF第三范式3NF第三范式3NF
1.5.1非规范化的关系1.5.1
一般而言，关系数据库设计的目标是生成一组关系模式，使我们既不必存储不必要的重复信息，又可以方便地获取信息。
方法之一就是设计满足适当范式的模式。
在学习范式前，首先来了解非规范化的表格。
当一个关系中的所有字段都是不可分割的数据项时，称该关系是规范化的。
当表格中含有多值数据项时，该表格同样为不规范化的表格。
1.5.2第一范式1NF1.5.2第一范式1NF
如果关系模式R的所有属性的值域中每个值都是不可再分解的值，则称R如果关系模式R的所有属性的值域中每个值都是不可再分解的值，则称R是属于第一范式（1NF）。
第一范式的模式要求属性值不可再分成更小的部分，即属于第一范式（1NF）。
第一范式的模式要求属性值不可再分成更小的部分，即属性项不能是属性组合或组属性组成。
1.5.3第二范式2NF1.5.3第二范式2NF
满足第一范式并且关系模式R满足第一范式并且关系模式R中的所有非主属性都完全依赖于任意一个候选关键字，则称关系R关键字，则称关系R是属于第二范式。
1.5.4第三范式3NF1.5.4第三范式3NF
如果关系模式R满足第一、第二范式，且R如果关系模式R满足第一、第二范式，且R中的所有非主属性对任何候选关键字都不存在传递信赖，则称关系R是属于第三范式的。
3NF是一个可用的关系键字都不存在传递信赖，则称关系R是属于第三范式的。
3NF是一个可用的关系模式应满足的最低范式，也就是说，如果一个关系不服从3NF，这个关系其实模式应满足的最低范式，也就是说，如果一个关系不服从3NF，这个关系其实是不能使用的。
第02章初识Access200702章初识Access
Access是美国Microsoft公司推出的关系型数据库管理系统（RDBMS），它作Access是美国Microsoft公司推出的关系型数据库管理系统（RDBMS），它作为Office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用Office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用环境，深受广大用户的喜爱。
本章主要介绍Access2007的工作界面、数据库对环境，深受广大用户的喜爱。
本章主要介绍Access2007的工作界面、数据库对象及它们之间的关系、Access数据库中使用的数据类型以及表达式和函数。
象及它们之间的关系、Access数据库中使用的数据类型以及表达式和函数。
Access2007的工作界面2007的工作界面Access中的数据Access中的数据Access中的对象Access中的对象Access中的函数Access中的函数
2.1启动Access2007启动Access
当用户安装完Office2007（典型安装）之后，Access2007也将成功安装到系统当用户安装完Office2007（典型安装）之后，Access2007也将成功安装到系统中，这时启动Access就可以使用它来创建数据库。
中，这时启动Access就可以使用它来创建数据库。
2.2Access2007的工作界面2007的工作界面
Access2007是MicrosoftOffice2007的组成部分，Office2007展现了一个开放2007是2007的组成部分，Office2007展现了一个开放式的、充满活力的新外观，如图所示。
2.2.1标题栏
“标题栏”位于窗口的顶端，是Access应用程序窗口的组成部分，用来显示标题栏”位于窗口的顶端，是Access应用程序窗口的组成部分，用来显示当前应用程序名称、编辑的数据库名称和数据库保存的格式。
标题栏最右端有3个按钮，分别用来控制窗口的最大化/还原、最小化和关闭应用程序，如图所个按钮，分别用来控制窗口的最大化/示。
2.2.2功能区
Access2007取消了菜单命令，将菜单栏转换为相应的选项卡，并且每个选2007取消了菜单命令，将菜单栏转换为相应的选项卡，并且每个选项卡的下方都列出了不同功能的组。
如“开始”选项卡中包含“字体”、“格式文本”、“排序和筛选”等组，如图所示。
2.2.3导航窗格
导航窗格位于窗口左侧的区域，用来显示数据库对象的名称，如图2导航窗格位于窗口左侧的区域，用来显示数据库对象的名称，如图2-7所示。
导航窗格取代了Access早期版本中的数据库窗口，如图所示。
2.2.4功作区
工作区是Access2007工作界面中最大的部分，它用来显示数据库中的各种工作区是Access2007工作界面中最大的部分，它用来显示数据库中的各种对象，是使用Access进行数据库操作的主要工作区域。
对象，是使用Access进行数据库操作的主要工作区域。
2.2.5状态栏
状态栏位于程序窗口的底部，用于显示状态信息，并包括可用于更改视图的按钮，如图所示。
2.2.6其他界面元素
Access2007界面还包含了其他元素，这些元素的共同点是：
新增元素，且2007界面还包含了其他元素，这些元素的共同点是：
新增元素，且能够帮助用户便捷地执行命令。
Office按钮Office按钮快速访问工具栏
2.3自定义工作界面
Access2007支持自定义设置工作环境功能，用户可以根据自己的喜好安排2007支持自定义设置工作环境功能，用户可以根据自己的喜好安排Access的界面元素，从而使Access的工作界面趋于人性化。
Access的界面元素，从而使Access的工作界面趋于人性化。
自定义快速访问工具栏自定义工作环境
2.3.1自定义快速访问工具栏
单击快速访问工具栏右侧的下拉箭头，将弹出常用命令列表。
选择需要的命令后，与该命令对应的按钮将自动添加到快速访问工具栏中。
添加命令按钮快速访问工具栏位置的调整
2.3.2自定义工作环境
在Access2007中，用户可以对工作环境进行设置。
单击Office按钮，在弹出2007中，用户可以对工作环境进行设置。
单击Office按钮，在弹出的菜单中单击“Access2007选项”按钮，在打开的“Access选项”对话框中进的菜单中单击“Access2007选项”按钮，在打开的“Access选项”对话框中进行设置即可，如图所示。
2.4Access中的对象Access中的对象
表是Access数据库的对象，除此之外，Access2007数据库的对象还包括查询、表是Access数据库的对象，除此之外，Access2007数据库的对象还包括查询、窗体、报表、宏以及模块等。
“表”对象“查询”对象“窗体”对象“报表”对象“宏”对象“模块”对象
2.4.1“表”对象“表
表是同一类数据的集合体，也是Access数据库中保存数据的地方，如图左表是同一类数据的集合体，也是Access数据库中保存数据的地方，如图左图所示。
一个数据库中可以包含一个或多个表，表与表之间可以根据需要创建关系，如右图所示。
2.4.2“查询”对象“查询”查询
我们把使用一些限制条件来选取表中的数据（记录）称之为“查询”。
例如，查询所有技术员的基本数据、查询2000年之后工作的员工等。
用户可以将如，查询所有技术员的基本数据、查询2000年之后工作的员工等。
用户可以将查询保存，成为数据库中的“查询”对象，在实际操作过程中，就可以随时打开既有的查询察看，提高工作的效率。
左图和右图所示分别为基本工资大于4500元和所有生产部员工信息的查询。
4500元和所有生产部员工信息的查询。
2.4.3“窗体”对象“窗体”窗体
窗体是用户与Access数据库应用程序进行数据传递的桥梁，其功能在于建窗体是用户与Access数据库应用程序进行数据传递的桥梁，其功能在于建立一个可以查询、输入、修改、删除数据的操作界面，以便让用户能够在最舒适的环境中输入或查阅数据。
2.4.4“报表”对象“报表”报表
报表用于将选定的数据以特定的版式显示或打印，是表现用户数据的一种有效方式，其内容可以来自某一个表也可来自某个查询，如图所示。
在Access有效方式，其内容可以来自某一个表也可来自某个查询，如图所示。
在Access中，报表能对数据进行多重的数据分组并可将分组的结果作为另一个分组的依据，报表还支持对数据的各种统计操作，如求和、求平均值或汇总等。
2.4.5“宏”对象“宏
宏是一个或多个命令的集合，其中每个命令都可以实现特定的功能，通过将这些命令组合起来，可以自动完成某些经常重复或复杂的操作，如图所示。
2.4.6“模块”对象“模块”模块
模块就是所谓的“程序”，Access虽然在不需要撰写任何程序的情况下就模块就是所谓的“程序”，Access虽然在不需要撰写任何程序的情况下就可以满足大部分用户的需求，但对于较复杂的应用系统而言，只靠Access的向可以满足大部分用户的需求，但对于较复杂的应用系统而言，只靠Access的向导及宏仍然稍显不足。
所以Access提供VBA（导及宏仍然稍显不足。
所以Access提供VBA（VisualBasicforApplication）程序Application）程序命令，可以自如地控制细微或较复杂的操作。
2.5Access中的数据Access中的数据
作为数据库管理系统，Access与常见的高级编程语言一样，相应的字段必作为数据库管理系统，Access与常见的高级编程语言一样，相应的字段必须使用明确的数据类型，同时支持在数据库及应用程序中使用表达式和函数。
可用的字段数据类型表达式函数
2.5.1可用的字段数据类型
Access2007定义了10种数据类型：
文本（Text）、备注（Memo）、数字2007定义了10种数据类型：
文本（Text）、备注（Memo）、数字（Number）、日期/时间（Date/Time）、货币（Currency）、自动编号（AutoNumber）、（Number）、日期/时间（Date/Time）、货币（Currency）、自动编号（AutoNumber）、是/否（Yes/No）、超级链接（Hyperlink）、OLE对象（OLEObject）、查询向导（Lookup（Yes/No）、超级链接（Hyperlink）、OLE对象（OLEObject）、查询向导（LookupWizard）。
Wizard）。
2.5.2表达式
表达式是各种数据、运算符、函数、控件和属性的任意组合，其运算结果为单个确定类型的值。
表达式具有计算、判断和数据类型转换等作用。
在以后的学习中我们将会看到，许多操作像筛选条件、有效性规则、查询、测试数据等都要用到表达式。
Access中的运算符Access中的运算符运算符的优先级
2.5.3函数
与其他高级编程语言一样，Access也支持使用函数。
函数由事先定义好的与其他高级编程语言一样，Access也支持使用函数。
函数由事先定义好的一系列确定功能的语句组成，它们实现特定的功能并返回一个值。
有时，我们也可以将一些用于实现特殊计算的表达式抽象出来组成自定义函数，调用时，只需输入相应的参数即可实现相应的功能。
函数的组成函数的类型
第03章数据库的创建与维护03章
在Access数据库管理系统中，数据库是一个容器，存储数据库应用系统中Access数据库管理系统中，数据库是一个容器，存储数据库应用系统中的其他数据库对象，也就是说，构成数据库应用系统的其他对象都存储在数据库中。
本章将向读者介绍创建和打开Access数据库、在导航窗格中自定义组、库中。
本章将向读者介绍创建和打开Access数据库、在导航窗格中自定义组、打开与搜索数据库对象、复制与删除数据库对象以及备份数据库的方法。
创建与打开数据库设置数据库的保存格式使用数据库对象备份数据库
3.1创建数据库
在Access中创建数据库，有两种方法：
一是使用模板创建，模板数据库可Access中创建数据库，有两种方法：
一是使用模板创建，模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要；
二是先建立一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素。
无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库。
使用模板创建数据库直接创建空数据库
3.1.1使用模板创建数据库
Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。
模板Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。
模板是随即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗体和报表。
通过对模板的修改，可以使其符合自己的需要。
3.1.2直接创建空数据库
通常情况下，用户都是先创建数据表等组件之后才创建数据库，或者先创建一个空数据库，然后再在此空数据库中添加表、查询、窗体等组件。
3.2打开数据库
对于已创建的数据库，Access2007提供了4对于已创建的数据库，Access2007提供了4种打开方式：
以共享方式打开、以独占方式打开、以只读方式打开和以独占只读方式打开。
以共享方式打开：
选择这种方式打开数据库，即以共享模式打开数据库，允许在同一时间能够有多位用户同时读取与写入数据库。
以独占方式打开：
选择这种方式打开数据库时，当有一个用户读取和写入数据库期间，其他用户都无法使用该数据库。
以只读方式打开：
选择这种方式打开数据库，只能查看而无法编辑数据库。
以独占只读方式打开：
如果想要以只读且独占的模式来打开数据库，则选择该选项。
所谓的“独占只读方式”指在一个用户以此模式打开某一个数据库之后，其他用户将只能以只读模式打开此数据库，而并非限制其他用户都不能打开此数据库。
打开此数据库
3.3转换数据库格式
新建的数据库采用的是Access2002-2003文件格式，如果用户希望将其转换新建的数据库采用的是Access2002-2003文件格式，如果用户希望将其转换为Access2007文件格式，则可以使用Office菜单中的“转换”命令来实现。
2007文件格式，则可以使用Office菜单中的“转换”命令来实现。
3.4导航窗格与数据库对象
Access数据库的创建和管理，是通过对Access数据库对象的操作实现的。
导Access数据库的创建和管理，是通过对Access数据库对象的操作实现的。
导航窗格是Access文件的组织和命令中心，在导航窗格中可以创建和使用Access航窗格是Access文件的组织和命令中心，在导航窗格中可以创建和使用Access数据库对象，本节以导航窗格为中心，简要介绍如何在数据库窗口中使用数据库对象。
导航窗格使用导航窗格中的对象
3.4.1导航窗格
默认情况下，当在Office默认情况下，当在OfficeAccess2007中打开数据库时，将出现导航窗格。
2007中打开数据库时，将出现导航窗格。
该窗格替代了早期版本的Access所使用的数据库窗口。
图313是“资产管理系该窗格替代了早期版本的Access所使用的数据库窗口。
图3-13是“资产管理系统”数据库中的导航窗格，数据库中的对象（表、窗体、报表、查询、宏等）出现在导航窗格中。
导航窗格的功能和组成在导航窗格中为对象分组阻止导航窗格的默认显示
3.4.2使用导航窗格中的对象
本节将说明如何使用导
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