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撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
例文：
通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下:
、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
（略）
、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
（略）
四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。
一九九三年一月三日
关于鄂粤两地携手联合打捞"
中山舰"
的函
湖北省人民政府:
现沉于长江金口赤矶山江底的"
，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
"
是重要的革命历史文物。
该舰192喀年参加"
保卫大武汉会战"
时被日军炸沉。
尽快打捞"
，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。
这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于"
在广州的时间长达21年,且围绕"
的几次主要历史事件都发生在广州。
因此，"
是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。
近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函.希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞"
，并进行修复和陈列。
为此,
我们经过认真研究.提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。
展出的办法和有关问题
专此函达，请答复。
广州市人民政府（盖章）
二、通知的写作格式
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
、标题：
制发机关+事由+通知。
、正文：
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决XXX
的问题，经XXX批准，现将XXX，具体规定通知如下。
㈡通知主体：
写出通知事项,分条列项，条目分明。
三、结尾（三种写法）
㈠意尽言止，不单写结束语。
㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
例文1指示性通知
北京积水潭医院关于XXXXXX的通知
各科室:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo
北京积水潭医院二OO五年三月十日
例文2:
指示性通知
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发（1996）X号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构
改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的
合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%o有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日
例文3:
会议性通知
关于XXXXXXXXXXXXXXX会议的通知
各职能处室:
北京积水潭医院
例文4:
总结交流我
会场：
区党
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部，柳铁党委宣传部:
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下:
、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;
区前八个月宣传思想工作；
研究部署下一步工作。
、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日（会期一天半，9日8日下午报到）。
四、会议地点报到及住宿地点：
南宁市七星路广西宣传干部培训中心。
委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份，在报到时交会务组（打印要求：
16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”）。
（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。
在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。
（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人：
XXX，电话：
XXXX，传真：
XXXXXX。
中共广西壮族自治区委员会宣传部二OO三年九月四日
二、报告的写作格式
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用
的陈述性公文。
、正文:
三、结尾：
可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
注意事项:
概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
例文1:
建议报告
关于XXXXXX的报告
院领导:
根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要情况报告如下:
、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
、XXXXXXXXXXXXXXXXXX。
常见公文写作格式与范文以上意见如无不妥，请批转各部门执行。
北京积水潭医院XX处
XXXX年X月X日
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院:
脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。
现将有关情况报告如下:
、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降,
取得了可喜的战绩。
、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。
为此，决定从现在起至一九九五年一
月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
例文3：
情况报告
XXXXXXXX
根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要情况报告如下:
X。
XXXXX，提出以下建议:
XXXXXXXXX
四、请示的写作格式
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
制发机关名称+事由+请示。
㈠请示的原因：
陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
㈡请示的事项：
写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：
多用“上述意见，是否妥当，请指示”。
“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
注意事项：
一文一事；
一个主送机关；
逐级请示。
请示需要着重注意的问题
（1）标题。
请示的标题一般有两种构成形式：
一种是由发文机关名称、事由和文
种构成。
如《*县人民政府关于***的请示》；
另一种是由事和文种构成，如《关于开展
春节拥军优属工作的请示》。
（2）主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只
能写一个主送机关，不能多头请示。
（3）结语。
应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以
上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
（4）落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的，这里
可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。
（5）请示的写作首先要和“报告”文种相区别。
在这个前提下，一要遵守“一文
事”的原则，主旨鲜明集中。
二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构
情况，也不要没能认真调查而片面地摆情况，提问题；
三要理由要充分，请示事项要
明确、具体；
四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不
要低声下气，客客套套。
例文1事务性请示
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。
具体意见如下:
、明确指导思想，加强组织领导。
••…、根据不同地区确定保护重点。
••…
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
……
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局一九九一年一月二日
办公会请示格式：
主管领导批示
关于XXXX的请示
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXo
此文是否提交院办公会讨论，请指示。
积水潭医院XX处
请求批准性请示
关于建立中国工程院有关冋题的请示
近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。
全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。
党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。
曾就建立中国工程院问题，多次作过批示。
根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见,进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。
现就建立中国工程院的有关问题报告如下。
、关于建立中国工程院的必要性。
（略）、关于组建中国工程院的一些原则。
关于名称（略）关于中国工程院的性质和作用（略）
关于中国工程院成员的称谓（略）
关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度（略）
三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）
以上请示当否，请批示。
附件：
中国工程院筹备领导小组名单。
国家科委（盖章）中国科学院（盖章）一九九三年^一月十二日
请求指示性请示
关于《会计人员职权条例》中“总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示
财政部:
国务院1987年国发[1987]*号通知颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；
其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。
在执行中，工厂总会计师按《条例》规定，负责全厂的财务会计事宜；
可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？
我们认为宜将行政职务与技术职称分开。
总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》将《条例》第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。
以上意见是否妥当，请指示。
省财政厅（盖章）
O年X月X日
请求批转性请示
关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示
随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出
国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了
《中国公民自费出国旅游管暂行办法》。
附：
中国公民自费出国旅游管理暂行办法
以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。
国家旅局（盖章）公安部（盖章）
五、规定的写作格式
规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
地域+内容+文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）、正文:
（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。
“条”是法规的基本单位。
（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。
（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。
规约性公文的结构包括：
依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。
某一文件不一定全部包括上述各部分。
书写要求
字号规格:
公文标题居中排一行或数行。
公文标题用2号宋体。
正文用3号仿宋。
一般每页22行，每行28个字。
用A4纸打印。
结构层次序数，第一层为一”；
第二层为㈠”；
第三层为t”；
第四层为⑴”。
成文时间用汉字，零”可写为“Q”右空4个字。
印章上不压正文，下压日期，骑年盖月”。
所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公
文日期。
例文（行政法规类规定）
北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定
（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）
第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。
第二条本规定由各级人民政府组织实施。
……第^一条本规定具体应用中的问题,由市人民政府负责解释。
第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。
六、批复
、批复的内涵和特点一）批复的概念
批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。
其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。
当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；
当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指
示时；
当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；
当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；
以及当下级机关因
重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。
除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。
二）批复的特点
1、针对性。
批复的针对性反映在两个方面：
一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；
二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。
2、回复性。
批复的内容属于回复性的内容。
因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。
3、权威性。
批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办
法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。
特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。
所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。
二、批复的分类
根据内容、性质的不同，批复可分为两类：
一类是审批性批复；
一类是指示性批复。
审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜,经审核后所作的指示性答复。
比如关第13页
于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。
指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。
这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。
另外，授权政府职
能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。
三、批复的结构、内容和写法
批复由首部、正文和尾部三部分组成。
1、首部。
包括标题和主送机关两个项目内容。
1）标题。
批复的标题有多种构成形式：
一种是由发文机关名称、批复事项、行
文对象和文种构成；
一种是由发文机关名称、事由和文种构成；
第三种是由事由和文种构成；
第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。
批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。
授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。
2、正文。
正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。
其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。
1）开头。
通过引叙来文以说明批复缘由。
首先点明批复的下级机关并写明来文
日期、标题和文号，以交代批复的根据。
（2）主体。
主要说明批复事项。
应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行
议论。
也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。
3）结语。
一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。
3、尾部。
署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；
成文时间写明年、月、日。
四、撰写批复应注意的问题。
1、注意行文的针对性。
下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
2、批复的观点要明确。
无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。
3、批复要及时。
批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行
文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。
4、批复的行文要言简意赅。
要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威第14页
范文一审批性批复
关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复
民行批[1993]4号
江苏省人民政府:
你省一九九二年十月八日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和一九九二年十月二十日的补充请示收悉。
经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市（县级）省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。
民政部（盖章）
一九九三年一月八日
范文二授权指示性批复
国务院关于决定加入《专利合作条约》的批复
国函[1993]113号
中国专利局、外交部:
国务院决定：
我国加入《专利合作条约》，具体手续由外交部办理。
我国加入该条约后，关于《专利合作条约实施细则》的修订问题，由中国专利局同外交部决定，报国务院备案，可以不另行报批；
中国专利局可以制定实施该条约的具体规定。
国务院（盖章）
一九九三年八月二日
范文三授权指示性批复
国务院关于《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》的批复
国函[1997]209号
国家旅游局、公安部:
国务院原则同意《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》，由你们发布施行。
《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》（略）
一九九七年九月二日
XX市粮食局关于加强防汛工作的紧急通知
各区市粮食局、局直各单位：
据中央气象台和青岛市气象台联合预报，受南方热带低气压的影响，预计明、后两天青岛市将有一个强降雨过程，降雨量可达200毫米以上，并拌有8级大风，局部有冰雹。
按照市委、市政府有关通知精神，为加强全市粮食系统防汛工作，现将有关事宜通知如下：
、要高度重视。
一是领导要高度重视。
各处室负责人、各单位主要领导要充分认
识做好本次防汛工作的重要性，加强对本次防汛工作的领导，确保安全渡汛。
二是要制订好防汛工作预案。
各单位要根据自身工作实际制定本单位加强防汛工作预案，落实工作措施，做好防汛准备。
市粮食局的防汛工作预案由局办公室负责制定。
三是要建立统一协调的领导机制。
建立起由市粮食局局长为组长，各单位负责人为副组长以及各有关人员参加的防汛工作领导小组（名单附后），领导小组下设在市粮食局办公室，由市粮食局办公室统一做好防汛期间的协调调度工作（联系人：
XXX联系电话：
XXXXXXXXXXX）。
二、要采取有力措施。
一是要认真做好隐患排查。
各单位要认真将本单位防汛工作隐患排查一遍，各仓储企业要彻底排查各个粮仓安全情况，做好预防大风和降雨的有关准备工作，做到预防为住，防患
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