文件编写编码管理办法Word文件下载.docx

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文件等级

文件种类

文件名称

文件格式架构

一级

制度文件

质量手册

ISO9001:

2000标准条款的格式

二级

程序文件

七/八段结构

三级

程序文件所

延伸的作业说明

管理办法

操作规程

检验规程

作业指导书

技术文件

依专业特征，个别制订

记录表单

记录表

报告

记录单

备注：

属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制。

5.程序

5.1文件格式：

5.1.1质量手册及程序文件首页格式参见附页2

1）修订号：

0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。

如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。

版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。

2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。

5.1.2质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。

5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。

5.1.4质量记录表单的格式见附页6。

5.1.5文件封面见附页2。

5.2文件结构：

文件编写管理办法

2/10

5.2.1四段结构

1）总则

2）职责

3）控制要求

4）相关文件

5.2.2七/八段结构

1）目的

2）适用范围

3）职责

4）定义（适用时）

5）程序

6）相关文件

7）质量记录表单

8）附页（适用时）

5.3文件编写结构说明

5.3.1目的

简述编写本程序的用途与宗旨。

5.3.2适用范围

概略说明文件的适用范围：

区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。

5.3.3职责

简述文件中主要责任部门与相关责任部门

5.3.4定义

说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中的特定意义。

5.3.5程序

1）文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。

2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。

3）编写内容应注意：

简洁、完整、明确。

文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。

5.3.6流程图

将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简洁。

主要图型/符号说明如下：

起点/终点表示流程之起点或最终点均用此符号

处理流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作

决策或判定指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号。

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流向线流程和方向的标示

关联线作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。

转接点表示本页结束（连接下页），续页开始（承接上页）

5.3.7相关文件

详细记录与本程序有关的一切其他文件。

5.3.8附件：

文件中所用的表单及其它文件。

5.4段落章节构成：

依据下列数字、文字顺序排列。

1.……

1.1……

1.1.1……

1）……

2）……

a）……

b）……

（1）

1.2……

2.……

5.5文字格式标准化

5.5.1统一使用MicrosoftWord建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标，正文统一采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号TimesNewRoman字体；

文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。

如文件不设封面，封面上的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页5。

文件放大张贴时，字体可相应放大。

5.5.2依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落之后注“N.A”。

5.6文件表单、编号说明

1）编码格式：

程序文件LC-XX-YYYY-ZZ

2）编号意义LC-—龙城缩写

XX—文件代号QM质量手册

QP程序文件

QD三层管理类文件

QT三层技术类文件

QC三层检验类文件

QR质量记录

YYYY-对应标准要素代码4200-8500

ZZ-顺序码01-99

3）编码范例：

质量手册LC-QM-2004

文　　件LC-QP4200-01

　　LC-QD4200-01

LC-QC4200-01

LC-QR4200-01

4/10

5.7文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序LC-QP4200-01”要求呈送相关部门负责人审核，经批准后实施。

如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不需要审核批准的表单可只留编制。

5.7.1文件经批准后发布，自生效日期生效。

5.8文件制定/修订流程图见附件1

6.相关文件

LC-QP4200-01文件控制程序

LC-QD4200-02　技术文件管理制度

7.质量记录表单

N.A

8.附页

附页1：

文件制订/修订流程图

附页2：

封面格式

附页3：

文件内页格式

附页4：

文件首页格式

附页5：

不设首页的三级文件格式

附页6：

质量记录表格式

5/10

职责部门

相关说明

表单

N

N

各部门职责人员

文件封面格式

文件内页格式

1.文件的审核

2.审核责任人会签

审核会签栏

文件批准

批准栏

文件管理员

文件、表单编号说明

文件发布范围

接收人签收

分发部门、文件发放签收表

文件持有人

各文件制订人

各部门责权人

依实际需要实施培训

文件发放部门

各部门责任人

注明文件更改内容

文件更改申请

文件回收及销毁

文件回收记录

文件销毁记录

7/10

修订号：

页次：

1…..

1.1….

正文，采用小四号宋体

8/10

文件首页

文件编号：

LC-QD

编制：

审核：

批准：

分发部门

■总经理

■常务副总

■管理者代表

■财务部

■供销部

■技术部

■质检部

■生产部

■质保部

■公司办公室

修订号：

受控特性：

发放编号：

发布日期：

生效日期：

9/10

　　　　文件编号：

LC-QD****-**

页码：

X/Y

以上表头

以下正文

1……

1.1…….

1.1.1…….

正文，小四号宋体字

以上正文

以下末尾仅在文件最后一页显示以下内容

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

受控特性：

10/10

质量记录表单格式

表单名称

版本号：

表单序号：

　　　文件编号：

LC-QR4200-

表格内格式依实际需要而定，文字采用小四号宋体字

6/10

文件封面

55TimesnewRoman

2000

（LC-QP-2004）

XXX精锻有限公司