学生会档案管理制度试行文档格式.docx

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水利土木工程学院学生会档案管理由秘书处统一分类管理，各部门协同合作组成，接受团委领导。

秘书处对学院各级档案进行统筹管理，负责领导、协调和监督档案工作。

各分会、各部门档案由各分会、部门成员整理，各分会主席和各部部长监督管理。

每学期各部门将进行一次档案清理，并将有关资料交由秘书处归档备案。

第三条档案管理小组基本任务

档案管理小组的基本任务包括：

1.认真执行本制度及实施细则的要求，收集、整理、鉴定、保管、检索和调阅学生会档案；

2.定期清查、优化档案材料，充分开发学生会档案资源，完善学生会档案管理制度，改进实施细则，实现档案管理工作的现代化；

3.完成上级部门安排的其他档案工作。

第四条档案分类

水利土木工程学院学生会档案包括：

1.各级文件、例会材料等；

2.各年级学生的档案材料（包括各班素质评价成绩汇总表、学生素质评价表、优秀学生奖学金审批表、单项奖审批表、三好学生审批表、优秀学生干部审批表、先进班级审批表、优秀团员审批表、优秀学生团干部审批表、先进团支部登记表等）；

3.学生会干部履历表，各班班委履历表，党员履历表等；

4.学生会各部门学期工作计划和总结；

5.学生会各重要活动的策划方案、事后总结等；

6.学生会工作制度等相关制度规范的保存；

7.学生会各类奖品、书报杂志、来往信函。

第三章档案整理标准

第一条基础档案管理制度

一、档案范围

包括各分会、各部门的个人履历简介、部门基本资料等部门档案，各部门会议记录、工作计划、工作总结等工作档案，日常工作活动统计、活动策划、总结以及其它有关材料（照片、新闻稿等）等活动档案，都作为优秀部门、个人的评选、奖励的依据。

每学期末由各部门负责整理后，上交秘书处存档，各职能部门不得以任何借口拒绝归档。

归档要求：

归档的文件材料一般一式两份。

电子稿、打印稿重要或利用频繁的文件若有损坏情况，需酌情增加归档份数。

二、档案建立

1.部门基本资料，如：

各部部长、负责人、部员姓名、联系方式及各部职责要形成文字一式两份上交于秘书处存档。

2.学生会成员的人事档案由各部门在成员正式加入时为其建立，班委成员由分会建立，党员履历由团总支建立，其中的个人履历等基础资料各部门整理后统一上交秘书处存档。

3.各部例会、每周三的常委会、全体大会，各部门都要做好会议记录，对于有重大事件的会议，会议结束后各部都要上缴一份会议记录于秘书处做存档。

4.学生会各部门每学期工作伊始都应向主席团呈交一份详细的工作计划，一式两份，留一份交由秘书处存档。

5.学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上缴于主席团，一式两份，留一份交由秘书处存档。

在日常的工作中，我们总会遇到这样或那样的问题，这时思想反思工作就显得尤为重要，因此在工作总结当中应加入思想反思。

6.学生会成员日常活动工作评定由主席团考察，结果由各部门整理后上交办公室存档，班级组织的各项活动工作由分会整理后上交秘书处存档。

日常活动统计以周为单位，上交电子版和团委老师签字盖章的纸质版给秘书处存档。

7.学生会各部门在举办大型活动时，活动结束后一周内内把活动策划、活动总计整理好后，由团委老师审核通过后，各部门将电子版、纸质版各自存档，以便期末整理上交。

8.每学期末，各部门要将基本档案统一整理好后，上交秘书处存档。

以下是各部门基本档案的构成：

第二条专有档案管理制度

根据各部门的分工不同，在基本档案之外，各部门应结合各自部门特色，整理相应的专有档案。

包括主席团、学生团总支、秘书处、自律部、女生工作部、学习部、实践创新部、事务服务部、新闻宣传部、设计策划部、勤工助学部、社团管理部、体育活动部、文艺活动部等十四个职能部门的专有档案。

档案形式要求：

对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本。

（一）主席团

（二）学生团总支

（三）秘书处

（四）自律部

（五）女生工作部

（六）学习部

（七）实践创新部

（八）事务服务部

（九）新闻宣传部

（一十）设计策划部

（一十一）勤工助学部

（一十二）社团管理部

（一十三）体育活动部

（一十四）文艺活动部

第四章档案存放办法

第一条按类型组卷，按成文时间排序编号，将文件存放于文件袋或者文件盒中，贴上标签，注明文件性质、时间、部门并按序排放，便于取阅与存放；

第二条全部档案存于办公室档案柜，由学生秘书长协各部部长负责；

第三条建立电脑文档，按文件夹分类管理，储存磁盘文件，以减轻工作量；

第四条凡中途离职、撤职、辞职干部，其个人档案在其离职之日撤出总档案；

第五条干部任职期满之日，应保留干部的个人档案至其毕业，供评价其工作成绩和毕业时推荐就业之用；

第六条学生会所获得的奖品、纪念品由事务服务部负责统一保管；

第七条档案上交日期：

视不同类型档案而定；

第八条在清理档案时，对2年以上的档案，应打包封存，并注明起止时间，内容。

如要销毁某些档案，必须经上级机关审查。

一般每四年清理销毁一批不具备保留意义的档案。

第五章档案查阅办法

第一条查阅要求

1.学生会部级以上（含部长）工作人员方有资格可以根据工作所需借阅有关文档，其他人员档案借阅需由本人提出申请，经所属部门部长签字同意、学生秘书长批准，方可借出查阅，档案出借期间责任由部长负责；

2.学生会各部门借阅有关文件，不得将有关文件作非工作之用；

3.复制文件必须征得秘书处的同意；

4.各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，若有遗失应做出书面检讨，学生会秘书处会做出相应的警告、批评。

第二条借阅手续

1.任何部门或个人需要向秘书处借阅有关文件时，必先提出申请，经秘书处视文件的重要程度作出合理安排，经填写“档案借阅登记表”，做到责任落实到个人，方可借阅。

另外，外借档案不得为档案原件；

2.学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知秘书处归还日期；

3.档案阅毕后请及时归还，过期不还秘书处有权进行查询并作相应处理；

4.阅毕归还时，相关负责人员须认真仔细检查,确定无误时再归档保存。

第六章附则

第一条本制度未尽事宜，可在具体实施过程中根据实际工作情况及时修改，修改过程由档案工作小组负责起草，并报团委、学生会常委会审批通过；

第二条本制度自颁布之日起实施；

第三条本制度最终解释权归山东农业大学水利土木工程学院团委、学生会所有。

第七章附表

水利土木工程学院学生会档案借阅登记表

借阅人

借阅时间

借阅内容

预计归还

实际归还

续借天数

责任人

记录人

收档人

备注

姓名

所在部门

联系方式