酒店管理财务财务制度信贷执行程序叶予舜.docx

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酒店管理财务财务制度信贷执行程序叶予舜

酒店管理财务财务制度——信贷执行程序

定义:

信贷服务是指会所在运营过程中与会员建立信贷关系，负责会员的信用审核，为会员提供信贷服务，以便及时收回会员赊欠消费款。

核定住店预收押金金额，相当于会员住店期间应支付的房费的1.5倍，其中包括餐费和其他杂项费用。

依此收取合理的押金，将有效地防范跑帐风险。

目的:

信贷服务程序及制度的确立，有利于帮助管理层在控制和防范风险的前提下，与会员进行正常的业务交往。

规定:

1.签定信贷协议的公司或个人限在协议规定金额内挂帐，并依协议按期结清挂帐费用。

2.每年年终，会所信贷经理将对所有信贷协议公司或个人全年消费情况和付账情况进行分析，予以信誉评估，并作出相应得调整。

3.未经财务经理批准，不得以收取信用卡形式，向会员垫付现金。

4.以支票形式支付预付款的会员，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过账单消费金额而以现金退还。

5.除会员实行现付和集团会所内部之间根据催款通知单相互挂帐以外，会所任何人无权自行担保无信贷协议暂挂帐处理。

除总经理、财务经理或销售总财务监可以担保外，其他人员一律不可担保，但担保金额必须是担保人工资足以抵限额内，担保期限为一周，如在担保期内未结清此帐，财务部将直接从该担人的当月工资中扣除结算。

6.信贷审批需经信贷经理、财务经理、总经理签字认可。

程序:

1.信贷协议的申请:

1.1销售部/餐饮部/前厅部的人员将信贷申请表发给希望与会所建立信贷关系的会员。

然而，并不是毫无选择的和每个会员和公司建立信贷关系。

1.2申请表（见附件1）上要求的信息必须及时完成并由公司负责人或授权人签字。

收到完成的表格后，销售部的相关人员应该确保申请表上所有要求的信息已正确填写。

1.3填写完毕的申请表在递交给信贷经理前，要先交由销售部总监及相关部门总监填写意见、建议和信贷金额。

1.4信贷经理将通过与其它会所的核查以及银行提供的参考来核准申请人的资格与相应的信贷证明。

1.5信贷经理将以下信息编辑成册并在每次信贷会议上提请通过：

·公司/个人的名字

·商业类型

·信贷限额

·各部门总监提供的意见和建议

·会所提供的参考

·银行提供的参考

·付账史

·特殊要求

1.6信贷经理，财务经理和总经理将在申请表上填写同意或不同意。

1.7会所所提供的信贷金额和期限将由信贷经理以书面的形式通知申请信贷公司。

一份复印件将交给相关部门总监。

1.8信贷经理立即将最新的有信贷协议的公司名单提交给相关部门，此名单每月更新一次。

1.9特例–至于有好的财务背景的著名公司，总经理可以批准信贷协议而不需要正常的审核程序。

此特例需有总经理的书面核准签字，信贷经理和财务经理的意见也应考虑并记录。

2.债务人的分类:

2.1会员

2.2本地公司

2.3海外公司

2.4政府部门

2.5其他

3.信贷付款方式:

3.1宴会与外卖:

3.1.1必须事先收取押金，押金的数额由信贷经理和财务经理商定。

最好是在宴会前付清全款。

3.1.2无信贷协议的公司，宴会消费的确定和在宴会前收取等值消费的50%是很重要的。

但是欠款和信贷金额要密切关注。

3.2会议:

3.3住店会员

付账方式信贷限制备注

现金预收押金核定住店预收押金（见第1页定义）

信用卡预取授权预取授权并将授权凭证订在登记卡后面

公司付账有信贷限制需要提供付账方式的授权信

4.预定的信贷程序:

4.1前厅经理和信贷经理必须协商制定信贷金额和期限。

当接到一个预订后，重要的一点是除获得付账方式以外，还应问清账目分类要求。

4.2预定的途径:

a）信件/传真b）电话c）个人要求

4.3要求的基本信息:

a）会员的全名b）到达/离店的日期c）房态和特殊要求

d）订房者的全名，电话号码，职位，公司名称和地址

e）付账方式f）同意的房价

4.4信件/传真预订:

4.4.1通过信件/传真订房，在确认有房后要求会员提供账目分类方式并

且回传。

4.4.2如果会员要求挂帐，核查一下会员所在公司是否已经与会所建立

了信贷关系。

4.4.3信贷账号。

在会员到达之前收到包括下列信息的授权信：

（必须是有公司台头的正式授权信）

a）公司名称b）寄账单地址c）授权签单会员的名字

d）付账指示d）会员的名字e）入住期限

f）付账内容（付所有的费用或是只付房费）

4.4.4没有信贷协议的帐务：

在确认预订的时候，要求组织者预付所有房费。

如果用信用卡预付，预订必须获得信用卡细节，信用卡号，持卡人名字和有效期以便为预订做担保。

除非获得总经理，财务经理或者信贷经理的允许，

不提供信贷限额给任何没有信贷协议的公司。

在接到预订部的通知后，信贷经理将寄申请表给会员并且在收到完成的表格后按程序1执行。

当信贷获准后，信贷经理将设立一个账号,并且立刻通知预订部。

4.4.5授权信的分发：

（见附件2）

•信贷部—原件。

•预订部—复印件，放在会员到店会所档案里，在会员到达的那天与

其他相关数据一同交给前厅部订在会员的登记卡后面。

4.5电话预订：

4.5.1所有的电话预订必须传真信用卡号，持卡人名字和有效期做担保。

4.5.2如果不能提供信用卡做担保，会员的预订仅保留到入住当天的下午6点。

4.5.3不接受任何电话信贷申请。

5.前厅部的信贷程序：

5.1信贷服务不提供给没有与会所建立信贷关系的任何公司、机构或是个人。

5.2入住登记时，应该要求每一个会员完整地填写登记卡。

前厅部必须核查会员的名字、家庭住址、工作地址以及其他相关信息已经清楚地填写在登记卡上。

5.3如果会员提供的信息不够充分，可以用其他方式证明身份，以保证登记卡上要求的信息足够完整。

尤其是地址，没有完整的地址，任何欠款是不可能收回的。

5.4前厅部人员礼貌的请求会员提供会员卡、护照，身份证或其他能证明身份的证件来确保正确的信息填写在登记卡上是很重要的。

5.5所有的会员必须在登记卡上签字。

会员的签字必须与护照或身份证上的签字再次核对。

这对于付信用卡的会员尤其重要。

前厅部人员应根据登记卡上签字来证明卡上内容是核查过的。

5.6前厅部人员应该注意会员的付账方式并在登记卡上注明。

5.7付账方式：

—信用卡

—现金付账

—公司的支票

—公司付账

—旅行支票

5.7.1信用卡

（a）接受程序

在入住登记时：

—要求会员出示信用卡。

—将信用卡后面的签字与护照和登记卡上的签字进行对比。

—核对信用卡的有效期。

如果信用卡在会员住店期间到期，要求会员换卡。

—如果以上要求无误，刷一张信用卡签购单或者刷卡要授权。

授权金额应该相当于核定住房预收押金金额。

—如果授权拒付，可要求会员换卡。

不能分多次索取小额授权。

—信用卡签购单或者授权单据应该订在登记卡后面。

必须能显示完整的信用卡号、授权号和授权的金额。

—前厅部必须将授权金额输入信贷限额报表。

如果任何账目超过了昨日的授权，必须再索取更多的授权。

前厅经理必须每天检查。

以下是可以接受的信用卡：

国际卡：

美国运通卡

大莱卡

维萨卡

万事达卡

JCB卡

国内卡：

（由管理集团根据当地情况决定）

（b）付款过程：

在结账时：

—前厅部打印账单让会员检查。

—用已经获得预取授权的信用卡为会员结账。

—会员必须在信用卡签购单上签字，前厅收款员应该确认签字与会员登记卡上签字和信用卡上的签字一致。

—持卡人留存联应该连同发票或账单一同交给会员。

—商户留存联应该订在会员账单上转交财务部。

快速结账：

快速结账是指会员希望用信用卡快速的结账离开。

过程如下：

•会员结账的前一天晚上，将会员的账单和快速结账程序的解释信送到相应的会员房间（这种信只送到有足够的信用卡授权并且是会员自己付账的房间）。

•会员必须在表格上填写他们的房间号码，预计离店的时间，寄账单的地址和允许会所用会员信用卡划帐的授权签字。

•会员必须在早晨离店前将申请信交给收款员或是前厅接待。

•前厅部应该询问会员是否用过迷你酒吧里的饮料。

•前厅部还应该核对会员填写的房间号码，预计离店的时间，和尤为重要的签字。

•前厅部用会员的信用卡结清账目并且将最终的账单复印件寄给会员。

5.7.2现付：

（a）如果会员希望他/她自己的账目用现金支付，前厅部必须要求会员预付住店期间的房费（相当于核定住店预收押金金额）。

（b）如果会员的钱只够支付一晚房费，那么只能允许他/她住一晚。

（c）如果会员不能付清一晚的房费，应该礼貌的拒绝会员的住店要求。

（d）在会员填写登记卡的时候，请求会员出示身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证来核对会员的家庭地址以便在需要的时候追帐。

必须检查会员的订房管道和以前的住宿记录。

（e）付现金的会员通常对会所都有很大的风险，如果他们是没有预订的会员就更值得注意，这种时候必须特别小心。

大多数的会所逃帐者是这种类型的会员。

前厅部必须每天定期检查会员账单，以确保会员账目没有超过押金。

如果发生了这种情况，应当关闭电话，通知所有部门拒绝这间房的所有签单挂帐消费，不允许提现金或杂项消费，并立刻通知前厅经理或者值班经理。

5.7.3公司支票：

入住登记时：

（a）在入住时，支票是一种不可以接受的付账方式，除非已经获得了财务经理或者总经理的授权。

（b）只有当地的专业银行开出的支票是可以收的。

（c）支票上的金额应相当于核定住店预收押金的金额。

（d）支票上的会所名称必须书写正确。

（e）如果事先没有获得批准，会员必须提供其他付款方式。

如果得不到其他付款方式，不要给会员安排房间，应通知前厅经理或值班经理。

（f）前厅部必须与信贷经理确认支票有足够的金额清账。

（g）如果会员应付的金额超过了支票付款，要求会员支付剩余欠款。

（h）如果会员账单上的账目少于已付的支票金额，会员必须通知会所,会所将退还一张写有退款金额的支票，并索取收款收据。

（i）要求会员在账单上签字并且适当的保存账单，以备财务部使用。

（j）以支票形式支付预付款的会员，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过账单消费金额而以现金退还。

5.7.4公司付账—挂帐。

入住登记时：

（a）前厅部必须确定公司付账授权信或传真已经收到备用。

（b）注意账目要求：

是否由会员支付杂项费用，或者是某些费用公司不付。

在这些情况下，应该向会员收取杂项费用押金。

（c）如果没有收到公司的授权信或传真，前厅部要如实告知会员在收到授权书之前不能提供特殊价格或协议价。

在收到所必须的证明后，前厅经理可以批准扣减房费。

（d）寻找其他的担保付账方式，有授权的信用卡做担保是比较好的方式。

（e）登记卡和所有相关数据必须严格保存，以备会员结账时使用。

结账时：

（a）前厅部必须确保预留所有消费单据。

（b）在结账时，必须给会员一份账单以备会员核对。

（c）任何授权信不包含的费用必须由会员自己支付（现金、信用卡、旅行支票）。

（d）费用挂帐之前会员必须在账单上签字。

签单必须订在账单上一同挂帐。

如公司要求房价保密，则房费账单不需要会员签字，但挂帐的杂费一定要有会员签字。

5.7.5旅行支票：

旅行支票只兑换给住店会员，不能为非住店会员兑换旅行支票，如果发生银行退票，将无法追索到会员。

前厅部应严格按照制定有关旅行支票的收兑规定（FF-011）和外币兑换的执行程序（FF-004）进行操作。

5.8逃帐或者会员的付款带有欺骗意图。

潜在的逃帐者和使用