设备物资管理制度文档格式.docx

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一、先批准后采购的原则；

二、采购与保管（验收）分开的原则；

三、谁使用谁签字的原则；

四、保障供应，创造效益的原则；

五、勤俭节约反对浪费的原则。

第五条物资管理工作的基本任务。

调查、采购、验收、保管、发放、盘点、统计、核算、效益。

第二章物资采购管理

第六条物资采购应遵守的原则

一、公司内调剂的原则。

在质量合格、价格合理、交货期有保证的条件下，公司内能调拨调剂的物资，公司内调拔调剂使用，禁止重新采购；

二、“六比”原则。

物资采购实行“六比”即：

比质、比价、比远距、比信誉、比交货期、比付款方式；

三、招标采购的原则。

物资采购必须实行招标采购，不具备招标采购条件的实行比价采购。

公司规定，单项合同估算价在50万元以上的物资采购必须实行招标采购；

四、合格供应商名录中采购的原则。

严格执行在合格供方名录中采购的原则。

特殊情况需在合格供方名录外采购，要严格履行合格供方名录外采购审批手续；

五、廉洁自律的原则；

六、勤俭节约反对浪费的原则。

第七条物资需用量计划及采购计划的编制

一、主要材料及大宗辅助材料计划

项目部工程部门提前30个工作日，根据图纸计算分项实物工程量，再按材料消耗定额计算各分项工程、分部工程的材料需用量，在此基础上编制单位工程材料分析表，最后根据施工进度计划确定分期需用量，编制出按时间需要的品种规格和数量齐全的材料需用量计划，送项目部设备物资部门，计划须有工程部门主管或总工签字确认。

项目部设备物资部门根据工程部门送达的材料需用量计划，结合库存情况及施工进度计划安排，编制采购计划并报项目经理审批。

二、零星材料计划

施工队、班组、拌合站、机料科提前10个工作日提出材料需用量计划报项目部设备物资部门，计划须工程部门主管签字确认。

项目部设备物资部门到现场落实其实际需求后，结合库存情况及施工进度计划安排，编制采购计划，并报项目经理审批。

三、周转材料计划

由项目部工程部门准确核算所需周转材料的数量，提前30个工作日做出需求计划并由项目总工签字确认后，送项目部设备物资部门，项目部设备物资部门根据需用计划和使用强度，编写购置报告和采购计划并经项目经理审批后，报公司设备物资部调剂或采购，公司无法调剂确需采购的，报公司分管领导或主管领导审批后方可采购。

四、小型机具计划

由项目部工程部门准确核算所需小型机具的数量，提前20个工作日做出需求计划并由项目总工签字确认后，送项目部设备资部门，项目部设备物资部门根据需用计划，编写购置报告和采购计划并经项目经理审批，报公司设备物资部备案。

五、配件计划

施工队、班组、拌合场、机料科根据设备、机具维修保养状况，提前10个工作日提出需求计划，并由其负责人签字确认后，报项目部设备物资部门审查并送项目经理审批。

第八条物资采购程序

一、执行调查、评审程序，选择合格的物资供应方

（一）需要进行市场调查的物资供货方

1、施工用主要材料、大宗辅助材料、对产品质量有严格要求的材料、易燃易爆品；

2、对定额消耗材料、配件、低值易耗品等实行定点采购的厂家、商家；

3、存在价格明显高于市场上同类同质产品时。

（二）对物资供货方的调查

1、调查人员在调查时应填写《物资供应商评价表》；

2、同种物资必须选择至少三家供货单位（火工品等除外）。

被调查的厂家及供应商应提供有效的营业执照、税务登记证、生产许可证等资质证明复印件，产品介绍、质量检验报告、产品价格及运输费用和售后服务等书面资料；

3、同质量、同品牌的物资在条件允许下，原则上就近或以生产厂家为首选供应方，其次为批发市场上的一级代理商。

对中间供货商不作优先考虑。

（三）合格物资供应分承包方的评审

将《物资供应商评价表》及所附厂家、商家资料整理后，由项目部设备物资部门牵头，工程、计划、安质、财务、办公室等部门和项目经理、总工采取会议或会签形式进行评审。

评审后的合格供方报项目经理批准，建立《合格供应商名录》并发布，报公司设备物资部备案。

二、物资合格供方的管理

（一）质量跟踪。

为确保合格供方能稳定提供合格产品，项目部设备物资部门负责对每一批物资的使用情况进行质量跟踪，出现问题及时填写《质量跟踪报告》。

（二）建立合格供方档案。

项目部应建立合格供方档案，档案保存有关物资供方的调查、评价、产品跟踪等资料。

项目部应及时将调查、评审的合格供应商资料报公司设备物资部备案。

（三）每年项目部应进行一次合格供方的后继评价，对供货方的资质证明文件等重新审核，重点对供应商提供产品的质量、价格和售后服务进行评价，以便动态调整合格供方名单。

三、采购合同签订及管理

（一）物资的采购必须在由项目部发布的合格供应商名录中采购，必须签订采购合同或协议。

合同或协议应明确对物资的各项要求，内容规范，详细具体，条款清晰明确，符合国家政策、法律及《合同法》的有关规定。

（二）主要材料由项目部设备物资部门牵头，会同计划、工程、财务等部门，进行合同或协议谈判，并做好谈判记录。

（三）项目部采购合同或协议签订前，必须将合同或协议草案报公司审核批准后，方可由项目经理签订。

（四）合同或协议在签订后10日内，报公司设备物资部备案。

（五）确因市场波动引起价格变化的，项目部要及时签订有关合同或协议的补充协议或更换合格供方。

（六）项目部设备物资部门应建立《合同台帐》。

公司设备物资部根据各项目部上报的合同或协议，建立全公司的主要材料或A类物资《合同台帐》。

（七）项目部、劳务队领导班子成员严禁一人单独、直接与厂家、商家定货交易、采购物资。

第九条物资采购的实施

一、项目部物资采购由项目部设备物资部门负责，工程、计划和财务部门参与配合，项目经理审核批准。

二、必须在合格供方名录并已签订合同或协议的供方中采购。

如有特殊原因的特殊物资不在合格供方处采购的，需要提前报项目经理审批。

三、物资采购必须实行招标采购，不具备招标采购条件的实行比价采购。

四、公司设备物资部将收集到的市场信息及项目部的实际采购价格建立信息库，对项目部物资采购提供价格指导和监督。

公司设备物资部将定期不定期通过公司办公网平台公布价格。

第十条顾客财产管理

一、顾客财产指顾客提供给我单位使用的材料、设备和信息资料等。

二、对于顾客财产不进行合格供方的调查、评审工作。

三、对顾客财产的管理按照公司GZHFCX-10-2009信息交流、协商和沟通控制程序文件执行。

第三章物资的验收管理

第十一条物资的验收

一、为准确掌握主材及大宗材料的验收数量，投资3000万元以上的工程项目部须配备计量设备。

二、物资验收人员的配备。

公司规定，项目部、劳务队物资验收人员与采购人员不能一人兼任，要设专或兼职验收人员。

三、进库、进现场物资票证检查。

材料员（保管员）对进库、进现场物资进行严格的票证检查，物资的名称、型号规格、数量、质量应与发票凭证相符，清单发票核实一致，主材及大宗辅助材料与订货合同一致。

四、外观检查。

包装完好，一般材料有“合格证”，主材及大宗辅助材料有“合格证明书”和“产品技术试验报告”。

五、数量验收。

钢材、水泥、骨料等必须在计量设备上称重并与进货发票一致，误差控制在国家规定允许范围内。

六、材料员（保管员）对其验收物资的数量、质量、价格有任何异议的不允许验收入库、进现场，应及时报告项目部设备物资部门处理。

七、材料员（保管员）应清楚、准确填写《物资验收入库单》、《现场物资验收单》，将原始票据附后，并对其验收的物资负责。

第十二条物资的验证

一、填写《物资验证记录》。

对主要及大宗材料购进的每一批次须主动及时向项目部实验室提供书面送检通知，并主动落实实验结果。

顾客财产需单独注明。

二、采购物资验证不合格时，按GZHFCX-08-2009《不合格品控制程序》文件和采购合同或协议执行。

（一）出现不合格物资时，项目部设备物资部门应同项目部安质部门积极配合，主动提出书面报告，杜绝使用不合格品。

（二）出现不合格物资时，项目部设备物资部门应立即书面通知供货方，马上采取补救措施，避免造成其他经济损失，并将质量情况和处理结果，及时书面上报公司设备物资部。

第四章物资的库存及发放管理

第十三条材料库设置及设施

一、项目部统一设置材料库，劳务队原则上不设材料库。

二、材料库要具备封闭性、安全性和足够的面积，使物资完好保存，避免被盗，防火、防雨、防潮，火工品仓库必须符合国家规定安全要求，经当地公安机关验收合格后方可使用。

第十四条物资的库存管理

一、物资零库存管理

（一）零库存是对库存量很小的一种描述，零库存管理的重点是从实物管理过渡到资金管理，包括两个方面的内容：

一是即要通过各种管理措施，减少储备品种，降低储备数量，优化储备分布；

二是又要在零库存的情况下，通过各种途径保证施工生产所需物资。

（二）项目部实行零库存管理的原则

1、确保供应；

2、经济合理；

3、循序渐进，量力而行。

（三）项目部零库存实现的主要形式

1、委托保管方式；

2、准时供应系统；

3、供货商即时供应；

4、无库存储备。

二、库存物资的管理

各类材料按有关要求分类堆放、标识清楚。

标识的内容有：

生产厂家、数量、批号/炉号、验收状态（合格、不合格、待验、代保管），做到帐、卡、物统一。

三、制定《库存物资作业指导书》

项目部要根据其材料库特点制定《库存物资作业指导书》，对火工品、钢筋、水泥、油料、木材、化工橡胶产品等主要物资进行贮存、防护指导。

四、物资库存管理法

主要有ABC分类法、定量订购法、定期订购法等。

五、交旧领新制度

（一）严格执行小型机具、配件总成件、工具的交旧领新制度；

对于可修复的旧件，由项目部设备物资部门安排修复，并及时估价验收入库。

（二）主要工具实行建帐卡领用制度。

领用人调离工地或工程竣工前应交还所领工具，丢失和损坏的按具体情况由使用单位和个人照价或折价赔偿。

第十五条材料员（保管员）职责

一、熟悉物资的产品性能，按库存规定或物资说明书要求作业，帐、物、卡三相符，帐目清楚、准确、正确，有工作记录。

二、火工品库、油料库保管员应具备较强的安全防范意识，严格执行防火制度，定期或不定期检查库内、库外，发现并及时排除安全隐患，熟练使用消防器材。

严禁在库房规定安全范围内煮饭、吸烟。

三、火工品保管员必须持证上岗，掌握材料的爆破性能、特点及安全注意事项，发现异常及时逐级上报。

四、定期对库存物资、现场物资进行盘点，认真、准确、按时上报各项报表。

五、保管员凭项目部设备物资部门开出的《材料领用单》或对外单位开出的《物资调拨单》准确发料。

第十六条物资发放与领用管理

一、物资发放分为直接发料和间接发料两种形式

（一）直接发料。

项目部对施工队、班组、站场上报的本期材料需用量严格把关，项目部一次进料一次发料，减少库存等中间环节，直接发至施工队、班组、站场。

项目部、施工队、班组、站场严格履行物资发放手续，并认真填写《物资发放登记表》。

（二）间接发料。

项目部库存物资通过办理领用手续，发放给施工队、班组、站场的形式为间接发料。

项目部物资管理人员（保管员）间接发料时，应严格把关材料的名称、规格型号、数量、使用单位，严格履行领用手续，及时冲减库存材料，并认真填写《物资发放登记表》。

二、项目部制定《物资限额发放领用办法》，对内部劳务队、分包队、施工班组等单位领用发放物资做出相应规定，即通过限额领料单的签发与下达、领料与发料、检查、验收与结算、考核与奖罚等环节，把劳务队、分包队、施工班组施工用料控制在与其任务相符的品种和数量内。

限额领料单的管理程序：

签发→下达→应用→执行情况检查→验收→结算→根据限额领料单执行结果进行奖罚。

三、物资的限额领料单采取“分项、分部、单位工程制”签发。

该项工作由项目部设备物资部门、计划部门、工程部门共同完成。

项目部设备物资部门严格按“限额领料单”进行物资发放领用控制。

其内容包括：

工程项目、工程量、定额用料量、发料数量、退料数量、节约措施及节约量等。

四、火工品的发放、领用及退库须制定严格手续，未使用完的火工品应必须、及时退回仓库。

第五章废旧物资的管理

第十七条废旧物资的范围

一、无使用价值有回收价值的废旧物资。

包括废钢材、钢筋头、废铁件、铝丝、含铜的各类线材、轮胎、蓄电池、废机油、油桶、工具、配件总成件等。

二、周转材料、小型机具在使用过程中，严重损坏无法使用的，经项目部设备物资部门确认无修复价值的。

第十八条废旧物资的回收

项目部设备物资部门应根据工程实际，制定废旧物资管理办法，明确废旧物资回收的范围、程序、具体负责人及奖罚措施等。

第十九条废旧物资的修复

项目部、劳务队应有兼职材料人员，负责可利用的废旧物资的修复工作，对相关人员修旧利废工作视其使用效果进行专门的奖励。

第二十条废旧物资的处理

项目部设备物资部门会同财务部门，对废旧物资做统一处理。

处理前报公司设备物资部审批后可实施，处理费用交项目部财务部门。

可按处理费用额的20%由项目部对相关人员进行奖励。

第六章物资的调拨管理

第二十一条闲置物资管理

一、项目部、劳务队若有闲置物资（含周转材料、小型机具），要及时（原则上形成闲置物资后一周内）上报公司设备物资部。

二、闲置物资公司范围内优先调拨。

对外让售的，需经公司审批后实施。

第二十二条物资的调拨管理

一、公司设备物资部根据项目部上报闲置物资情况，定期不定期通过公司办公网发布闲置物资情况。

二、需求闲置物资的项目部可通过公司设备物资部进行有偿调拨。

三、调拨物资单价确定

（一）原则上由项目部间在现场协商定价。

（二）项目部间协商不成的按下列原则办理

1、新物资调拨价不能高于调入单位当地采购价格；

2、旧物资（包括使用过的小型机具）调拨价格不能超过原采购价格的50%；

3、随机配件的调拨：

按采购价格的50%-70%调拨。

第二十三条项目竣工后的物资管理

一、项目部设备物资部门应全部清点盘存，分类汇总、说明。

二、项目部将汇总明细表报公司设备物资部，由公司设备物资部或委托项目部安排调拨或就地处理。

第二十四条所有调拨或就地处理的物资，项目部设备物资部门必须做好帐面调整工作，及时通知项目部财务部门，提供原始票据，统一下帐。

第七章　物资档案管理

第三十一条　项目部要加强物资档案管理工作，设专职或兼职人员负责。

第三十二条　物资档案的内容。

包括：

《物资需用计划》、《采购合同》、《物资供应商评价表》、《合格供应商名录》、《物资验收记录》、《不合格物资处理记录》等。

第三十三条　物资档案的建立

一、物资档案应及时，每月收集整理一次。

要及时粘贴物资原始凭证、点验单据、发料单据、物资消耗报表、财务对帐单并装订成册。

二、工程竣工验交后一个月内，项目部物资档案交送到公司设备物资部，由公司统一存档保管。

第八章　物资核算管理

第三十四条　定期核算。

项目部要定期（每季度末）开展物资核算工作，核算时，按分部分项工程单独核算。

物资核算一般包括物资价差和物资量差两方面的核算。

主要考核工程物资数量和成本的列销准确性和接超率。

第三十五条　核算依据。

《物资需用计划》、《施工图纸》、《发料单据》、《物资施工预算价格》、《统计报表》、《分部分项工程消耗量统计》等。

第三十六条　核算结果分析。

项目部要对核算结果认真比较分析，分析主要包括材料节超情况、节超原因分析、后续工程材料使用注意事项、控制超耗及节约措施、依据节约结果实施奖罚等。

确保物资消耗与完成工程计价相匹配。

第九章附则

第三十七条公司设备物资部可根据本制度制订具体实施措施。

第三十八条本制度经设备物资部制订，报总经理批准后施行，修改时亦

同。

第三十九条本规定自颁布之日起施行。