办公室主任工作的的含义Word格式.docx

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由于办公室主任直接为领导的各项工作服务，对领导的意图、人员的任免和处理事项、有关文件和资料都有接触，甚至了如指掌，对此，办公室主任不但要教育和监督有关人员保守秘密，还应当严格要求自己自觉地守口如瓶。

三、办公室主任自身素质和工作条件要求

1、工作必须准确。

2、办事行文要及时。

3、抓好落实工作。

4、注重保密工作。

四、办公室主任的职责：

承办、参谋、管理、协调、领导指挥五个方面。

第二章日常工作管理标准

一、“上情”与“下情”互相结合

“上情”指“上头精神”，也包含领导精神。

“下情”指本地区、本部门、本单位、的客观实际情况和人员素质、群众情绪等具体问题。

（一、）一般的东西典型化。

（二、）普遍的东西具体化。

（三、）理论的东西实践化。

二、处理日常工作的技巧

日常工作管理，是指领导者对经常的、大量的、具体工作的领导工作所实施的管理工作。

日常工作具有以下几个特点：

1、繁。

处理不完的繁多事务。

2、杂。

没有严格的工作程序。

3、小。

相对于重大决策来说，日常工作工作就显得小。

4、偶然性和不可预测性。

（一）、当好领头雁。

（二）、处理公文的技巧：

1、少。

即尽量少发文，可发可不发的一般不发，通过口头或电话能解决的问题不要通过文件，一次发文可解决的问题不要两、三次。

2、精。

即必须用文件、文字材料说明的问题，篇幅要尽量简练。

3、简。

处理公文的程序要尽量简化。

根据公文内容，文件只送达与内容密切关系的分管领导阅读，不要每份文件和材料都一一送所有领导传阅，下发文件材料，有些只发至有关的单位即可。

实现“少、精、简”的目标，最好的办法是提倡领导亲自动笔行文写材料不能不分全局性工作总结或一般性的具体工作的讲话，一概由主任代劳，甚至主任的水平决定领导的水平，这就失之偏颇了。

所以比较好的方法，是提示领导者亲自行文写材料。

属于一般具体的工作讲话，重要的行文，领导要亲口讲、亲笔写，这样做，除了能有效地压缩“文山”，对提高领导素质，促进领导工作，都是有益的。

检查工作的技巧

1、听汇报。

2、看现场。

3、查资料。

4、和群众座谈、个别交谈，了解情况，掌握下属某些很隐蔽微妙的问题。

总结工作的技巧

1、不要面面俱到。

2、要做到一分为二。

3、推广经验，纠正缺点。

总结工作经验的目的，不是为了总结而总结，而是为了更好地推动工作。

汇报工作如何博得领导满意

人非草木，孰能无情？

领导也是有血有肉的人，也有七情六欲；

人非圣贤，精力有限，领导亦非三头六臂，能用几个脑袋来思考问题？

在向领导汇报工作时，要博得领导满意需在心里回答好以下几个问题。

1、此次汇报的主要目的是什么？

（这是必须清楚的）2、不进行这次汇报自己能否顺利地解决遇到的问题？

（汇报越重要，越要作好这方面的准备）3、与汇报相关连的情况是否都了解清楚了。

4、领导是否准备讨论自己提出的问题？

（这可以使你估计到汇报时将出现的一些障碍）5、自己对汇报的良好开端是否有信心？

（会遇到传什么样的主观和客观的障碍，它们的严重程度如何）6、什么样的汇报开端对自己和对方是合适的，什么样的是不合适的？

7、在汇报中利用什么样的方法可以对领导产生作用？

（援引权威者的见解，谈解决所有问题的重要性）8、领导可能对自己提出什么问题？

领导讨厌的汇报方式

1、长篇大论，没有结论。

2、汇报中掺杂个人恩怨。

3、事实与个人推断混为一谈。

4、语言逻辑混乱。

5、汇报时间、地点不合时宜。

讲究汇报艺术节

1、条理分明、讲究逻辑、详略得当。

2、言简意赅、注意修辞、褒贬恰到好处。

3、语言活泼，谈笑风生。

4、用事实说话、事例生动。

5、观点鲜明、毫不含糊。

第三章印信管理工作

一、印章的作用

机关单位的印章是机关、单位的权力象征和职能的标志，具有一定的权威性。

一份文件，一以盖上机关、单位及领导人的印章，就表示已受到该机关、单位的认可并正式生效。

主要作用有：

1、权威作用。

任何一个机关或单位或单位及负责班干部的印章和手迹都有一定的权威性。

加盖印章后，在其职权范围内所发布的的命令、指示、规定制度等，就会发生效力。

所属单位和人员就要服从、执行、照办。

2、证明作用。

各种各样的文凭证据，只有加盖公章后才能生效，才能表明某个机关和单位对此负有责任，人们才会相信它的效力。

如：

任命书不盖章，任何职务的任命都是无效的。

3、标志作用。

任何一个机关或单位的印章，都标明这个机关或单位的法定全称，使人一目了然地看出其性质、级别和职权范围。

三、印章的管理，注意如下事项

1、严格管理，健全制度。

国家行政机关和企业事业单位、社会团体必须建立健全印章等管理制度，加强用印管理，严格审批手续。

未经要本单位领导同意、批准，不得擅自使用单位印章。

印章的保管，按照规定，正式印章、专用印章、钢印和手印等都应指定由机要主任或政治上可靠的人员保管；

按照保密要求保管者不得委托他人代盖印章，更不能自己随意带出办公室，或交他人拿走使用。

应将印章存放在安全、有保密设施的地方，尽量做到专管保管，没有专柜，也要在存放印章的地方装上牢固的锁。

有条件的机关、单位，最好存放在保险柜里，随用随取随锁。

各级办公室应备有《用印登记册》，主要登记用印时间、用印部门或个人、用印的事由、用印的数量，用印批准人、监印人等。

登记册要妥善保存，以便日后核查。

2、严格审批程序。

一是严格手续，按规定的制度办事。

原则上盖哪一级机关的印章，应由哪一级负责人批准。

批准应有文字手续，并在登记表上注明；

文字审批手续和用印登记，要妥善保存备查。

有些纯属日常事务不涉及重大事宜的，单位领导人可授权保管印章的人员具体掌握。

二是对所盖印的文字内容必须认真审阅，尤其是对一些特别情况的用印，更要审阅清楚。

如需要经办人亲手盖章，不让印章管理人经手，必须有领导人的明确指示，并登记清楚，否则不能用印。

三是盖出的各种印章，必须保证位置恰当、文字端正、图形清晰。

公文印章要盖在单位署名的中间，不可压正文。

盖印时，握法要标准，印油要适度，用力要均匀，落印要平衡，使字形清晰，以求庄重、美观和有效性。

《用印登记手册》

用印

时间

用印部门或个人

事由

数量

批准人

经手人

监印

人

办公室礼仪

一、树立良好的社会公众形象。

1、办公室工作人员的服饰应该整洁大方、不洁、整体和谐，展示个性。

办公室工作人员如果衣冠不整、不洁，不修边幅，不仅显得人懒惰，缺乏修养，也有损本单位的形象，在社交中可能会使对方产生不愉快、不信任的感觉，导致关系的疏远。

2、一个好的办公室应布置得庄重得体，环境清洁卫生，桌面整齐有序，文件堆放合理，物品放置得当。

这常常是给人的第一印象。

3、办公室工作人员必须信守诺言，与人交往要“言必信，行必果”。

凡对方的要求，自己可以办到的，要热心的办，办不到的或暂时有困难的，要说明了原委。

对办公室人员来说，遵守时间是很重要的，办事应有约在先，约好时间就遵守。

遵守时间是基本的礼貌，守时不仅是为了提高工作效率，也是对人尊重的表现。

4、办公室工作人员在与人接洽或打电话时应热情和蔼，彬彬有礼，先让人家讲明来意和意图，然后表示自己的意见，决不贸然插话或显示出不耐烦情绪。

对来人应笑脸相迎，送人时应周到细致。

二、柬帖

时间、地点招待形式是柬帖的重要内容。

格式一：

兹定于****年*月*日（时间）******（地点）举行什么内容的活动，会后举行什么招待（形式）。

格式二：

事由栏只填写举行什么内容的活动，在柬帖的左下角另印有时间、地点、招待形式栏供填写。

三、柬帖的颜色

1、喜庆活动的柬帖一般采用大红烫金的颜色。

2、开张、落成、揭幕等典礼一般采用粉红或橘红色

3、纪念、联谊柬帖宜用庄重、朴素色，如蓝色、黄色。

4、丧、葬等用白底黑字或白素色。

4、柬帖的内容：

事由（祝贺活动的内容），时间（年月日时分），地点（路名、号码、场所名），招待形式（宴请、茶话、礼品、纪念品），被邀请人姓名（或单位名称），邀请人姓名（或单位名称），附属（车辆的接送、司机安排、停车地点等），敬语（恭请光临），谦语（谨邀、敬启、鞠躬、讣告）

四、公务专用函

一、格式要求：

1、信头。

包括标题和发函字号两部分。

为醒目和查找方便，公务专用信函需要有标题，标题写在信的最前端。

公务专用必须存档，因此要有发函字号，字号由机关代号、年号、编号组成。

位置不能颠倒，这是最值得注意的一点。

2、称谓。

顶格书写受信单位或受信人的姓名。

如是个人，应在姓名后加职务衔，以示尊重。

3、正文。

由前文、主文、和末文构成。

前文指进入正题的问候语；

主文指信函要叙述的主要事项，分引据和申述两部分。

引据指引事实或法令成案或来文或某种理论；

申述指引叙述自己的意见。

例如，“日前接奉贵公司第140号来函”是引据，“我公司愿意与贵方建立业务关系”为申述。

末文指对主文所叙述内容再加以简要概括。

4、具名。

一般应用单位具名，再盖公章。

如个人具名，则签明具体的职务，公章应盖在发信者中央，，私章盖在姓名最后一字上，公章应用全称。

二、公务专用信函的写作技巧1、称呼。

指收函单位和个人。

称呼后习惯用语有：

“台鉴”“惠鉴”“雅鉴”等。

2、开头语。

惯用语有“悉”“倾悉”“际此”“关于”等。

3、正文中提到对方单位应写“贵公司”、“贵校”“贵所”。

正文语言要求明了、简洁、准确、合乎规范。

最忌语言夸大其词或以偏概全。

正文中提到本单位时应用谦称，应写“敝公司”“敝校”等。

4、结尾语。

惯用礼貌语，有关申述的有“特此函论”、“奉复”、“见奉”，有关祈请的有“见希谅解”、“希与批准”、“务请回复”等。

5、祝颂辞。

主要用于问候、祝愿、赞美之意的，常用的有“台安”、“台绥”“钧安”等。

6、落款。

写上发函单位全称或发函者姓名和职衔，写上详细的拟稿时间。

常用语有“谨启”、“钧启”等。