《归档文件整理规则》培训材料Word文档格式.docx

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事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。

按事由原则排列归档文件可以提高“查准率”和“查全率”。

3、在归档文件整理工作中应适当照顾“事由原则”，但不过分强调。

四、归档文件的价值鉴定

1、归档文件的价值鉴定，包括两个阶段的工作，第一阶段即文件能否转化为档案的“资格鉴定”，他是档案鉴定的第一关口，第二阶段是对于进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用确定档案的“生存期”，提出应保存的年限，判断划分其保管期限，他是决定档案命运的关键。

2、鉴定工作应遵循“历史、全面、发展、效益的观点”原则。

3、鉴定标准主要有：

（1）职能标准---按立档单位在党委和政府系统的地位和重要程度决定其档案价值；

（2）来源标准---充分体现档案的形成者，即“以我为主”。

本机关形成的文件材料应当是保存的重点；

（3）内容标准---强调内容的重要性和独一性，即文件的自身价值；

（4）形式特征标准---文件的名称、文本、外形特征等，外形特征也包括载体形式，应注意声像、实物类档案材料的收集。

4、归档和不归档的范围。

各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《机关文件材料归档和不归档的范围》制定本单位的归档和不归档的范围。

5、档案保管期限。

各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，制定本单位的档案保管期限表。

6、制度建设。

为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，各机关单位必须建立健全机关的规章制度，包括《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》、《不归档文件管理处置办法》、《收发文登记制度》、《归档文件材料检查制度》、《随办随归制度》等。

五、归档文件分类

归档文件分类统一采用：

1、保管期限---年度---机构。

适用于内部机构虽有变化，但不复杂的大型或较大型的立档单位和现行机关文件整理归档工作。

2、保管期限--年度—问题

适用于不宜按机构分类的中小型立档单位，多用于南行机关文件整理归档工作。

3、保管期限—年度

适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关，适宜于现行文件整理归档工作。

上述三种档案分类方法。

其中问题或机构的设置各单位根据实际情况自订。

六、归档文件的排列

归档文件排列统一采用分类方案下的小流水号。

如：

（保管期限—年度—机构）：

保管期限

年度

机构

编号

备注

永久

2001

办公室

1—XX号

下一年度相同保管期限、相同机构的又从1号开始

XX股

长期

同上

短期

也可采用分类或分责任者装订成册

（保管期限—年度—问题）

问题

党群类

2002年相同保管期限、相同类别的从1号开始

、、

行政类

业务类

同上。

也可采用分类或分保管期限装订成册

注：

永久、长期保管期限的档案严格按规定执行。

七、归档文件时间的确定

文件有多个时间特征的，一律以成文日期为准。

取消按“针对年度”归类做法，统一按文件签发日期（即落款时间）判定文件所属年度。

特殊情况下：

跨年度的会议文件材料统一归入闭幕年、跨年度处理的案件文件材料统一归入结案。

专门年度（如教学等）工作的文件材料，按照专门年度进行分类。

八、整理单位—“件”

以“件”为单位进行文件的整理，取消案卷级保管整理单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，以“自然件”即单份文件作为整理单位。

四川省档案局统一规定，来文与复文（如：

请示与批复）各作为一件处理。

九、归档文件的装订

1、文件修整。

在装订前要对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括修裱破损文件、复制字迹模糊或易褪变的文件、超大纸张大折叠、超小纸粘补、去除易锈蚀的金属物等。

2、文件装订。

（1）装订前必须对每一“件”归档文件进行排序，顺序如下：

正本前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

转发文在前，被转发文在后，原件在前，复制件在后；

复文在前，来文在后（省局规定各为一件）；

汉文本在前，少数民族文字文本在后；

中文在前，外文本在后；

重要的文件处理单，可放在最前面。

（2）统一采用左侧装订法。

要求将文件左、下侧对齐。

首先，用缝纫机在文件左侧居中装订线处（10cm）轧边；

其实，选用不锈钢订书钉装订；

第三，较厚的文件仍可用“三孔一线”的装订方法；

第四，采用胶水粘连；

第五，装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，不再拆钉重装。

第六，短期保管的档案，无需移交进馆，可不拆钉，也无需要重新装订。

十、归档章的填写

归档章加盖在归档文件首页上端居中空白位置为宜。

全宗号

室编件号

机构或问题

馆编件号

说明：

XX（由区档案馆统一给定代号）

公历年度

由档案室按档案保管期限、年度、问题（机构）分类编小流水号

机构名或问题名，未分类的不填。

或长期

或短期

档案移交进馆时，进行局部调时再填写

41

-1

行政

38

29

业务

26

8

党群

161

108

十一、归档文件编目

归档文件编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

在归档文件目录上端还应填写保管期限、年度、机构（问题）等三项分类标识。

1、件号：

以室编件号为主。

2、责任者：

指制发文件的组织或个人，即文件发文机关或署名者。

一般填写通用简称，并贯以地域名。

如“绵阳市档案局”、“涪城区档案局”

不能使用“本部”、“本委”、“本局”、“本公司”等含义不明，难以判断的简称。

联合发文填写主办单位或“以我为主”（即立档单位是责任者之一的必须抄录）等两个单位。

3、文号：

文号即发文字号。

一般由机关代字、年度、顺序号组成。

填写文员时照实抄录，不能省略。

没有文件字号的不填写，文号栏内也不得填写“会议文件之一”、“情况反映”、“期刊名称”、“简报第XX期”等字样。

4、题名：

题名即文件的标题。

文件只有一个题名（正题名）的，填写时应照时抄录，不得减少省略。

副题名已被正题名所包含了的，不再抄写副题名，反之，则应抄录副题名。

并列题名（即期他语言文字书写的题名）与正题名一并抄录，没有文件题名的，应根据文件内容重新拟写或补充标准，并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写的目录中。

有的归档文件附件独立性强，可在正题名后，外加“（）”号抄录附件题名。

5、日期：

日期即文件的形成时间。

具体填写时应以8位阿拉伯数字标注年月日，如2001年6月9日，标注为20010609，为避免日期占用列宽过长，抄写时可将表示月日的数字回行填写，即填写为两行。

6、页数：

填写每一件文件材料各自的总页数，不能连续编页号。

7、备注：

用于填写归档文件需要补以和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。

例：

归档文件目录的格式、抄写方法

归档文件目录

保管期限：

永久年度：

2001机构（问题）业务

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

1

四川省

档案局

川档发[2001]24号

关于施行《归档文件整理规则》的意见

0409

6

2

绵阳市档案局

绵市档发[2001]53号

关于印发《全市档案业务研讨会议纪要》的通知

0920

5

*

3

涪城区档案局

绵涪档案发[2001]52号

关于2001年文书档案整理方法的紧急通知

1226

4

通知（创建检查工作）

0515

填写归档文件目录应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。

禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、彩色笔等不耐久的字迹材料。

已采用计算机管理档案的单位，可直接使用“绵怡2000”档案管理系统软件自动生成和打印目录。

9、归档文件目录封面

归档文件目录需单独装订成册并编制封面。

归档文件目录封面设有全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

归档文件目录与归档文件目录封面按《国家机关公文处理办法》统一使用国际标准A4型（297mm×

210mm）公文用纸。

例一：

归档文件目录

全宗名称：

绵阳市涪城区档案局

年度：

问题：

例二：

绵阳市涪城区经贸局

机构：

十二、归档文