科技档案管理实施细则Word文档格式.docx

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4.3纸质文档的借阅和电子文档的领用（拷贝）3

4.4归档资料的发放4

4.5归档资料的更改4

4.6归档资料的状态鉴定和销毁5

5附件5

5.1附件1“投标项目”主要有效资料汇总表5

5.2附件2“研发项目”主要有效资料汇总表5

5.3附件3“客户项目”主要有效资料汇总表5

5.4附件4“综合性技术基础资料”汇总表5

1范围

本细则规定了公司技术口各业务部门在进行项目投标、项目研发、项目实施过程中所形成的一切有效资料及公司技术口各业务部门编制的综合性技术基础资料的归档和管理方法。

本细则适用于公司技术口各业务部门在进行项目投标、项目研发、项目实施过程中所形成的一切有效资料及公司技术口各业务部门编制的综合性技术基础资料的的归档和管理。

2归档资料的内容

2.1投标项目的有效资料

这类资料主要有：

项目通知单、招标文件、答疑文件、招标方各种变更文件、投标文件（含技术和商务）、合作供应商承诺书（技术指标和商务报价）等（见附件1）。

2.2研发项目的有效资料

研发项目在研发过程中形成的有效资料主要有：

项目通知单、项目设计计划表、可行性研究报告、产品技术调研报告、技术经济分析报告、技术研究报告、机电设计图纸（试制）、技术设计说明书、设计评审报告、技术条件、试验规范、外购件（设备和另部件及器件）的随机资料、更改通知单、技术联络单、反馈信息、使用说明书、研究试验报告、试用报告、机电设计图纸（定型）、实物图片及视频资料、专利申报资料、专利证书、鉴定资料等（见附件2）。

2.3客户项目的有效资料

客户项目在实施过程中形成的有效资料主要有：

设计输入资料如“甲、乙双方已签署的技术协议（内含项目总体工艺平面方案设计图）”、“方案设计说明书”、“项目合同文本”、“甲方发来的要求更改、变动内容的传真、邮件”、“甲方提供的且确认准确无误的项目土建工程图纸（应含门洞、窗口、反光体位置及尺寸，水、汽、气、消防设施位置及尺寸，梁、柱、墙体结构尺寸，采暖、通风布设位置及尺寸，中控室、供电点、接地点位置等）”、“乙方要求变更内容的甲方回复文本”、“载体最终的结构型式和尺寸及颜色”、“甲方留用的搬运、运输装备的型号和相关结构尺寸”、“甲方供应链信息”、“甲方未来几年的发展规划”、“甲方联系人”等；

欧迈公司项目通知单、欧迈公司项目技术设计计划表、技术设计说明书、技术任务书、整机产品设计图纸、产品标牌设计图纸、电路图册、系统设计图册、设计评审报告、整机产品技术条件、各种汇总表、明细表、、验收规范、使用说明书（整机产品和电控及系统）、控制程序清单、软件、安装调试手册、接口协议、外购件（设备和另部件及器件）的随机资料、更改通知单、技术联络单、包装图、装箱单、合格证、质量保证书、调试记录、设计整改资料、整机产品设计图纸（定型）、电路图册（定型）、系统设计图册（竣工）、控制程序清单（竣工）、软件（竣工）、资料发送（向用户）交割单（用户签字）、用户反馈信息（传真或电子邮件打印件或电话记录）、技术服务记录表、现场实物图片及视频资料、技术研究报告、试用报告、专利证书、鉴定资料等（见附件3）。

2.4综合性技术基础资料

这类资料主要有：

技术文件编制技术任务书、本公司的基础标准、产品标准、设计规范、验收规范、指导性技术文件等，其他公司的基础标准、产品标准、产品样本、设计规范、验收规范、指导性技术文件等（见附件4）。

3归档时间、归档执行者及归档资料的质量要求

1）技术口各业务部门在每一阶段的工作任务完成之后，应将一切有效资料及时归档，归档的有效资料必须是最新的最终版本，必须准确、完整、有效。

2）项目（投标项目、客户项目、研发项目）有效资料归档的第一执行者是技术口各业务部门指定负责该项目的负责人；

综合性技术基础资料归档的第一执行者是总师办负责人。

3）归档的有效资料应符合国标、部标和企业标准的规定，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制；

归档的有效资料一般以电子文档为主（重要电子文档应刻录成光盘），如果无电子文档，则以原件归档，但铅笔或原子笔书写的资料及复写纸打印的资料不允许归档。

4归档资料的管理

4.1归档资料交接和整理

1）在移交有效资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。

凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

2）对于与项目挂钩的归档资料，应按项目类型和项目所处的阶段（如设计前阶段、设计阶段、制造阶段、安调阶段、试用阶段、交验阶段、售后服务阶段等）、设计定型阶段、鉴定阶段等分类，同项目类型和同阶段的归档资料按形成的时序进行编目、登记，纸质资料装袋入盒，电子文档资料则存储到计算机内。

3）对于综合性技术基础资料，应按专业类型和形成的时序进行编目、登记，纸质文档装袋入盒，电子文档则存储到专用计算机内（重要电子文档应刻录成光盘）。

4）装袋入盒的纸质文档应做到定位存放，妥善保管，以方便利用。

5）存储到计算机内的电子文档的“文件名”应确切、简明，并具有代号（即图号或尾注号）及版本（即日期）特征，以利查找；

光盘应定位存放，妥善保管，以方便利用。

6）为利于归档资料的查阅和引用，档案部门应按项目和资料大类别分类编制《档案查阅目录》，《档案查阅目录》为纸质文档和电子文档，其随着归档资料的增加而改变；

纸质文档的《档案查阅目录》允许用碳素笔或钢笔手工书写，但在每一年年末之前转换成打印的纸质文档。

7）凡归档的纸质文档，一般应存档一份。

重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅使用。

8）凡归档的电子文档，如果存在着借阅的可能，则应打印2份纸质文档备用。

4.2归档资料的入库保管

1）认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、做到帐、档一致。

并于12月30日以前整理出检查报告，报主管审查。

对出现的问题安排整改并复查。

2）做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。

防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。

如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

3）存储电子文档的专用计算机不允许与外界联网，计算机设置密码，档案管理人员不得在此机上安装无关软件程序（如各种游戏程序等），计算机应定期进行杀毒；

电子文档以优盘作载体拷贝到计算机之前应先进行杀毒，拷贝完成后计算机应再次进行杀毒；

重要电子文档应刻录成光盘存放。

4.3纸质文档的借阅和电子文档的领用（拷贝）

1）凡因工作需要借阅纸质文档者，应先填写“文件借阅管理登记表”，经主管领导批准后可借阅技术档案。

用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

2）技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。

若需借出室，应办理手续，借出副本。

如无副本时，需经主管领导批准方能借出。

3）经同意借出之档案，每次最长时间为三天。

如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。

如遇假期，必须将所借技术档案退回。

到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。

到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报主管领导审查，总经理批准后，送公司财务室，对档案借阅人进行处罚。

4）借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。

借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。

如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。

并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报主管领导审查，总经理批准后，送公司财务室，对档案借阅人进行处罚。

5）凡因工作需要领用（拷贝）电子文档者，应先填写“电子文档领用（拷贝）申请表”，经主管领导批准（按密级和权限）后可领用（拷贝）电子文档。

4.4归档资料的发放

1）需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。

未规定发放场所的文件应编制“文件发放清单”，发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。

档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明文件名称、编号、发放时间，并有领用人及经手人签字。

其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写“文件领用申请单”，经主管领导审批后可领取。

2）发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。

因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，破损或污损文件资料由档案室回收后报废处理。

凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复制资料的实际价格核算，并承担泄密责任。

4.5归档资料的更改

1）当有效资料的版本变更时，相关责任人应及时更换相应的已存档的资料，原版本资料由档案部门另存，保留到允许销毁之日。

2）当有效的纸质文档需更改或补充时，应有更改通知单，更改人员（相关责任人或档案部门资料管理人员）根据通知单的要求对相应的已存档的纸质文档实施更改。

更改时统一做好修改标记，更改人员签字，标明日期，并将修改通知单保留备查。

3）当有效的电子文档需更改或补充时，相关责任人应将相应的已存档的电子文档替换。

替换时应在“文件名”处加注版本（即日期）特征，原文档保留到允许删除之日。

4）当已存档的纸质文档更改完成后，如果同类资料有“外发”或“外借”的，则资料管理人员应及时将更改通知单发放到各相应的资料接收或借阅单位（或个人），以保证资料的使用得到有效控制。

4.6归档资料的状态鉴定和销毁

1）因破损或变质的纸质文档，复制后，原档案资料保管期限为半年。

因修改内容而更换的档案资料，原档案资料报废，保管期限为一年。

2）凡要销毁的纸质文档，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。

有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5附件

5.1附件1“投标项目”主要有效资料汇总表

5.2附件2“研发项目”主要有效资料汇总表

5.3附件3“客户项目”主要有效资料汇总表

5.4附件4“综合性技术基础资料”汇总表

附件1“投标项目”主要有效资料汇总表

序号

有效资料名称

项目代号或产品型（代）号

特殊设计图样、文件尾注号

备注

1

项目通知单

XMD

纸质文档

2

招标文件

电子文档

3

答疑文件

传真件

4

招标方变更文件

5

投标文件（技术、商务）

纸质、电子文档

6

合作供应商承诺书

附件2“研发项目”主要有效资料汇总表

项目阶段

设计前

纸质资料

可行性研究报告

KXY

产品技术调研报告

JTY

技术经济