公文写作与行文规范文档格式.docx
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（六）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。
四、公文的一般格式
公文格式一般包括:
眉首、主体、版记三个部分。
（一）眉首：
其中：
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
如：
淮安汽车运输集团有限公司文件
发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。
例：
（二）主体：
例：
1、标题
公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;
公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。
由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。
发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。
标题常见的病例八方面：
（1）要素不全
（2）乱用文种
（3）隶属不清
（4）提炼不精
（5）题不达义
（6）用词重叠
（7）滥用符号
（8）标注不规范
2、主送机关：
主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
如＂江苏省发展和改革委员会＂简称为＂省发展改革委＂，不能简称为＂省发改委＂;
＂淮安市发展和改革局＂简称为＂市发展改革局＂，不能简称为＂市发改局＂等。
为了避免简称说得不规范，我们正常都是在公文中标注主送机关的全称。
3、正文：
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。
4、附件:
是指随公文转发、报送的文件或资料。
5、成文日期:
公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。
正文右下方为发文机关，可以写，也可省略。
6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式。
它包括发文机关印章或签署人姓名。
7、印章
公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章;
联合上报的公文，由主办机关加盖印章;
联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称;
联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;
若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;
最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。
8、附注是指需要说明的其他事项。
写在成文日前的左侧。
（三）版记
1、主题词
主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。
公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词，公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责人制定和发布。
主题词分为主表和附表两大部分。
×
×
市关于发展外向型经济的若干补充规定
主题词：
经济
开放
政策
规定
淮安市关于加强水土保持工作的通知
主题词：
农业
水土保持
通知
2、抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
3、印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;
印发日期以公文印制的时间为准。
4、版记中的反线。
版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。
5、版记的位置。
版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
五、公文行文制度
行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。
（一）行文方向
1、上行文是下级机关对上级领导机关的行文。
如请示、报告等。
2、平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。
如函、平行性通知、议案等。
3、下行文是上级机关向属下的机关行文。
如命令（令）、决定、通报、批复等。
4、泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。
（二）行文方式
是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。
可从三个方面分类：
1、按受文机关或行文对象的范围分类
（1）逐级行文
（2）越级行文
（3）多级行文：
发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。
（4）普发行文：
发文机关向所属所有的机关一次性行文。
（5）通行行文：
发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。
2、按发文机关的个数分类
（1）单独行文：
只有一个机关署名发出的公文。
（2）联合行文：
由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。
3、按行文对象的主次分类
（1）主送：
发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。
（2）抄送：
发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。
（三）行文规则
是行文中应遵循的规矩、要求和原则。
它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。
公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。
1、行文应当确有必要，注重效用
机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。
2、行文根据的规则
公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。
3、政府各部门行文规则
属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
（1）政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。
（2）政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文。
4、联合行文规则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；
政府与同级党委和军队机关可以联合行文；
政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；
政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。
平级是联合行文的必要条件。
5、协商一致的规则
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
6、抄送规则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
7、请示规则
各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。
因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。
请示应当一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。
8、报告规则
（1）报告中不得夹带请示事项。
（2）一般不得越级报告。
如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。
9、报刊发表应视作正式公文的规则
经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。
10、一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”
第二节
几种常用公文格式特点
一、通知：
（一）功用
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）特点
１、适用范围广
２、使用频率高
３、行文时效性强
（三）格式
标题：
发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”
主送机关
正文：
缘由和目的、通知事项、执行要求
落款
（四）写法
1、指示性通知
又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。
在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。
《财政部、审计署、监察部、最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知》其事由部分写得很充分：
“长期以来，党和国家一直十分重视财经纪律状况，采取措施维护和整顿财经秩序，各部门和各财经执法机构作了大量工作，为促进国民经济的持续、稳定、快速发展，加强社会主义法制建设，保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用。
但是，在财经执法工作中，也普遍存在执法不力，以补代罚、以罚代刑、‘对事不对人’的现象，已成为违反财经纪律问题屡查屡犯、屡禁不止的重要原因。
这种状况如不采取果断措施加以改变，不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展，还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响。
为此，各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识，牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法纪观念，加大执法力度，切实改变执法不严的状况。
为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任，现将有关事宜通知如下：
……”
2、批转、转发、发布通知：
共同点：
（１）均有附件,而且附件是主要件
（２）标题均含有批转、转发、发布公文的名称
（３）正文均较短
关于修订下发《人力资源管理制度》及
《员工薪酬与绩效考核制度》的通知
公司各单位、各部室、工会：
为了适应企业发展的需要及法律环境的变化，2007年12月27日公司第二届第三次职工代表大会对《人力资源管理制度》及《员工薪酬与绩效考核制度》提出了修改意见，2008年1月5日公司工会委员会成员和公司企业方代表经过平等协商，确定两项制度修改后的具体条款，2008年2月2日经公司董事会审议通过，现下发给你们，遵照执行。
各控股子公司应通过法定程序予以确认、执行。
附：
1、《人力资源管理制度》
2、《员工薪酬与绩效考核制度》
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